Associar registros

No HubSpot, existem objectos CRM: contactos, empresas, negócios, e bilhetes. Se a sua conta tiver uma subscrição Enterprise, também pode criar objectos personalizados. Para acompanhar as relações dentro e entre objectos, é possível associar os seus registos. As associações são sempre bidireccionais (ou seja, se o registo A estiver associado ao registo B, o registo B também está associado ao registo A) e podem ser visualizadas em cada registo em na barra lateral direita.

Exemplos de quando você associa registros incluem:

• Ao fazer uma venda, você se comunica por e-mail com três pessoas da mesma empresa. No HubSpot, você associará o negócio aos três registros de contato e ao registro de empresa deles. Também pode associar os contactos entre si como colegas ou, se estiver numa conta Professional ou Enterprise, pode rotular um dos contactos como gestor dos outros.
• Ao lidar com uma reclamação de cliente, você se comunica por e-mail com dois indivíduos. Essas pessoas também estão envolvidas em uma venda com a sua empresa. No HubSpot, você pode associar o registro do ticket aos dois registros de contato e ao registro do negócio.
• Um contato é um conselheiro em uma empresa e um funcionário em outra. No HubSpot, você pode associar o contato a ambas as empresas. Pode definir o empregador como a sua empresa principal e, se estiver numa conta Professional ou Enterprise, pode rotulá-lo como consultor da outra empresa.

Também é possível associar as actividades na linha de tempo de um registo para aparecerem noutro registo. Se os registos já estiverem associados entre si, algumas actividades serão automaticamente associadas aos registos associados. Se estiver a utilizar um dispositivo móvel, saiba como gerir associações na aplicação móvel da HubSpot.

Associar registros

Adicionar associações a um registo

Para adicionar associações a um registo individual:

• Acesse os registros:
• Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
• Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Objectos personalizados: Na sua conta HubSpot, acesse CRMe selecione objeto personalizado. Antes de poder associar registos de objectos personalizados, é necessário definir a associação.
• Clique no nome do registro ao qual você deseja adicionar associações.
• Na barra lateral direita, clique em +Adicionar [objeto] no cartão de associação desse objeto (por exemplo, o cartão Contactos para adicionar associações de contactos. Se o cartão do objeto não for apresentado, pode personalizar a barra lateral direita (Professional e Enterprise apenas).

• Para criar e associar um novo registo, no painel direito:
  • Clique no separador Criar novo.
  • Introduza os valores de propriedade para o seu novo registo. Se pretender definir uma etiqueta de associação, terá de definir a etiqueta depois de o registo ser criado.
  • Clique em Criar, ou para criar e associar outro registo, clique em Criar e adicionar outro.

• Para associar registos existentes, no painel da direita:
  • Procure os registos que pretende associar e seleccione as caixas de verificação .

• • Se estiver a associar empresas adicionais a um registo, clique em Next e, em seguida, pode executar uma das seguintes acções:

• • • Para definir a empresa principal, selecione Definir como a empresa principal do [registro] na empresa que você deseja tornar principal. Saiba mais sobre como uma empresa principal é definida e usada.
    • Para substituir a empresa principal existente pela empresa que você está associando, marque a caixa de seleção Substituir a [empresa] como a principal atual do registro. A empresa principal anterior ainda estará associada ao registro, mas deixará de ser rotulada como principal.

• • Para rotular a associação (apenasProfessional e Enterprise ), clique em Next. Clique em +Adicionar etiqueta de associação a definir etiquetas que descrevem a relação entre os registos.
  • Quando terminar, clique em Salvar.

Associar registros em massa

Há várias maneiras de associar registros em massa:

• Associar registos através de uma importação, que inclui a opção de importar etiquetas de associação. Os registros na importação podem ser novos ou existentes. Saiba como o HubSpot identifica e desduplica registos existentes.
• Associar registros por meio da API. 
• Active a definição para associar automaticamente registos de contactos e de empresas com base no domínio da empresa.

Associação da empresa principal

Existe uma etiqueta predefinida Primary para as relações [Object] > Company. Por exemplo, você pode definir uma empresa principal em um registro do contato, mas não pode definir um contato principal em um registro de empresa. Se estiver numa conta Professional ou Enterprise, pode criar uma etiqueta primária personalizada para outras relações de objectos.

A empresa principal é definida ou utilizada das seguintes formas:

• Se você associar uma empresa ao criar um novo registro, ela será definida como principal por padrão.
• Para registros de contato, a primeira empresa associada a um registro será, por padrão, a empresa principal. Se o contato tiver apenas uma empresa associada, essa associação deverá ser principal.
• A empresa principal aparece nas colunas [Object] → Company (Primary) e [Object] → Companies noutras páginas iniciais de objectos.
• Todas as atividades na linha do tempo do registro (por exemplo, e-mails registados, chamadas) serão automaticamente associadas somente à empresa principal. Pode ainda associar manualmente as actividades às outras empresas.
• Se tiver ativado as opções para sincronizar as fases do ciclo de vida da empresa com contactos ou negócios, a sincronização só actualizará a fase do ciclo de vida da empresa principal.
• A associação primária é referenciada por lists, workflows, cross-object reports, e personalization tokens.

Editar ou remover associações em um registro

Para atualizar ou remover uma associação:

• Acesse os registros:
• Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
• Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: Na sua conta HubSpot, acesse CRMe selecione objeto personalizado.
• Clique no nome do registro para o qual você deseja editar as associações.
• No painel direito do registro, passe o mouse sobre o cartão de associação e clique em Mais:

• • Definir como principal (somente para empresas): para empresas associadas, selecione para tornar a associação de empresa principal. Na caixa de diálogo, marque a caixa de seleção para substituir a outra empresa e clique em Atualizar). 
  • Remover como principal (apenas empresas): selecione para remover a associação de empresa como principal. Para selecionar uma nova empresa principal, na caixa de diálogo, clique no menu suspenso, selecione a empresa e clique em Atualizar. A empresa principal original ainda estará associada ao registro, mas deixará de ser rotulada como principal.

Observação: para registros de contato, uma associação de empresa principal é obrigatória. Nos contactos com várias empresas associadas, se remover uma empresa como principal, tem de selecionar outra empresa principal. Se um contato tiver apenas uma empresa associada, ela será a principal por padrão e você não poderá remover o rótulo de principal.

• • Editar etiquetas de associação (Professional e Enterprise apenas): seleccione para atualizar a etiqueta de associação . Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso e selecione um novo rótulo ou clique em x para remover um rótulo. Clique em Atualizar. Também é possível definir etiquetas de associação em massa através de importação.
  • Remover associação: selecione para remover a associação. Na caixa de diálogo, clique em Remover associação. Se a associação que você está removendo for de uma empresa principal, use o menu suspenso para escolher uma nova empresa principal.

Visualizar associações de registos numa página inicial

Pode visualizar os registos associados em massa na página inicial de cada objeto nas colunas objectos associados. Você pode exibir colunas para cada tipo de associação (por exemplo, Negócio → Empresas) e para a empresa principal de um registro (por exemplo, Contato → Empresa (Principal)).

• Acesse os registros:
• Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.

• Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: Na sua conta HubSpot, acesse CRMe selecione objeto personalizado.
• Para exibir registos associados como colunas na tabela:
  • No canto superior direito da tabela, clique em Editar colunas. 
  • Na caixa de diálogo, à esquerda, marque a caixa de seleção ao lado de [Objeto] → [Objetos] para exibir as associações desse tipo. Por exemplo, se estiver na página inicial dos contactos, pode selecionar Contacto → Empresas, Contacto → Empresa (Principal), Contacto → Negócios, etc.
  • Clique em Aplicar. Saiba mais sobre personalização da mesa.
• Nas colunas, clique em [x] records para ver as associações do registo para essa relação de objeto. Na caixa pop-up, clique no nome para ver um registo associado específico ou clique em Ver [Objectos] associados para abrir uma vista de todos os registos associados a essa relação.

Ver o histórico de uma associação de um registro

É possível visualizar o histórico das associações de um registo de contacto, empresa, bilhete e negócio, incluindo todos os registos associados e as actividades de . Você também pode ver quando os registros foram originalmente associados e a origem da associação.

• Acesse os registros:
• Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
• Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Clique no nome de um registro.
• No painel esquerdo, clique em Ações e selecione Ver histórico de associação.

• No menu suspenso Selecionar um objeto, selecione um objeto ou envolvimento para ver quais registros ou atividades desse tipo foram associados ao registro.
• Na tabela, é possível visualizar o nome de cada registo ou atividade associada, o seu ID de registo, a forma como foi atualizado ( Criado ou Removido) e a data e hora da atualização. Você também pode ver a origem da atualização, que será uma das seguintes: 
  • Usuário: a associação foi atualizada manualmente por um usuário. A origem incluirá o nome do usuário, ou se for desconhecido, ao ID do usuário.
  • Exclusão do objeto: a associação foi atualizada porque o registro ou a atividade foi excluída.
  • Mesclagem de objetos: a associação foi atualizada como resultado de registros mesclados.
  • Restauração doe objeto: a associação foi atualizada como resultado de um registo restaurado.
  • Importação: a associação foi atualizada por meio de uma importação.
  • Associação automática por domínio: para contactos e empresas, a associação foi actualizada automaticamente pelo HubSpot com base no domínio da empresa. 
  • API: a associação foi atualizada usando a API.
  • Cargo: a associação foi atualizada por meio de uma automatização interna.
  • Migração: a associação foi atualizada por meio de uma migração de dados.
  • Desconhecido: a origem da associação não pôde ser determinada.

• Para copiar um link para um registro ou envolvimento na tabela, passe o cursor do mouse sobre a associação e clique no ícone de cópia duplicate.
• Para ver todo o histórico de uma associação específica, passe o cursor do mouse sobre o registro ou envolvimento e, em seguida, clique em Ver histórico. No painel direito, veja os detalhes de cada atualização da associação com o seu registro, ordenados da mais recente para a mais antiga.