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Importar registos e atividades

Ultima atualização: Fevereiro 2, 2024

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Para adicionar ou atualizar dados em massa, pode importar ficheiros para o HubSpot. Você pode importar registos, tais como contatos e empresas, ou atividades, como um e-mail enviado a um contato ou uma reunião para um negócio em andamento.

Estes são os tipos de importações que você pode fazer e os objetos e atividades compatíveis:

  • Importação de atividade ou objeto único: importe para criar e/ou atualizar apenas um objeto ou atividade. Em uma importação de único objeto:
    • Você pode criar, mas não atualizar, chamadas e tarefas.
  • Importação de vários objetos e atividades: importação para criar, atualizar e/ou associar vários objetos e atividades. Você pode importar vários objetos e atividades em um único arquivo, ou dois objetos/um objeto e uma atividade em dois arquivos separados. Em uma importação de vários objetos:
    • Pode criar e/ou atualizar contactos, empresas, negócios, bilhetes, chamadas e registos do objeto personalizado. Você pode criar e/ou atualizar itens de linha, mas eles devem estar associados a negócios.
    • Você pode criar, mas não atualizar e-mails, reuniões, observações e tarefas. E-mails, reuniões e observações devem ser associados a um objeto.

Você pode seguir as instruções descritas abaixo para todas as importações, mas existem passos que se aplicam apenas a determinados tipos de importação (por exemplo, para associar registros em uma importação de vários objetos). Para mais orientações, consulte requisitos do ficheiro de importação.

Antes de importar

Antes de iniciar uma importação:

Importar registos e atividades

Para ver uma visão geral sobre como importar para a sua conta da HubSpot, veja o vídeo abaixo:

 

Depois de ter configurado os seus ficheiros, para importar para o HubSpot:

  • Clique em Importar no canto superior direito de qualquer página inicial de qualquer objeto ou aceda às suas definições de importação:
    • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
    • No menu da barra lateral esquerda, acesse Importar e exportar.
    • Clique em Ir para importação.
  • Na página Importações, clique em Iniciar uma importação.
  • Selecione Arquivo do computador e clique em Próximo. Também é possível selecionar Repetir uma importação anterior para concluir uma importação com as mesmas propriedades de uma importação anterior.
  • Dependendo do tipo de importação, selecione o número de arquivos e objetos/atividades:
    • Importação de atividade ou objeto único: 
      • Selecione Um arquivo e clique em Próximo.
      • Selecione Um objeto e clique em Próximo.
      • Selecione o objeto ou a atividade no arquivo de importação. As chamadas e tarefas são as únicas atividades que podem ser importadas por conta própria.
    • Importação de vários objetos ou atividades em um único arquivo:
      • Selecione Um arquivo e clique em Próximo.
      • Selecione Vários objetos e clique em Próximo.
      • Selecione os objetos e atividades no arquivo de importação e clique em Próximo.
    • Importação de vários objetos ou atividades em dois arquivos:
      • Selecione Vários arquivos com associações e clique em Próximo.
      • Selecione os dois objetos ou um objeto e uma atividade e clique em Próximo.

select-import-type

  • Para cada objeto ou atividade, clique em escolher um arquivo e selecione o arquivo de importação.
  • Clique no menu suspenso Escolha como importar [objetos/atividades] para cada objeto/atividade e selecione como importar os dados:
choose-how-to-import
    • Criar e atualizar [registros/atividades]: a importação criará novos registros e atividades, além de identificar e atualizar os registros existentes. Para criar novos registos ou actividades, o seu ficheiro deve conter as propriedades necessárias para esse objeto/atividade. Para atualizar os registos existentes, o seu ficheiro deve conter um identificador único .
    • Apenas criar novos [registros/atividades]: a importação apenas criará novos registros e atividades. Os registos existentes no arquivo de importação serão ignorados. Para criar novos registos ou actividades, o seu ficheiro deve conter as propriedades necessárias para esse objeto/atividade.
    • Apenas atualizar [registros/atividades] existentes: a importação apenas atualizará os registros existentes. Os novos registros ou atividades no arquivo de importação serão ignorados. Para atualizar os registos existentes, o seu ficheiro deve conter um identificador único .

Observação: os e-mails, as reuniões, as observações e as tarefasnão podem ser atualizados por meio de uma importação, independentemente de como os dados são importados.

  • Quando importar as mesmas associações de objetos, marque a caixa de seleção Associações de mesmo objeto.
  • Se estiver a importar dados num idioma diferente do seu idioma predefinido, clique no menu pendente Selecionar o idioma dos cabeçalhos das colunas no seu ficheiro e seleccione o idioma . Selecionar o idioma correto permite que o HubSpot faça uma melhor correspondência entre seus cabeçalhos de coluna e as propriedades padrão existentes. Se não houver correspondência no idioma selecionado, o HubSpot pesquisará uma propriedade em inglês para corresponder.
  • Clique em Próximo.
  • Se estiver a importar e a associar vários objectos em dois ficheiros, indique qual a coluna que está incluída em ambos os ficheiros:
    • Clique no menu suspenso Cabeçalhos de coluna comuns encontrados em seus arquivos e selecione o nome da coluna comum.
    • Clique no menu suspenso [coluna comum] é a chave exclusiva de qual objeto?, depois selecione o objeto para o qual a propriedade deve ser importada. Por exemplo, se estiver a importar contactos e empresas e estiver a utilizar Nome da empresa como coluna comum, seleccione Empresa para carregar estes dados para os registos da empresa.
  • Clique em Próximo.
  • Na tela Mapear as colunas do arquivo a propriedades de [objeto/atividade], o HubSpot mapeará as colunas do arquivo às propriedades de objeto ou atividade selecionadas com base no cabeçalho, no idioma do cabeçalho e no nome da propriedade. Se tiver importado dois arquivos, haverá uma página de mapeamento para cada objeto ou atividade.
  • O Guia de mapeamento exibe as propriedades necessárias para criar e/ou atualizar os objetos ou atividades. Se faltar no ficheiro alguma das propriedades necessárias para concluir o objetivo da importação (por exemplo, se optou por atualizar negócios existentes mas não incluiu uma coluna Record ID ), deve corrigir o ficheiro de importação e reiniciar a importação para evitar erros.
  • Na coluna Visualizar informações, você verá uma visualização das três primeiras linhas da sua planilha.

validação da importação-visualização

  • Se uma coluna foi mapeada às propriedades de objeto ou atividade incorretas, clique no menu suspenso na coluna Importar como e selecione as Propriedades de [Objeto/Atividade] corretas.

mapping-page-activities-import

  • Se estiver a importar para associar os mesmos registos de objectos, mapeie a propriedade de identificador único dos registos associados como uma associação. Para fazer isso, na linha do identificador exclusivo:
    • Na coluna Importar como, clique no menu suspenso, em seguida, selecione Associação
    • Na coluna Propriedade do HubSpot, clique no menu suspenso Escolher propriedade e selecione a propriedade do identificador exclusivo (por exemplo, E-mailID do registro).
  • Se alguma coluna não for mapeada a uma propriedade existente, clique no menu suspenso na coluna Propriedade do HubSpot. No menu suspenso, você pode executar uma das seguintes ações:
    • Para mapear a coluna para uma propriedade existente, pesquise e selecione uma propriedade existente. Você pode passar o mouse sobre uma propriedade para ver os seus detalhes e garantir que está mapeando à propriedade correta antes de selecionar.
    • Para configurar uma nova propriedade personalizada (apenas objectos), clique em Criar nova propriedade e, em seguida, em configurar a sua propriedade no painel direito. Os dados na coluna serão mapeados a esta nova propriedade personalizada.
  • Para ignorar a importação de dados de uma linha individual, clique no menu suspenso na coluna Importar como e selecione Não importar coluna. Para pular a importação de dados de todas as colunas não mapeadas, marque a caixa de seleção Não importar dados em colunas não mapeadas no canto inferior direito.
  • Se estiver a atualizar registos existentes ou quiser evitar duplicados ao associar registos entre objectos, certifique-se de que mapeou o identificador único correto (por exemplo, ID de registo, e-mail, nome de domínio da empresa, ou propriedades de valor único personalizadas):
    • ID do registro: clique no menu suspenso na coluna Importar como e selecione ID do registro ou, se estiver importando vários objetos, selecione ID do registro - [Objetos] para o objeto apropriado. Se uma linha no arquivo não contiver um valor para o ID do registro, um novo registro será criado.

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    • E-mail (somente contatos) ou Nome de domínio da empresa (somente empresas): mapeie a coluna à propriedade correspondente na coluna Propriedade do HubSpot.
    • Propriedade personalizada que requer valores únicos (apenas contactos, empresas, negócios, bilhetes e objectos personalizados): se tiver criado uma propriedade que requer valores únicos, mapeie a coluna para essa propriedade na coluna de propriedades do HubSpot. Ao importar várias propriedades de valor único, selecione a propriedade que deseja usar como identificador na página Detalhes antes de concluir a importação.

Observação: ao usar determinados identificadores exclusivos, o seguinte comportamento se aplica:

  • Se utilizar uma propriedade personalizada que exija valores únicos como identificador único:
    • Para empresas, a propriedade de Nome de domínio da empresa não exigirá mais valores exclusivos.
    • Para contatos, a propriedade E-mail ainda exigirá valores exclusivos.
  • Para os contactos , se utilizar o correio eletrónico secundário de um contacto existente como identificador único, o correio eletrónico secundário não substituirá o correio eletrónico principal, desde que não inclua a coluna Record ID no seu ficheiro. Se você incluir o e-mail secundário e o ID do registro no arquivo, o e-mail secundário substituirá o principal durante a importação.
  • Ao associar itens de linha com produtos existentes, não há nenhum ID de registo para os produtos. Em vez disso, para o arquivo de itens de linha, selecione Propriedades de item de linha na coluna Importar como e ID do produto na coluna Propriedade do HubSpot.

  • Ao atualizar registros, marque as caixas de seleção na coluna Gerenciar valores existentes para evitar que a importação substitua os valores de propriedade existentes nos registros. Quando isso é marcado para uma propriedade, a importação não atualizará a propriedade para registros que já incluem um valor, mas atualizará a propriedade para novos registros ou registros existentes sem um valor atual para a propriedade.
    • Para evitar que a importação substitua os valores existentes em propriedades individuais, marque a caixa de seleção Não substituirna linha da propriedade.
    • Para evitar que a importação substitua os valores existente em todas as propriedades incluídas na importação, marque a caixa de seleção na parte superior da tabela.
  • Se estiver a importar e a associar objectos, para importar etiquetas de associação (Professional e Enterprise apenas):
    • Clicar no menu suspenso na coluna Importar como e selecione Rótulo de associação. A importação de um novo rótulo de associação não substituirá um rótulo de associação existente. O rótulo importado será acrescentado ao registro como um rótulo de associação adicional. Saiba como remover manualmente uma etiqueta de associação de um registo.
    • Ao importar dois objetos, a coluna Propriedade do HubSpot preencherá automaticamente a relação dos objetos que estão sendo importados (por exemplo, Contato e Empresa). Ao importar mais de dois objetos, selecione os dois objetos cuja relação os rótulos de associação descrevem.

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  • Assim que todas as colunas forem mapeadas ou definidas como Não importar coluna, clique em Próximo. Se você importou dois arquivos, mapeie as propriedades do segundo objeto ou atividade e clique em Próximo.
  • Insira os detalhes da importação:
    • Insira um Nome de importação.
    • Se os seus ficheiros incluírem várias propriedades de valor único (apenas contactos, empresas, negócios, bilhetes e objectos personalizados), clique no menu pendente Propriedade a utilizar para localizar [objectos] existentes e seleccione a propriedade que pretende utilizar para atualizar ou desduplicar registos.
    • Se você estiver importando contatos:
      • Para criar automaticamente uma lista quando os contatos forem importados, marque a caixa de seleção Criar uma lista de contatos a partir desta importação. Mesmo que tenha importado apenas para adicionar contactos existentes a uma lista (ou seja, um ficheiro com Email ou Record ID valores, mas sem novos valores de propriedade), os registos continuarão a ser incluídos como Registos actualizados na tabela do histórico de importação e no resumo da importação individual.
      • Para concordar que os contatos que esperam ouvir de você e que seu arquivo de importação não inclui uma lista adquirida, marque a caixa de seleção. Saiba mais sobre a política de uso aceitável da HubSpot.
      • Se você ativou as configurações de privacidade de dados em sua conta, clique no menu suspenso Definir a base jurídica para processar os dados de um contato e selecione uma base jurídica de processamento.
    • Se estiver a importar um ficheiro com uma propriedade de data, clique no menu pendente Formato de data e confirme como estão formatados os valores de data na sua folha de cálculo.
    • Se você estiver importando um arquivo com uma propriedade de número, clique no menu suspenso Formato de número e confirme o formato de número do país que deve ser usado nos dados.
  • Depois de definir as opções de importação, clique em Concluir importação

Uma vez importados, pode visualizar registos novos e actualizados em cada página inicial do objeto , novas tarefas na página de índice de tarefas , ou novas actividades nos registos. Se a importação contiver erros, saiba como resolver erros de importação. Também pode visualizar, analisar e concluir acções com as suas importações anteriores , incluindo a criação de uma lista, a visualização ou a eliminação de registos importados.

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