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Acompanhe e registre e-mails com o complemento do HubSpot Sales Office 365

Ultima atualização: Abril 28, 2023

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

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Use os recursos Rastrear e Registrar do complemento do HubSpot Sales para Office 365 para monitorar e manter um registro de envolvimento dos contatos com seus e-mails. Com o recurso de rastreamento ativado, você pode receber notificações em tempo real quando um contato abrir seu e-mail. Você também pode optar por registrar o e-mail para o registro do contato no HubSpot, a fim de manter um registro de todas as comunicações anteriores para a referência da sua equipe.

Você pode analisar as informações de aberturas e cliques de e-mails no feed de atividades. Os e-mails registrados são salvos em registros de contatos individuais e seus registros associados.

Observação: se você ativou a funcionalidade do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na sua conta, sua equipe jurídica é o melhor recurso para determinar como sua empresa deve usar o registro e o rastreamento de e-mails. Você também pode personalizar suas configurações de extensão para desativar essa funcionalidade para uma mensagem específica ou domínios de contatos ou e-mails específicos. Além disso, as aberturas de e-mail só podem ser rastreadas para contatos com uma base jurídica atribuída para processamento de dados. Saiba mais sobre o rastreamento de e-mail quando as configurações do GDPR estiverem ativadas.

Antes de começar, entenda a diferença entre os e-mails de rastreamento e registro:

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  • Registrar: use este recurso para registrar uma cópia de um e-mail em um registro no HubSpot. Quaisquer anexos incluídos no e-mail também aparecerão no registro do contato. Registre seus e-mails para manter um arquivo de comunicação anterior. Os e-mails registrados não fornecem informações sobre aberturas ou cliques.

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Tenha em mente que você pode enviar um e-mail rastreado e registrado. Dessa forma, você terá um registro da comunicação de e-mail e poderá rastrear um envolvimento do contato com o e-mail.

Observação: o painel de tarefas do complemento deve estar aberto na sua caixa de entrada ao enviar um e-mail registrado ou rastreado. Você pode fixar o painel de tarefas para que seja sempre aberto por padrão na sua caixa de entrada.

Este artigo aborda o rastreamento de e-mails e o registro de e-mails com o suplemento do HubSpot Sales Office 365. Se você estiver usando o complemento do Outlook Desktop, saiba como rastrear e registrar e-mails com ele.

Rastreamento de e-mails

Enviar um e-mail rastreado usando o complemento do Office 365

Para enviar um e-mail rastreado usando o complemento do Office 365:

  • Faça login na sua conta do Outlook.
  • Escreva um novo e-mail.
  • Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
  • Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Esse processo será ligeiramente diferente, dependendo do cliente de e-mail em uso:
    • Se estiver usando o complemento do Office 365 a partir do Outlook Desktop em um PC ou Mac, na janela de mensagem, clique em Ferramentas de vendas. click-sales-tools-on-desktop
    • Se estiver usando o complemento do Office 365 em uma conta do Outlook na Web ou do Outlook.com, no canto inferior direito da janela de composição de e-mail, clique no ícone de engrenagem sprocket. click-sales-tools-on-web
  • No painel direito, marque a caixa de seleção Rastrear aberturas de e-mail (usuários com os licenças pagas do Sales Hub verão a opção Rastrear aberturas e cliques do e-mail).

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  • Mantenha o painel HubSpot Sales aberto com a caixa de seleção marcada e clique em Enviar.

Exibir o status do e-mail rastreado

Antes do contato abrir o e-mail, a linha de assunto e o destinatário do e-mail serão exibidos no feed de atividades do HubSpot como Enviados.

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Quando o destinatário abrir o e-mail, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho e a notificação de e-mail marcada como Aberta no feed de atividades.  Clique no menu suspenso abaixo do nome do contato para ver quando o destinatário abriu seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas no menu suspenso.

Observação: as notificações em tempo real serão exibidas quando você enviar e-mails rastreados usando o complemento do Office 365 e se tiver a extensão do HubSpot Sales para Chrome ou o aplicativo de bandeja do HubSpot Sales para Windows (somente para Windows) instalado. Caso contrário, você verá apenas a atividade no seu feed de atividade do HubSpot.

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Você também pode ver como os contatos se envolvem com seus e-mails rastreados da extensão para Chrome ou do aplicativo de bandeja do Windows. Para acessar o feed de atividades da extensão para Chrome, clique no ícone de engrenagem do HubSpot sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome. Se você instalou o HubSpot Sales para Windows, clique no ícone de engrenagem da HubSpot sprocket na bandeja do Windows.

Saiba mais sobre o rastreamento de e-mail e as notificações de vendas como desativar o rastreamento.

Rastreamento com as configurações do GDPR ativadas

Se você tiver ativado a funcionalidade de GDPR na sua conta, a HubSpot só poderá rastrear o e-mail de um contato quando o contato tiver uma base jurídica atribuída para o processamento de dados. Ao redigir um e-mail no Office 365, a caixa de seleção Rastrear e-mail abre e clica em cinza para indicar a inelegibilidade de rastreamento de um contato.

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As aberturas de e-mail não serão rastreadas para contatos sem uma base legal para processar dados ou destinatários de e-mail que ainda não são contatos. Ao enviar e-mails para vários destinatários, as aberturas de e-mail serão rastreadas anonimamente.

Você pode alterar a elegibilidade de rastreamento de um contato atualizando a base jurídica para processar a propriedade de dados do contato.

Registro de e-mails

Para registrar um e-mail e adicionar novos contatos ao HubSpot de um e-mail registrado, o endereço de e-mail do remetente deve ser um dos seguintes:

Você pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais nunca deseja registrar e-mails nas configurações da conta da HubSpot. Ou você pode adicionar esses endereços de e-mail e domínios nas configurações do complemento.

Observação: anexos de e-mail maiores que 50 MB não serão registrados no HubSpot. Seu e-mail ainda será entregue com sucesso ao contato e será registrado no CRM, mas sem um anexo. 

Enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365

Para enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365:

  • Escreva um novo e-mail no Outlook.
  • Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
  • Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Esse processo será ligeiramente diferente, dependendo do cliente de e-mail em uso:
    • Se estiver usando o complemento do Office 365 a partir do Outlook Desktop em um PC ou Mac, na janela de mensagem, clique em Ferramentas de vendas. click-sales-tools-on-desktop
    • Se estiver usando o complemento do Office 365 de uma conta do Outlook na Web ou do Outlook.com, no canto inferior direito da janela de composição de e-mail, clique no ícone de engrenagem sprocket. click-sales-tools-on-web
  • No painel direito, marque a caixa de seleção Registrar. Seu endereço CCO será preenchido automaticamente no campo CCO.

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  • Por padrão, o complemento selecionará automaticamente os três primeiros registros do negócio associados ao contato para os quais registrar os e-mails. Para selecionar explicitamente quais registros o e-mail será registrado:

Observação: você deve usar o Office 365 versão 1910 ou superior para selecionar explicitamente em quais registros o e-mail será registrado.

    • Clique no menu suspenso ao lado da caixa de seleção Registrar
    • Marque/desmarque as caixas de seleção ao lado dos registros nos quais deseja registrar o e-mail. customize-associations-office365
    • Se você enviar um e-mail para um destinatário que ainda não é um contato no seu CRM, um novo registro de contato será criado. Você o e-mail do contato será listado ao editar as associações. Desmarque a caixa de seleção se você não quiser que o e-mail seja registrado no novo registro de contato. Saiba como registrar e-mails somente para registros de contatos existentes.
  • Mantenha o painel HubSpot Sales aberto com a caixa de seleção marcada e clique em Enviar.

Você pode personalizar para quais registros associados seus e-mails serão registrados automaticamente nas configurações do complemento do Office 365 Se você estiver usando contatos de marketing, um novo contato criado por um e-mail registrado será definido como não autorizado para marketing

Observe: se um novo contato for criado por meio de um e-mail registrado, o usuário do HubSpot que enviou o e-mail será atribuído automaticamente como o proprietário do contato, desde que nenhum proprietário anterior tenha sido atribuído. 

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

Os e-mails registrados no HubSpot usando o complemento do Office 365 serão associados automaticamente aos registros especificados antes de enviar o e-mail.

Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue para seus contatos, empresas ou negócios.
  • Clique no nome do registro.
  • Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte: 
      1. Registros associados: clique para editar registros associados de empresas ou negócios.
      2. Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo do contato.
      3. Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
      4. Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
      5. Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
      6. Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.
      7. Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato pelo HubSpot. Logged-email-contact-record

Observação: para enviar respostas de e-mails pelo HubSpot e registrar as respostas recebidas no HubSpot, é necessário ter uma caixa de entrada conectada.

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