Acompanhe e registre e-mails com o complemento do HubSpot Sales Office 365

Use os recursos Track e Log do complemento do HubSpot Sales Office 365 para monitorar e manter um registro do envolvimento de seus contatos com seus e-mails. Com o recurso de rastreamento ativado, você pode receber notificações em tempo real quando um contato abrir seu e-mail. Você também pode optar por registrar o e-mail para o registro do contato no HubSpot, a fim de manter um registro de todas as comunicações anteriores para a referência da sua equipe.

Pode rever as informações sobre abertura e clique de e-mails no feed de actividades; os e-mails registados são guardados em registos de contactos individuais e nos respectivos registos associados . Pode saber mais sobre a diferença entre rastrear e registar em neste artigo.

Este artigo aborda o rastreamento de e-mails e o registro de e-mails com o suplemento do HubSpot Sales Office 365. Se estiver a utilizar o suplemento de ambiente de trabalho do Outlook, saiba como acompanhar e registar e-mails com o suplemento de ambiente de trabalho do Outlook.

Definir as configurações de registro e rastreamento padrão

Os superadministradores podem atualizar o comportamento predefinido para rastrear, registrar e associar e-mails a todos os usuários da sua conta.

Para configurar esses padrões:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Atividades.
• Clique na guia Registro e rastreamento de e-mail.
• Em Configurações de registro e rastreamento de e-mail, configure como os e-mails serão registrados no HubSpot marcando ou desmarcando as caixas de seleção associadas:
  • Aplicar configuração de registro padrão para todos os usuários: quando esta configuração está ativada, você pode clicar para ativar ou desativar a opção Registre todos os e-mails por padrão para definir se os e-mails são registrados por padrão para todos os usuários da sua conta.
  • Aplicar associação padrão para todos os usuários: quando esta configuração está ativada, você pode clicar no menu suspenso e selecionar os tipos de registro padrão para associar a uma mensagem de e-mail registrada.
  • Aplicar configuração de acompanhamento padrão para todos os usuários: se você tiver marcado a caixa de seleção Permitir que todos os usuários rastreiem e-mails e vejam quando os destinatários abrem e clicam em seus e-mails, poderá ativar esta configuração para definir se todos os e-mails serão rastreados por padrão para todos os usuários da conta.

Rastreamento de e-mails

Enviar um e-mail rastreado usando o complemento do Office 365

Para enviar um e-mail rastreado usando o complemento do Office 365:

• Faça login na sua conta do Outlook.
• Escreva um novo e-mail.
• Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
• Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Esse processo será ligeiramente diferente, dependendo do cliente de e-mail em uso:
  • Se estiver a utilizar o suplemento do Office 365 a partir do ambiente de trabalho do Outlook num PC ou Mac, na janela de mensagem, clique em Sales Tools.
  • Se estiver a utilizar o suplemento do Office 365 numa conta do Outlook na Web ou do Outlook.com, no canto inferior direito da janela de composição do e-mail, clique no ícone de roda dentada sprocket .
• No painel direito, seleccione a caixa de verificação Acompanhar aberturas de correio eletrónico (os utilizadores com lugares pagos atribuídos no Sales Hub verão Acompanhar aberturas e cliques de correio eletrónico).

• Mantenha o painel HubSpot Sales aberto com a caixa de verificação selecionada e, em seguida, clique em Enviar.

Ver o estado da mensagem eletrónica rastreada

Antes de o seu contacto abrir o e-mail, a linha de assunto do e-mail e o destinatário serão apresentados no seu feed de actividades no HubSpot como Enviado.

Quando o destinatário abrir o e-mail, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho e a notificação de e-mail marcada como Aberta no feed de atividades. Clique no menu pendente abaixo do nome do contacto para ver quando o destinatário abriu o seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas no menu suspenso.

Observação: notificações em tempo real aparecerão quando você enviar e-mails rastreados usando o suplemento do Office 365 e se tiver a extensão do HubSpot Sales para Chrome ou o aplicativo de bandeja do HubSpot Sales para Windows (somente Windows) instalado. Caso contrário, só verá a atividade no seu feed de atividade do HubSpot.

Também pode ver como os seus contactos estão a interagir com os seus e-mails monitorizados a partir da extensão do Chrome ou da aplicação do tabuleiro do Windows. Para aceder ao seu feed de actividades a partir da extensão do Chrome, clique no ícone HubSpot sprocket sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome. Se instalou o HubSpot Sales para Windows, clique no ícone HubSpot sprocket sprocket no tabuleiro do Windows.

Saiba mais sobre rastreio de correio eletrónico e notificações de vendas e como desativar o rastreio.

Rastreio com as definições de privacidade de dados activadas

Se tiver ativado as definições de privacidade de dados na sua conta, a HubSpot só pode rastrear as aberturas de e-mail de um contacto quando este tiver uma base jurídica atribuída para o tratamento de dados. Ao compor um e-mail no Office 365, a caixa de verificação Track email opens and clicks ficará a cinzento para indicar a inelegibilidade de rastreio de um contacto.

As aberturas de e-mail não serão rastreadas para contactos sem base jurídica para o processamento de dados ou para destinatários de e-mail que ainda não sejam contactos. Ao enviar um e-mail a vários destinatários, as aberturas de e-mail serão monitorizadas de forma anónima.

Pode alterar a elegibilidade de seguimento de um contacto actualizando a sua propriedade Base jurídica para o processamento dos dados do contacto. 

Registro de e-mails

Para registrar um e-mail e adicionar novos contatos ao HubSpot de um e-mail registrado, o endereço de e-mail do remetente deve ser um dos seguintes:

• Um usuário da sua conta
• Um dos seus endereços de correio eletrónico ligados a
• Um pseudónimo no seu cliente de correio eletrónico (um pseudónimo que tenha sido configurado na sua caixa de entrada do Gmail ligada, ou um pseudónimo adicionado ao seu Perfil e Preferências)

Pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais não pretende registar e-mails nas suas definições de conta da HubSpot . Ou pode adicionar estes endereços de correio eletrónico e domínios nas definições do suplemento.

Tenha em atenção: anexos de e-mail com mais de 50 MB não serão registados no HubSpot. O seu e-mail continuará a ser entregue com êxito ao contacto e será registado no CRM, mas sem um anexo. 

Enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365

Para enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365:

• Escreva um novo e-mail no Outlook.
• Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
• Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Esse processo será ligeiramente diferente, dependendo do cliente de e-mail em uso:
  • Se estiver a utilizar o suplemento do Office 365 a partir do ambiente de trabalho do Outlook num PC ou Mac, na janela de mensagem, clique em Sales Tools.
  • Se estiver a utilizar o suplemento do Office 365 a partir do Outlook na Web ou de uma conta Outlook.com, no canto inferior direito da janela de composição do email, clique no ícone de roda dentada sprocket .
• No painel direito, marque a caixa de seleção Registrar. O seu endereço BCC será preenchido automaticamente no campo BCC.

• Por predefinição, o suplemento selecciona automaticamente os três primeiros registos de negócio ou de bilhete associados ao contacto para registar os e-mails. Para selecionar explicitamente em quais registros o e-mail será registrado:

Observação: você deve usar o Office 365 versão 1910 ou superior para selecionar explicitamente em quais registros o e-mail será registrado.

• • Clique no menu suspenso   ao lado da caixa de seleção Log . 
  • Seleccione/desmarque as caixas de verificação  junto aos registos em que pretende registar a mensagem de correio eletrónico. 
  • Se você enviar um e-mail para um destinatário que ainda não é um contato no seu CRM, um novo registro de contato será criado. Você o e-mail do contato será listado ao editar as associações. Desmarque a caixa de verificação  se não pretender que o e-mail seja registado no novo registo de contacto. Saiba como registar e-mails em registos de contactos existentes apenas.

• Mantenha o painel HubSpot Sales aberto com a caixa de verificação selecionada e, em seguida, clique em Enviar.

Pode personalizar os registos associados aos quais os seus e-mails são automaticamente registados nas definições do suplemento Office 365. Se você estiver usando contatos de marketing, um novo contato criado por um e-mail registrado será definido como não autorizado para marketing. 

Nota: se um novo contacto for criado através de um e-mail registado, o utilizador do HubSpot que enviou o e-mail será automaticamente atribuído como proprietário do contacto, desde que não tenha sido atribuído um proprietário anterior. 

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

Os e-mails que são registados no HubSpot usando o suplemento do Office 365 serão automaticamente associados aos registos que especificou antes de enviar o e-mail. 

Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

• Na sua conta da HubSpot, navegue para seus contatos, empresas ou negócios.
• Clique no nome do registro.
• Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte: 
  
  1. 1. Registros associados: clique para editar registros associados de empresas ou negócios.
     2. Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo do contato.
     3. Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
     4. Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
     5. Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
     6. Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.
     7. Responder: clique em Responder para enviar uma resposta por e-mail para o contacto do HubSpot.

Atenção: para enviar respostas de e-mail do HubSpot e registar respostas recebidas no HubSpot, tem de ter uma caixa de entrada ligada.