Acompanhe e registre e-mails com o complemento do HubSpot Sales Office 365

Exibir o status do e-mail rastreado

Antes do contato abrir o e-mail, a linha de assunto e o destinatário do e-mail serão exibidos no feed de atividades do HubSpot como Enviados.

Quando o destinatário abrir o e-mail, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho e a notificação de e-mail marcada como Aberta no feed de atividades.  Clique no menu suspenso abaixo do nome do contato para ver quando o destinatário abriu seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas no menu suspenso.

Observação: as notificações em tempo real serão exibidas quando você enviar e-mails rastreados usando o complemento do Office 365 e se tiver a extensão do HubSpot Sales para Chrome ou o aplicativo de bandeja do HubSpot Sales para Windows (somente para Windows) instalado. Caso contrário, você verá apenas a atividade no seu feed de atividade do HubSpot.

Você também pode ver como os contatos se envolvem com seus e-mails rastreados da extensão para Chrome ou do aplicativo de bandeja do Windows. Para acessar o feed de atividades da extensão para Chrome, clique no ícone de engrenagem do HubSpot sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome. Se você instalou o HubSpot Sales para Windows, clique no ícone de engrenagem da HubSpot sprocket na bandeja do Windows.

Saiba mais sobre o rastreamento de e-mail e as notificações de vendas e como desativar o rastreamento.

Rastreamento com as configurações do GDPR ativadas

Se você tiver ativado a funcionalidade de GDPR na sua conta, a HubSpot só poderá rastrear o e-mail de um contato quando o contato tiver uma base jurídica atribuída para o processamento de dados. Ao redigir um e-mail no Office 365, a caixa de seleção Rastrear e-mail abre e clica em cinza para indicar a inelegibilidade de rastreamento de um contato.

As aberturas de e-mail não serão rastreadas para contatos sem uma base legal para processar dados ou destinatários de e-mail que ainda não são contatos. Ao enviar e-mails para vários destinatários, as aberturas de e-mail serão rastreadas anonimamente.

Você pode alterar a elegibilidade de rastreamento de um contato atualizando a base jurídica para processar a propriedade de dados do contato.

Enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365

Para enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365:

• Escreva um novo e-mail no Outlook.
• Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
• Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Esse processo será ligeiramente diferente, dependendo do cliente de e-mail em uso:
  • Se estiver usando o complemento do Office 365 a partir do Outlook Desktop em um PC ou Mac, na janela de mensagem, clique em Ferramentas de vendas.
  • Se estiver usando o complemento do Office 365 de uma conta do Outlook na Web ou do Outlook.com, no canto inferior direito da janela de composição de e-mail, clique no ícone de engrenagem sprocket.
• No painel direito, marque a caixa de seleção Registrar. Seu endereço CCO será preenchido automaticamente no campo CCO.

• Por padrão, o complemento selecionará automaticamente os três primeiros registros do negócio associados ao contato para os quais registrar os e-mails. Para selecionar explicitamente quais registros o e-mail será registrado:

Observação: você deve usar o Office 365 versão 1910 ou superior para selecionar explicitamente em quais registros o e-mail será registrado.

• • Clique no menu suspenso ao lado da caixa de seleção Registrar. 
  • Marque/desmarque as caixas de seleção ao lado dos registros nos quais deseja registrar o e-mail. 
  • Se você enviar um e-mail para um destinatário que ainda não é um contato no seu CRM, um novo registro de contato será criado. Você o e-mail do contato será listado ao editar as associações. Desmarque a caixa de seleção se você não quiser que o e-mail seja registrado no novo registro de contato. Saiba como registrar e-mails somente para registros de contatos existentes.

• Mantenha o painel HubSpot Sales aberto com a caixa de seleção marcada e clique em Enviar.

Você pode personalizar para quais registros associados seus e-mails serão registrados automaticamente nas configurações do complemento do Office 365.  Se você estiver usando contatos de marketing, um novo contato criado por um e-mail registrado será definido como não autorizado para marketing. 

Observe: se um novo contato for criado por meio de um e-mail registrado, o usuário do HubSpot que enviou o e-mail será atribuído automaticamente como o proprietário do contato, desde que nenhum proprietário anterior tenha sido atribuído. 

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

Os e-mails registrados no HubSpot usando o complemento do Office 365 serão associados automaticamente aos registros especificados antes de enviar o e-mail.

Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

• Na sua conta da HubSpot, navegue para seus contatos, empresas ou negócios.
• Clique no nome do registro.
• Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte: 
  
  1. 1. Registros associados: clique para editar registros associados de empresas ou negócios.
     2. Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo do contato.
     3. Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
     4. Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
     5. Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
     6. Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.
     7. Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato pelo HubSpot.

Observação: para enviar respostas de e-mails pelo HubSpot e registrar as respostas recebidas no HubSpot, é necessário ter uma caixa de entrada conectada.