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Connected Email

Acompanhe e registre e-mails com o complemento do HubSpot Sales Office 365

Ultima atualização: Novembro 9, 2020

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Use os recursos Rastrear e Registrar do complemento do HubSpot Sales para Office 365 para monitorar e manter um registro de envolvimento dos contatos com seus e-mails. Com o recurso de rastreamento ativado, você pode receber notificações em tempo real quando um contato abrir seu e-mail. Você também pode optar por registrar o e-mail para o registro do contato no HubSpot, a fim de manter um registro de todas as comunicações anteriores para a referência da sua equipe.

Você pode analisar as informações de aberturas e cliques de e-mails no feed de atividades. Os e-mails registrados são salvos em registros de contatos individuais e seus registros associados.

Observação: se você ativou a funcionalidade do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na sua conta, sua equipe jurídica é o melhor recurso para determinar como sua empresa deve usar o registro e o rastreamento de e-mails. Você também pode personalizar suas configurações de extensão para desativar essa funcionalidade para uma mensagem específica ou domínios de contatos ou e-mails específicos. Qualquer contato existente que não tenha concedido uma base jurídica para o processamento de dados será rastreado anonimamente.

Antes de começar, entenda a diferença entre os e-mails de rastreamento e registro:

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  • Registrar: use este recurso para registrar uma cópia de um e-mail para um registro no HubSpot. Quaisquer anexos incluídos no e-mail também aparecerão no registro do contato. Registre seus e-mails para manter um arquivo de comunicação anterior. Os e-mails registrados não fornecem informações sobre aberturas ou cliques.

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Tenha em mente que você pode enviar um e-mail rastreado e registrado. Dessa forma, você terá um registro da comunicação de e-mail e poderá rastrear um envolvimento do contato com o e-mail.

Observação: o painel de tarefas do complemento deve estar aberto na sua caixa de entrada ao enviar um e-mail registrado ou rastreado. Você pode fixar o painel de tarefas para que seja sempre aberto por padrão na sua caixa de entrada.

Este artigo aborda o rastreamento de e-mails e o registro de e-mails com o suplemento do HubSpot Sales Office 365. Se você estiver usando o complemento do Outlook Desktop, saiba como rastrear e registrar e-mails com ele.

Rastreamento de e-mails

Enviar um e-mail rastreado usando o complemento do Office 365

Para enviar um e-mail rastreado usando o complemento do Office 365:

  • Faça login na sua conta do Outlook.
  • Escreva um novo e-mail.
  • Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
  • Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Esse processo será ligeiramente diferente, dependendo do cliente de e-mail em uso:
    • Se estiver usando o complemento do Office 365 a partir do Outlook Desktop em um PC ou Mac, na janela de mensagem, clique em Ferramentas de vendas. click-sales-tools-on-desktop
    • Se estiver usando o complemento do Office 365 em uma conta do Outlook na Web ou do Outlook.com, no canto inferior direito da janela de composição de e-mail, clique no ícone de engrenagem sprocket. click-sales-tools-on-web
  • No painel direito, marque a caixa de seleção Rastrear aberturas de e-mail (usuários com os licenças pagas do Sales Hub verão a opção Rastrear aberturas e cliques do e-mail).

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  • Mantenha o painel HubSpot Sales aberto com a caixa de seleção marcada e clique em Enviar.

Exibir o status do e-mail rastreado

Antes do contato abrir o e-mail, a linha de assunto e o destinatário do e-mail serão exibidos no feed de atividades do HubSpot como Enviados.

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Quando o destinatário abrir o e-mail, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho e a notificação de e-mail marcada como Aberta no feed de atividades.  Clique no menu suspenso abaixo do nome do contato para ver quando o destinatário abriu seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas no menu suspenso.

Observação: as notificações em tempo real serão exibidas quando você enviar e-mails rastreados usando o complemento do Office 365 e se tiver a extensão do HubSpot Sales para Chrome ou o aplicativo de bandeja do HubSpot Sales para Windows (somente para Windows) instalado. Caso contrário, você verá apenas a atividade no seu feed de atividade do HubSpot.

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Você também pode ver como os contatos se envolvem com seus e-mails rastreados da extensão para Chrome ou do aplicativo de bandeja do Windows. Para acessar o feed de atividades da extensão para Chrome, clique no ícone de engrenagem do HubSpot sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome. Se você instalou o HubSpot Sales para Windows, clique no ícone de engrenagem da HubSpot sprocket na bandeja do Windows.

Saiba mais sobre o rastreamento de e-mail e as notificações de vendas como desativar o rastreamento.

Registro de e-mails

Para registrar um e-mail e adicionar novos contatos ao HubSpot de um e-mail registrado, o endereço de e-mail do remetente deve ser um dos seguintes:

Você pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais nunca deseja registrar e-mails nas configurações da conta da HubSpot. Ou você pode adicionar esses endereços de e-mail e domínios nas configurações do complemento.

Observação: anexos de e-mail maiores que 50 MB não serão registrados no HubSpot. Seu e-mail ainda será entregue com sucesso ao contato e será registrado no CRM, mas sem um anexo. 

Enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365

Para enviar um e-mail registrado usando o complemento do Office 365:

  • Escreva um novo e-mail no Outlook.
  • Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
  • Abra as ferramentas de vendas na sua caixa de entrada. Esse processo será ligeiramente diferente, dependendo do cliente de e-mail em uso:
    • Se estiver usando o complemento do Office 365 a partir do Outlook Desktop em um PC ou Mac, na janela de mensagem, clique em Ferramentas de vendas. click-sales-tools-on-desktop
    • Se estiver usando o complemento do Office 365 de uma conta do Outlook na Web ou do Outlook.com, no canto inferior direito da janela de composição de e-mail, clique no ícone de engrenagem sprocket. click-sales-tools-on-web
  • No painel direito, marque a caixa de seleção Registrar este e-mail no HubSpot. Seu endereço CCO será preenchido automaticamente no campo CCO.

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  • Mantenha o painel HubSpot Sales aberto com a caixa de seleção marcada e clique em Enviar.

Se um registro ainda não existir no HubSpot para esse contato, um novo registro será criado. Se você estiver usando contatos de marketing, um novo contato criado por um e-mail registrado será definido como não autorizado para marketing

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

O e-mail que está conectado à HubSpot usando o complemento do Office 365 será associado automaticamente ao registro de contato do destinatário, seu registro de empresa associado e os cinco registros de negócio abertos mais recentes associados ao contato. 

Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue para seus contatos, empresas ou negócios.
  • Clique no nome do registro.
  • Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte: 
      1. Registros associados: clique para editar registros associados de empresas ou negócios.
      2. Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo do contato.
      3. Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
      4. Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
      5. Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
      6. Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.
      7. Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato pelo HubSpot. Logged-email-contact-record

Observação: para enviar respostas de e-mails pelo HubSpot e registrar as respostas recebidas no HubSpot, é necessário ter uma caixa de entrada conectada.