Usando Reuniões, Modelos e Sequências em conjunto

Ultima atualização: January 30, 2018

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Reuniões, Modelos e Sequências são ferramentas separadas, embora funcionem bem quando usadas em conjunto. Este artigo apresenta uma visão geral de cada uma dessas ferramentas e destaca algumas maneiras comuns de trabalhar com as ferramentas em conjunto. Vamos apresentar...

Uma visão geral das Reuniões

A ferramenta Reuniões permite que você crie uma página personalizada onde seus prospects e clientes podem ver sua disponibilidade e marcar uma reunião, tudo sem aquela troca infinita de e-mails. Veja como funciona...

Instalação

Para começar com as reuniões, primeiro você precisa integrar seu calendário do Google ou Office 365 e selecionar alguma disponibilidade padrão. Sua disponibilidade representa os horários do dia que podem ser reservados. Horários no calendário marcados como Ocupado automaticamente não estarão disponíveis para reserva.

Inicie este processo navegando até Vendas > Ferramentas de vendas > Reuniões.

  • Primeiro, você deverá conectar seu calendário. A integração do calendário nos permite impedir que seu formulário seja reservado em duplicidade. Além disso, todas as reuniões aceitas aparecerão diretamente no seu calendário.
  • Em seguida, mostraremos como configurar a disponibilidade padrão. Quando isso tiver sido concluído, você estará pronto para começar a compartilhar o link de suas reuniões.
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Compartilhar e marcar reuniões

Agora que está com sua disponibilidade configurada, você está pronto para começar a marcar reuniões. Isso pode ser feito compartilhando o link de suas reuniões ou incorporando um widget de reuniões em seu site.

Navegue até seu painel de reuniões: Ferramentas de vendas > Reuniões. Daqui você pode compartilhar um link para um dos links de reuniões padrão ou criar o seu próprio. Para compartilhar um link de reunião, passe o mouse sobre a reunião que você gostaria de compartilhar e selecione Copiar link. Alguns lugares onde as pessoas costumam colocar esses links:

  • Assinatura de e-mail
  • Modelos de e-mail de vendas
  • E-mails de marketing
  • Em uma CTA no site
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Quando um usuário clicar no link da sua reunião, ele será levado para a página que exibe todos os horários de reunião disponíveis. O destinatário poderá escolher uma hora que seja conveniente.

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Você também pode incorporar um widget de Reunião diretamente em seu site para que os visitantes possam marcar um horário com você. Navegue até Ferramentas de vendas > Reuniões. Passe o mouse sobre um widget de Reunião que você gostaria de incorporar e selecione Incorporar. Escolha um estilo para seu widget e copie o código para adicionar ao HTML de seu site.

Depois que seu prospect selecionar um horário usando seu link de reuniões ou o widget de reuniões incorporado em seu site, a reunião será adicionada ao seu calendário e você receberá uma notificação por e-mail.

O guia completo

Se quiser ler um guia mais detalhado sobre as reuniões, o Guia do Usuário de Reuniões abrange os seguintes tópicos:

  • Integrar seu calendário para usar na ferramenta de reuniões
  • Definir as configurações de suas reuniões
  • Receber uma reserva para reunião

Uma visão geral de Modelos

O HubSpot Sales permite que você crie uma biblioteca compartilhada de modelos para toda a sua equipe. Esses modelos podem ser acessados ​​diretamente na sua caixa de entrada. Você pode até incluir um link dinâmico de reuniões nos modelos. Veja como funciona...

Criar um modelo

Para criar um modelo de e-mail de vendas:

  • Em Vendas, navegue até Ferramentas de vendas > Modelos
  • No painel de modelos, selecione Criar modelo > Do zero para criar um novo modelo. Como alternativa, selecione Criar modelo > Da biblioteca de modelos e escolha um modelo predefinido.
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Ao criar o modelo, você pode adicionar tokens de personalização dinâmico para qualquer propriedade do contato ou da empresa de seu CRM. Você também pode adicionar um link para Reuniões diretamente. Existem dois tipos:

  • Link de reuniões do remetente: será preenchido com o link de reuniões de quem estiver enviando o modelo
  • Link de reuniões do proprietárioserá preenchido com o link de reuniões de quem for o proprietário do destinatário

Recomendamos que você crie o modelo com o editor, em vez de copiar e colar, para evitar problemas de formatação. Se for copiar e colar, cole texto simples e execute a formatação que for necessária no editor de modelos.

Quando estiver satisfeito com o modelo, selecione uma pasta para salvá-lo e decida se deseja ou não compartilhá-lo com sua equipe. Por fim, clique em Salvar modelo.

Enviar um modelo

Os modelos podem ser enviados de um registro de contato no CRM ou diretamente na sua caixa de entrada. Vamos abordar ambos aqui.

Para enviar um modelo de um registro de contato no CRM:

  • Navegue para Vendas > Contatos.
  • Selecione o contato para quem você deseja enviar o modelo.
  • No registro de contato, clique na guia E-mail.
  • Clique no menu suspenso Modelos.
  • Selecione o nome do modelo que você deseja enviar.
  • Personalize o conteúdo como desejar e clique em Enviar e-mail.
  • O e-mail será monitorado automaticamente e as informações serão enviadas de volta aos seus relatórios do modelo.
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Para enviar um modelo do Gmail:

  • Você precisa estar com a extensão do HubSpot Sales instalada e ativada.
  • Abra o Gmail, redija um novo e-mail e adicione seu destinatário
  • Na parte superior da janela de composição do e-mail, selecione Modelos
  • Aparecerá uma caixa modal que lhe permitirá selecionar um modelo
  • Personalize o e-mail como desejar e clique em Enviar
  • Se quiser monitorar esse e-mail, verifique se a caixa de seleção de monitoração de e-mail está marcada.

Para enviar um modelo do Outlook: 

  • Redija um novo e-mail no Outlook e adicione um destinatário.
  • Na seção HubSpot Sales da barra de ferramentas Mensagem, clique em Modelos.
  • Escolha um dos Modelos recentes ou selecione Todos os modelos para navegar por todos os modelos. Após selecionar o modelo, clique em Inserir.
  •  Personalize o modelo se for necessário e clique em Enviar.

Relatórios de modelos

Na parte superior do painel de modelos, você encontrará algumas métricas relacionadas ao envio de modelos. Esta é uma visão geral rápida da taxa de abertura, taxa de cliques, total de envios e um detalhamento dos usuários em seu portal com os melhores resultados.

Você pode filtrar a visão geral por usuário ou por intervalo de tempo. Se quiser mais detalhes e tiver interesse em ver mais relatórios sobre modelos e usuários específicos, selecione Exibir todos os relatórios.

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Uma visão geral de Sequências

As sequências permitem que você organize uma série de e-mails personalizados para serem enviados para o seu prospect ao longo do tempo. Elas reúnem o link de reuniões e os modelos criados nas seções anteriores deste guia. Veja como funciona...

Criar uma sequência

Para criar uma sequência:

  • Em Vendas, navegue até Ferramentas de vendas > Sequências.
  • No painel de sequências, selecione Criar sequência.
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Ao criar uma sequência, você tem a opção de adicionar modelos de e-mail, bem como lembretes de tarefa. Há um limite de 5 e-mails por sequência, embora você possa adicionar quantas tarefas desejar.

Adicione etapas à sua sequência:

  • Na barra lateral à esquerda da página de criação de sequência, selecione a guia Modelos
  • Clique e arraste um modelo para a sequência
  • Se quiser, você também pode clicar e arrastar lembretes de Tarefa entre os modelos de e-mail.
  • Quando estiver satisfeito com a sequência, dê a ela um nome na parte superior da página
  • Por fim, selecione Salvar
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Após o modelo ter sido adicionado, você poderá personalizar o conteúdo do e-mail e selecionar o atraso entre cada envio. Se um contato responder a qualquer um dos e-mails, a sequência terminará automaticamente (respostas de aviso de ausência são ignoradas).

Se quiser que cada e-mail subsequente em sua sequência seja enviado como uma resposta à primeira mensagem, marque a caixa de seleção Ativar encadeamento, adjacente ao botão Salvar

Inscrever um contato em uma sequência

Você pode inscrever contatos em uma sequência de seu registro de contatos e também diretamente no Gmail. Vamos abordar ambos aqui.

Inscrever um contato em uma sequência do CRM

  • No CRM, navegue até Contatos
  • Selecione o contato que você deseja inscrever para abrir seu registro de contatos
  • No registro de contatos, selecione a guia E-mail
  • Na guia E-mail, selecione o menu suspenso Sequências
  • Selecione sua sequência pelo nome para inscrever o contato
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Inscrever um contato em uma sequência do Gmail

  • Você precisa estar com a extensão do HubSpot Sales instalada e ativada
  • No Gmail, redija um novo e-mail
  • Adicione o destinatário que você deseja inscrever na sequência
  • Selecione Sequências na parte superior da janela de composição
  • Isso abrirá uma caixa modal, onde você poderá selecionar sua sequência pelo nome
  • Após selecionar a sequência, você poderá selecionar um Toque inicial. Isso permite que você inicie a sequência a partir de qualquer etapa que desejar, caso o primeiro e-mail não seja a escolha certa.
  • Por fim, selecione Inscrever e enviar o número da etapa
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Inscrever um contato em uma sequência do Outlook

No Outlook:

  • Redija um e-mail e adicione um destinatário no campo Para.
  • Na seção HubSpot Sales da barra de ferramentas Mensagem, clique em Sequências.

  • Escolha uma de suas Sequências recentes ou selecione Todas as sequências para navegar por todas as sequências.
  • Clique em Selecionar
  • O corpo do seu e-mail será preenchido com o primeiro e-mail da sequência. Envie o e-mail para inscrever o contato na sequência. 

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