Tipos de rejeição de e-mail

Um e-mail devolvido é aquele que não pode ser entregue ao servidor de e-mail do destinatário. Se isso ocorrer, o servidor de e-mail do destinatário enviará uma mensagem automatizada chamada Relatório de Não Entrega (NDR) com mais detalhes sobre o problema.

Devoluções referem-se a problemas com um destinatário específico. Se você estiver enviando um email para vários destinatários, ele poderá rejeitar para alguns contatos e ser entregue para outros. Para e-mails de marketing, você pode saber mais sobre quais destinatários foram rejeitados na guia Destinatários da página de desempenho do e-mail. 

E-mails de marketing

Quando contatos hard bounce em um email de marketing, HubSpot deixa -os como destinatários de futuros emails de marketing. Isso protege sua reputação de envio de e-mail ao impedir futuras rejeições. Se algum contato válido rejeitar os e-mails de marketing, provavelmente há um filtro de segurança bloqueando a mensagem.

Para resolver o problema:

1. Peça para o contato trabalhar com a equipe de TI para adicionar seus endereços IP de envio à lista de permissões.
2. Assim que a equipe de TI tiver adicionado o endereço IP de envio à lista de permissões, cancelar rejeição o contato na sua conta da HubSpot.

E-mails individuais

Para e-mails enviados através de uma caixa de entrada conectada, os detalhes de rejeito estão disponíveis no compromisso de e-mail na linha do tempo do contato. Um rejeito de um e-mail de vendas um-para-um enviado pelo Crm da hubspot exibirá menos informações do que um e-mail de marketing, porque é enviado através de uma caixa de entrada conectada. Você receberá um e-mail de retorno com a resposta completa de rejeição na sua própria caixa de entrada.

Observação: a HubSpot tenta detectar rejeições de e-mails individuais enviados através da ferramenta de sequências, mas alguns e-mails rejeitados não fornecem informações suficientes para a HubSpot identificar completamente a causa raiz da falha no envio. Rejeições para e-mails enviados externamente não serão detectadas.

Tipo de rejeição

• Hard bounce: geralmente indica um erro permanente, mas também pode ser causado por um filtro de segurança de e-mail rigoroso. Para proteger a reputação do seu remetente de e-mail, o HubSpot exclui esses contatos de e-mails futuros.
• Soft bounce: indica um problema temporário com o servidor do destinatário ou outro problema técnico temporário. Contatos que sofrem soft bounce estão qualificados para receber e-mails futuros.
• Bounce pendente: causado por um problema técnico temporário com o envio ou recebimento do servidor de e-mail. O HubSpot continua a tentar enviar o e-mail por até 72 horas. Se a mensagem não for entregue durante esse período, ela se torna um soft bounce.
• Rejeição global: um hard bounce devido a um motivo permanente em três ou mais contas do HubSpot. As rejeições permanentes incluem usuário desconhecido e caixa de correio cheia. Saltos globais são retirados de futuros e-mails em todas as contas HubSpot.

Erros de rejeição e recomendações sobre hard bounce

As possíveis razões pelas quais um contato sofreu hard bounce incluem:

• Usuário desconhecido: este endereço de email é inválido. A HubSpot exclui automaticamente os contatos que apresentarem essa rejeitar do recebimento de e-mails futuros. Se um contato for rejeitado por esse motivo em três contas da HubSpot, o endereço de e-mail será globalmente rejeitado.

• Caixa de entrada cheia: uma caixa de entrada que está inativa ou excedeu sua cota de armazenamento por um longo tempo. A HubSpot exclui automaticamente os contatos que apresentarem essa rejeitar do recebimento de e-mails futuros. Se um contato for rejeitado por esse motivo em três contas da HubSpot, o endereço de e-mail será globalmente rejeitado.

• Conteúdo: algo no corpo do e-mail ou no assunto disparou os filtros de spam. Para resolver o problema, peça ao contato para adicionar seus endereços IP de envio na lista de permissõese, em seguida, cancelar rejeição do contato no HubSpot.

• Spam: algo no corpo, no assunto ou no endereço do remetente do e-mail é considerado spam pelo servidor de e-mail do destinatário. Para resolver o problema, peça ao contato para adicionar seus endereços IP de envio na lista de permissõese, em seguida, cancelar rejeição do contato no HubSpot.

• Política: o e-mail não passou por uma das políticas de segurança do servidor do destinatário, mas não informa qual. Isso inclui falhas de autenticação DMARC, DKIM e SPF. Para resolver o problema, peça ao contato para adicionar seus endereços IP de envio na lista de permissõese, em seguida, cancelar rejeição do contato no HubSpot.

• Outros: isso inclui quaisquer rejeições globais, ou se a resposta do servidor de e-mail do destinatário não foi específica o suficiente para categorizar a rejeição. Para resolver o problema, peça ao contato para adicionar seus endereços IP de envio na lista de permissõese, em seguida, cancelar rejeição do contato no HubSpot.

Você pode revisar os detalhes de uma rejeição para um contato na guia Destinatários de um e-mail enviado:

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até Marketing > E-mail.
2. Clique no nome do seu e-mail que incluiu qualquer contato que apresentou rejeição.
3. Clique na guia Destinatários.
4. No menu da barra lateral esquerda, clique em Rejeitado.
5. Clique em um destinatário para ver mais informações sobre a rejeição. Na coluna Motivo, você pode examinar o problema que o HubSpot encontrou ao tentar entregar seu e-mail ao destinatário:

Você também pode exibir o valor de um contato na propriedade Motivo do hard bounce de e-mail. 

Observação: se um e-mail para um contato foi rejeitado globalmente, mas nenhum dos e-mails que você enviou ao contato da sua conta da HubSpot foi rejeitado, a propriedade Motivo do hard bounce do e-mail não tem um valor associado.

Erros e recomendações sobre soft bounce

• Problema técnico temporário com o e-mail do destinatário: o servidor do destinatário pode estar sobrecarregado, ultrapassou o tempo limite ou está passando pela alteração de algumas configurações que impediram de aceitar a mensagem. Crie um clone do email original e envie-o aos contatos afetados posteriormente. Para um email de vendas individual, tente enviar sua mensagem novamente mais tarde.

• Rejeitado pelo filtro de segurança de e-mail do destinatário: há um problema temporário com o servidor do destinatário ou os endereços IP do HubSpot. Para resolver o problema, peça ao contato para adicionar seus endereços IP de envio na lista de permissões. Em seguida, crie um clone do email original e envie-o aos contatos afetados posteriormente. Para um email de vendas individual, tente enviar sua mensagem novamente mais tarde.

• Sua equipe de TI não autorizou a HubSpot a enviar e-mails em seu nome: sua equipe de TI configurou uma política DMARC personalizada que precisa ser atualizada para incluir a HubSpot. Entre em contato com sua equipe de TI para enviar documentação sobre o uso de uma política DMARC com o HubSpot.

• Problema técnico temporário: pode haver um problema técnico temporário com o servidor de e-mail do destinatário ou com o servidor de e-mail do HubSpot. Crie um clone do email original e envie-o aos contatos afetados posteriormente. Para um email de vendas individual, tente enviar sua mensagem novamente mais tarde.

• Configuração incorreta da caixa de correio: a caixa de correio do destinatário está temporariamente indisponível, por motivos como exceder sua cota de armazenamento por um curto período.