Registro e anotações em reuniões com o Anotador

Use o Notetaker no Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom para fornecer automaticamente as próximas etapas, notas agendador de reuniões, gravações de vídeo e transcrições. O Anotador ingressa em qualquer agendador de reuniões agendada a partir de calendários conectados, páginas de agendamento ou horários propostos, ou criada em registros do CRM.

Este recurso usa detecção automática de idioma e será transcrito nos idiomas detectados na gravação. Saiba mais sobre os idiomas de transcrição de chamadas disponíveis.

Observação: a partir de 31 de agosto de 2026, as reuniões gravadas com o Notetaker ou sincronizadas de uma integração de videoconferência criarão apenas registros de agendador de reuniões.

Antes de começar

Antes de começar a trabalhar com esse recurso, certifique-se de compreender totalmente quais etapas devem ser executadas com antecedência.

Observação: O Notetaker não é compatível com a HIPAA. Se você estiver armazenando dados cobertos pela HIPAA no HubSpot, não poderá ativar o Notetaker.

Noções básicas sobre os requisitos

• Você deve conectar seu calendário.
• Você deve ativar a Gravação de chamadas e a Transcrição e análise.
• Você não precisa instalar nenhum aplicativo.
• Se estiver usando o Zoom, o organizador do agendador de reuniões deve ter a gravação local ativada. Saiba mais sobre como configurar o Notetaker com o Zoom. As configurações de aplicativos conectados (por exemplo, Zoom) na sua conta não se aplicarão ao uso desse recurso.

• Se estiver usando o Google Meet, você deverá seguir um destes procedimentos:
  • O agendador de reuniões deve estar conectado ao Google agendador de reuniões para admitir o Anotador na agendador de reuniões.
  • No Google Meet, gerencie o acesso ao agendador de reuniões para os usuários para permitir que os participantes do agendador de reuniões entrem antes do anfitrião.
• Para que o Anotador participe de reuniões recorrentes, você deve participar da versão beta de Sincronizar reuniões recorrentes com o HubSpot .

Configurar o Notetaker

Antes que os usuários possam incluir o anotador em suas reuniões, os Superadministradores devem ativar o recurso para a conta. Depois que um superadministrador define as configurações padrão para a conta, os usuários podem ajustar suas configurações do anotador pessoal.

Observação: a instrução para o anotador ingressar em uma reunião é enviada 30 minutos antes do início da reunião. Portanto, as alterações feitas nas configurações do usuário podem não ser levadas em conta para as reuniões que começarem nos próximos 30 minutos após a alteração da configuração. Se você desativar o acesso do anotador para um usuário, recomendamos remover manualmente o anotador de qualquer reunião que ocorra nos próximos 30 minutos depois de fazer essa alteração.

Definir configurações padrão

Para configurar o Notetaker para a conta, se você for um Superadministrador:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, navegue até Reuniões.
3. Clique na guia Anotador .
4. Ative a opção Notetaker .
   • Se quiser que o anotador ingresse automaticamente em todas as reuniões elegíveis, marque a caixa de seleção Ingresso automático no anotador . (Essa caixa de seleção é marcada por padrão quando você ativa o Notetaker.)
   • Se você quiser que os usuários convidem o anotador para as reuniões manualmente, desmarque a caixa de seleção Ingresso automático no anotador.
   • Para conceder acesso a todos os usuários com uma licença atribuída do Sales ou Service , na seção Escolher método de acesso do anotador, selecione Conceder automaticamente acesso ao anotador aos usuários elegíveis.
   • Para conceder acesso a usuários específicos:
     • Na seção Escolher método de acesso para anotadores, selecione Conceder manualmente aos usuários acesso para anotadores das licenças do Sales ou Service. Depois, na parte inferior, clique em Salvar.
     • Clique em Selecionar usuários.
     • No painel direito, marque as caixas de seleção dos usuários e clique em Salvar seleções.
     • No canto inferior, clique em Salvar. 
5. Na seção Preferências , escolha o nome e o método de anúncio que o Notetaker usa ao ingressar em uma agendador de reuniões.
   • Por padrão, o Responsável pela Anotação ingressará nas reuniões como "Anotador da [Nome do seu marca]". Para usar um nome personalizado:
     • Em Nome do anotador, selecione Nome do anotador personalizado.
     • Insira um nome no campo de texto.
     • No canto inferior, clique em Salvar.
   • Para que o Notetaker use um anúncio verbal e de bate-papo ao ingressar em reuniões:
     • Em Anúncio, selecione Anúncio verbal e de chat.
     • Use os menus suspensos Idioma e Voz para selecionar o idioma e a voz específicos usados.
     • Clique no playerPlayIcon botão de reprodução para visualizar o idioma e a voz selecionados.
     • No canto inferior, clique em Salvar.
   • Para que o Notetaker use apenas um anúncio de chat ao ingressar em reuniões:
     • Em Anúncio, selecione Somente anúncio de mensagem de chat.
     • No canto inferior, clique em Salvar.

Definir configurações específicas do usuário

Se você for um usuário com uma licença atribuída do Sales ou Service e tiver acesso ao anotador, poderá ajustar suas configurações individuais.

Para substituir as configurações padrão da conta, caso o anotador se junte automaticamente à sua reuniões:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Geral.
3. Clique na guia Calendário.
4. Em Agendador de reuniões Ingressar automaticamente, marque ou desmarque a caixa de seleção Convidar entrevistador para ingressar em todas as suas próximas reuniões automaticamente .
   • Se a caixa de seleção estiver marcada, o anotador se juntará automaticamente a todas as reuniões qualificadas.
   • Se a caixa de seleção for desmarcada, o anotador só se juntará à sua reuniões quando você a convidar manualmente.
5. No canto inferior, clique em Salvar.

Usar o Notetaker

Saiba como o anotador se junta às reuniões, como revisar gravações e transcrições e como adicionar ou remover o anotador às reuniões.

Compreender a qualificação para a reunião e o comportamento do anotador

Uma reunião é elegível para o anotador se satisfizer todos os seguintes critérios:

• A reunião está armazenada em HubSpot.
• A reunião contém pelo menos um contato de CRM como participante e o endereço de e-mail desse contato não usa o mesmo domínio da conta HubSpot.
• O local da reunião está definido como Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom.

Quando o anotador tiver sido convidado para uma reunião elegível, em todos os fornecedores de videoconferências:

• O anotador ingressará no horário marcado para a agendador de reuniões.
• Uma mensagem de áudio, uma mensagem de bate-papo e um pop-up anunciarão que o anotador está na reunião e gravação. Na caixa de diálogo, clique em Aprovar para continuar usando o anotador.
• Se você tiver uma sala de espera configurada, o anfitrião da videoconferência precisará aceitar o anotador na reunião. Se o anfitrião negar acesso, o anotador não ingressará. Se o anotador ficar sentado na sala de espera por mais de cinco minutos sem ser admitido no agendador de reuniões, ele sairá.
• Quando você encerra a agendador de reuniões, o Notetaker cria um agendador de reuniões objeto registro no HubSpot e associa esse agendador de reuniões aos participantes. Saiba como revisar suas gravações e transcrições após o agendador de reuniões .
• Se todos os participantes saírem sem terminar a agendador de reuniões, o anotador também sairá da agendador de reuniões três segundos depois.
• O Notetaker pode registrar reuniões por até três horas. Se um agendador de reuniões continuar por mais de três horas, o Anotador sairá automaticamente da agendador de reuniões. A gravação, a transcrição e os insights capturados antes da saída do Notetaker ainda estarão disponíveis no HubSpot.
• Agendador de reuniões são armazenadas por dois anos.

Saiba mais sobre as expectativas específicas do provedor para o anotador quando usado com o Google Meet, Microsoft Teams e com o Zoom.

Adicionar ou remover manualmente o anotador ao agendar reuniões

Ao agendar uma reunião em um registro do CRM, você pode substituir manualmente o status do convite do anotador. Após clicar no botão Agendar uma reunião em um registro do CRM e inserir os detalhes da reunião:

1. Na seção Anotador , marque ou desmarque a caixa de seleção Convidar anotador para o agendador de reuniões .
2. Clique em Salvar.

Se você estiver marcando uma reunião em nome de outro usuário (ou seja, se estiver selecionando outro usuário como anfitrião da reunião), não poderá ajustar o convite do anotador. Em vez disso, na seção Anotador , você verá a mensagem "O Anotador ingressará com base na configuração padrão do host".

Exibir e editar o status do anotador para as próximas reuniões

Para ver se o anotador está configurado para ingressar em um próximo agendador de reuniões a partir de um CRM registro:

1. Na conta do HubSpot, acesse CRM > [objeto] (ex.: contatos, empresas ou negócios).
2. Clique no nome do registro.
3. Na linha do tempo de Atividade, clique no nome da reunião para expandir a atividade de reunião.
4. Se o anotador estiver definido para ingressar na reunião, haverá um ponto verde com o nome do anotador na parte superior da atividade da reunião. Se o anotador não estiver definido para ingressar na reunião, nenhum indicador visual aparecerá na parte superior da atividade de reunião.

Para alterar se o anotador está ou não definido para ingressar na reunião:

1. Na conta do HubSpot, acesse CRM > [objeto] (ex.: contatos, empresas ou negócios).
2. Clique no nome do registro.
3. Na linha do tempo Atividade, clique no nome da reunião para expandir a atividade de reunião.
4. Na parte superior direita do registro da atividade, clique em Ações >Editar.
5. Marque ou desmarque a caixa de seleção [Nome da empresa] - Anotador.
6. Clique em Salvar.

Para convidar o anotador a ingressar em uma reunião futura a partir da página de detalhes da reunião, se você for o anfitrião da reunião:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Vendas > Espaço de trabalho de vendas. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Vendas > Espaço de trabalho de vendas. Em seguida, clique na guia Cronograma.
2. À esquerda, clique em Próximas reuniões.
3. Clique no nome da reunião.
4. No canto superior direito, ative a opção Convidar Agendador de reuniões . Desative o interruptor para desconvidar o anotador.

Fazer anotações no Google Meet

Para usar o anotador com as reuniões do Google Meet, você não precisa instalar o aplicativo Google Meet. No entanto, você precisa conectar seu calendário e seguir as instruções gerais de configuração.

Depois de configurar o anotador, você deve esperar o seguinte quando o anotador estiver programado para se juntar a uma reunião do Google Meet:

• O anotador ingressará no horário marcado para a agendador de reuniões.
• O anotador receberá automaticamente a permissão de gravação assim que ingressar na reunião. Após alguns segundos, ele tocará uma mensagem de áudio informando que a chamada está sendo gravada e enviará uma mensagem de bate-papo informando aos participantes que está gravando.
• A mensagem de chat só será enviada uma vez quando o anotador começar a gravar, mas a mensagem será fixada no bate-papo para que qualquer participante adicional que ingressar mais tarde possa ver a mensagem.
• Se você não quiser que o anotador se junte automaticamente às reuniões do Google Meet, você pode optar por configurar uma sala de espera no Google Meet. Se você tiver uma sala de espera configurada no Google Meet, assim que o anfitrião da reunião do Google Meet ingressar, ele verá uma mensagem que informa que o anotador está esperando para ingressar na chamada. O anfitrião deve clicar em Admitir ao lado do participante anotador que está solicitando acesso para ingressar. Permitir que o anotador ingresse na reunião automaticamente lhe concederá permissão para registro e solicitará as mensagens de áudio e bate-papo descritas acima.
• Se o anfitrião quiser parar de gravar uma reunião que já tenha ingressado e sido aprovada para registro, ele poderá expulsar o participante do anotador da reunião clicando no bloco de participantes do anotador e selecionando Remover. O anfitrião também pode remover o anotador clicando em seu participante na lista de participantes e selecionando Remover.

Fazer anotações no Microsoft Teams

Para usar o anotador com reuniões do Microsoft Teams, você não precisa instalar o aplicativo Microsoft Teams. No entanto, você precisa conectar seu calendário e seguir as instruções gerais de configuração.

Depois de configurar o anotador, você deve esperar o seguinte quando o anotador estiver programado para ingressar em uma reunião do Microsoft Teams.

• O anotador ingressará no horário marcado para a agendador de reuniões.
• O anotador receberá automaticamente a permissão de gravação assim que ingressar na reunião. Após alguns segundos, ele tocará uma mensagem de áudio informando que a chamada está sendo gravada e enviará uma mensagem de bate-papo informando aos participantes que está gravando.
• A mensagem de chat só será enviada uma vez quando o anotador começar a gravar. A menos que você opte por fixar manualmente a mensagem no bate-papo, os participantes que ingressarem na reunião após o envio da mensagem não a verão.
• Se você não quiser que o anotador se junte automaticamente às reuniões do Teams, você pode optar por configurar uma sala de espera no Microsoft Teams. Se você tiver uma sala de espera configurada no Teams, assim que o anfitrião da reunião do Teams ingressar, ele verá uma mensagem informando que o anotador está esperando para ingressar na chamada. O anfitrião deve clicar em Admitir ao lado do participante anotador que está solicitando acesso para ingressar. Permitir que o anotador ingresse na reunião automaticamente lhe concederá permissão para registro e solicitará as mensagens de áudio e bate-papo descritas acima.
• Se o anfitrião quiser parar de gravar uma reunião que já tenha ingressado e sido aprovada para registro, ele poderá expulsar o participante do anotador da reunião clicando no bloco de participantes do anotador e selecionando Remover. O anfitrião também pode remover o anotador clicando em seu participante na lista de participantes e selecionando Remover.

Fazer anotações no Zoom

Para usar o anotador com a reuniões Zoom, você não precisa instalar o aplicativo Zoom. No entanto, você precisa conectar seu calendário e seguir as instruções gerais de configuração.

Além disso, o anfitrião da reunião deve ter as seguintes configurações ativadas em sua conta de Zoom: Registro para arquivos de computador, participantes internos da reunião, participantes externos da reunião.

Depois de configurar o anotador, você deve esperar o seguinte quando o anotador estiver programado para ingressar em uma reunião do Zoom:

• O anotador ingressará no horário marcado para a agendador de reuniões.
• Assim que o anfitrião do Zoom ingressar na reunião, eles receberão uma mensagem pop-up pedindo permissão para o anotador para registro. O anfitrião deve clicar em Aprovar para esta mensagem. Clicar em Recusar fará com que o anotador não seja registro. Assim que a gravação for aprovada, uma mensagem de áudio será reproduzida, informando que a chamada está sendo gravada.
• Cada participante que ingressa na reunião receberá uma mensagem de bate-papo do anotador, informando que o anotador está gravando e informando ao anfitrião se ele não quiser ser gravado.
• Se você não quiser que o anotador ingresse automaticamente nas reuniões do Zoom, você pode optar por configurar uma sala de espera no Zoom. Se você tiver uma sala de espera configurada no Zoom, assim que o anfitrião da reunião do Zoom ingressar na reunião, ele verá uma mensagem informando que o anotador está esperando para ingressar na chamada. O anfitrião deve clicar em Admitir ao lado do participante anotador que está solicitando acesso para ingressar. Permitir que o anotador ingresse na reunião automaticamente lhe concederá permissão para registro e solicitará as mensagens de áudio e bate-papo descritas acima.
• Se o anfitrião quiser parar de gravar uma reunião que já tenha ingressado e sido aprovada para registro, ele poderá expulsar o participante do anotador da reunião clicando no bloco de participantes do anotador e selecionando Remover. O anfitrião também pode remover o anotador clicando em seu participante na lista de participantes e selecionando Remover.

Revise as próximas etapas recomendadas após as conversas

Depois de concluir uma chamada ou agendador de reuniões, o Notetaker gera recomendações para ajudá-lo a mover os negócios pelo seu pipeline com mais eficiência. O Notetaker analisa as transcrições das conversas e informações relacionadas ao negócio para:

• Sugira atualizações do CRM para negócios, chamadas e reuniões.

• Elabore rascunhos de e-mails de acompanhamento.

• Descubra as próximas etapas de alto valor.

Os usuários podem revisar e aplicar essas recomendações.

Observação: evite compartilhar informações confidenciais nas entradas de dados habilitadas para recursos de IA, incluindo seus prompts. Os administradores podem configurar recursos de IA generativos nas configurações de gerenciamento de conta. Para obter informações sobre como a HubSpot IA usa seus dados para fornecer IA confiável, com você no controle de seus dados, consulte nossas informações de Segurança de confiança & da HubSpot IA.

Créditos da HubSpot

A partir de 14 de abril de 2026, as propriedades personalizadas nas configurações da captura inteligente de dados consomem 10 créditos por propriedade personalizada por execução de transcrição, possibilitado pelo Data Agent. Por exemplo:

• Se uma transcrição for executada em uma propriedade personalizada, 10 créditos serão consumidos.
• Se cinco transcrições forem executadas em cinco propriedades personalizadas, 250 créditos serão consumidos.

As propriedades padrão usadas nas configurações de captura inteligente de dados não consomem créditos. 

Definir configurações de recomendação automáticas

Os superadministradores podem definir quais propriedades são qualificadas para CRM propriedade sugestões de atualização.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior. Em seguida, na barra lateral esquerda, em Gerenciamento de dados, clique em Captura de dados.
2. Marque a caixa de seleção Usar captura inteligente de dados .
3. Para adicionar ou remover propriedades qualificadas, use o menu suspenso para selecionar o tipo de objeto desejado.

4. Para adicionar uma propriedade, clique no menu suspenso Adicionar propriedade de [objeto] no canto superior direito e selecione a opção de propriedade .
5. Para cada propriedade, você pode optar por ter sugestões inteligentes de captura de dados aprovadas automaticamente ou exigir revisão manual para aprovação.
   • Para aprovar automaticamente sugestões para uma propriedade, marque a caixa de seleção Automatizado ao lado dessa propriedade.
   • Para exigir uma revisão manual das sugestões para uma propriedade, desmarque a caixa de seleção Automatizado ao lado dessa propriedade.

6. • Por padrão, a caixa de seleção Automatizado está marcada para as propriedades Resultado da chamada e Resultado da Agendador de reuniões . Para exigir aprovação manual para essas propriedades, desmarque a caixa de seleção Automatizado .

6. Para remover uma propriedade, clique em Remover à direita do nome da propriedade.
7. Depois de fazer as alterações, na parte inferior, clique em Salvar.

Exibir recomendações da próxima etapa

As recomendações para as próximas etapas estão disponíveis logo após o término de uma agendador de reuniões ou chamada. Você pode encontrar essas recomendações nas notificações automáticas ou navegando até o negócio associado.

CRM propriedade sugestões são exibidas quando uma chamada ou agendador de reuniões atende a todos os seguintes critérios:

• A gravação não é um correio de voz.

• A gravação tem uma duração de pelo menos 60 segundos. (Não se aplica a gravações móveis presenciais.)

• Há pelo menos dois alto-falantes na gravação. (Não se aplica a gravações móveis presenciais.)

Os itens de ação aparecem quando uma chamada ou agendador de reuniões tem uma duração de pelo menos 30 segundos (exceto para gravações móveis presenciais, que podem ter qualquer duração).

Receber notificações de recomendação

O HubSpot envia automaticamente as seguintes notificações ao proprietário da atividade com as próximas etapas recomendadas:

Tipo de atividade	Tempo	Linha de assunto/Cabeçalho da notificação
Reunião	Mágica Instantânea	Próximas etapas prontas: [Nome do Agendador de reuniões]
Chamada	Mágica Instantânea	As atualizações de CRM de [título da chamada] estão prontas para aprovação
Reuniões e chamadas	Diariamente (16h)	Sua lista de verificação de acompanhamento para as reuniões de hoje

Para revisar as recomendações dessas notificações:

• No e-mail de notificação, clique em Revisar próximas etapas.
• Na notificação no aplicativo:
  • No canto superior direito da sua conta, clique no notification ícone de notificação.
  • Na sua lista de notificações, clique em notificação.
  • Na caixa pop-up, clique em Revisar próximas etapas ou Revisar atualizações.

Exibir recomendações na página de índice de negócios

• Para exibir recomendações em massa:
  • Na página de índice dos negócios, clique em Ações, no canto superior direito.
  • Em seguida, clique em Revisar sugestões de dados do X.
• Para ver recomendações para negócios específicos:
• Na página de índice de negócios, passe o mouse sobre o ícone do breezeSingleStar Breeze AI ao lado do nome do negócio.
• Na caixa pop-up, clique em Revisar transcrição e gravação.

Exibir recomendações no registro de registro de negócio

Se houver novas recomendações relacionadas a um registro de negócio, você poderá encontrar uma mensagem no cartão de destaque do registro no canto superior esquerdo, informando artificialIntelligenceEnhanced X alterações de dados encontradas. Para rever essas alterações, clique em Rever.

Para ver recomendações relacionadas a uma única atividade em um negócio:

• No registro de negócio, na parte superior, clique na guia Atividades .
• Na linha do tempo da atividade, sob o nome da atividade, clique em breezeSingleStar Revisar transcrição e próximas etapas.

Revisar e aplicar recomendações

Para reuniões, as recomendações aparecem na guia Transcrição da gravação & do agendador de reuniões registro, na seção Próximas etapas :

Para chamadas, as recomendações estão restritas às sugestões de atualização do CRM.

Revisar itens de ação após as reuniões

Na seção Revisar itens de ação , você pode revisar, editar, aprovar ou rejeitar os itens de ação recomendados.

Para cada item de ação recomendado:

• Passe o mouse sobre a Fonte para ver o momento na transcrição que motivou a ação recomendada.
• Clique no edit ícone Editar para editar o texto desse item.
• Clique no add ícone adicionar tarefa para criar uma tarefa para o item.
• Clique no remove ícone Remover para rejeitar uma recomendação.

Para salvar todos os itens de ação como uma única tarefa, clique em Salvar como uma tarefa.

Enviar e-mails de acompanhamento após as reuniões

Para gerar um e-mail de acompanhamento:

1. Em Revisar itens de ação, clique em Gerar e-mail de acompanhamento.
2. Na janela pop-up do editor de e-mail à direita, você pode revisar o e-mail gerado e fazer as alterações necessárias:
   
   • Endereço do destinatário
   • Endereços CC e CCO
   • Linha de assunto
   • Conteúdo corporal
3. Para associar o e-mail a registros adicionais:
   • Na parte inferior do editor de e-mail, clique no menu suspenso Associado a [x] registros .
   • Marque as caixas de seleção ao lado dos registros adicionais.
4. Depois de revisar e ajustar o conteúdo conforme necessário, clique em breezeSingleStar Enviar para enviar o e-mail.

Aprovar sugestões de atualização do CRM

Após um agendador de reuniões ou chamada, você pode revisar, editar, aprovar ou rejeitar as atualizações sugeridas para as propriedades do CRM.

Para cada sugestão:

• Passe o mouse sobre a Fonte para ver o momento na transcrição que motivou a atualização recomendada.
• Para aceitar uma sugestão, clique no success ícone de aprovar.
• Para rejeitar uma sugestão, clique no remove ícone rejeitar.
• Para editar o valor de uma propriedade antes de aprovar, clique no campo abaixo do nome da propriedade e insira o valor desejado.

Próximas etapas

Saiba como maximizar sua rotina pós-chamada com conselhos da HubSpot Academy .