Registro e anotações em reuniões com o Anotador

6. Para remover uma propriedade, clique em Remover à direita do nome da propriedade.
7. Depois de fazer as alterações, clique em Salvar na parte inferior.

Entender a qualificação do agendador de reuniões e o comportamento do anotador

Um agendador de reuniões é elegível para o Notetaker se atender a todos os seguintes critérios:

• A reunião está armazenada em HubSpot.
• A reunião contém pelo menos um contato de CRM como participante e o endereço de e-mail desse contato não usa o mesmo domínio da conta HubSpot.
• O local da reunião está definido como Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom.

Quando o Notetaker foi convidado para um agendador de reuniões qualificado, em todos os provedores de videoconferência:

• O anotador ingressará no horário marcado para o agendador de reuniões.
• Uma mensagem de áudio, uma mensagem de chat e um pop-up anunciarão que o Notetaker está no agendador de reuniões e na gravação. Na caixa de diálogo, clique em Aprovar para continuar usando o Anotador.
• Se você tiver uma sala de espera configurada, o anfitrião da videoconferência precisará aceitar o Anotador no agendador de reuniões. Se o host negar acesso, o Notetaker não entrará. Se o Notetaker ficar sentado na sala de espera por mais de cinco minutos sem ser admitido no agendador de reuniões, ele sairá.
• Se todos os participantes saírem sem encerrar a agendador de reuniões, o Anotador também sairá do agendador de reuniões três segundos depois.
• O Notetaker pode registrar reuniões por até três horas. Se um agendador de reuniões continuar por mais de três horas, o Anotador sairá automaticamente da agendador de reuniões. A gravação, a transcrição e os insights capturados antes da saída do Notetaker ainda estarão disponíveis no HubSpot.
• As gravações são armazenadas por dois anos.

Conheça as expectativas específicas do provedor para o Notetaker.

Usar o Notetaker

Saiba como gerenciar a participação do Examinador em reuniões individuais e o que esperar quando o Examinador participar de uma agendador de reuniões.

Adicionar ou remover manualmente o Anotador ao agendar reuniões

Ao programar um agendador de reuniões em um CRM registro, você pode substituir manualmente o status do convite do Anotador. Após clicar no botão Agendar um agendador de reuniões em um CRM registro e inserir os agendador de reuniões detalhes:

1. Na seção Anotador , marque ou desmarque a caixa de seleção Convidar anotador para o agendador de reuniões .
2. Clique em Salvar.

Se você estiver agendando um agendador de reuniões em nome de outro usuário (ou seja, você está selecionando um usuário diferente como o anfitrião da agendador de reuniões), você não pode ajustar o convite do Anotador. Em vez disso, na seção Anotador , você verá uma mensagem informando que o Anotador ingressará com base na configuração padrão do host.

Exibir e editar o status do Anotador para reuniões existentes

Para ver se o Notetaker está configurado para ingressar em um próximo agendador de reuniões de um CRM registro:

1. Na sua conta da HubSpot, acesse o CRM >[objeto] (por exemplo, Contatos, Empresas etc.). 
2. Clique no nome do registro.
3. Na linha do tempo de Atividade, clique no nome da reunião para expandir a atividade de reunião.
4. Se o Notetaker estiver definido para participar do agendador de reuniões, haverá um ponto verde com o nome do bot do Notetaker na parte superior da atividade do agendador de reuniões. Se o Anotador não estiver configurado para ingressar no agendador de reuniões, nenhum indicador visual será exibido na parte superior da atividade do agendador de reuniões.

Para alterar se o Anotador está ou não definido para participar do agendador de reuniões:

1. Na sua conta da HubSpot, acesse o CRM >[objeto] (por exemplo, Contatos, Empresas etc.). 
2. Clique no nome do registro.
3. Na linha do tempo Atividade, clique no nome da reunião para expandir a atividade de reunião.
4. Na parte superior direita do registro da atividade, clique em Ações >Editar.
5. Marque ou desmarque a caixa de seleção Convidar anotador para o agendador de reuniões .
6. Clique em Salvar.

Para convidar o Participante do Observação para participar de uma próxima agendador de reuniões na página de detalhes do agendador de reuniões, se você for o organizador da agendador de reuniões:

1. Na sua conta da HubSpot, clique em Calendário de vendas > .
2. À esquerda, clique em Próximas reuniões.
3. Clique no nome da reunião.
4. No canto superior direito, ative a opção Convidar anotador . Desative o interruptor para desconvidar o Notetaker.

Controle o anotador durante as reuniões

Depois de configurar o Notetaker, você deve esperar o seguinte quando ele estiver agendado para participar de uma agendador de reuniões:

• Para reuniões do Google Meet e do Microsoft Teams:
  • O Anotador receberá automaticamente a permissão de gravação assim que ingressar na agendador de reuniões.
  • Após alguns segundos, ele reproduzirá uma mensagem de áudio informando que o agendador de reuniões está sendo gravado e enviará uma mensagem de chat informando aos participantes que está sendo gravado.
  • A mensagem de chat será enviada apenas uma vez quando o Notetaker iniciar a gravação. A menos que você opte por fixar manualmente a mensagem no bate-papo, os participantes que ingressarem na reunião após o envio da mensagem não a verão.
• Para reuniões do Zoom:
  • Assim que o host do Zoom entrar no agendador de reuniões, ele receberá uma mensagem pop-up solicitando permissão para o Notetaker registro.
  • O organizador deve clicar em Aprovar esta mensagem para que o Anotador registro o agendador de reuniões.
  • Assim que a gravação for aprovada, uma mensagem de áudio será reproduzida, informando que o agendador de reuniões está sendo gravado.
  • Cada participante que ingressar no agendador de reuniões receberá uma mensagem de bate-papo do Notetaker, informando-o de que o Notetaker está gravando e informando ao host se não deseja ser gravado.
• Se você não quiser que o Notetaker ingresse automaticamente em uma agendador de reuniões, poderá optar por configurar uma sala de espera.
  • Se você tiver uma sala de espera configurada, assim que o anfitrião do agendador de reuniões entrar, ele verá uma mensagem informando que o Observador está esperando para entrar na agendador de reuniões.
  • O host deve clicar em Admitir ao lado do participante Notetaker que está solicitando acesso para ingressar.
  • Permitir que o Notetaker participe do agendador de reuniões concederá automaticamente permissão para registro e solicitará as mensagens de áudio e chat descritas acima.
• Se o organizador quiser parar de gravar um agendador de reuniões que já foi ingressado e aprovado para registro, ele poderá expulsar o Observador do agendador de reuniões clicando no bloco do participante do Observador e selecionando Remover. O anfitrião também pode remover o Anotador clicando em seu participante na lista de participantes e selecionando Remover.

Revisar conversas e realizar ações de acompanhamento

Depois de concluir uma chamada ou agendador de reuniões, o Notetaker analisa a transcrição da conversa e as informações relacionadas ao negócio para:

• Gere um resumo de conversa.
• Sugira atualizações do CRM para negócios, chamadas e reuniões.
• Descubra as próximas etapas de alto valor.
• Elabore rascunhos de e-mails de acompanhamento.

Resumos e recomendações para as próximas etapas estão disponíveis logo após o término de uma chamada ou agendador de reuniões. Você pode encontrar resumos e acompanhamentos na chamada ou agendador de reuniões registro, ou na notificação automática enviada quando as próximas etapas estiverem prontas para revisão.

Por padrão, os resumos de conversa e os itens de ação sugeridos aparecem no idioma do portal. Para traduzir este conteúdo para um idioma diferente:

1. Navegue até a chamada ou agendador de reuniões registro.
2. Na guia Revisão , clique no menu suspenso seletor de idioma no canto superior direito e selecione um idioma.

Navegue até uma chamada ou agendador de reuniões registro

Para navegar diretamente para uma chamada ou agendador de reuniões registro:

1. Na sua conta da HubSpot, acesse Chamadas do CRM > ou Reuniões do CRM > .
2. Na página de índice, clique no nome da chamada ou do agendador de reuniões.

Para navegar até uma chamada ou agendador de reuniões registro de um CRM registro associado (por exemplo, um contato que participou do agendador de reuniões ):

1. Na sua conta da HubSpot, acesse CRM > [Tipo de objeto] (por exemplo, Contatos, Negócios etc.).
2. Na parte superior, clique em Atividades.
3. Na linha do tempo de atividades, role até a chamada ou o agendador de reuniões.
4. Na atividade de chamada ou agendador de reuniões, clique em Revisar acompanhamento de gravação &.

Revisar resumos de conversa

Quando o Notetaker termina de processar uma gravação, ele gera um resumo da chamada ou do agendador de reuniões. O resumo inclui os principais pontos de discussão, tópicos discutidos, decisões tomadas e próximos passos.

1. Navegue até a chamada ou agendador de reuniões registro . Em seguida, role até a seção Observações de resumo & no canto inferior esquerdo.
2. Para escolher um modelo específico para seu resumo, clique no menu suspenso Automático e selecione Representante de suporte ou Representante de vendas.
   • Representante de suporte: os resumos são focados na resolução do caso, fornecendo informações sobre o problema em questão, causas/diagnósticos, ações tomadas, o resultado e o sentimento do cliente.
   • Representante de vendas: os resumos são focados em insights de negócios/prospects, fornecendo uma visão geral dos objetivos de vendas e pontos de discussão, conselhos de coaching e objeções/preocupações.

3. Para editar o resumo, clique em qualquer lugar dentro do resumo e insira o texto. As edições são salvas automaticamente.
4. Para copiar o texto do resumo, clique em Copiar tudo no canto superior direito.
5. Para adicionar observações internas, clique em Observações na parte superior e insira o texto. As edições são salvas automaticamente.
6. Para pedir ao Breeze Assistant mais informações sobre a conversa:
   • Na parte inferior, clique na caixa de texto Pergunte-me qualquer coisa... .
   • Digite o texto (por exemplo, "O cliente mencionou um orçamento?") e pressione a tecla Enter no teclado.
   • Continue a conversa na janela de bate-papo do Breeze Assistant.

Sugestões de revisão CRM propriedade atualização

CRM propriedade sugestões de atualização são exibidas quando uma chamada ou agendador de reuniões atende a todos os seguintes critérios:

• A gravação não é um correio de voz.
• A gravação tem uma duração de pelo menos 60 segundos. (Não se aplica a gravações do Mobile Notetaker.)
• Há pelo menos dois alto-falantes na gravação. (Não se aplica a gravações do Mobile Notetaker.)

Para revisar e aplicar CRM propriedade atualizar recomendações em uma chamada ou agendador de reuniões registro:

1. Navegue até a chamada ou agendador de reuniões registro .
2. Na seção Acompanhamentos , para cada sugestão em Atualizar propriedades do CRM:
   • Passe o mouse sobre a Fonte para ver o momento na transcrição que motivou a atualização recomendada.
   • Para aceitar uma sugestão, clique no ícone de aprovar .
   • Para rejeitar uma sugestão, clique no ícone rejeitar .
   • Para editar o valor de uma propriedade antes de aprovar, clique no campo abaixo do nome da propriedade e insira o valor desejado.

Você também pode revisar e aplicar CRM propriedade atualizar recomendações em massa dos registros negócio associados.

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até CRM > Negócios. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para CRM > Negócios.
2. Para exibir todas as recomendações atuais em todos os seus negócios:
   • Na página de índice dos negócios, clique no ícone de três pontos verticais no canto superior direito.
   • Em seguida, clique em Revisar [X] sugestões de dados.
3. Para exibir todas as recomendações para um registro de negócio específico:
   • Na página de índice de negócios, clique no nome do negócio.
   • No cartão de destaque do registro superior esquerdo, clique em Revisar ao lado da mensagem [X] alterações de dados encontradas .
4. Na página Revisar dados capturados :
   • Passe o mouse sobre Fonte ao lado do valor sugerido para ver o momento na transcrição que motivou a atualização recomendada.
   • Para aprovar uma atualização de propriedade recomendada, clique no ícone Aprovar .
   • Para rejeitar uma sugestão de atualização de propriedade recomendada, clique no ícone Rejeitar .
   • Para editar um valor sugerido antes de aprová-lo, clique no ícone editar ao lado da sugestão e edite o valor conforme necessário.
   • Para aprovar todas as atualizações de propriedade recomendadas para um negócio específico, clique em Aprovar tudo no canto superior direito.

Revisar itens de ação

Após uma conversa, o Notetaker sugere possíveis itens de ação para ajudá-lo a acompanhar. Esses itens de ação sugeridos podem ser convertidos em tarefas do HubSpot. Os itens de ação aparecem quando uma chamada ou agendador de reuniões tem uma duração de pelo menos 30 segundos (exceto para gravações do Mobile Notetaker, que podem ter qualquer duração).

1. Navegue até a chamada ou agendador de reuniões registro .
2. Na seção Acompanhamentos , as sugestões aparecem em Revisar itens de ação.
3. Passe o mouse sobre Fonte ao lado do item de ação para ver o momento na transcrição que motivou a sugestão.
4. Para criar uma tarefa para um item de ação, passe o mouse sobre o item e clique em Criar tarefa. Em seguida, edite a tarefa conforme necessário na barra lateral direita.
5. Para copiar o texto de um item de ação, passe o mouse sobre o item e clique no ícone de cópia .
6. Para rejeitar um item de ação sugerido, passe o mouse sobre o item e clique no ícone remover .
7. Para criar uma única tarefa para vários itens de ação sugeridos:
   • Clique em Salvar como uma tarefa na parte inferior.
   • Na caixa de diálogo, marque as caixas de seleção dos itens de ação que você deseja incluir na tarefa.
   • Clique em Salvar.

Enviar e-mails de acompanhamento

Na chamada ou agendador de reuniões registro, você pode gerar um e-mail de acompanhamento.

1. Navegue até a chamada ou agendador de reuniões registro .
2. No canto superior direito, clique em Gerar e-mail de acompanhamento.
3. Na janela pop-up do editor de e-mail, revise o e-mail gerado e faça as alterações necessárias:
   • Destinatários
   • Endereços CC e CCO
   • Linha de assunto
   • Conteúdo corporal
4. Clique em Inserir na parte inferior do corpo do e-mail para inserir o conteúdo de e-mail gerado no redator.
5. Opcionalmente, clique no botão Solicitar novamente , insira o texto e clique em Gerar novamente para fazer alterações e gerar novamente o e-mail.

6. Para associar o e-mail a registros adicionais:
   • Na parte inferior do editor de e-mail, clique no menu suspenso Associado a [X] registros .
   • Marque as caixas de seleção ao lado dos registros adicionais.
7. Depois de revisar e ajustar o conteúdo conforme necessário, clique em breezeSingleStar Enviar para enviar o e-mail.

Receber notificações de recomendação

Depois que uma conversa é capturada com o Notetaker, o HubSpot envia automaticamente as seguintes notificações ao proprietário da atividade:

Para revisar as recomendações dessas notificações:

• No e-mail de notificação, clique em Revisar gravação e próximas etapas.
• Na notificação no aplicativo:
  • No canto superior direito da sua conta, clique no notification ícone de notificação .
  • Na sua lista de notificações, clique em notificação.
  • Na caixa pop-up, clique em Revisar as próximas etapas.

Próximas etapas

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