Um tour rápido sobre fluxos de trabalho

Ultima atualização: April 26, 2018

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Uma automação de marketing e vendas de sucesso depende do disparo de ações relevantes e no momento certo baseado no contexto. Em outras palavras, os seus contatos não estão apenas lendo os e-mails que você envia para eles, também estão lendo seus posts de blog, visitando seu site e envolvendo-se com você em mídias sociais. Com a ferramenta de fluxos de trabalho, você pode usar os dados que tem sobre o comportamento dos seus contatos para criar interações de marketing e vendas personalizadas e relevantes com contexto.

Neste guia do usuário, você vai conhecer os recursos dos fluxos de trabalho e aprender a configurar automação contextual, focada e mensurável.

O que é um fluxo de trabalho?

Fluxo de trabalho é um conjunto automatizado de ações de marketing e/ou vendas executadas com base em uma condição inicial. Os fluxos de trabalho podem ser usados para automatizar tarefas de lead nurturing, concluir funções internas e muito mais. A ferramenta permite que várias ações sejam executadas em intervalos desejados e inclui a capacidade de usar lógica de ramificação para realizar ações específicas baseado em como um contato interagiu com seu conteúdo ou site.

Alguns exemplos de ações de fluxo de trabalho incluem:

  • Definir propriedades de contato ou empresa em massa.
  • Copiar propriedades de contato em propriedades de empresa e vice-versa. 
  • Definir uma propriedade de contato interno automaticamente, como Data de início da avaliação.
  • Publicar dados dos seus contatos em outro sistema usando o Webhook. 
  • Enviar um e-mail de acompanhamento com a oferta prometida quando um contato preencher determinados formulários.  

Observação: somente usuários do Marketing Professional e Enterprise podem enviar e-mails por meio dos fluxos de trabalho.

Acesso a Fluxos de trabalho

  • Na conta do Marketing Professional ou Enterprise, navegue até Contatos > Fluxos de trabalho.
  • Na conta do Sales Professional, navegue até Ferramentas de vendas > Fluxos de trabalho.

Lá você verá o painel de fluxos de trabalho. Esse painel exibe uma lista de todos os seus fluxos de trabalho, o número total de contatos inscritos em cada fluxo de trabalho, o número atual de contatos ativos (aqueles que ainda não concluíram o fluxo de trabalho) e a data na qual cada fluxo de trabalho foi modificado pela última vez.

Um ponto cinza indica um fluxo de trabalho inativo e um ponto verde indica um fluxo de trabalho ativo. Você pode filtrar diversos tipos e status de fluxos de trabalho, bem como os fluxos de trabalho vinculados a uma persona em particular.

Para criar um novo fluxo de trabalho, clique em Criar fluxo de trabalho no canto superior direito da página.

No canto superior dessa tela, você verá um campo para definir um nome interno para um fluxo de trabalho e uma opção para selecionar um de três tipos de fluxo de trabalho: Começar do zero, Centrar em uma data ou Centrar em uma propriedade de data. Quando terminar, clique em Criar fluxo de trabalho no canto superior direito.

Veja abaixo um breve resumo dos três tipos de fluxo de trabalho:
  • Começar do zero - a inscrição é acionada assim que um contato cumpre os disparadores de inscrição do fluxo de trabalho, e ações e atrasos são executados em relação à ação ou ao atraso anterior. Os fluxos de trabalho também podem ser disparados com a inscrição manual de um contato ou lista estática de contatos.
  • Centrar em uma data - a inscrição é acionada quando os contatos cumprem os disparadores de inscrição do fluxo de trabalho, mas as ações giram em torno de uma data específica, como um webinar, conferência ou feriado.
  • Centrar em uma propriedade de data - a inscrição é acionada quando os contatos cumprem os disparadores de inscrição do fluxo de trabalho, mas as ações giram em torno de uma propriedade de data de contato, como uma data de vencimento de avaliação, data de renovação ou uma data comemorativa/de aniversário. Para saber mais sobre como criar propriedades personalizadas na HubSpot, confira este artigo.

Você também pode saber mais sobre os tipos de fluxo de trabalho em uma seção posterior deste guia.

Defina disparadores de inscrição

A primeira etapa é definir disparadores de inscrição. Escolha se deseja inscrever contatos de forma manual ou automática no fluxo de trabalho. Se escolher Manualmente, os contatos serão inscritos apenas clicando no botão Inscrever no topo de um fluxo de trabalho e adicionando contatos individuais ou listas (somente usuários do Marketing Professional e Enterprise têm acesso a listas). Se escolher Automaticamente, você poderá selecionar em uma lista de disparadores de inscrição e os contatos serão inscritos assim que cumprirem esses disparadores.

Lista de metas e visão geral

lista de metas é semelhante à lista inteligente e serve como o objetivo do fluxo de trabalho. Os contatos que cumprirem os critérios da sua lista de metas serão excluídos do fluxo de trabalho e contabilizados no número de metas cumpridas no topo do fluxo de trabalho (essa contabilização só é possível para usuários do Marketing Professional e Enterprise). Isso permite calcular o sucesso do seu fluxo de trabalho e ajuda a focar a automação em um objetivo unificado. Para saber mais sobre listas de metas, confira este artigo.  

Observação: se você for usuário do Sales Professional e não tiver uma assinatura do Marketing Professional ou Enterprise, embora possa usar critérios de meta, os contatos não serão contabilizados na taxa de conversão, pois é necessário enviar e-mails de marketing nos fluxos de trabalho para que os contatos entrem na conta dessa taxa. Leia mais sobre o uso de critérios de meta para vendas aqui.

Ações

Ao clicar em qualquer fluxo de trabalho no painel de fluxos de trabalho, você verá a tela Ações. Isso exibe um instantâneo de tudo o que está acontecendo no fluxo de trabalho: o número de contatos que iniciaram o fluxo de trabalho, os critérios de inscrição do fluxo de trabalho, todas as etapas que você configurou e quantos contatos há atualmente em cada etapa.

Os fluxos de trabalho são formados por ações. Ações são funções individuais executadas em um fluxo de trabalho. Alguns dos exemplos mais comuns de ação são:

  • Definir um atraso - defina um atraso entre as ações do fluxo de trabalho.
  • Enviar um e-mail (somente Marketing Professional e Enterprise) - envie um e-mail automatizado para os contatos inscritos.
  • Definir um valor de propriedade de contato - defina o valor de uma propriedade do contato, como Data de início da avaliação.

Você saberá mais sobre as ações que pode usar nos fluxos de trabalho em uma seção posterior deste guia.

Configurações, desempenho e histórico

Em cada um dos fluxos de trabalho, você pode visualizar suas configurações, desempenho e histórico. Esses links estão disponíveis no canto superior do fluxo de trabalho (e aparecerão no canto inferior do menu suspenso Mais, dependendo do tamanho da sua tela).

Desempenho

Essa área exibe o desempenho de e-mail para seus fluxos de trabalho. Você verá uma rápida visão geral da taxa de conversão do fluxo de trabalho.

Embaixo dessa visão geral, há vários módulos de relatório, incluindo a seção Desempenho do contato, que mostra quantos contatos se inscreveram no fluxo de trabalho, concluíram o fluxo de trabalho, foram perdidos e cumpriram uma meta durante qualquer período determinado de tempo.

Selecione o filtro de data no canto superior direito dessa seção para ver um período de tempo muito específico ou selecione um intervalo de datas personalizado para ver como foi o desempenho do fluxo de trabalho ao longo de um período estendido. Você pode obter mais informações sobre o desempenho de fluxos de trabalho aqui.

Histórico

Aqui você encontra o histórico do fluxo de trabalho em ordem cronológica. Ele exibe quando um contato foi inscrito, quando etapas estão programadas para serem executadas, ações bem-sucedidas (como a definição de uma propriedade do contato), quando um contato conclui um fluxo de trabalho e se ocorreram erros em algum momento (como um e-mail não ser enviado para um contato porque estava inelegível).

Configurações

Essa área controla certas regras sobre como os fluxos de trabalho serão executados. Nessa tela, você verá as suas configurações divididas em duas seções:

  1. Geral: Nessa seção, você pode controlar os dias e os horários de execução dos fluxos de trabalho, além da inscrição a partir do Salesforce. Você também pode especificar personas-alvo e campanhas associadas.
  2. Cancelamentos de inscrição e supressão: Aqui você pode controlar como os contatos são removidos de outros fluxos de trabalho e do fluxo de trabalho atual, além de selecionar uma lista de supressão, se você for usuário do Marketing Professional ou Enterprise.

As configurações de fluxo de trabalho serão abordadas em detalhes em uma seção posterior deste guia.

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