Criar fluxos de trabalho

Use fluxos de trabalho para automatizar seus processos de negócios. Você pode inscrever registros automaticamente com critérios de inscrição e, em seguida, executar uma ação em seus registros.

Por exemplo, você pode inscrever todos os contatos que enviaram um formulário específico, enviar um e-mail de marketing e atribuir esses contatos a um usuário. Você também pode tomar ações em registros associados, como atualizar a empresa associada a um contato inscrito. É recomendado usar a biblioteca de fluxos de trabalho da comunidade para obter ideias ao configurar o fluxo de trabalho.

Depois de criar fluxos de trabalho, saiba como organizar seus fluxos de trabalho. 

Criar um novo fluxo de trabalho

Você pode criar fluxos de trabalho do zero ou usar modelos de fluxo de trabalho para orientá-lo. O número de fluxos de trabalho que você pode criar depende das assinaturas da sua conta.

• Contatos
• Empresas
• Negócios
• Orçamentos (Sales Hub Professional ou Enterprise)
• Tickets (Service Hub Professional ou Enterprise)
• Objetos personalizados (Enterprise apenas)
• Conversas
• Envios de feedback (Service Hub Professional ou Enterprise)
• Assinaturas
• Pagamentos
• Faturas
• Objetivos
• Leads (Sales Hub Professional ou Enterprise)
• Usuários
• Tarefas
• Chamadas

Criar um fluxo de trabalho do zero

Ao criar um fluxo de trabalho desde o início, você pode selecionar os gatilhos de inscrição que deseja usar e, em seguida, selecionar o tipo de objeto correspondente. Você pode selecionar a partir do inscrevo manual, acionando o fluxo de trabalho com base em uma frequência definida ou selecionando a partir de gatilhos de inscrição específicos.

Para criar um fluxo de trabalho a partir do zero:

• No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho. 
• No canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho > Do zero.
• No editor de fluxo de trabalho, continue configurando os gatilhos de inscrição e o tipo de objeto. Saiba mais sobre como criar fluxos de trabalho do zero.
  
  

Criar um novo fluxo de trabalho usando modelos

Use um fluxo de trabalho alinhado com suas metas para simplificar os processos de automação.

Criar um fluxo de trabalho usando um modelo:

• No seu portal da HubSpot, acesse Automação > Fluxos de trabalho. 
• No canto superior direito, clique em Criar fluxo de trabalho > A partir de um modelo.
• Na bibloteca de modelos, pesquise um modelo que corresponde aos seus objetivos de fluxo de trabalho: 
  • Para filtrar os modelos por função ou objetivo, na barra lateral esquerda, selecionar uma categoria. 
  • Para pesquisar um modelo específico, no canto superior direito, insira uma palavra-chave para pesquisa. 
• Para revisar os detalhes do modelo, clique em Visualização. Na caixa de diálogo, você pode verificar se o modelo é compatível com suas assinaturas do HubSpot. Também é possível revisar os seguintes detalhes:
  
  • Objetivo: a finalidade e a meta deste modelo de fluxo de trabalho. 

• • O que terá de preparar: quaisquer ativos que terá de preparar para povoar as ações de espaço reservado, tais como e-mails ou formulários de marketing. 
  • Visualização do modelo: os gatilhos de inscrição e as ações de fluxo de trabalho que estão incluídos nesse modelo. 

• Depois de selecionar seu modelo, clique em Usar modelo. O modelo será exibido com ações de espaço reservado. É possível editar, adicionar, e remover ações no editor.
   

Definir gatilhos de inscrição

Gatilhos de inscrição são um conjunto de critérios que inscrevem automaticamente registros em um fluxo de trabalho. Você pode definir gatilhos de registro manualmente ou gerá-los usando o Breeze. Se você não quiser inscrever automaticamente os registros em um fluxo de trabalho, pode deixar a caixa Gatilho de inscrição em branco e inscrever os registros manualmente.

• Baseado em filtro
• Baseado em evento
• Baseado em uma programação

• Se você tiver criado um novo fluxo de trabalho do zero, no painel esquerdo, poderá selecionar somente em inscrevo Manual, Em uma programação ou selecionar entre gatilhos de inscrição específicos. 
• Se você estiver atualizando um fluxo de trabalho existente que não tem nenhum gatilho no momento, clique na seção Inscrições de Gatilho para [objeto]. No painel esquerdo, selecione Quando um evento ocorre, Quando o critério do filtro é atendido ou Baseado em uma programação.
• Configure o gatilho e clique em Salvar.
   

• Por padrão, os registros só serão inscritos em um fluxo de trabalho na primeira vez que eles atenderem aos gatilhos de inscrição. Para ativar a reinscrição:
  • No painel esquerdo, clique na guia Reinscrição.
  • Clique para ativar o botão Reinscrever.
  • Selecione os gatilhos que você deseja usar para reinscrição. Aprender mais sobre adicionando gatilhos de reinscrição a fluxos de trabalho.
• Adicione mais gatilhos de inscrição se necessário. Quando terminar, clique em Salvar. Saiba mais sobre como definir gatilhos de inscrição.
  
  

Adicionar ações

Você pode usar Breeze para gerar ações para um fluxo de trabalho ou selecionar e adicionar ações manualmente. Por exemplo, use um fluxo de trabalho para enviar um e-mail de marketing ou atribuir seus registros. Saiba mais sobre as diferentes ações de fluxo de trabalho disponíveis no HubSpot.

Após adicionar uma ação, você pode cloná-la ou movê-la para facilitar o processo de criação do fluxo de trabalho. Se quiser deixar uma observação em uma ação de fluxo de trabalho para referência, saiba como adicionar comentários a ações de fluxo de trabalho. 

Observação: as ações disponíveis para você dependem da sua assinatura. Ações bloqueadas locked exigem atualização de conta para serem usadas. 

Para adicionar ações a um fluxo de trabalho:

• No editor de fluxos de trabalho, clique no ícone de adição +.
• No painel esquerdo, selecione uma ação. Para determinadas ações, como a ação Criar registro , você também pode clicar no + ícone adicionar ao lado da ação para adicionar rapidamente essa ação como uma ação de espaço reservado. Aprender mais sobre escolhendo suas ações de fluxo de trabalho.
• Depois de configurar os detalhes da ação, clique em Salvar. Ou, se você estiver adicionando a ação como um espaço reservado, clique em Salvar sem preencher os detalhes da ação. As ações de espaço reservado devem ser preenchidas antes de ativar o fluxo de trabalho. Saiba mais sobre as ações de espaço reservado.

Adicionar variáveis de dados a ações

Dependendo da ação de fluxo de trabalho selecionada, você pode usar o painel de dados para inserir variáveis de dados de várias fontes de objeto. Por exemplo, você pode usar dados de um registro de contato e seu negócio associado para enviar um e-mail de notificação interno que contém tokens de personalização de ambos os registros.

Por padrão, fontes de dados adicionais serão automaticamente adicionadas ao contato, empresa, negócio e fluxos de trabalho com base no ticket. Você pode adicionar até 50 fontes de dados por fluxo de trabalho. 

• Depois de selecionar sua ação, no painel à esquerda, clique no campo com o qual deseja usar os dados.
• Na seção Escolher variável de dados, clique em Editar dados disponíveis.
  
  

• Para criar uma nova fonte de dados, no painel direito, clique em + Adicionar registros.
• No campo Dê um nome para sua fonte de dados, insira um nome para a fonte de dados.
• Clique no menu suspenso Escolher um tipo de registro e selecione uma fonte de dados.
• Clique no menu suspenso Escolha uma condição para filtrar [tipo de registro de fonte de dados] e selecione uma das seguintes opções: 
  • Se associado ao [registro] inscrito: use dados de registros associados. Por exemplo, em um fluxo de trabalho baseado em contatos, você pode usar dados de um registro de empresa associado. 
    • Rótulo de associação: selecione o rótulo de associação pelo qual deseja refinar os registros associados, especialmente se houver mais de um registro associado de um mesmo tipo de registro. Saiba mais sobre rótulos de associações .
       
  . 
  
  • Se os valores de propriedade corresponderem: use dados de registros com valores de propriedade correspondentes. Por exemplo, em um fluxo de trabalho baseado em negócios, você pode refinar somente as empresas em que o valor da propriedade de domínio corresponde ao valor da propriedade de domínio de um contato inscrito. 
    • Todos os registros em seu CRM são revisados para encontrar uma propriedade correspondente: escolha uma propriedade do tipo de registro selecionado para corresponder ao registro inscrito. 
    • Tem o mesmo valor que: escolha uma propriedade do registro inscrito. 
  
  
   
  • Se um valor de propriedade for igual a: use dados de registros com valores de propriedade específicos. Em geral, é recomendado usar essa opção se você estiver usando uma propriedade personalizada para armazenar identificadores exclusivos. Por exemplo, você pode escolher apenas objetos personalizados onde a propriedade de função ID de listagem tem o valor ABC12345. 
    • Todos os registros em seu CRM são revisados para encontrar uma propriedade correspondente: escolha uma propriedade do tipo de registro selecionado pela qual refinar.
    • é igual a: selecione ou insira um valor de propriedade, somente os registros com o valor de propriedade específico serão selecionados. 
• Clique no menu suspenso Escolha uma condição para filtrar [tipo de registro] até um e selecione Mais recentemente atualizado, Criado mais recentemente ou Criado pela primeira vez. 
   

• Configure os detalhes da fonte de dados e clique em Adicionar na parte inferior. 
• Após adicionar uma fonte de dados, para revisar ou excluir uma fonte de dados existente:
  • Na seção Escolher variável de dados, clique em Editar dados disponíveis. No painel direito, revise todas as fontes de dados adicionadas. 
  • Para revisar mais detalhes sobre uma fonte de dados existente, clique no ícone de olho. 
  • Para excluir uma fonte de dados existente, clique no ícone Excluir. 
    
    

• Depois de adicionar a fontes de dados, use dados de uma fonte específica:
  • No painel Inserir dados, clique no menu suspenso Exibir propriedades ou resultados de ação de e selecione uma fonte de dados. 
  • No painel direito, clique para expandir o tipo de dados que você deseja usar e clique na propriedade que deve ser usada no campo.
    • A propriedade será inserida no campo automaticamente.

Revisar o minimapa do fluxo de trabalho

• No canto superior esquerdo do editor de fluxo de trabalho, clique em Mostrar painel do minimapa.
  
  

• Com o minimapa aberto, você pode passar o cursor do mouse sobre as ações de fluxo de trabalho para visualizar o nome da ação e clicar em uma área dele para navegar.
• Se o seu fluxo de trabalho exigir alterações antes de ser publicado, a ação será destacada em amarelo. Clique no link no alerta e revise as alterações que precisam de ser feitas.
   

Desfazer ou refazer alterações

Ao editar seu fluxo de trabalho, você pode desfazer ou refazer as alterações feitas no fluxo de trabalho nos 30 dias anteriores. Não é possível desfazer ou refazer certas alterações, como ações de código personalizadas.

Para desfazer ou refazer uma ação:

• Para desfazer uma ação, clique no undo ícone de desfazer no canto superior esquerdo. As alterações serão desfeitas, uma de cada vez.
• Para desfazer uma ação, clique no redo ícone de desfazer no canto superior esquerdo. As alterações serão refeitas, uma de cada vez.
   

Gerenciar configurações

Para gerenciar as configurações de fluxo de trabalho:

• No canto superior esquerdo, clique em Configurações para gerenciar as definições de execução, notificação e métrica do fluxo de trabalho. Saiba mais sobre como gerenciar suas configurações de fluxo de trabalho.
• No canto superior esquerdo, clique em Editar > Editar gatilho de inscrição para gerenciar as configurações de inscrevo, cancelamento de inscrição e re-inscreve do fluxo de trabalho. 
   

Ativar fluxo de trabalho

Para revisar e ativar o fluxo de trabalho:

• No canto superior direito, clique em Revisar e publicar.
• No painel direito, revise os detalhes do seu fluxo de trabalho:
  • Ver todos os contatos em listas: se você tiver uma conta do Marketing Hub Starter, Professional ou Enterprise, nos fluxos de trabalho baseados em contatos, você poderá visualizar uma lista estática dos contatos que atendem aos critérios de inscrição. A lista será salva automaticamente e poderá ser acessada no painel de listas.

• • Quer inscrever contatos que atendem atualmente os critérios de inscrição quando o fluxo de trabalho é ativado: escolha inscrever os registros que atendem os gatilhos de inscrição ou apenas inscrever aqueles que atenderem os gatilhos no futuro.
    • Sim, inscreva os [objetos] existentes que atendem os critérios do gatilho nesse momento: inscreva todos os registros existentes que atendem os gatilhos de inscrição.
    • Não, inscreva somente os [objetos] que atendam aos critérios do gatilho após a ativação do fluxo de trabalho: somente inscreve os registros que atendem aos gatilhos de inscrição após a ativação do fluxo de trabalho. Quando esta opção é selecionada: 
      • Se o [objeto] for alterado de modo a atender aos gatilhos de inscrição pela primeira vez após a ativação do fluxo de trabalho, o [objeto] será inscrito.
      • Se o [objeto] for alterado de modo a atender aos critérios de inscrição novamente e a reinscrição estiver ativada, o [objeto] será inscrito. Saiba mais sobre gatilho de reinscrição.

Observação: o número de contatos existentes indicado na página de revisão é uma estimativa. Para exibir um número exato de contatos, crie uma lista estática de contatos que atendam aos critérios clicando em Ver todos os contatos nas listas.

• Na parte inferior, clique em Próximo. Você pode revisar o fluxo de trabalho Notificações de & Tempo, e Conexões. Ou clique em Pular para ativar. 
• Se você não tiver inserido um Nome ou Descrição para o seu fluxo de trabalho, ele será gerado automaticamente pela AI. Para atualizar esses detalhes, clique em Editar nas respectivas seções. 
• Na parte inferior, clique em Ativar fluxo de trabalho.