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Gerenciar as configurações de fluxo de trabalho

Ultima atualização: Março 26, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

Marketing Hub Professional, Enterprise
Vendas Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional, Enterprise

No separador Settings and notifications de um fluxo de trabalho, pode gerir quando as acções devem ser executadas, definir accionadores de anulação de inscrição, adicionar campanhas associadas, permitir a inscrição no Salesforce e configurar notificações relacionadas com o fluxo de trabalho. 

Para acessar as configurações do fluxo de trabalho:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Automação > Fluxos de trabalho.
  • Clique no nome do fluxo de trabalho.
  • No editor de fluxo de trabalho, clique no separador Settings and notifications .

Geral

Na página General, é possível gerir quando as ações podem ser executadas para todos os tipos de fluxo de trabalho. Nos fluxos de trabalho baseados em contactos, pode permitir que os contactos sejam inscritos a partir do Salesforce e associar fluxos de trabalho a campanhas. 

Na página General do seu editor de fluxo de trabalho, configure o seguinte: 

  • Em quais horas você deseja executar as ações?: especifica quando os registros podem executar ações de fluxo de trabalho com base no fuso horário da sua conta. Por predefinição, as acções de fluxo de trabalho serão executadas assim que um registo inscrito chegar à acção. Ao especificar os prazos de execução, ter em atenção o seguinte: 
    • Quando um registo atinge uma acção fora do período de tempo definido, o fluxo de trabalho tentará reagendar a acção para a mesma hora no dia seguinte disponível. No entanto, se a hora da acção estiver fora do período de tempo especificado, o fluxo de trabalho reagendará a acção para a hora mais próxima disponível no dia seguinte.
    • Para evitar a sobrecarga do fluxo de trabalho, as ações são reprogramadas para serem executadas dentro de uma janela de 15 minutos. Por exemplo, se a próxima hora disponível for 9:00 AM, as acções serão reagendadas entre 9:00 - 9:15 AM.
    • Os atrasos e as ramificações se/então não são reprogramados, mas a ação seguinte será. Por exemplo, um fluxo de trabalho baseado em negócios é definido para executar ações apenas de segunda a quinta-feira, das 9:00 às 17:00 horas. O acordo entra num atraso de dois dias na quinta-feira e sai do atraso no sábado. A próxima acção será reagendada para segunda-feira entre as 9:00 e as 9:15.
  • Em que datas futuras pretende impedir a execução de acções: pausa um fluxo de trabalho para impedir a execução de acções em datas específicas. Também pode definir as datas para fazer uma pausa anual. Nessas datas, quando um registo chega a uma acção, fica em pausa até à próxima data disponível. Ao utilizar datas de pausa, tenha em atenção o seguinte:

    • As datas de pausa leva outras configurações de data em conta ao reagendar ações. Por exemplo, um fluxo de trabalho está definido para executar acções apenas de segunda a quarta-feira, das 9 às 17 horas. Se adicionar uma data de pausa que ocorra a uma quarta-feira, a acção seguinte será reagendada para a segunda-feira seguinte, às 9h.
    •  Os registos continuarão a registar e a introduzir atrasos e ramos se/então em dias de pausa. Quando saem do ramo de atraso ou se/então, fazem uma pausa na acção seguinte. 
  • Permitir que os contactos sejam inscritos neste fluxo de trabalho a partir do Salesforce: se tiver instalado a integração do Salesforce e adicionado a janela do HubSpot Visualforce, pode optar por inscrever leads e contactos do Salesforce que tenham sido sincronizados com o HubSpot em fluxos de trabalho baseados em contactos. Saiba mais sobre inscrever seus leads ou contatos do Salesforce em fluxos de trabalho do HubSpot diretamente do Salesforce.
  • Campanha: associa o seu fluxo de trabalho baseado em contactos a uma campanha . Esta definição só está disponível para contas com subscrições Marketing Hub Professional ou Enterprise . Quando uma campanha está associada a um fluxo de trabalho, os seguintes dados estarão disponíveis na campanha:
    • O número de contatos inscritos.
    • O número de contatos que ingressaram na lista de metas. Saiba mais sobre como configurar as metas de fluxo de trabalho.
    • A taxa geral de conversão do fluxo de trabalho. Ela é calculada dividindo o número de Ingressados na lista de metas pelo número do Fluxo de trabalho iniciado e multiplicando por 100 para obter uma porcentagem.
  • Se estiver a utilizar as definições A que horas pretende que as acções sejam executadas? ou A que datas futuras pretende suspender a execução das acções? e os registos forem interrompidos ou reagendados numa acção, esta apresentará uma contagem desses registos. Para ver os registos específicos e quando são reagendados para prosseguir:
    • Clique na ação.
    • No painel direito, clique em [Objecto] na acção.

Cancelamentos de inscrição e supressão

Em fluxos de trabalho baseados em contactos, gerir a inscrição de contactos fundidos, remover contactos que já não cumprem os critérios de inscrição e impedir a inscrição de contactos em listas específicas.

Noutros tipos de fluxo de trabalho, é possível definir os critérios para anular a inscrição de registos activos e também impedir a sua inscrição ou reinscrição.

Gerir a anulação da inscrição e a supressão em fluxos de trabalho baseados em contactos

No separador Unenrollment and suppression de um fluxo de trabalho baseado em contactos, configure o seguinte: 

  • Quando contatos se inscrevem neste fluxo de trabalho: decide o que acontecerá com os contatos inscritos que também estão inscritos em outro fluxo de trabalho. Por padrão, os contatos não serão removidos de outros fluxos de trabalho.
    • Não os remova de outros fluxos de trabalho: os contatos permanecerão inscritos em outros fluxos de trabalho. Esta é a Configuração padrão. 
    • Removê-los de todos os outros fluxos de trabalho: depois que o contato for inscrito neste fluxo de trabalho, eles serão removidos de todos os outros fluxos de trabalho.
    • Removê-los de um fluxo de trabalho específico: uma vez que o contacto esteja inscrito neste fluxo de trabalho, será removido dos fluxos de trabalho especificados. 
  • Quando contatos se inscrevem neste fluxo de trabalho, remova-os: decide se um contato será removido se deixar de cumprir os critérios do Gatilho de inscrição de inscrição enquanto estiver inscrito. Por predefinição, os contactos não são removidos.
    • Quando esta definição está definida para Sim... os contactos que não cumprem os critérios não podem ser inscritos manualmente. 
    • Se tiver um contacto atualmente inscrito no fluxo de trabalho que não tenha cumprido os Gatilhos de inscrição de inscrição antes de esta definição estar activada, ele não será anulado até que o contacto atinja a próxima ação (excluindo ramificações e atrasos). Se pretender que o contacto se desinscreva imediatamente, terá de desinscrever manualmente o contacto.
    • Se inscrever um contacto de teste que não cumpra os accionadores de inscrição quando esta definição estiver activada, este será automaticamente retirado do fluxo de trabalho e não executará nenhum dos passos.
  • Quando dois contactos são fundidos, o contacto recém-criado deve ser inscrito neste fluxo de trabalho se satisfizer os critérios de disparo: por predefinição, os fluxos de trabalho não Inscrevem contatos fundidos mesmo que a fusão signifique que o contacto satisfaz os critérios de inscrição do fluxo de trabalho. No entanto, os contactos fundidos podem inscrever-se no futuro se voltarem a cumprir os Disparadores de inscrição e se a reinscrição estiver activada. Por exemplo, se o desencadeador de inscrição for o preenchimento do formulário [X], quando os contactos forem fundidos, isso não irá, por defeito, inscrever o contacto no fluxo de trabalho. No entanto, se o contacto voltar a enviar o formulário, será inscrito no fluxo de trabalho.
  • Listas de supressão para este fluxo de trabalho: Adicionar à lista de contactos que não pretende inscrever.
    • Se uma lista de supressão for removida ou se os contactos forem removidos de uma lista de supressão, esses contactos não serão automaticamente inscritos no fluxo de trabalho, mesmo que satisfaçam os Disparadores de inscrição do fluxo de trabalho. Serão elegíveis para se inscreverem da próxima vez que cumprirem os critérios de inscrição ou de reinscrição do fluxo de trabalho.
    • Adicionar uma lista de supressão a um fluxo de trabalho realizará um dos três procedimentos com base no status atual de inscrição de um contato:
      • O contacto não está atualmente inscrito no fluxo de trabalho e é um membro da lista de supressão: o contacto não será inscrito no fluxo de trabalho, mesmo que cumpra os Gatilhos de inscrição de uma lista mais tarde, e aparecerá no Histórico do fluxo de trabalho como estando numa lista de supressão e não inscrito. O contato também não pode ser inscrito manualmente.
      • O contacto está actualmente inscrito no fluxo de trabalho e é membro da lista de supressão: o contacto será retirado da inscrição quando chegar à etapa seguinte do fluxo de trabalho.
      • O contacto está actualmente inscrito no fluxo de trabalho e não é um membro da lista de supressão: o contacto permanecerá no fluxo de trabalho. No entanto, se ele atender aos critérios da lista de supressão em um momento posterior, ele será desinscrito.
    • Programar o fluxo de trabalho para se desligar automaticamente: programa o fluxo de trabalho para se desligar após uma data e hora específicas. Saiba mais sobre Desativar fluxos de trabalho

Definir accionadores de anulação de inscrição para outros tipos de fluxo de trabalho 

Noutros tipos de fluxos de trabalho, os accionadores de anulação de inscrição removem os registos inscritos activamente do fluxo de trabalho e impedem-nos de se inscreverem ou voltarem a inscrever-se. Use as etapas abaixo para cancelar a inscrição de objetos dos fluxos de trabalho baseados em Empresa, Negócio, Ticket, Cotação, Conversa, Envio de feedback e Contratante.

Para definir accionadores de anulação de registo: 

  • Anular a inscrição de [tipo de objeto] quando estes cumprem os seguintes critérios: Clique no separador Unenrollment and suppression
  • Clique em Definir accionadores de anulação de inscrição.
  • No painel direito, defina os disparadores de cancelamento de inscrição. Em seguida, clique em Aplicar filtro. Saiba mais sobre despoletadores de anulação de inscrição em fluxos de trabalho.
  • Adicione mais accionadores de anulação de inscrição, conforme necessário, e clique em Salvar.
  • Programar o fluxo de trabalho para se desligar automaticamente: programa o fluxo de trabalho para se desligar após uma data e hora específicas. Saiba mais sobre Desativar fluxos de trabalho


Notificações (Enterprise apenas)

No separador Notifications de uma definição de fluxo de trabalho, configure notificações por e-mail para alertar os utilizadores e as equipas quando a taxa de inscrição de um fluxo de trabalho aumenta ou diminui para além de uma determinada percentagem. 

Antes de configurar as notificações no editor de fluxo de trabalho, certifique-se de que as notificações do utilizador estão activadas. Embora os Superadministradores em contas  Enterprise possam  definir preferências de notificação padrão para outros utilizadores, as preferências definidas por utilizadores individuais terão precedência sobre as predefinições. Saiba mais sobre configurar notificações de utilizador no HubSpot.
  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Notificações.
  • Na parte superior, clique no separador Email .
  • Na secção Email, clique para activar o interruptor para receber notificações por correio electrónico na sua caixa de entrada.
  • Desloque-se para baixo e clique para expandir a secção Workflows .
  • Seleccione as caixas de verificação junto aos tipos de notificação relevantes.
     

Definir destinatários de notificação

Defina os destinatários para Quando este fluxo de trabalho precisar de revisão e Quando ocorrer uma grande alteração na inscrição notificações de fluxo de trabalho para Usuários e equipes específicos. 

  • Enviar para estes utilizadores: selecciona utilizadores específicos para enviar o e-mail de notificação do fluxo de trabalho. Os utilizadores individuais devem ter as notificações por correio electrónico do fluxo de trabalho activadas nas suas definições para receberem esta mensagem. 
  • Enviar para estas equipas: selecionar equipas específicas para enviar o e-mail de notificação do fluxo de trabalho. Os utilizadores destas equipas devem ter as Notificações por e-mail do fluxo de trabalho activadas nas suas configurações para receberem este e-mail. 
     

 

Necessita de notificações de revisão (BETA)

Notificar usuários e equipes sempre que o status do fluxo de trabalho for alterado para Revisão de necessidades

  • Será notificado da primeira vez que ocorrerem problemas neste fluxo de trabalho.
  • Depois de as questões serem revistas, o estado será alterado para Reviewed.
  • Se ocorrerem novos problemas ou se algum problema já revisto se repetir, o estado voltará a ser Precisa de ser revisto e accionará novamente uma notificação.
     

 

Notificações de alteração do registo do fluxo de trabalho

Todas as semanas, será enviado um e-mail com uma lista de fluxos de trabalho configurados para os utilizadores e a equipa seleccionados. Users receberão um e-mail de notificação diário ou semanal com o número de inscrições e a percentagem de aumento ou diminuição das inscrições para os seus fluxos de trabalho seleccionados. 

Para configurar as definições das notificações: 
  • Para ativar as notificações de inscrição de alteração do fluxo de trabalho, clique na opção Notification for this workflow is . 
  • Verificar a contagem de inscrições: escolher se a contagem de inscrições deve ser verificada semanal ou diariamente. 
    • Semanalmente: verifica e envia uma notificação interna por e-mail todas as sextas-feiras, às 10h00, se as taxas de inscrição semanais para o fluxo de trabalho aumentarem ou diminuírem na percentagem especificada. 
    • Diariamente (BETA): verifica e envia uma notificação interna por e-mail todos os dias às 10h00 se as taxas de inscrição diárias para o fluxo de trabalho aumentarem ou diminuírem na percentagem especificada. 
  • Disparadores de inscrição se as inscrições tiverem aumentado pelo menos em: introduzir uma percentagem para ativar esta notificação.
    • Se as taxas de inscrição aumentarem mais do que esta percentagem, será enviada a notificação por e-mail do fluxo de trabalho.
    • Se esta opção for deixada em branco, os e-mails de notificação não serão accionados para o aumento de inscrições no fluxo de trabalho. 
  • Disparadores de inscrição se a inscrição tiver diminuído em pelo menos: introduzir uma percentagem para ativar esta notificação.
    • Se as taxas de inscrição diminuírem mais do que esta percentagem, será enviada a notificação por e-mail do fluxo de trabalho.
    • Se esta opção for deixada em branco, os E-mails de notificação não serão gatilhos de inscrições diminuídas no fluxo de trabalho. 
       

 

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