Skapa ett HubSpot-konto för att kunna använda AI-funktionerna

Innan du börjar använda HubSpots AI bör du lära dig hur du konfigurerar ditt konto för att få ut bästa möjliga resultat av AI-funktionerna. Stegen nedan beskriver processer och bästa praxis för administratörer som inför AI-verktyg i HubSpot, från den inledande konfigurationen och anpassningen till hur man använder AI-funktionerna och mäter deras effekt.

Konfiguration: Aktivera AI-funktioner och ge åtkomst till kontodata

För att använda grundläggande AI-funktioner i ditt konto aktiverar du dem i dina AI-inställningar. Att aktivera dessa inställningar förbrukar inga HubSpot-krediter. Krediter används av specifika funktioner, vilket indikeras av HubSpot-kreditikoner som visas i ditt konto. Lär dig hur du hanterar HubSpot-krediter och se HubSpots produkt- och tjänstekatalog för mer information om funktioner som använder krediter.

Aktivera följande AI-inställningar:

• Ge användare tillgång till generativa AI-verktyg och -funktioner: låt användare generera innehåll i hela HubSpot-kontot, inklusive i textredigerare (t.ex. marknadsföringsmejl, blogginlägg), inkorgen för konversationer, säljmejl, mallar, Breeze Assistant och mer.

• Ge generativa AI-verktyg och -funktioner som drivs av AI-tjänsteleverantörer åtkomst till specifika datakategorier: när generativa AI-verktyg och -funktioner har aktiverats, ge åtkomst till följande källor som tillhandahåller sammanhang för att förbättra AI-genererade resultat. Detta hjälper till att anpassa resultaten utifrån ditt kontos unika data.

  • CRM-data: CRM-data i ditt konto, inklusive kontakter, företag, affärer, ärenden, anteckningar och feedback.

  • Data om kundkonversationer: data från interaktioner med kunder, inklusive samtalsutskrifter, samtalsinspelningar, e-postmeddelanden och chattar.

  • Fildata: offentliga filer och dokument som lagras i verktygen för filer och dokument.
    

• Ge användare åtkomst till Breeze Assistant: låt alla användare använda Breeze Assistant, en konversationsbaserad AI-assistent som är tillgänglig i hela ditt HubSpot-konto för att hjälpa till med uppgifter och skapa innehåll. Åtkomst till Breeze Assistant är aktiverad som standard. För att begränsa åtkomsten för vissa användare hanterar du individuell åtkomst i användarbehörigheterna.

Sprocket Supply Co. är till exempel ett e-handelsföretag inom kontorsmaterial som lanserar en ny möbelserie. När du aktiverar dessa inställningar konfigureras de grundläggande AI-verktygen i HubSpot för att hjälpa Sprocket Supply Co.:s användare med arbetet inför lanseringen.

När du är redo att använda fler verktyg kan du konfigurera dem i ett eget utrymme.

Kontrollera åtkomst: Ställ in behörigheter för AI-verktyg

För att styra hur användare kan komma åt AI ska du ställa in behörigheter och funktionsspecifik åtkomst. Det rekommenderas att ge åtkomst till Breeze Assistant eftersom det kan hjälpa till med dagliga uppgifter utan att använda HubSpot-krediter. Agenter och assistenter bör begränsas till specifika användare för att undvika oavsiktliga processförändringar eller förbrukning av HubSpot-krediter.

Hantera användarnas åtkomst till Breeze Assistant

Åtkomsten till Breeze Assistant är aktiverad som standard. Det innebär att alla användare har åtkomst till att chatta med Breeze Assistant. För att hantera individuell åtkomst (t.ex. ta bort åtkomst för vissa användare)uppdaterar du behörigheten för Breeze Assistantför vissa användare eller team.

För Breeze Assistant-funktioner som är integrerade i andra verktyg måste användarna också ha behörighet för det verktyget. För att till exempel skapa innehåll i ett blogginlägg måste en användare ha behörighet att använda Breeze Assistant och att redigera blogginlägg. 

Hantera användarnas åtkomst till specifika funktioner, projekt och agenter

Projekt och agenter hjälper till med eller automatiserar uppgifter och processer i ditt HubSpot-konto. Till skillnad från standardversionen av Breeze Assistant är andra projekt och agenter avsedda för specifika användningsfall (t.ex. att utforma e-postmeddelanden för prospektering, hantera supportärenden) och kan använda HubSpot-krediter. Av denna anledning rekommenderas det att begränsa åtkomsten till endast de team som behöver dem.

Du kan anpassa användarbehörigheter och funktionsinställningar för att säkerställa att rätt användare kan skapa, redigera eller använda projekt och agenter.

Funktioner med användarbehörigheter

Vissa funktioner har egna användarbehörigheter. För att hantera dessa uppdaterar dubehörigheterna för specifika användare och team eller redigerar enbehörighetsuppsättning. När du redigerar behörigheter skriver du in ”AI-funktioner” i sökfältet i behörighetsredigeraren för att få tillgång till alla AI-behörigheter.

Tips: Om en behörighet använder HubSpot-krediter innebär det att de tillhörande åtgärderna förbrukar krediter. Begränsa vilka användare som har behörighet att använda funktioner som förbrukar HubSpot-krediter tills du är säker på ditt kontos AI-strategi. Du kan uppdatera behörigheterna när som helst om användare behöver åtkomst senare.

Åtkomstinställningar för projekt och agenter

För projekt och agenter utan användarbehörigheter kan du redigera åtkomstinställningarna för att styra vilka användare som kan redigera eller använda dem (dvs. chatta med projekt och utföra agentåtgärder).

Gå till projektets eller agentens åtkomstinställningar och välj bland följande alternativ.

Anpassa: Lär HubSpots AI-verktyg om ditt företag

Maximera effekten av HubSpots AI genom att anpassa den till ditt företag. Anpassningsfasen bygger upp din digitala identitet och tar dig från grundläggande automatisering till en skräddarsydd upplevelse som förstår just din organisations specifika sammanhang. Genom att tillhandahålla denna anpassning säkerställer du att AI-genererat innehåll (t.ex. blogginlägg, kundtjänstagenter) är korrekt, anpassat till ditt företag och konsekvent i alla dina olika team.

Konfigurera ditt varumärkespaket

Ditt varumärkespaket är den grundläggande källan till sanningen för ditt företags visuella och verbala identitet. I AI-sammanhang fungerar det som den definitiva instruktionsmanualen som förhindrar att assistenter och agenter genererar generiskt, robotlikt innehåll. Varumärkespaket tillhandahåller:

• Visuell enhetlighet: samordna dina logotyper, färgpaletter och typografi för att upprätthålla en enhetlig estetik i alla material för sociala medier och presentationsmaterial.

• Språklig identitet: fastställ ditt varumärkes tonfall och ordförråd för att tillhandahålla den nödvändiga kontexten som förhindrar att assistenter och handläggare genererar generiska eller robotliknande svar.

• Förtroende för varumärket: visa på professionell excellens genom enhetlighet över olika plattformar, vilket säkerställer att kunderna uppfattar din organisation som pålitlig snarare än oorganiserad.

Till exempel kan Sprocket Supply Co. utnyttja dessa inställningar för att säkerställa att varje e-postutkast för deras nya produkter följer deras tekniska sammanhang. HubSpots AI kan skapa material för sociala medier som införlivar deras varumärkesfärgpaletter och tar itu med de problemområden som definierats i deras köparprofiler. Detta ger ett grundläggande utkast som kräver minimal manuell redigering för att uppfylla organisationens standarder.

För att få ut mesta möjliga av ditt varumärkespaket ska du ställa in följande:

1. Redigera ditt varumärkes logotyp, favicon, varumärkesfärger, typsnitt och tema.

2. Konfigurera sammanhanget för din varumärkesidentitet så att din webbplatsdomän genomsöks, och fastställ röst, ton, idealisk kundprofil, produkter och konkurrensinformation utifrån webbplatsens sammanhang.

3. Ställ in din varumärkesröst för att skräddarsy genererat eller skrivet innehåll efter just ditt varumärkes specifika röst.

4. Konfigurera din varumärkesassistent som en kvalitetskontrollåtgärd för att verifiera att allt AI-genererat innehåll förblir förenligt med din varumärkesidentitet.

Fyll i din företagsprofil

Din företagsprofil fungerar som den officiella källan till din organisations digitala identitet för HubSpots AI-verktyg och anger exakt vem den representerar, dess domän och den marknad där den är verksam.

Genom att konfigurera dessa detaljer korrekt skapas ett ramverk som förhindrar att HubSpots AI hittar på grundläggande aspekter av din verksamhet. Detta ger fördelar som:

• Varumärkesintegritet: centralisera ditt företagsnamn och din domän för att säkerställa att AI-genererat innehåll och kundkommunikation konsekvent återspeglar din godkända professionella identitet.

• Kontexuell noggrannhet: specificera din bransch för att förse HubSpots AI-verktyg med den nödvändiga logiken för navigering; genom att fastställa denna utgångspunkt säkerställer du att kundinteraktioner skräddarsys för just din bransch istället för att baseras på allmän information.

Läs mer om hur du redigerar din företagsprofil i dina AI-inställningar.

Ange information om dina kunder och din försäljningsprocess

Lägg till information om dina kunder, köpare och försäljningsprocesser för att ge AI-verktygen den kontext som behövs för att stödja en konsekvent försäljning. Denna information hjälper HubSpots AI-verktyg att anpassa resultat och rekommendationer för olika köpare och kunder.

Till exempel kontaktar säljteamet på Sprocket Supply Co. potentiella köpare för sin nya möbelserie. Med en definierad produktkatalog och unika köpprofiler för chefer och enskilda medarbetarekan säljarnaskapa e-postmeddelanden som riktar sig till rollspecifika behov och innehåller skräddarsydda produktrekommendationer.

Konfigurera följande:

1. Skapa ideala kundprofiler som definierar dina målmarknader utifrån bransch, storlek, region och andra egenskaper.
2. Definiera ditt produkt- och tjänsteutbud, inklusive ditt värdeerbjudande, de problem som ditt företag löser och de specifika produkter och tjänster som finns tillgängliga.
3. Skapa köparprofiler som beskriver egenskaperna hos vissa potentiella kunder och förklarar hur man riktar sig till dem.
4. Skapa säljprofiler som definierar den kommunikationsstil och ton som AI-genererat säljinnehåll bör använda gentemot specifika potentiella kunder.

Organisera: Rensa upp data för att förbättra resultaten

HubSpots AI-verktyg använder dina CRM-data för att hämta information och generera svar. Om dina data är ofullständiga eller inkonsekventa kan AI-resultaten bli felaktiga eller irrelevanta. Att hålla data rena och strukturerade bidrar till att säkerställa tillförlitliga resultat.

Följ dessa bästa praxis för att upprätthålla god datakvalitet i ditt HubSpot-konto:

• Fyll i och standardisera egenskapsvärden: ofullständiga eller inkonsekventa egenskapsvärden kan leda till felaktiga eller generiska AI-svar. Ställ in valideringsregler för egenskaper för att säkerställa enhetlig formatering av egenskapsvärden, markera viktiga egenskaper som obligatoriska vid skapandet av poster och arkivera egenskaper med låg ifyllnadsgrad. 
• Identifiera och slå samman dubbletter: om det finns flera poster för samma objekt (t.ex. två HubSpot-företagsposter) kan HubSpots AI-verktyg hänvisa till föråldrad, motstridig eller ofullständig information. Använd verktyget för hantering av dubbletter för att hitta dubbletter ochslå samman dem för att upprätthålla en enda källa till sanning.
• Samla in saknade eller ostrukturerade data: HubSpots AI-verktyg använder ostrukturerade data, såsom e-postmeddelanden och samtalsutskrifter. Se till att teamen loggar sina kundkonversationer i HubSpot, inklusive att skicka eller logga e-postmeddelanden i HubSpot och spela in samtal. Använd ett tydligt och beskrivande språk när du skriver ämnesrader för e-postmeddelanden och titlar på aktiviteter.

För en översikt över datakvaliteten i ditt konto och rekommenderade nästa steg, läs om hur du använder verktyg för datakvalitet.

Lägg till sammanhang: Koppla ihop dokumentation och externa källor

I kombination med anpassat sammanhang och ett välorganiserat CRM ger dokumentation och externa data HubSpots AI-verktyg en fullständig bild av hur ditt företag och dess medarbetare arbetar.

Koppla samman filer och skriftligt innehåll

Korrekt och välstrukturerat sammanhang är grundläggande för kvaliteten på AI-genererade resultat. För projekt och agenter, till exempel försäljningscoachassistenten, hjälper sammanhang om dina affärsprocesser och regler till att ge anpassade rekommendationer till kontoanvändare. För kundorienterade agenter, till exempel kundagenten, hjälper sammanhang om dina produkter, tjänster och policyer till att ge korrekta svar till kunderna.

När du anpassar AI-funktioner, såsom assistenter och agenter, ska du koppla samman källor som filer, kunskapsbasartiklar, blogginlägg samt landnings- eller webbsidor. Läs mer om bästa praxis när du skriver innehåll för AI-verktyg:

• Optimera innehållet för AI-motorer

• Förbered innehåll för kundagenten

• Bästa praxis för källor till innehåll för kundtjänstmedarbetare

Anslut extern data

För att assistenter och agenter ska kunna komma åt data från appar från tredje part ska du ansluta appar från HubSpot Marketplace. Lägg till exempel till Google Kalender för att ansluta dina kalenderdata, Zoom för att ansluta Zoom-mötesinspelningar eller Asana för att ansluta dina uppgifter. Du kan också använda AI-anslutningar, till exempel HubSpot Gemini-anslutningen, för att låta andra AI-modeller komma åt dina HubSpot-data.

Genom att koppla ihop dina verktyg och datakällor med HubSpot får du all relevant kontext som behövs för att HubSpots AI ska kunna generera personanpassade resultat. Se över tillgängliga appar och deras funktioner i HubSpot Marketplace.

Kom igång: Använd HubSpots AI-funktioner

När du har aktiverat AI-funktionerna och konfigurerat data och sammanhang för att stödja dem kan du börja använda AI-funktioner som är anpassade efter ditt företag och ditt HubSpot-konto.

I tabellen nedan kopplas till exempel AI-funktioner till vanliga mål. 

Övervaka: Testa och förbättra AI-verktyg och -processer

Även om rekommendationerna ovan förbereder dig för att införa AI-funktioner i HubSpot bör du följa upp resultaten och göra justeringar över tid för att fortsätta förbättra dina AI-resultat.

Säljteamet på Sprocket Supply Co. använder till exempel Breeze Assistant för att förbereda sig inför samtal. Säljchefen följer upp den tid som läggs på samtalsförberedelser och säljarnas förtroende för svaren från Breeze Assistant. För de flesta säljare har tiden som läggs på förberedelser minskat och svaren är korrekta, vilket är en positiv indikator för verktygets införande. För vissa säljare är svaren för allmänna. Försäljningschefen bör rekommendera att dessa säljare spelar in sina samtal i HubSpot för att ge assistenten ett personligt sammanhang kring deras samtalsstrategier.

För ytterligare vägledning om hur du implementerar AI-funktioner och förbättrar AI-prestandan, se följande artiklar:

• Förbättra AI-varumärkets synlighet 
• Skala upp supporten dygnet runt

Ytterligare resurser

Om du vill lära dig mer om att införa AI i dina processer och använda HubSpots AI-funktioner kan du använda följande resurser:

• Alla HubSpot Academy Breeze-kurser och certifieringar

  • Kurs: Att bygga en AI-ledande organisation

  • Lektion: Utvärdera din AI-mognad

  • Lektion: Dina tre första verktyg för AI-beredskap

• HubSpot Communitys Breeze-bibliotek
• HubSpots AI-resursbibliotek

Ordlista

• Breeze Assistant: en AI-assistent som hjälper användare i HubSpot som utgår från kontokontexten för att ge relevanta rekommendationer och insikter. Breeze Assistant kan användas för en rad olika uppgifter, till exempel att finjustera eller skapa innehåll, förbereda möten och sammanfatta data.
• Agenter: AI-agenter som hjälper till att automatisera arbetet i HubSpot. Använd färdiga agenter från Marketplace eller anpassa agenter i agentbyggaren.
  
• Agentbyggaren: ett arbetsutrymme för att hantera och anpassa agenter.
• Projekt: konfigurerbara AI-upplevelser som skapas i Breeze Assistant för att underlätta specifika uppgifter eller processer. De följer instruktioner, verktyg och kunskap som fastställts av administratörer och kan ses i Breeze Assistant eller andra HubSpot-stödda områden.