Spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales-tillägget för Chrome

Använd funktionerna ”Spåra” och ”Logga” i Chrome-tillägget HubSpot Sales för att övervaka och dokumentera hur dina kontakter interagerar med dina e-postmeddelanden.

• När spårningen är aktiverad kan du övervaka när kontakterna visar eller öppnar dina e-postmeddelanden.
  • Granska e-postaktiviteten i aktivitetsflödet och på kontaktens tidslinje. 
  • Få meddelanden i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande.
  • Användare med entilldelad Sales Hub -licens kan spåra klick på länkar som ingår i texten i det spårade e-postmeddelandet. Läs mer om klickspårning. 
• När loggningen är aktiverad kan du logga ett e-postmeddelande i mottagarens kontaktpost eller i tillhörande poster. 
  
  • Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-postmeddelanden för i dina HubSpot-kontoinställningar. Alternativt kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i inställningarna för ditt Chrome-tillägg.

Läs mer om skillnaden mellan spårning och loggning.

Innan du börjar

Innan du börjar arbeta med HubSpot Sales-tillägget för Chrome bör du läsa igenom kraven och begränsningarna för spårning och loggning av e-postmeddelanden. 

Förstå kraven

• För att logga ett e-postmeddelande och lägga till en ny kontakt i ditt HubSpot CRM-konto måste den e-postadress du skickar e-postmeddelanden från vara en av följande:
  • En användare i ditt konto.
  • En av dina anslutna e-postadresser.
  • Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din profil och dina inställningar).

Förstå begränsningar och överväganden

• Spårning och loggning av e-post stöds inte för e-postmeddelanden som använder anpassade Gmail-layouter. 
• Om du har aktiverat dataskyddsinställningarna i ditt konto kan öppnande av e-post endast spåras för kontakter med en tilldelad rättslig grund för databehandling. Din juridiska avdelning är den bästa källan för att avgöra hur ditt företag använder loggning och spårning av e-post. Läs mer om spårning av e-post när dataskyddsinställningarna är aktiverade.
  • Du kan anpassa inställningarna för ditt tillägg för att inaktivera spårning och loggning för ett specifikt meddelande eller för specifika kontakter eller e-postdomäner. 
• När du loggar ett e-postmeddelande med en bifogad fil kommer bilagor som är större än 50 MB inte att loggas i HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras till kontakten och loggas i CRM-systemet, men utan bilaga.
• När loggningen är aktiverad loggas intetidigare e-postmeddelanden automatiskt i CRM-systemet. Läs om hur du i efterhand kan logga skickade och mottagna e-postmeddelanden i CRM-systemet.

Observera: beroende på mottagarens plats kan spårning av e-postöppningar och klick kräva förhandsgodkännande. Innan du aktiverar spårningenbör du läsa igenom riktlinjerna för samtycke till e-postspårning.

Konfigurera standardinställningar för loggning och spårning

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.

2. I menyn till vänster, under Datahantering, navigerar du till Objekt.

3. Högst upp på sidan ”Objekt” klickar du på Välj ett objekt och välj Aktiviteter.

4. På sidan fliken E-postlogg och spårning kan du ställa in hur e-postmeddelanden ska spåras eller loggas i HubSpot genom att markera eller avmarkera följande kryssrutor:

   • Tillåt alla användare att logga e-postbilagor: ställ in om inkommande e-postbilagor ska kunna loggas i CRM, konversationsinkorgen och sidofältet. 
   • Tillämpa standardinställningen för loggning för alla användare: närden här inställningen är aktiverad kan du klicka för att slå på eller stänga av alternativet Logga alla e-postmeddelanden som standard för att ange om e-postmeddelanden ska loggas som standard för alla användare i ditt konto.
   • Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se när mottagarna öppnar och klickar på sina e-postmeddelanden: ställ in om användare kan spåra e-postmeddelanden som skickas från CRM, konversationsinkorgen, e-posttillägg och sekvenser. 
   • Tillämpa standardinställning för spårning för alla användare: om du har valt krusrutan Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se när mottagarna öppnar och klickar på sina e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto. 

    

Spårning av e-postmeddelanden

Så här skickar du ett spårat e-postmeddelande från Gmail:

1. Logga in på ditt Gmail-konto.
2. Skriv ett nytt e-postmeddelande. Ange mottagaren, ämnesraden och meddelandetexten.
3. Markera kryssrutan Spåra.
4. Klicka på Skicka.

Visa status för det spårade e-postmeddelandet

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet visas e-postmeddelandets ämnesrad och mottagare i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Skickat.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på din dator. När du navigerar tillbaka till ditt aktivitetsflöde eller flödet i Chrome-tillägget ser du att e-postinformationen är markerad som ”Öppnat”. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du ser också en historik över kontaktens aktiviteter.

Du kan också se hur dina kontakter interagerar med dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du på HubSpot-kugghjulsikonen sprocket längst upp till höger i din Chrome-webbläsare.

Läs mer om hur e-postspårning och försäljningsaviseringar fungerar, och hur du stänger av spårningen.

Logga e-postmeddelanden

Skicka ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Chrome-tillägget

1. Skriv ett nytt e-postmeddelande i Gmail.
2. Ange e-postmottagaren, ämnesraden och e-posttexten. Om mottagarens e-postadress redan är kopplad till en kontaktpost i ditt CRM visas HubSpot-kugghjulsikonen bredvid e-postadressen ifältet Till. 
3. Markera kryssrutan Logga.
4. Om ditt konto har konfigurerade standardinställningar för loggning väljer tillägget automatiskt vilka poster e-postmeddelandet ska loggas till. Så här väljer du manuellt vilka poster e-postmeddelandet ska loggas till:
   • Klicka på rullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Logga .
   • Markera och avmarkera kryssrutorna bredvid de poster som du vill logga e-postmeddelandet till.
5. Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM kan du välja att skapa en ny kontakt.
   • Om du vill skapa en ny kontakt markerar du kryssrutan bredvid e-postadressen under Skapa som nya kontakter när du redigerar postkopplingarna. 
     
     • Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas genom ett loggat e-postmeddelande att anges som icke-marknadsföringskontakt. 
     • Den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet tilldelas automatiskt som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats. 
   • Om du inte vill skapa en ny kontakt avmarkerar dukryssrutan bredvid e-postadressen under Skapa som nya kontakter. Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endast till befintliga kontaktposter. 
6. Klicka på Skicka.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-postmeddelanden som loggas i HubSpot med hjälp av tillägget kopplas automatiskt till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet.

Så här ser du det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

1. Gå till dina poster:

   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.

   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Företag. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Företag.

   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Affärer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Affärer.

   • I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Ärenden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Ärenden.

2. Klicka på namn på posten.

3. Leta reda på det loggade e-postmeddelandet i tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:

• • Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp i kontaktens tidslinje.
  • Kopiera länk: klicka för att kopiera URL:en till det loggade e-postmeddelandet. 
  • Svara: Klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.
  • Vidarebefordra: Klicka för att vidarebefordra e-postmeddelandet till en annan kontakt. 

• • Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.

• • Expandera: klicka på rullgardinspilen för att se hela e-postmeddelandet. Om det pågår en e-postkonversation klickar du på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
  • Kopplingar: klicka för att redigera kopplade företags- eller affärsposter.
  • Bilagor: Klicka för att öppna bilagor som är kopplade till just detta e-postmeddelande.