Spåra den rättsliga grunden för behandlingen i HubSpot

Enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och andra dataskyddslagar måste företag ha en rättslig grund för att använda och behandla kontaktuppgifter samt föra register över samtycken och bevis på andra rättsliga syften med behandlingen.

Kontaktegenskapen ”Rättslig grund för behandling av kontaktuppgifter” hjälper dig att samla in, spåra och lagra den rättsliga grunden för behandlingen via avtal, berättigat intresse och samtycke för dina HubSpot-kontakter. Enligt GDPR måste företag ha minst en rättslig grund som giltigt skäl för att behandla uppgifter. Det kan finnas fler än en rättslig grund som passar varje situation.

Observera: även om HubSpot tillhandahåller denna funktion är din juridiska avdelning den bästa källan för råd om efterlevnad i just din situation.

Visa egenskapen och förstå varje rättslig grund

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Egenskaper i menyn till vänster.
3. Sök efter och klicka på egenskapen Rättslig grund för behandling av kontaktens uppgifter.
4. I egenskapen kan du se sex standardalternativ. De tre första alternativen är olika typer av berättigade intressen. Ett berättigat intresse föreligger när företag har ett nödvändigt och lagligt affärsmässigt skäl att behandla en kontakts personuppgifter på ett sätt som kontakten kan förvänta sig.
   
   • Berättigat intresse – Lead: När uppgifter från en potentiell kund eller ett lead behandlas för att kommunicera om möjliga affärer. Till exempel att behandla en potentiell kunds namn och e-postadress efter att denne har anmält sig för att få ett nyhetsbrev. En potentiell kund eller ett lead är en kontakt som har visat intresse för ett företag men som inte har köpt några varor eller tjänster.
   • Berättigat intresse – Kund: När behandling av uppgifter för en kund är nödvändig för att upprätthålla den pågående affärsrelationen. Till exempel att uppdatera en kunds adress eller skicka information om invigningen av en ny butik. En kund är någon som har köpt varor eller tjänster från ett företag.
   • Berättigat intresse – Övrigt: När det finns en rättslig grund för att behandla en kontakts uppgifter på ett sätt som kontakten kan förvänta sig av företaget, men typen av kontakt eller affärsrelation inte stämmer överens med någon av de övriga angivna HubSpot-kategorierna.
   • Fullgörande av avtal: När behandling av kontaktuppgifter krävs för att utföra uppgifter enligt ett avtal eller innan en affärsrelation formellt inleds. Till exempel att behandla en kontakts e-postadresser efter att denne har begärt en offert via e-post.

1. • Frivilligt samtycke från kontakten: När en kontakt har gett sitt direkta samtycke till att deras personuppgifter behandlas, till exempel när en kontakt skapar ett konto hos ett företag och samtycker till att ta emot kommunikation. Samtycket ska vara specifikt, informerat och entydigt.

1. • Ej tillämpligt: När det inte krävs någon rättslig grund för att behandla kontaktuppgifter för att kommunicera med kontakten. Till exempel om kontakten inte är medborgare i EU eller Storbritannien och därmed inte omfattas av GDPR:s integritetslagstiftning.

Ange rättslig grund för kontakter

När du har aktiverat sekretessinställningarna kan du lägga till samtycke och rättslig grund för kontakter i följande situationer:

• När du slutför en listimport.
• När duskapar en kontakt.
• Redigera en rättslig grund i enkäter.
• Ange en engångsrättslig grund när du skickar ett e-postmeddelande till en kontakt.
• Bevilja den för en enskild kontakt.
• Bevilja den för flera kontakter samtidigt.
• Ta bort en avregistrering från e-poststatus.
• Återanmäla en kontakt till marknadsföringsmejl efter att denne har valt bort dem.
• Registrera en kontakt för en prenumerationstyp.
• Uppdatera prenumerationsstatusen och den rättsliga grunden för behandling avkontaktens data i ett arbetsflöde.

Bevilja rättslig grund för en enskild kontakt

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.
2. Klicka på namnet på en kontakt.
3. I den vänstra panelen klickar du på Åtgärder och väljer Visa alla egenskaper.
4. Sök efter och klicka på egenskapen ”Rättslig grund för behandling av kontaktens data ”.
5. Markera kryssrutorna bredvid de värden du vill använda.

Bevilja rättslig grund i bulk

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.
2. För att välja specifika kontakter, markera kryssrutorna bredvid de poster som ska redigeras.
3. Om du vill välja alla kontakter markerar du kryssrutan högst upp i tabellen och klickar sedan på Välj alla [x] kontakter.
4. Klicka på Redigera högst upp i tabellen och sök sedan efter och välj ”Rättslig grund för behandling av kontaktens uppgifter”.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Rättslig grund för behandling av kontaktens uppgifter och markera kryssrutorna bredvid de alternativ som du vill tillämpa på dina kontakter.
6. Klicka på Uppdatera.