Hantera intäkterna från början till slut i HubSpot

Revenue Hub hjälper dig att hantera intäkterna i alla led, från den första försäljningen till fakturering, betalningar, förnyelser och intäktstillväxt. Det innehåller verktyg för att skapa offter och fakturor, hantera betalningar, sköta avtalshantering och rapportera intäkter. Använd den här guiden för att få en överblick över hela processen och utforska sedan de avsnitt som är mest relevanta för just din situation.

Genom att centralisera dessa processer kan teamen arbeta utifrån samma intäktsdata. Kundorienterade team, såsom försäljning, fakturering och kundframgång, kan hantera intäktscykeln i HubSpot – från affärer och offter till avtal, fakturor och betalningshantering. Ekonomiteamen kan använda samma data för intäktsrapportering och prognoser, medan marknadsföringsteamen kan använda attributionsrapporten för att förstå vilka kampanjer och livscykelåtgärder som påverkar de realiserade intäkterna.

Förstå intäktsresan i HubSpot

Den här artikeln beskriver processen för sammankopplade intäkter i HubSpot. Allteftersom köparna går igenom intäktscykeln övergår informationen från en affär till en offert och slutligen till ett avtal, vilket sedan utgör den långsiktiga dokumentationen för fakturering, förnyelser och intäktsrapportering. Beroende på din prenumeration, din konfiguration och dina affärsprocesser kan du börja med arbetsflöden för offert- och avtalshantering och sedan lägga till fakturering och betalningar senare. Läs mer om de olika intäktsprocesserna i HubSpot.

Till exempel ville Sprocket SaaS Co., en leverantör av SaaS-programvara, från början kunna skicka offter som en del av sin process för försäljning. I takt med att företaget växte ville man börja samla intäkterna i ett avtal, fakturera kunderna och ge dem möjlighet att betala för de tjänster som levererades. Genom skalning av användningen av HubSpots verktyg för intäktsgenerering kunde de gå från fristående offter till en heltäckande intäktsprocess.

Organisationer hanterar sina intäkter på olika sätt beroende på hur de säljer och fakturerar sina kunder. Utforska den intäktsresa som bäst passar din affärsmodell i diagrammet nedan. Läs mer om Revenue Hub.

Konfigurera ditt produkt- och tjänsteutbud

Konfigurera produktbiblioteket

När du hanterar intäkter i HubSpot ska du lägga till de produkter och tjänster som ditt företag säljer i produktbiblioteketsom produkter. Skapa produkter manuellt eller användHubSpot ai för att skapa produkter med hjälp av naturliga prompts. Använd dessa produkter för att lägga till radobjekter i affärer, offter, avtal och fakturor, så att köparna får en tydlig bild av vad de köper.

Produkterna i biblioteket kan konfigureras med olika prissättningsmodeller, bland annat fastpris, trappstegsprissättning och differentierad prissättning. Du kan också skapa prislistor för olika prissättningsscenarier (t.ex. priser för hänvisningar, samarbetspartners eller regionala priser). Detta hjälper säljarna att använda rätt produkter och prissättning under processen för försäljning.

Du kan till exempel konfigurera produktbiblioteket på följande sätt:

• Använd differentierade priser för prenumerationer och tillämpa olika regionala prislistor för de regionala säljteamen.
• Konfigurera implementeringstjänster till ett fast pris tillsammans med användningsbaserade supportpaket som faktureras löpande.

Till exempel har Sprocket SaaS Co., en leverantör av SaaS-programvara, utformat sitt produktutbud så att det omfattar engångstjänster för implementering vid sidan av återkommande programvaruavgifter.

Förse HubSpot AI med information om dina kunder och din process för försäljning

Lägg till information om dina kunder, köpare och försäljningsprocesser för att ge AI-verktygen den nödvändiga kontexten som behövs för att stödja ett konsekvent genomförande av försäljningen. Denna information hjälper HubSpot ai att anpassa sökresultat och rekommendationer efter olika typer av köpare och kunder. Läs mer om hur du kan anpassa HubSpot AI till just ditt företag.

Hantera försäljningsmöjligheter och avtal

För många team är detta det första integrerade intäktsarbetsflödet som implementerats i HubSpot, vilket sammanför affärshantering, offertframställning, avtalshantering och faktureringsförberedelser.

De flesta intäktsarbetsflöden inleds med en försäljningsmöjlighet. I HubSpot samverkar affärer, offertter och avtal för att leda köpare från det första engagemanget till ett aktivt avtal.

Följ upp försäljningsmöjligheter med affärer

En affärsregister innehåller information om ett pågående engagemang med en köpare i samband med försäljning. Affären registrerar köparens kontakt- och företagsuppgifter samt alla aktiviteter som rör de kontakter och företag som är kopplade till affären, inklusive e-postmeddelanden, samtal och möten.

Använd radobjekt för att lägga till de produkter som en köpare köper till en affär. Radobjekten överförs till offter, avtal, fakturor och utcheckning, vilket bidrar till att priser och produktuppgifter förblir konsekventa genom hela intäktsprocessen.

Följ upp möjligheten från mötesbokning till stängd och vunnen affär i din säljpipeline, så att du kan automatisera nästa steg och göra prognoser för intäkterna.

Du kan till exempel ställa in affärer på följande sätt:

• Skapa ett arbetsflöde som automatiskt skapar en affär när en potentiell kund har kvalificerats, och tilldela den till rätt säljteam eller säljare.
• Ställ in olika steg i affärspipelinen som passar just din försäljningsprocess.
• Låt säljarna själva sköta sina egna affärer fram till stängning.

Läs mer om arbetsflöden, steg i säljprocessen och affärer.

Skapa skräddarsydda offertter

Skapa skräddarsydda offertter direkt från dina affärsmöten för att driva försäljningsprocessen framåt. Offert kan skapas med hjälp avHubSpot AI eller konfigureras med hjälp av offertredigeraren.

Utöver den vanliga affärsinformationen kan du utöka dina offter och offertmallar på följande sätt:

Anpassa innehållet i offerten

• Anpassat innehåll: skräddarsydda ansökningsbrev, sammanfattningar och specifika termer.
• Radobjekt: detaljerade specifikationer av produkter eller tjänster.
• Flexibla godkännandemetoder: lägg till möjligheten att godkänna offertonen med hjälp av e-signatur, ”klicka för att godkänna” eller manuell signatur.
• Betalningsintegration: inbyggda fakturerings- och betalningsfunktioner för snabbare stängning.

Automatisera livscykeln

• Offertmallar: skapa offertmallar som hjälper säljarna att ta fram standardiserade offerter på ett mer effektivt sätt. Du kan använda Breeze Assistant för att påskynda arbetet med att skapa mallar.
• Offertregler och godkännanden: Använd offertregler och godkännanden för att fastställa vilka krav som offerterna måste uppfylla innan de skickas till köparen. Reglerna kan markera citat som inte uppfyller dessa krav, eller förhindra att citat skickas tills ändringar har gjorts. Godkännandeprocesser kan konfigureras så att offerters granskning utförs av en godkännare innan de skickas vidare till köparen.
• Betalning: När en köpare har godkänt en offert omdirigeras hen till en faktura för att påbörja faktureringsprocessen, vilket bidrar till att minska fördröjningarna. 

Observera: Du måste vara registrerad förbetaversionen av Connected CPQ, Billing och Betalningför att faktureringen ska kunna kopplas till en faktura. Om du inte är registrerad för betaversionen sker betalningshanteringen fortfarande via den befintliga offert- eller fakturafunktionen . Läs mer ombetatestningen av Connected CPQ, fakturering och betalningar. 

• Avtalsskapande: När en offert med faktureringsmöjlighet har godkänts kan ett avtal skapas för att formalisera överenskommelsen. Faktureringsuppgifter, såsom betalningssätt och faktureringskontakt, införs automatiskt i avtalet.

• Förnyelser och ändringar: skapa offerter för ändringar eller förnyelser direkt utifrån befintliga avtal för att följa kundens livstidsvärde.

Läs mer omhur du konfigurerar offertprocessen,godkännande av offerter och hur du använder elektroniska signaturer.

Fakturering och intäktshantering

Team kan införa fakturering och betalningar separat, antingen genom att utöka ett befintligt Cpq-arbetsflöde eller genom att stegvis införa processer för återkommande fakturering och betalningsinkassering.

Samla intäkterna i avtal

Avtaletfungerar som ett gemensamt register som ansluter vad som sålts, hur det faktureras och hur kundrelationen utvecklas över tid. Avtalen innehåller kontakt- och uppgifter om företaget, fastställda intäkter samt kundens avtalshistorik.

Du kan använda avtal för att:

• Utföra granskning av avtalets status och de intäkter som redan är säkrade.

• Håll koll på förnyelsedatum.

• Visa faktureringsuppgifter.

• Visa tillhörande fakturor, prenumerationer och betalningar.

Följande team kan använda objektet ”kontrakt” i sitt dagliga arbete:

Läs mer om hur avtal används i HubSpot, hur du konfigurerar avtal, skapar avtal direkt,skapar avtal utifrån godkända offter och hanterar avtal.

Automatisera återkommande fakturering

Använd automatiserad fakturering för att skapa och hantera faktureringsscheman utifrån dina avtal.

• Om du registrerar dig för betatestningen av Connected CPQ, Billing och Payments skapas automatiskt en faktureringsplan när ett avtal upprättas utifrån en godkänd offert, baserat på varje radobjektets faktureringsdatum, faktureringsfrekvens och startdatum.

• Om du skapar ett avtal direkt(BETA) kan du aktivera fakturering när du skapar avtalet.

Faktureringsscheman stöder avtal med förskjutna datum för radobjekt och varierande faktureringsintervall, och kan slå samman radobjekt med samma faktureringsdatum till en enda faktura.

Med automatiserad fakturering och faktureringsscheman kan du:

• Skapa faktureringsscheman automatiskt utifrån avtalsvillkoren.

• Hantera avtal med olika start- och slutdatum samt varierande faktureringsintervall.

• Sammanfoga radobjekter med samma fakturadatum till en enda faktura.

• Håll koll på kommande förfallodatum och summan för fakturor.

• Visa tidigare fakturor och aktuell fakturastatus.

Observera: Om inställningen ”Skapa avtal automatiskt från godkända offerter” är aktiverad och du deltar i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments, skapas automatiskt en avtalspost när en offert godkänns av köparen. Denna används för att hantera återkommande fakturering med hjälp av fakturor istället för offerter.

Ta in intäkter genom fakturor och betalningar

Fakturor och betalningar avslutar processen från offert till betalning. Använd fakturor och betalningslänkar för att begära betalning från dina kunder. Man kan skapa betalningslänkar för att ta emot betalningar för specifika produkter och tjänster. Faktura kan skapas för engångsdebitering eller för att fakturera köpare löpande. Fakturor kan skapas:

• Från en kontakt, ett företag, en affär eller en offertpost eller från fakturapostens indexsida.
• Från ett publicerat offert, för att kopiera uppgifterna från offerten till en ny faktura.
• Automatiskt vid upprättandet av prenumerationer.
• Detta sker automatiskt när betalningar görs via betalningslänkar , offerter eller äldre offerter.
• Automatiskt från ett direkt skapat avtal (BETA). Kunderna utför betalningar per faktura. Nettobetalningsvillkoren fastställs när avtalen upprättas, och den löpande faktureringen hanteras via avtalen.
• Om inställningen ”Skapa avtal automatiskt från godkända offerter” är aktiverad och du registrerar dig för betaversionen av Connected Cpq, Billing och Payments, skapas avtal automatiskt utifrån godkända offerter. Kunderna utför betalningar per faktura. Nettobetalningsvillkoren fastställs när offertar skapas, och den löpande faktureringen hanteras via avtal. 

För att hantera betalningar på ett effektivt sätt kan du:

• Skicka fakturor automatiskt på faktureringsdatum.
• Ta emot betalningar online via HubSpot-betalningar eller genom att använda Stripe som betalningsleverantör.
• Använd Revenue Agent (BETA) för att hålla koll på utestående fakturor och automatisera kontakten med köpare för att underlätta betalningsindrivningen.
• Utfärda återbetalningar.
• Hantera tvister.
• Använd kreditnotor.
• Tillhandahåll en faktureringsportal där köpare själva kan hantera sina faktureringsärenden.

För varje betalning skapas ett betalningsregister där betalningsuppgifterna sparas, inklusive den kontakt som genomförde betalningen.

Några viktiga användningsområden för fakturor och betalningar är bland annat:

Läs mer om hur du fakturerar dina köpare, skapar betalningslänkar och hanterar betalningar.

Behålla och utöka kundbasen

Hantera avtalsändringar

Kundernas behov förändras ofta under avtalets giltighetstid. Redigera avtal (BETA) eller skapa ändringsofferter för att ändra befintliga avtal utan att behöva säga upp dem och börja om från början. Uppdatera uppgifter om säljare och köpare, inkasseringsprocessen, den betalningsmetod som används, radobjekten i avtalet och inställningarna för utcheckningen. Ändringarna registreras i avtalsregisteret och faktureringsjusteringar, inklusive proportionell fördelning, tillämpas.

Du kan till exempel redigera avtal eller använda ändringsofferter för att:

• Lägg till eller ta bort funktioner eller tjänster under avtalets giltighetstid.
• Beräkna fakturan proportionellt utifrån de ändringar som gjorts, så att kunden betalar rätt summa för återstoden av avtalsperioden.
• Uppdatera avtalen automatiskt efter att ändringar har gjorts för att säkerställa att förnyelserna blir korrekta.

Läs mer om hur man redigerar slutgiltiga avtal (BETA) ochskapar ändringsofferter.

Hantera förnyelser

Automatisera förnyelser och minska risken för bortfall genom att direkt lägga till förnyelser i avtalen (BETA)eller genom att skapa förnyelseoffertar. När du skapar en förnyelse överförs befintlig avtalsinformation automatiskt. Du kan lägga till eller ta bort radobjekt innan du slutför förnyelsen. Varje förnyelseavtal är kopplat till det ursprungliga avtalet, vilket gör att du kan följa hela avtalshistoriken för varje kund.

Använd till exempel förnyelseoffertar för att:

• Ställ in påminnelser om förnyelse i avtalsposten.
• Skapa förnyelseoffertar när avtalets slutdatum närmar sig.
• Du kan vara säker på att eventuella ändringar som görs under avtalets giltighetstid automatiskt överförs till förnyelsen.
• Lägg till eller ta bort poster vid förnyelsen.

Läs mer om hur du skapar förnyelser direkt i avtalen (BETA) och hur du skapar offter för förnyelser.

Integrera och skapa rapporter om intäkter

Anslut HubSpot till ekonomisystemen

Se till att ekonomiavdelningarna hålls uppdaterade genom att synkronisera intäktsdata från HubSpot med redovisnings- och ERP-verktyg, såsom QuickBooks, Xero och NetSuite. Du kan använda befintliga appar från HubSpot App Marketplace eller HubSpots API:er.

Synkronisera kontakter, produkter, fakturor, kreditnotor och betalningar mellan de två systemen för att säkerställa att bokföringen automatiskt hålls uppdaterad utifrån intäktsaktiviteterna i HubSpot.

Använd HubSpots integrationer för att:

• Se till att uppgifterna om betalning och intäkter är uppdaterade.
• Minimera manuell datainmatning i hela din finansiella teknikplattform.

Läs mer om integration med QuickBooks och Xero samt om HubSpots utbyggbarhet i utvecklardokumentationen.

Rapport om er intäktsutveckling

Eftersom affärer, offerter, avtal, fakturor och betalningar är anslutna kan teamen rapportera om hela intäktslivscykeln – från kundförvärv till kundbehållning och expansion. Genom att centralisera intäktsprocesserna kan du analysera intäktsutvecklingen med hjälp av rapporter i HubSpot. Använd färdiga rapporter eller skapa egna rapporter som passar dina olika teams behov.

Du kan till exempel skapa rapporter för:

• Återkommande intäkter: följ ARR, MRR samt avtalsändringar och avtalsvärde i realtid.

• Kundfordringar och likvida medel: följ upp utestående fordringar och betalningar för att analysera genomsnittlig betalningstid (DSO).
• Kundbehållning: analysera kundbortfall och nettointäktsbehållning med hjälp av uppgifter om avtalsförnyelser.
• Attribuering: se vilka affärskällor som bidrar till värdefulla, långsiktiga avtal.

Läs mer om hur man rapporterar intäkter i HubSpot, analyspaketet för intäktsanalys,hur man skapar anpassade rapporter och om attributionsrapportering.

Ytterligare resurser

• Titta på introduktionsvideon till Revenue Hub Academy.
• Läs mer om:
  • De olika intäktsprocesserna som du kan använda i HubSpot.
  • De olika sätten att fakturera kunder i HubSpot.
  • HubSpot Cpq.
  • Avtal.
  • De olika sätten att ta betalt från köpare i HubSpot.