Spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Outlook-tillägget för skrivbordet

Använd funktionerna Spåra och Logga i HubSpot Sales Outlook-tillägget för att övervaka och registrera dina kontaktpersoners engagemang i dina e-postmeddelanden. När funktionen Spåra är aktiverad kan du få meddelanden i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet i kontaktpersonens register i HubSpot för att hålla en dokumentation av all tidigare kommunikation så att ditt team kan referera till den.

Du kan granska information om öppnade och klickade e-postmeddelanden i aktivitetsflödet; loggade e-postmeddelanden sparas i enskilda kontaktposter och deras tillhörande poster.

Observera:- Omdu har aktiverat GDPR-funktionen (General Data Protection Regulation) i ditt konto är ditt juridiska team den bästa resursen för att avgöra hur ditt företag använder loggning och spårning av e-post. Du kan också anpassa dina tilläggsinställningar för att inaktivera den här funktionaliteten för ett specifikt meddelande eller för specifika kontakter eller e-postdomäner. Alla befintliga kontakter som inte har beviljat en laglig grund för databehandling kommer att spåras anonymt.

Innan du börjar, ska du notera skillnaden mellan ett spårat e-postmeddelande och ett loggat e-postmeddelande:

• Spårning: Använd spårningsfunktionen för att övervaka när kontakterna öppnar dina e-postmeddelanden. För att spåra e-postmeddelanden infogar HubSpot en spårningsbild på en pixel i e-postmeddelandet efter att det har skickats . Om du har HubSpot Sales för Windows-brickaappen installerad eller om du använder Chrome med HubSpot Sales Chrome-tilläggetfår du ettmeddelande i realtid på skrivbordet när en kontakt öppnar det spårade e-postmeddelandet. Användare med tilldelade betaldaSalesHub-platser kan också spåra när en mottagare klickar på en länk i e-postmeddelandet. Gratisanvändare kan inte spåra klick. HubSpot registrerar spårade öppningar och klick av e-postmeddelanden i aktivitetsflödet och på postens tidslinje. Om du markerarkryssrutan Spåra e-post loggas inte enkopia av e-postmeddelandet till posten i HubSpot .

• Logga: Använd loggfunktionen för att logga en kopia av ett e-postmeddelande till en post i HubSpot. Eventuella bilagor som ingår i e-postmeddelandet loggas också till kontaktens post. Logga dina e-postmeddelanden för att hålla en dokumentation av tidigare kommunikation. Loggade e-postmeddelanden ger dig ingen information om öppning eller klick.

Tänk på att du kan skicka ett e-postmeddelande som både spåras och loggas. På så sätt har du en dokumentation av e-postkommunikationen och information om öppnade e-postmeddelanden i HubSpot.

Den här artikeln handlar om spårning och loggning av e-postmeddelanden med HubSpot Sales Outlook-tillägget.Om du använder Office 365-tillägget får du veta hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med Office 365-tillägget i den här guiden: Spåra och logga e-post med Office 365-tillägget.

Observera: Outlook-tillägget kommer att visas på alla e-postadresser som du har ställt in i ditt Outlook-konto. Därför kommer e-postmeddelanden som skickas från någon av dessa e-postadresser att spåras om spårning är aktiverat. E-postmeddelanden som skickas från ytterligare en e-postadress kommer endast att logga till HubSpot när loggning är aktiverad om e-postadressen är ansluten till HubSpot eller läggs till som ett alias i din profil och dina inställningar.

Spårning av e-postmeddelanden

Skicka ett spårat e-postmeddelande med hjälp av Outlook desktop add-in från ditt Outlook desktop-konto på en dator:

• Logga in på ditt Outlook-konto.
• Skapa ett nytt e-postmeddelande.
• Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
• Markera kryssrutan Spåra e-post i meddelandebandet och klicka sedan på Skicka.

Visa det spårade e-postmeddelandets status

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet visas e-postens ämnesrad och mottagare i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Skickat.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på ditt skrivbord och e-postmeddelandet markeras som Öppet i ditt aktivitetsflöde.Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktnamnet för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du ser också en historik över kontaktpersonens aktiviteter som listas i rullgardinsmenyn.

Observera: realtidsmeddelanden visas när du skickar spårade e-postmeddelanden med hjälp av Office 365-tillägget och om du har installerat HubSpot Sales Chrome-tillägget eller HubSpot Sales for Windows tray-appen (endast Windows). Om inte kommer du bara att se aktivitet i ditt HubSpot-aktivitetsflöde.

Du kan också se hur dina kontakter tar emot dina spårade e-postmeddelanden via Chrome-tillägget eller Windows-appen. Om du vill komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du på HubSpot-ikonen sprocketsprocket i detövre högra hörnet av Chrome-browsern. Om du har installerat HubSpot Sales för Windowsklickar du på HubSpot-ikonen sprocket sprocketi Windows-brickan.

Läs mer om spårning av e-post och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.

Loggning av e-postmeddelanden

Om du vill logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste den e-postadress du skickar från i din e-postklient vara en av följande:

• En användare på ditt konto.
• En av dina -anslutna e-postadresser.
• Ett alias i din e-postklient (antingen ettalias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ettalias somlagts till i din Profil och inställningar).

Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-postmeddelanden för iinställningarna för dittHubSpot-konto på . Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i dina tilläggsinställningar.

Observera att e-postbilagor som är större än 50 MB inte kommer att loggas in i HubSpot .E-postmeddelandet kommer fortfarande att levereras till kontakten och loggas in i CRM, men utan bilaga.

Skicka ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Outlook desktop add-in från ditt Outlook desktop-konto på en dator:

• Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
• Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
• Välj Logga till CRM i meddelandefältet. Din BCC-adress fylls automatiskt i fältet BCC .

• Du kan välja att logga e-postmeddelandet till e-postmottagarnas associerade poster. Som standard väljer tilläggsmodulen automatiskt kontaktpersonens tre första associerade affärs- eller biljettposter att logga e-postmeddelanden till . Om du vill välja vilka associerade poster som e-postmeddelandet ska loggas till:
  • Under kryssrutan Logga till CRM klickar du på rullgardinsmenyn för poster .
  • Markera kryssrutorna bredvid de poster som e-postmeddelandet ska loggas till.
    
    
  • Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte finns som kontakt i ditt CRM skapas en ny kontaktpost. Du kommer att se kontaktpersonens e-postadress när du redigerar föreningarna. Avmarkera kryssrutanom du inte vill att e-postmeddelandet ska loggas in i den nya kontaktposten. Läs mer om hur du loggar e-post endast till befintliga kontakter.
• Klicka på Skicka.

Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för Outlook-tillägget. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att anges som icke marknadsföringsrelaterad.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-post som loggas till HubSpot med hjälp av Outlook-tillägget för skrivbordet kopplas automatiskt till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet. Du kan se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till dina poster:
  • Kontakter: I ditt HubSpot-konto, navigera till Kontakter > Kontakter.
  • Företag: I ditt HubSpot-konto, navigera till Kontakter > Företag.
  • Erbjudanden: I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Erbjudanden.
  • Biljetter: I ditt HubSpot-konto, navigera till Service > Ärenden.
• Klicka på -namnet för posten.
• Leta upp det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
  
  1. Tillhörande poster: klicka för att redigera de tillhörande posterna.
  2. Fäst: Klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp i tidslinjen.
  3. Ta bort: Klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.
  4. Detaljer: Klicka för att se specifik information om e-postmeddelandet.
  5. Expandera: klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det pågår en e-postkonversation klickar du på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
  6. Bilagor: Klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det här specifika e-postmeddelandet.
  7. Svara: Klicka på Reply för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.

Observera: För att skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.