Konfigurera kapacitetsbegränsningar för chattkanaler som är kopplade till inkorgen

Du kan aktivera och ställa in kapacitetsbegränsningar för livechattoperatörerna i ditt HubSpot-konto för att hjälpa dem att minska tiden till det första svaret till en besökare, minska den genomsnittliga samtalslängden och förbättra kundnöjdheten överlag.

I den här artikeln lär du dig hur du ställer in kapacitetsbegränsningar för chattkanaler som är kopplade till konversationsinkorgen. Om du vill hantera begränsningar för kanaler som är kopplade till din helpdesk kan du läsa mer om hur du ställer in kapacitetsbegränsningar för ärenden.

Observera: kapacitetsbegränsningarna för chatt gäller endast konversationer från chattkanaler som är kopplade till konversationsinkorgen. Chattar som tilldelats användaren men som inte kommer från en kanal kopplad till konversationsinkorgen räknas inte in i användarens kapacitetsbegränsning för chatt.

Aktivera och konfigurera kapacitetsbegränsningar

Så här konfigurerar du kapacitetsgränserna för chatten:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Kontoinställningar.
3. Klicka på fliken Användarinställningar.
4. Under Kapacitetsgränser aktiverar du alternativet Aktivera kapacitetsgräns.
5. När funktionen är aktiverad kommer inkommande chattkonversationer automatiskt att tilldelas en tillgänglig liveagent tills antalet aktiva chattar når den kapacitetsgräns som du har ställt in i dina inställningar. En aktiv chatt räknas in i en liveagents kapacitetsgräns om följande kriterier är uppfyllda:
   • Konversationen betraktas inte som skräppost, är inte blockerad, ligger inte i papperskorgen eller har på annat sätt filtrerats bort från inkorgen.

• • Konversationen kommer från en chattkanal som är kopplad till konversationsinkorgen.
  • Konversationens status är Öppen och tilldelad till agenten.
  • Ett meddelande har skickats mellan agenten och besökaren under de senaste 30 minuterna. Detta inkluderar även eventuella kommentarer som agenten har lämnat under denna tidsperiod.

6. Standardgränsen för livechatt är inställd på tre aktiva chattar. Du kan ange en ny gräns under Chattkapacitetsgräns, upp till maximalt 99.
7. Klicka på Spara längst ned till vänster.

När en agent når sin maximala kapacitet i konversationsinkorgen kommer den gröna pricken som indikerar tillgänglighet att bytas ut mot en varningstriangel, och agenten kommer inte längre att tilldelas nya konversationer automatiskt. När agenten stänger tillräckligt många aktiva chattar för att återgå under sin maximala kapacitet blir hen återigen berättigad till automatisk tilldelning.

Om alla agenter har nått sin maximala kapacitet kommer inga nya inkommande chattar att tilldelas. Du kan fortfarande manuellt tilldela konversationer till en agent som har nått sin maximala kapacitet.

Ställ in beteendet för livechatten vid maximal kapacitet

Så här anger du hur livechatt-startfönstret ska fungera när alla agenter har nått maximal kapacitet:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster navigerar du till Inkorgen och helpdesken > Inkorgar.
3. På fliken Kanaler, håll muspekaren över chattkanalen och klicka på Redigera.
4. Klicka på fliken Tillgänglighet .
5. Under Tillgänglighetsbeteende klickar du på fliken Maxkapacitet .
6. Klicka på rullgardinsmenyn för att anpassa beteendet för livechatt-startprogrammet när maximal kapacitet uppnås:
   • Visa ett väntemeddelande: webbplatsbesökare kommer fortfarande att uppmanas av din livechatt-lanseringsknapp, men när de startar en konversation visas ditt konfigurerade väntemeddelande i chattfönstret. Alla nya konversationer förblir i vyn ”Oassignerade” i din inkorg.
   • Dölj chattlanseringen: chattlanseringen visas inte för besökare på din webbplats, och de kan inte inleda några konversationer med liveagenter.
   • Gör ingenting: webbplatsbesökare kommer att uppmanas av din livechatt-launcher, och om de väljer att starta en konversation kommer de att gå igenom den vanliga välkomstupplevelsen utan någon indikation på att alla agenter har nått maximal kapacitet. Alla nya konversationer kommer att förbli i vyn ”Oassignerade” i din inkorg.

7. För att låta besökare lämna meddelanden när ditt team inte är tillgängligt, slå på reglaget Tillåt besökare att skicka meddelanden.

7. Klicka på Spara längst ned till vänster.

Observera: om du har konfigurerat hur chattstarten ska fungera när alla agenter är borta eller har full kapacitet, kommer de inställningar du angett under fliken Borta att ha företräde om alla agenter samtidigt är borta eller har full kapacitet.