Sätt upp mötesrotationer

Med mötesrotationer kan du schemalägga möten för en grupp eller ett team av representanter. När du skapar ett nytt möte på en kontakt-, företags-, affärs- eller ärendepost kan du rotera värden för dina möten. Du kan också använda mötesrotationer på dina schemaläggningssidor.

Innan du sätter igång

För att kunna använda mötesrotation när du schemalägger möten eller skapar schemaläggningssidor:

• Användaren som schemalägger mötet måste ha en tilldelad sälj- eller serviceplats och ha behörigheten Skapa schemaläggningssidor för andra.
• Alla användare som ingår i mötesrotationen måste ha tilldelade Sales- eller Service-platser.
• Användarna i mötesrotationen måste också ha sin kalender ansluten och ha kalendersynkronisering aktiverad.

Konfigurera en mötesrotation

Så här skapar du en mötesrotation:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Verktyg > Möten i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken Mötesrotationer. Klicka sedan på Skapa en rotation.
4. Ange ett namn på rotationen i den högra panelen.
5. Om du vill lägga till användare i rotationen klickar du på rullgardinsmenyn Rotationsmedlemmar. Välj sedan de användare eller team som du vill lägga till. Om du väljer team kommer du att lägga till eller ta bort användare från teamet genom att lägga till eller ta bort medlemmarna från rotationen.
6. I avsnittet Distributionslogik väljer du hur möten ska tilldelas till medlemmarna:
   • Fördela möten jämnt mellan medlemmarna: mötena roterar jämnt mellan alla medlemmar.
   • Distribuera möten baserat på en viktad procentsats som tilldelas varje medlem: du kan tilldela en viktad procentsats till varje medlem. Detta är användbart om du introducerar en ny teammedlem och inte vill att denne ska delta i lika många möten.
   • Klicka på Spara.
7. Om du vill redigera den viktade procentsatsen för medlemmarna klickar du på rotationens namn.
   • I rotationstabellen kommer det att finnas en kolumn Vikt. I fältet Vikt anger du den relativa vikten för varje medlem. Detta anger den relativa andelen möten som de ska få (jämfört med andra medlemmar).
   • Som standard tilldelas varje medlem en vikt på 100 %. Om du behåller 100 % för varje medlem får alla lika många möten. Om alla medlemmar har samma vikt (oavsett antal) kommer de att få lika många möten.
   • Om du sätter en medlem till 100 % och en annan till 50 % kommer den medlem som har 100 % att tilldelas dubbelt så många möten som den andra.
   • Eftersom konfigurationen är relativ kan du lägga till och ta bort medlemmar från din rotation utan att behöva kontrollera att alla procentsatser summerar till 100 %.
   • Klicka på Spara och återställ räkningen.

Observera: När du använder en mötesrotation på en schemaläggningssida med rundgång och alternativet Prioritera kontakt ägare är aktiverat kommer kontaktägarens tillgänglighet att visas före tillgängligheten för nästa medlem i rotationen.

Redigera en mötesrotation

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Verktyg > Möten i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på namnet på rotationen.
4. Om en medlem inte är tillgänglig (t.ex. på grund av utbildning eller semester) klickar du på för att stänga av knappen Tillgänglighet. Bekräfta sedan i popup-rutan att du vill stänga av tillgängligheten. Medlemmen kommer inte att schemaläggas som värd för möten som använder den här rotationen förrän tillgänglighetsbrytaren slås på igen.

Observera: mötesrotationen hoppar bara över en medlem om medlemmens tillgänglighetsbrytare är avstängd. Om tillgänglighetsknappen är på fortsätter medlemmen att visas i rotationen, även om den anslutna kalendern inte har några lediga tider för bokning.

5. Om du vill redigera namnet på eller medlemmarna i en rotation klickar du på Redigera rotation.
   • I den högra panelen redigerar du rotationens namn eller medlemmar.
   • Om du lägger till en ny medlem i en rotation återställs antalet bokade möten för alla medlemmar i rotationen för att säkerställa en jämn fördelning av möten för alla medlemmar framöver.