Skapa fakturor till dina kunder

Använd HubSpot-fakturor för att skicka fakturor, följa upp fordringar och ta emot betalningar från dina kunder via HubSpot Payments ellerStripe. När du använder fakturor genomgår kunderna en betalningsprocess som liknar den vid betalningslänkar och offerter.

I den här artikeln förklaras hur du ställer in fakturor som skickas till dina kunder. Om du behöver hjälp med dina egna HubSpot-fakturor kan du lära dig hur du visa, ladda ner och betala din HubSpot-faktura.

Fakturor kan skapas:

• Från en kontakt-, företags-, affärs- eller offertpost, eller från fakturornas indexsida.
• Från en publicerad offert, för att kopiera offertens uppgifter till en ny faktura.
• Automatiskt när du skapar prenumerationer.
• Automatiskt när betalningar görs via betalningslänkar, offerter eller äldre offerter.
• Om inställningen ”Skapa avtal automatiskt från godkända offerter” är aktiverad och du deltar i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments, skapas de automatiskt. Köpare gör betalningar på fakturanivå. Nettobetalningsvillkor fastställs när offerter skapasoch löpande fakturering hanteras via avtal. Läs mer om inställningen.

Till skillnad från betalningslänkar och offerter spårar fakturor förfallodatum och saldon och kan markeras som betalda utanför din betalningsleverantör. De innehåller också fakturanummer, vilket vissa kunder kan behöva när de begär betalning.

Köparens faktura vid utcheckning	Internt fakturaposter

Innan du börjar

Förstå begränsningar och överväganden

• Om inställningen Skapa avtal automatiskt från godkända offerter är aktiverad och du deltar i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments, skapas automatiskt en avtalspost när en offert accepteras av köparen, och avtalet används för att hantera löpande fakturering, fakturaskapande och betalningsinkassering. Läs mer om inställningen.
• HubSpot-användare som skapades före den 9 februari 2023 har som standard behörighet att visa och redigera fakturor. Användare som skapades efter det datumet har inte behörighet till fakturor som standard.
• Fakturanumren kommer att fortsätta att öka sekventiellt från den senast skapade fakturan (även om den eller någon annan faktura har raderats).
  • Att radera fakturor kan skapa permanenta luckor i fakturanummereringen.
  • Numreringen kan endast återställas om alla fakturor raderas (men betalda fakturor kan inte raderas). Du bör rådgöra med din ekonomiavdelning för att säkerställa att detta överensstämmer med dina nuvarande system.

Konfigurera allmänna fakturainställningar

För att komma igång, konfigurera följande fakturainställningar:

1. Ställ in behörigheter för fakturor: för att styra vilka HubSpot-användare som har behörighet att visa, skapa och redigera fakturor kan du läsa om hur du redigerar behörigheter för befintliga användare eller hur du ställer in behörigheter när du lägger till nya användare. En Core- eller Hub-licens krävs för att skapa eller redigera fakturor . Läs mer om licenstyper.
2. Lägg till en logotyp och varumärkesfärger i ditt HubSpot-varumärkespaket: fakturor använder automatiskt den logotyp och de färger som är inställda i dina standardinställningar för HubSpot-varumärket. Om du uppdaterar din logotyp och dina färger påverkar det inte befintliga färdigställda fakturor, utan endast fakturor som för närvarande är utkast och fakturor som skapas efter uppdateringen.
3. Ställ in standardbetalningsalternativ: om du vill kan du i dina betalningsinställningar ange vilka betalningsmetoder som dina fakturor ska acceptera som standard. Du kan också anpassa detta för varje faktura när du skapar den.
4. Anslut din domän till HubSpot: som standard ligger fakturorna på den primära domänen som är ansluten till ditt konto. När du skapar en faktura kan du också välja mellan alla dina anslutna domäner. Om du ännu inte har anslutit en domän, eller vill ansluta en separat underdomän för att lagra fakturor (t.ex. billing.website.com), kan du läsa om hur du ansluter en domän till HubSpot.

Konfigurera fakturor

Konfigurera fakturainställningarna via flikenStäll in.

Anpassa fakturaprefix och startnummer

För att säkerställa att HubSpot-fakturanummer inte överlappar fakturanummer i ditt redovisningssystem har HubSpot-fakturor som standard prefixet INV och startnumret 1001. Du kan anpassa prefixet och startnumret i dina fakturainställningar. När en faktura har slutförts och tilldelats ett nummer, till exempelINV-1002, kan det numret inte ändras eller återanvändas.

Observera: Innan du anpassar fakturaprefixet och startnumret bör du rådgöra med din ekonomiavdelning för att säkerställa att det är kompatibelt med befintliga system.

Så här anpassar du fakturans prefix och startnummer:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Fakturor.
4. Som standard börjar fakturor med prefixetINV. Om du vill ändra detta klickar du på Redigera prefix på fliken Inställningar. Ange ett nytt prefixi dialogrutan och klicka påSpara prefix. Prefixet får bestå av högst 8 tecken.
5. Som standard är startnumret för fakturor1001. Om du vill ändra detta klickar du påUppdatera startpunkt för fakturanummer. Ange ett nyttstartnummer i dialogrutan och klicka påUppdatera startpunkt.

Tillåt redigering av öppna fakturor

Aktivera alternativet redigera öppna fakturor. När inställningen är aktiverad kan användare med superadministratörsbehörighet eller redigeringsbehörighet för fakturor kan redigera alla fält på öppna fakturor. 

Denna inställning behöver inte vara aktiverad för att användare ska kunna redigera fakturautkast. Läs mer om redigering av slutgiltiga fakturor.

Så här aktiverar du inställningen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn till vänster, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Fakturor.
4. Under Fakturahantering markerar du kryssrutan Tillåt redigeringar av öppna fakturor.
5. Klicka på Spara.

Tillåt redigering av betalda fakturor

Aktivera alternativet redigera betalda fakturor. Du kan välja att tillåta användare att göra ändringar som inte påverkar fakturans totalsumma eller tillåta redigering av finansiella ändringar som påverkar fakturans totalsumma, skatter eller radposter efter betalning. När inställningen är aktiverad kan användare med superadministratörsbehörighet eller redigeringsbehörighet för fakturor kan redigera betalda fakturor.

Denna inställning behöver inte vara aktiverad för att användare ska kunna redigera fakturautkast. Läs mer om redigering av slutgiltiga fakturor.

Så här aktiverar du inställningen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Fakturor.
4. Under Fakturahantering väljer du ett alternativ:
   • Tillåt icke-finansiella ändringar på betalda fakturor: när denna inställning är aktiverad kan användare redigera fält som inte påverkar fakturans totalsumma. Till exempel kontakt- och företagsuppgifter, inköpsordernummer och kommentarer.
   • Tillåt finansiella ändringar på betalda fakturor (kan påverka rapporteringen): när denna inställning är aktiverad kan användarna, utöver att redigera fält som inte påverkar fakturans totalsumma, även redigera fält som påverkar totalsumman, skatter eller radposter på betalda fakturor. När användarna uppdaterar och bekräftar ändringarna uppdateras fakturans totalsumma, utestående saldo och fakturastatus för att återspegla de gjorda ändringarna. Läs mer om att redigera slutgiltiga fakturor.
5. Klicka på Spara.

Tillåt radering av fakturor

Tillåt radering av fakturor som inte är kopplade till en kreditnota, betalning eller prenumeration. Utkast till fakturor kan raderas när denna inställning är avstängd. Radering av fakturor är permanent och kan inte ångras.

Så här aktiverar du inställningen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Fakturor.
4. Under Fakturahantering markerar du kryssrutan Tillåt radering av fakturor.
5. Klicka påSpara. 

Ställ in koppling till faktureringskontakt

Koppla automatiskt företagets faktureringskontakt när affärer och offerter omvandlas till fakturor. Så här aktiverar du inställningen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Fakturor.
4. Under Koppling till faktureringskontakt markerar du kryssrutan Använd företagets koppling till faktureringskontakt för alla fakturor .
5. Klicka påSpara.

Ange en standard-e-postadress för att skicka fakturor från

Ange en standard-e-postadress för fakturamejl. Standard-e-postadressen kan vara en teamadress eller en personlig e-postadress. Om ingen standardadress anges skickas fakturan från den personliga eller teamadress som användaren väljer vid fakturering.

Så här anger du en standard-e-postadress:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Fakturor.

3. UnderE-postinställningar klickar du på rullgardinsmenyn Standardavsändaradress och väljer den e-postadress du vill använda som standard.
4. Om du vill tillåta användare att manuellt skicka fakturor från sin personliga e-postadress eller andra team-e-postadresser som de har tillgång till, markerar du kryssrutanTillåt att skicka från andra e-postadresser.
5. Klicka påSpara.

Skapa fakturor automatiskt för betalningar

Välj om du vill generera fakturor automatiskt från engångsbetalningar via betalningslänkar eller äldre offerter. Denna inställning är aktiverad som standard.

Så här inaktiverar du automatiska fakturor för betalningar via betalningslänkar och äldre offerter:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Fakturor.
4. Klicka på flikenAutomatisering högst upp.
5. Avmarkera kryssrutan Engångsbetalningar för att inaktivera automatisk fakturering för betalningar via betalningslänkar och offerter, och klicka sedan på Spara.
6. Avmarkera kryssrutan Automatiska abonnemangsbetalningarför att inaktivera automatisk fakturering för betalningar som görs för abonnemang och klicka sedan på Spara. Fakturor skapas fortfarande för abonnemang för förfallna betalningar.

Skicka påminnelser till kunder om att betala sina öppna fakturor

Konfigurera e-postpåminnelser om fakturor för att meddela köpare som har en öppen faktura. Påminnelser kan schemaläggas att skickas före, på och efter förfallodagen och kan ha högst tio kontakter tillagda (1 kontakt i fältet Till och 9 kontakter i fältet CC ). Påminnelsemejl skickas till fakturakontakter enligt följande:

• Till fältet: den första kontakten, sorterad i alfabetisk ordning efter efternamn, förnamn och e-postadress.

• CC-fält: alla återstående associerade kontakter med e-postadresser.

Observera: fakturor måste ha skapats för att påminnelser ska kunna skickas. Om en påminnelse till exempel är inställd på att skickas två dagar före en fakturas förfallodag måste fakturan ha statusen Öppen för att påminnelsen ska skickas. I det här fallet kommer påminnelser för fakturor som är inställda på att skapas automatiskt vid ett framtida datum (t.ex. fakturor som skapas från prenumerationer) inte att skickas, eftersom fakturan inte skapas förrän på prenumerationsdatumet.

Så här aktiverar du e-postpåminnelser:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Fakturor.
4. Klicka på fliken Automatisering högst upp.
5. Under Mallbaserade automatiseringar aktiverar du alternativet Skicka påminnelser till kunder om att betala sina utestående fakturor. E-postmeddelanden skickas från noreply@hubspot.com, såvida inte en standardavsändaradress har angetts i fakturainställningarna. 
6. Som standard innehållerpåminnelseschemat tre påminnelser (på förfallodagen, sju dagar efter förfallodagen och fjorton dagar efter förfallodagen). Så här redigerar du påminnelserna:
   
   • Klicka på rullgardinsmenyn för påminnelser och väljett förfallodatum.
   • Om du väljerdagar efter förfallodatum ellerdagar före förfallodatum anger du antalet dagar bredvid alternativet för förfallodatum.
7. Klicka på+ Lägg till påminnelse för att lägga till ytterligare en påminnelse.
8. Klicka pådelete bort för att ta bort en påminnelse.
9. Klicka på rullgardinsmenyn förpåminnelsens sändningstid och välj den tidpunkt då påminnelsemejlet ska skickas.
10. Klicka på Förhandsgranska e-post för att se hur e-postmeddelandet kommer att se ut när det skickas.
11. När du har ställt in dina automatiseringsalternativ klickar du på Spara.

Nästa steg

När du har konfigurerat HubSpots faktureringsverktyg kan du lära dig hur du:

• Anpassa fakturaförinställningarna för att skapa olika fakturakonfigurationer som du kan använda när du skapar en faktura.
• Läs mer om hur betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments skapar fakturor automatiskt.
• Lär dig hur du skapar fakturor från grunden.
• Lär dig hur du hanterar fakturor, inklusive att skicka, redigera, spåra och exportera dem.
• Läs om hur du skapar sekvenser (försäljning Hub och Service Hub endast Professionaloch Enterprise ) och fakturabaserade arbetsflöden ( endast Professional och Enterprise ) för att automatisera faktureringsprocesser.
• Lär dig hur du använder analysverktygen för intäkter för att mäta fakturadata och prestanda.