Boka ett möte enligt protokollet

När du har integrerat din Google Kalender eller Office 365-kalender kan du boka möten med kontakter från kontakt-, företags-, affärs- eller ärenderegister, eller från försäljningsarbetsytan. När mötet har skapats skickas kalenderinbjudningar till mötesdeltagarna. Användare i ditt konto kan också läggas till som mötesdeltagare.

Användare med en tilldelad försäljnings- eller servicelicens kan boka möten å andra användares vägnar i kontot som också har en tilldelad licens.

Om du har kopplat din kalender till mötesverktyget kan du läsa mer om hur du skapar och redigerar schemaläggningssidor. Om du använder ett sandlådekonto är det endast möjligt att boka möten med andra användare i sandlådekontot.

Använd möten på datorn

Boka ett möte för dig själv på datorn

Boka ett möte från poster eller från säljararbetsytan.

Så här bokar du ett möte från en post:

1. Navigera till dina poster:
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Företag. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Företag.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Affärer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Affärer.
   • I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Ärenden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Ärenden.
2. Klicka på postens namn.
3. Klicka på Möten i den vänstra panelen.

4. En dialogruta med din anslutna kalender öppnas.

Så här bokar du ett möte från försäljningsarbetsytan (BETA):

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Försäljning > Försäljningsarbetsyta. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Försäljning > Försäljningsarbetsyta.
2. Klicka på fliken Schema.
3. Klicka på Schemalägg ett möte längst upp till höger.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en kontakt.
5. Börja skriva namnet på en kontakt för att söka efter den.
6. Klicka på kontaktens namn.

Så här ställer du in ditt möte i mötesredigeraren:

1. Ange en titel för mötet i titelfältet.
2. Ange ett startdatum.
3. Ange en starttid och sedan en sluttid. Du kan också klicka på ett datum i den visade kalendern.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Mötes typ för att välja mötestyp. Den här inställningen är endast tillgänglig om du har aktiverat anpassade samtals- och mötestyper.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Deltagare för att söka efter och välja andra kontakter och användare som ska inkluderas i mötet.
6. Klicka på rullgardinsmenyn Plats och välj ett av följande alternativ för mötesplatsen:
   • Telefonsamtal: skriv in telefonnumret i textfältet.
   • Personligt: skriv in adressen i textfältet.
   • Anpassad: skriv inden anpassade platsen i textfältet.
   • Google Meet: om du har anslutit Google Meet -integrationen och kopplat en användare till integrationen, klicka på Google Meet för att använda den för ditt möte.
   • Zoom: om du har anslutit Zoom-integrationen och kopplat en användare till den, klicka på Zoom för att använda den för ditt möte.
7. För att skicka påminnelsemejl före ett möte klickar du på + Lägg till påminnelse.
   • I avsnittet Schemalagda påminnelsemejl anger du ett tal i textfältet, klickar sedan på rullgardinsmenyn Schemalagda påminnelsemejl och väljer en tidsenhet (t.ex. dagar, veckor, månader). Om alternativet Aktivera mötespåminnelse som standard är aktiverad för ditt konto kommer nya möten att ärva standardpåminnelserna. Läs mer om hur tidszonen för mötespåminnelsen bestäms.
   • Totalt kan upp till tre påminnelsemejl läggas till. För att lägga till ytterligare ett påminnelsemejl klickar du på + Lägg till påminnelse. För att ta bort en påminnelse klickar du på Ta bort.
   • Om du vill inkludera inbjudningsbeskrivningen i påminnelsemejlets brödtext markerar du kryssrutan Inkludera deltagarbeskrivningen i påminnelsemejlets brödtext.
8. I fältet Deltagarbeskrivning anger du detaljer om mötet. Mötesdeltagarna kommer att se denna information i kalenderinbjudan. Använd formateringsalternativen längst ned i fältet Deltagarbeskrivning för att ändra texten, infoga en länk eller använda ett textutdrag.

Observera: för attlägga till en länk till Zoom, Google Meet eller UberConference till ditt möte måste din HubSpot-användaradress stämma överens med din användaradress för Zoom, Google Meet eller UberConference.

9. Klicka på + Lägg till interna anteckningar för att ange eventuella interna anteckningar som dina teammedlemmar kan granska. Mötesdeltagarna kommer inte att se denna information i sin kalenderinbjudan. Använd formateringsalternativen längst ned för att ändra texten, infoga en länk eller använda ett textutdrag.
10. Klicka på rullgardinsmenyn ”Kopplad till” och avmarkera kryssrutorna bredvid de poster som du vill koppla bort från mötesaktiviteten. Använd sökfältet för att hitta andra poster att koppla till, och markera kryssrutorna bredvid posterna för att koppla dem.
11. Klicka på ikonen retract att dölja fönstret för att boka mötet utan att visa din kalender.
12. Klicka på Spara.

Efter att du har sparat, tänk på följande:

• Kontakten måste ha en giltig e-postadress angiven i egenskapen ”E-post” för att kunna ta emot en inbjudan.
• När mötet har bokats får din kontakt en inbjudan med en .ics-fil som kan läggas till i deras kalender.
• Ett möte skapas automatiskt åt dig i din kalender.
• Mötet sparas som en händelse på postens tidslinje. Ditt namn anges som värd och arrangör.

Redigera ett möte för dig själv på datorn

Så här redigerar du ett befintligt möte på datorn:

1. Gå till dina objekt:
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Företag. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Företag.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Affärer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Affärer.
   • I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Ärenden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Ärenden.
2. Klicka på Åtgärder i aktivitetslinjen längst upp till höger i mötet och välj sedan Redigera.

3. När du har gjort ändringarna klickar du påSpara längst ned i mötesaktiviteten.

Observera: ändringar av mötesbeskrivningar i kontaktposten skickas endast till deltagarna om du använder Google Kalender och har aktiverat den dubbelriktade integrationen mellan Google Kalender och HubSpot. Om du använder en Office 365-kalender eller inte har aktiverat integrationen ska du uppdatera mötesbeskrivningen i kalenderhändelsen, inte i kontaktposten, för att skicka ändringarna till deltagarna.

Tilldela ett mötesresultat på datorn

Efter att mötet har ägt rum kan värden tilldela ett mötesresultat för att bättre kunna följa upp möten med kontakter. Standardalternativen för mötesresultat är Planerat, Avslutat, Omplanerat, Utebliven och Inställt. Du kan också skapa egna mötesresultat.

1. Gå till dina poster:
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Företag. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Företag.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Affärer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Affärer.
   • I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Ärenden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Ärenden.
2. På aktivitetslinjen, uppe till höger i mötet, klickar du på Åtgärder och väljer sedan Redigera.

3. Klicka på rullgardinsmenyn Resultat och välj ett mötesresultat.
4. Klicka på Spara.

Boka ett möte åt en annan användare på datorn (Sales Hub eller Service Hub Professional och Enterprise)

Om du är användare i en Sales Hub - eller Service Hub Professional- eller Enterprise-kontomed entilldelad plats kan du boka möten åt andra användare i kontot som också har en tilldelad plats, har sin kalender ansluten och har kalendersynkronisering aktiverad. Detta kan vara till hjälp om du är en affärs- eller säljutvecklingsrepresentant och behöver boka ett möte åt en kundansvarig.

Så här bokar du ett möte åt en annan användare:

1. Gå till dina poster:
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Företag. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Företag.
   • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Affärer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Affärer.
   • I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Ärenden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Ärenden.
2. Klicka på postens namn.
3. I den vänstra panelen klickar du på meetings och sedan på Boka ett möte. Ett popup-fönster med din anslutna kalender visas. Så här bokar du mötet:
   • Klicka på rullgardinsmenyn Värd för att välja den användare som mötet ska schemaläggas för.
   • Eller klicka på Mötesrotation för att använda en mötesrotation. Klicka på rullgardinsmenyn Sök mötesrotation för att välja en mötesrotation.
     • Fältet ”Användare i mötesrotationen” fylls i med den medlem i rotationen som har färrest tilldelade möten. Den medlemmens kalender visas också. Om flera medlemmar har samma antal tilldelade möten väljs den medlem vars senaste tilldelning ligger längst tillbaka i tiden.
     • Om den föreslagna användarens kalender är full eller om du vill välja en annan användare klickar du på rullgardinsmenyn Mötesrotationsanvändare för att välja en annan medlem.
   • Kalendern uppdateras för att visa värdens tillgänglighet, och platsen uppdateras för att återspegla värdens alternativ för videokonferenser. Befintliga möten i deras kalender visas som ”Upptagen” istället för mötets titel.
   • Du läggs inte till som deltagare i mötet som standard. Om du vill delta i mötet klickar du på rullgardinsmenyn ”Deltagare” och väljer dig själv som deltagare.
4. Fortsätt att boka mötet.
5. Klicka på Spara.

Observera: när ett möte bokas för en användare med hjälp av mötesrotationer ökar antalet bokade möten för den användaren med ett. Om mötet raderas minskar antalet bokade möten med ett.

Efter att du har sparat, tänk på följande:

• Kontakten måste ha en giltig e-postadress angiven i egenskapen E-post för att kunna ta emot en inbjudan.
• När mötet har schemalagts får kontakten och värden en inbjudan med en .ics-fil som kan läggas till i deras kalender.
• Användare kan se vem som har organiserat och varit värd för ett möte genom att granska postens tidslinje.
• Använd egenskapen Aktivitet skapad av (arrangör) och egenskapen Aktivitet tilldelad till (värd) för att skapa en rapport.

Använd möten i HubSpot-mobilappen

Boka ett möte åt dig själv i HubSpot-mobilappen

1. Öppna HubSpot-appen på din iOS- eller Android-enhet.
2. Tryck på Meny längst upp till vänster och tryck sedan på Kontakter i vänster sidofält.
3. Tryck på namnet på den post som är kopplad till mötet.
4. Tryck på verticalMenu Mer. Tryck sedan på Möte. Så här ställer du in ditt möte:
   • Ange en titel och en beskrivning för mötet.
   • Tryck på Startdatum, Starttid, Slutdatum och Sluttid för att ställa in datum och längd för mötet.
   • Tryck på Kontrollera tillgänglighet för att visa din kalender. Tryck på den tidpunkt du vill boka mötet till och tryck sedanpå Klar längst upp till höger. Eller tryck på Avbryt längst upp till vänster för att gå tillbaka till föregående skärm.
   • Tryck på Mötes typ och välj en mötes typ. Denna inställning är endast tillgänglig om du har aktiverat anpassade samtals- och mötes typer.
   • Tryck på Mötesresultat och välj ett mötesresultat (om mötet till exempel redan har ägt rum kan du välja Avslutat).
   • Tryck på Plats och välj ett av följande alternativ för mötesplatsen:
     • Adress: ange adressen i textfältet.
     • Telefonnummer: ange telefonnumret i textfältet.
     • Anpassad plats: ange de anpassade platsuppgifterna i textfältet.

Observera: videokonferenser är inte tillgängliga när du bokar ett möte från HubSpot-mobilappen.

• Tryck på Interna anteckningar och skriv in interna anteckningar som dina teammedlemmar kan granska. Mötesdeltagarna kommer inte att se denna information i sin kalenderinbjudan. Använd @ för att tagga andra användare.
• Tryck på Kopplat till för att söka efter poster att koppla till mötet. Markera eller avmarkera X bredvid de poster som ska kopplas till mötesaktiviteten.

5. Tryck på Spara. I popup-rutan trycker du på Fortsätt och skicka.

Efter att du har sparat, tänk på följande:

• Kontakten måste ha en giltig e-postadress angiven i egenskapen E-post för att kunna ta emot en inbjudan.
• När mötet har schemalagts får din kontakt en inbjudan med en .ics-fil som kan läggas till i deras kalender.
• Ett möte skapas automatiskt åt dig i din kalender.
• Mötet sparas som ett möte på postens tidslinje. Ditt namn anges som värd och arrangör.

Redigera ett möte för dig själv i HubSpot-mobilappen

När mötet har bokats kan du redigera det i HubSpot-appen. Så här redigerar du ett möte:

1. Öppna HubSpot-appen på din iOS- eller Android-enhet.
2. Tryck på Meny längst upp till vänster och tryck sedan på Kontakter i vänster sidomeny.
3. Tryck på namnet på den post som är kopplad till mötet.
4. Tryck på den verticalMenu menyikonen längst upp till höger på mötet i tidslinjen och tryck sedan på Redigera.
5. När du har gjort ändringarna trycker du på Spara längst upp till höger.

Ange ett mötesresultat i HubSpot-appen

Observera: Denna funktion är för närvarande endast tillgänglig för iOS-användare.

1. Öppna HubSpot-appen på din iOS- eller Android-enhet.
2. Tryck på Meny längst upp till vänster och sedan på Kontakter i vänster sidomeny.
3. Tryck på namnet på den post som är kopplad till mötet.
4. Tryck på menyikonen ( verticalMenu meny ) längst upp till höger i mötet på tidslinjen och tryck sedan på Redigera.
5. Tryck på fältet för mötesresultat och välj ett mötesresultat.

6. Tryck på Spara.