Ställ in verktyget för HubSpot-fakturor

Med HubSpot-fakturor kan ditt team skicka fakturor direkt från HubSpot, spåra dina fordringar och få betalt med hjälp av HubSpot-betalningar. Med hjälp av fakturor kan dina köpare också förvänta sig en liknande checkout-process som betalningslänkar och offerter. Men till skillnad från betalningslänkar och offerter spårar fakturor förfallodatum, saldon och kan markeras som betalda utanför HubSpot-betalningar. De innehåller också fakturanummer, vilket kan krävas av vissa köpare när de begär betalning.

Checkout för köparfaktura	Registrering av intern faktura

Observera: Fakturafunktioner är tillgängliga i alla konton som använder Quickbooks-integrationen. För att skapa HubSpot-fakturor manuellt behöver du ett Starter-, Professional- eller Enterprise-konto med betalningsverktyget konfigurerat.

Nedan kan du läsa om hur du gör för att börja samla in betalningar med HubSpot-fakturor.

Ställ in behörigheter för fakturor

För att kontrollera vilka HubSpot-användare som har tillgång till att visa, skapa och redigera fakturor, lär dig hur du redigerar användarbehörigheter för befintliga användare eller hur du ställer in behörigheter när du lägger till nya användare.

Observera: HubSpot-användare som skapats före den 9 februari 2023 har som standard behörighet att visa och redigera fakturor. Användare som skapats efter det datumet har inte fakturabehörighet som standard.

Lägg till en logotyp till ditt HubSpot-varumärkeskit

HubSpot-fakturor kommer automatiskt att dra in din logotyp som ställts in i standardinställningarna för ditt HubSpot-varumärke.

För att visa din nuvarande logotyp eller tilldela en ny:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Kontostandarder.
• Klicka på fliken Branding .
• Klicka på det varumärkeskit du vill redigera.

Ange dina standardbetalningsalternativ

Som tillval kan du ange vilka betalningsmetoder dina fakturor ska acceptera som standard i dina betalningsinställningar. Godkända betalningsmetoder inkluderar kredit- eller betalkort och ACH (banköverföring). Du kan också anpassa detta på varje faktura under skapandet.

För att uppdatera dina standardinställningar för betalningar:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Betalningar.
• Klicka på fliken Utcheckning .

Anpassa fakturans prefix och startnummer

För att säkerställa att HubSpot-fakturanummer inte överlappar med fakturanummer i ditt kontosystem, har HubSpot-fakturor prefixet INV och ett startnummer på 1001 som standard. Du kan anpassa prefixet och startnumret från dina fakturainställningar. När en faktura har slutförts och tilldelats ett nummer, t.ex. INV-1002, kan det numret inte ändras eller återanvändas.

Observera: innan du anpassar ditt fakturaprefix och startnummer bör du rådgöra med ditt redovisningsteam innan du gör några ändringar för att säkerställa att det fungerar med alla aktuella system.

Så här anpassar du fakturans prefix och startnummer:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Objekt > Fakturor.

Anslut din domän till HubSpot

Som standard hostas HubSpot-fakturor på den primära domän som är ansluten till ditt HubSpot-konto. När du skapar en faktura kan du också välja från någon av dina anslutna domäner. Om du ännu inte har anslutit en domän eller vill ansluta en separat underdomän för fakturor (t.ex. billing.website.com) kan du läsa mer om hur du ansluter en domän till HubSpot.

Skapa och skicka din första faktura

Beroende på vilket arbetsflöde du föredrar kan du skapa fakturor på några olika sätt:

• Från indexsidan för fakturor genom att navigera till Försäljning > Fakturor.
• Från en kontakt-, företags- eller affärspost.
• Genom att konvertera en publicerad offert och kopiera offertinformationen till fakturan.

När du skapar en faktura från en affär eller offert hämtas automatiskt de tillhörande kontakterna, företaget och radposterna. Du kan också manuellt lägga till eller ta bort de associerade kontakterna och företaget, tillsammans med rader, rabatter, skatter och avgifter under fakturaskapandet. När du har ställt in fakturans betalningsvillkor och eventuella kommentarer för köparen kan du förhandsgranska fakturan och slutföra den. När fakturan har slutförts tilldelas den ett fakturanummer och kan inte redigeras ytterligare.

När du har skapat en faktura kan du skicka den manuellt till köparna.

Granska och hantera fakturor

För att granska och hantera dina fakturor kan du navigera till indexsidan för fakturor. På den här sidan tillhandahåller HubSpot en uppsättning sparade vyer för att organisera dina fakturor. Dessa sparade vyer hjälper dig att förstå:

• vilka fakturor som är förfallna.
• hur många förfallna fakturor du har, och hur förfallna de är.
• vilka fakturor som förfaller den här månaden.
• vilka fakturor som har betalats.

Med hjälp av dessa sparade vyer kan du identifiera fakturor som behöver uppmärksammas och sedan använda HubSpot-uppgifter för att hålla dig organiserad eller automatisera kontakten med köparna med HubSpot-sekvenser eller fakturabaserade arbetsflöden. Du kan också anpassa fakturaindexsidan ytterligare genom att använda filter för att skapa dina egna sparade vyer. Läs mer om HubSpots standardegenskaper för fakturor.

Om du vill fördjupa dig i fakturaanalys kan du lära dig hur du bygger anpassade rapporter med HubSpots rapportbyggare.

Skicka fakturor till ditt bokföringssystem

För närvarande stöder inte HubSpot-byggda kontointegrationer, såsom Quickbooks Online och Xero, synkronisering av fakturor från HubSpot. Du kan dock exportera dina fakturaposter och ladda upp dem till ditt ekonomisystem.

Du kan prenumerera på uppdateringar om nya funktioner för fakturaintegration, t.ex. fakturasynkronisering, genom att fylla i detta formulär.