บันทึกและจดบันทึกในการประชุมกับ Notetaker

ใช้ Notetaker ใน Google Meet, Microsoft Teams หรือ Zoom เพื่อบันทึกและถอดความการประชุมสร้างบันทึกการประชุมและแนะนำขั้นตอนต่อไป Notetaker สามารถเข้าร่วมการประชุมที่จองจากปฏิทินที่เชื่อมต่อหน้ากำหนดการหรือเวลาที่เสนอรวมถึงการประชุมที่สร้างขึ้นโดยตรงในบันทึก CRM

Notetaker จะตรวจจับและถอดความภาษาที่สนับสนุนในการบันทึกโดยอัตโนมัติ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการโทรที่มีอยู่และภาษาการถอดความการประชุม

โปรดทราบ: ณวันที่ 31 สิงหาคม 2026 การประชุมที่บันทึกด้วย Notetaker หรือซิงค์จากการผสานรวมการประชุมทางวิดีโอจะสร้างบันทึกการประชุม เท่านั้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับฟีเจอร์นี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าควรดำเนินการขั้นตอนใดล่วงหน้า

โปรดทราบ: Notetaker ไม่ใช่บริการที่ครอบคลุมข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและไม่สามารถรองรับข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครอง (PHI) หากคุณสนใจที่จะจัดการ PHI ให้เลือกใช้บอท Notetaker สำหรับ HIPAA เบต้า

ข้อกำหนด

• คุณต้องเชื่อมต่อปฏิทินของคุณ
• คุณต้องเปิดการบันทึกการโทรและการถอดความและการวิเคราะห์
• หากใช้ Zoom ผู้จัดประชุมจะต้องเปิดใช้งานการบันทึกในเครื่อง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่า Notetaker ด้วย Zoom
• หากคุณใช้ Google Meet คุณต้องทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
  • ผู้จัดประชุมจะต้องลงชื่อเข้าใช้การประชุม Google เพื่อรับ Notetaker เข้าร่วมการประชุม
  • ใน Google Meet จัดการการเข้าถึงการประชุมเพื่อให้ผู้ใช้อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมการประชุมเข้าร่วมก่อนโฮสต์

ข้อจำกัดและข้อพิจารณา

ผู้ใช้ HubSpot แต่ละคนสามารถเชิญบอท Notetaker เข้าร่วมการประชุมได้สูงสุด 40 ครั้งต่อวัน

ตั้งค่า Notetaker

ก่อนที่ผู้ใช้จะสามารถรวม Notetaker ไว้ในการประชุมผู้ดูแลระบบระดับสูงจะต้องเปิดฟีเจอร์สำหรับบัญชี หลังจากผู้ดูแลระบบระดับสูงกำหนดค่าการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับบัญชีผู้ใช้สามารถปรับการตั้งค่า Notetaker ส่วนบุคคลได้

โปรดทราบ: คำแนะนำสำหรับ Notetaker ในการเข้าร่วมการประชุมจะถูกส่ง 30 นาทีก่อนเริ่มการประชุม ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงใดๆที่เกิดขึ้นกับการตั้งค่าผู้ใช้อาจไม่ถูกนำมาพิจารณาสำหรับการประชุมที่เริ่มในอีก 30 นาทีข้างหน้าหลังจากการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า หากคุณปิดการเข้าถึง Notetaker สำหรับผู้ใช้ขอแนะนำให้คุณลบ Notetaker ออกจากการประชุมใดๆที่เกิดขึ้นในอีก 30 นาทีข้างหน้าหลังจากทำการเปลี่ยนแปลงนั้นด้วยตนเอง

กำหนดการตั้งค่าเริ่มต้น

ในการตั้งค่า Notetaker สำหรับบัญชีหากคุณเป็น Super Admin:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้คลิก Notetaker
3. ภายใต้การตั้งค่าทั่วไป:
   • เปิดสวิตช์การบันทึกการสนทนา
   • เปิดสวิตช์การถอดความและการวิเคราะห์
   • เปิดสวิตช์การประชุม
4. หากต้องการตั้งค่าตัวเลือกเริ่มต้นของบอท Notetaker ให้คลิกการตั้งค่าบอท Notetaker ของ HubSpot ใต้การประชุม หน้าการตั้งค่าของบอท Notetaker จะเปิดขึ้นในแท็บใหม่
   • หากคุณต้องการให้ Notetaker เข้าร่วมการประชุมที่มีสิทธิ์ทั้งหมดโดยอัตโนมัติให้เลือกช่องทำเครื่องหมายเข้าร่วมอัตโนมัติของ Notetaker (ช่องทำเครื่องหมายนี้จะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณเปิด Notetaker)
   • หากคุณต้องการให้ผู้ใช้เชิญ Notetaker เข้าร่วมการประชุมด้วยตนเองให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายเข้าร่วมอัตโนมัติของ Notetaker
   • หากต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ทั้งหมดที่มีที่นั่งในการขายหรือบริการที่กำหนดให้เลือกให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์โดยอัตโนมัติ ภายใต้ Notetaker Access
   • เพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้เฉพาะ:
     • ในส่วนเลือกวิธีการเข้าถึง notetaker ให้เลือกให้สิทธิ์ผู้ใช้ด้วยตนเองด้วยการเข้าถึง notetaker ที่นั่งขายหรือที่นั่งบริการ
     • คลิกเลือกผู้ใช้
     • ในแผงด้านขวาให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากผู้ใช้จากนั้นคลิกบันทึกการเลือก
     • ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก 
   • โดยค่าเริ่มต้น Notetaker จะเข้าร่วมการประชุมในฐานะ Notetaker ของ "[ Your brand name ]" วิธีใช้ชื่อที่กำหนดเอง:
     • ภายใต้ชื่อ Notetaker ให้เลือกชื่อ Notetaker ที่กำหนดเอง
     • ป้อนชื่อในฟิลด์ข้อความ
     • ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก
   • หากต้องการให้ Notetaker ใช้การประกาศด้วยวาจาและการแชทเมื่อเข้าร่วมการประชุม:
     • ภายใต้ประกาศให้เลือกประกาศด้วยวาจาและแชท
     • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงภาษาและเสียงจากนั้นเลือกภาษาและเสียงที่ต้องการใช้
     • คลิplayerPlayIcon ปุ่มเล่น PlayerPlayIcon เพื่อดูตัวอย่างภาษาและเสียงที่เลือก
     • ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก
   • หากต้องการให้ Notetaker ใช้ประกาศการแชทเมื่อเข้าร่วมการประชุมเท่านั้น:
     • ใต้ประกาศให้เลือกประกาศข้อความแชทเท่านั้น
     • ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก
   • หากต้องการตั้งเวลาที่ Notetaker เข้าร่วมก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น:
     • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเข้าร่วมก่อนเริ่มการประชุมและเลือก เวลา
     • ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก
   • หากต้องการขอความยินยอมอย่างชัดแจ้งจาก Notetaker เพื่อบันทึกการสนทนา:
     • ภายใต้ความยินยอมอย่างชัดแจ้งให้เปิดสวิตช์ต้องได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้ง
     • เมื่อเปิดการตั้งค่านี้จะมีการขอความยินยอมทางอีเมลก่อนการประชุม
     • หากผู้เข้าร่วมการประชุมคนใดไม่ยินยอมหรือไม่ตอบกลับอีเมลการประชุมจะไม่ถูกบันทึกไว้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการที่แตกต่างกันสำหรับการบันทึกและการถอดความและวิธีการกำหนดค่าการตั้งค่า

กำหนดการตั้งค่าเฉพาะผู้ใช้

หากคุณเป็นผู้ใช้ที่มีที่นั่งขายหรือบริการที่กำหนดและคุณได้รับอนุญาตให้เข้าถึงบอท Notetaker คุณสามารถปรับการตั้งค่า Notetaker แต่ละรายการได้

วิธีแทนที่การตั้งค่าเริ่มต้นของบัญชีว่า Notetaker เข้าร่วมการประชุมของคุณโดยอัตโนมัติหรือไม่:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ ทั่วไป
3. คลิกแท็บ ปฏิทิน
4. ภายใต้การตั้งค่า Notetaker ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายเข้าร่วมอัตโนมัติของ Notetaker
   • หากเลือกช่องทำเครื่องหมาย Notetaker จะเข้าร่วมการประชุมที่มีสิทธิ์ทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ
   • หากช่องทำเครื่องหมายถูกล้าง Notetaker จะเข้าร่วมการประชุมของคุณเมื่อคุณเชิญด้วยตนเองเท่านั้น
5. ที่ด้านล่างให้คลิก บันทึก

กำหนดการตั้งค่าการจับภาพข้อมูลอัจฉริยะ

HubSpot สามารถใช้ทรานสคริปต์ของการสนทนาเพื่อแนะนำการอัปเดต CRM ไปยังดีลการโทรและการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการสนทนานั้นได้ ผู้ดูแลระบบระดับสูงสามารถกำหนดคุณสมบัติที่มีสิทธิ์สำหรับคำแนะนำในการอัปเดตคุณสมบัติ CRM ประเภทนี้ได้

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน จากนั้นในแถบด้านซ้ายใต้การจัดการข้อมูลให้คลิกการเก็บข้อมูล
2. เลือกช่องทำเครื่องหมายใช้การเก็บข้อมูลอัจฉริยะ
3. หากต้องการเพิ่มหรือลบคุณสมบัติที่มีสิทธิ์ให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกประเภทวัตถุที่ต้องการ

4. หากต้องการเพิ่มที่พักให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพิ่มที่พัก [object] ที่ด้านบนขวาจากนั้นเลือกที่ พัก
5. สำหรับที่พักแต่ละแห่งให้เลือกว่าคำแนะนำในการเก็บข้อมูลอัจฉริยะจะได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติหรือต้องมีการตรวจสอบด้วยตนเอง
   • หากต้องการอนุมัติคำแนะนำสำหรับที่พักโดยอัตโนมัติให้เลือกช่องทำเครื่องหมายอัตโนมัติถัดจากที่พักนั้น
   • หากต้องการตรวจสอบคำแนะนำสำหรับที่พักด้วยตนเองให้ล้างช่องทำเครื่องหมายอัตโนมัติถัดจากที่พักนั้น
   • ตามค่าเริ่มต้นช่องทำเครื่องหมายจะถูกเลือกสำหรับคุณสมบัติผลลัพธ์การโทรและผลลัพธ์การประชุม หากต้องการอนุมัติที่พักเหล่านี้ด้วยตนเองให้ล้างช่องทำเครื่องหมายอัตโนมัติ

6. หากต้องการลบที่พักให้คลิกลบทางด้านขวาของชื่อที่พัก
7. หลังจากทำการเปลี่ยนแปลงแล้วให้คลิกบันทึกที่ด้านล่าง

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับคุณสมบัติในการประชุมและพฤติกรรมของ Notetaker

การประชุมมีสิทธิ์สำหรับ Notetaker หากเป็นไปตามเกณฑ์ทั้งหมดต่อไปนี้:

• การประชุมจะถูกเก็บไว้ใน HubSpot
• การประชุมมีผู้ติดต่อ CRM อย่างน้อยหนึ่งรายในฐานะผู้เข้าร่วมและที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อนั้นไม่ได้ใช้โดเมนเดียวกันกับบัญชี HubSpot
• ตำแหน่งที่ตั้งของการประชุมถูกตั้งค่าเป็น Google Meet, Microsoft Teams หรือ Zoom

เมื่อ Notetaker ได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมที่มีสิทธิ์ในผู้ให้บริการการประชุมทางวิดีโอทั้งหมด:

• Notetaker จะเข้าร่วมในเวลาประชุมที่กำหนดไว้
• ข้อความเสียงข้อความแชทและป๊อปอัปจะประกาศว่า Notetaker อยู่ในการประชุมและการบันทึก ในกล่องโต้ตอบให้คลิกอนุมัติเพื่อใช้ Notetaker ต่อไป
• หากคุณมีห้องรอโฮสต์ของการประชุมทางวิดีโอจำเป็นต้องยอมรับ Notetaker เข้าร่วมการประชุม หากเจ้าของที่พักปฏิเสธการเข้าถึง Notetaker จะไม่เข้าร่วม หาก Notetaker นั่งอยู่ในห้องรอนานกว่าห้านาทีโดยไม่ได้รับการยอมรับในที่ประชุมมันจะออกไป
• หากผู้เข้าร่วมทั้งหมดออกโดยไม่สิ้นสุดการประชุม Notetaker จะออกจากการประชุมสามวินาทีต่อมา
• Notetaker สามารถบันทึกการประชุมได้นานถึงสามชั่วโมง หากการประชุมดำเนินต่อไปเกินสามชั่วโมง Notetaker จะออกจากการประชุมโดยอัตโนมัติ การบันทึกการถอดเสียงและข้อมูลเชิงลึกที่บันทึกไว้ก่อนที่ Notetaker จะออกจะยังคงมีอยู่ใน HubSpot
• บันทึกจะถูกเก็บไว้เป็นเวลาสองปี

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความคาดหวังเฉพาะผู้ให้บริการสำหรับ Notetaker

ใช้ Notetaker

เรียนรู้วิธีจัดการการเข้าร่วมประชุมของ Notetaker สำหรับการประชุมแต่ละครั้งและสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อ Notetaker เข้าร่วมการประชุม

เพิ่มหรือลบ Notetaker ด้วยตนเองเมื่อกำหนดเวลาการประชุม

เมื่อกำหนดเวลาการประชุมในบันทึก CRM คุณสามารถแทนที่สถานะคำเชิญของ Notetaker ได้ด้วยตนเอง หลังจากคลิกปุ่มกำหนดเวลาการประชุมในบันทึก CRM และป้อนรายละเอียดการประชุม:

1. ในส่วน Notetaker ให้เลือกหรือล้างช่องทำเครื่องหมายเชิญ Notetaker เข้าร่วมการประชุม
2. คลิก บันทึก

หากคุณจองการประชุมในนามของผู้ใช้รายอื่น (เช่นคุณเลือกผู้ใช้รายอื่นเป็นผู้จัดประชุม) คุณจะไม่สามารถปรับคำเชิญของ Notetaker ได้ แต่ในส่วน Notetaker ข้อความที่ระบุว่า Notetaker จะเข้าร่วมตามการตั้งค่าเริ่มต้นของโฮสต์จะปรากฏขึ้น

ดูและแก้ไขสถานะ Notetaker สำหรับการประชุมที่มีอยู่

วิธีตรวจสอบว่า Notetaker ตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมาถึงจากบันทึก CRM หรือไม่:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่ CRM > [object] (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทฯลฯ)
2. คลิกที่ชื่อของระเบียน
3. ในไทม์ไลน์กิจกรรมให้คลิกที่ชื่อการประชุมเพื่อขยายกิจกรรมการประชุม
4. หาก Notetaker ถูกตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมจะมีจุดสีเขียวที่มีชื่อของบอท Notetaker ที่ด้านบนของกิจกรรมการประชุม หาก Notetaker ไม่ได้ตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมตัวบ่งชี้ภาพจะไม่ปรากฏที่ด้านบนของกิจกรรมการประชุม

วิธีเปลี่ยนว่า Notetaker ถูกตั้งค่าให้เข้าร่วมการประชุมหรือไม่:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่ CRM > [object] (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทฯลฯ)
2. คลิกที่ชื่อของระเบียน
3. ในไท ม์ไลน์กิจกรรมให้คลิกที่ชื่อการประชุมเพื่อขยายกิจกรรมการประชุม
4. ที่ด้านบนขวาของระเบียนกิจกรรมให้คลิกการดำเนินการจากนั้นเลือก แก้ไข
5. เลือกหรือล้างช่องทำเครื่องหมายเชิญผู้จดบันทึกให้เข้าร่วมประชุม
6. คลิก บันทึก

หากต้องการเชิญ Notetaker ให้เข้าร่วมการประชุมที่กำลังจะมาถึงจากหน้ารายละเอียดการประชุมหากคุณเป็นเจ้าภาพการประชุม:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้คลิกยอดขาย > ปฏิทิน
2. คลิกการประชุมที่กำลังจะมาถึงทางด้านซ้าย
3. คลิกที่ชื่อการประชุม
4. ที่ด้านบนขวาให้เปิดสวิตช์เชิญ Notetaker สลับสวิตช์ปิดเพื่อกระจาย Notetaker

ควบคุม Notetaker ในระหว่างการประชุม

เมื่อคุณตั้งค่า Notetaker แล้วคุณควรคาดหวังสิ่งต่อไปนี้เมื่อมีกำหนดเข้าร่วมการประชุม:

• สำหรับการประชุม Google Meet และ Microsoft Teams:
  • Notetaker จะได้รับอนุญาตให้บันทึกโดยอัตโนมัติทันทีที่เข้าร่วมการประชุม
  • หลังจากนั้นไม่กี่วินาทีระบบจะเล่นข้อความเสียงที่ระบุว่ากำลังบันทึกการประชุมและจะส่งข้อความแชทแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่ากำลังบันทึกอยู่
  • ข้อความแชทจะถูกส่งเพียงครั้งเดียวเมื่อ Notetaker เริ่มบันทึก เว้นแต่คุณจะเลือกปักหมุดข้อความในแชทด้วยตนเองผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมการประชุมหลังจากส่งข้อความจะไม่เห็นข้อความนั้น
• สำหรับการประชุม Zoom:
  • ทันทีที่โฮสต์ Zoom เข้าร่วมการประชุมพวกเขาจะได้รับข้อความป๊อปอัปเพื่อขออนุญาตให้ Notetaker บันทึก
  • เจ้าของที่พักต้องคลิกอนุมัติข้อความนี้เพื่อให้ Notetaker บันทึกการประชุม
  • เมื่อการบันทึกได้รับการอนุมัติข้อความเสียงจะเล่นโดยระบุว่าการประชุมกำลังถูกบันทึก
  • ผู้เข้าร่วมแต่ละคนที่เข้าร่วมการประชุมจะได้รับข้อความแชทจาก Notetaker เพื่อแจ้งให้ทราบว่า Notetaker กำลังบันทึกและจะบอกโฮสต์หากไม่ต้องการบันทึก
• หากคุณไม่ต้องการให้ Notetaker เข้าร่วมการประชุมโดยอัตโนมัติคุณสามารถเลือกตั้งค่าห้องรอได้
  • หากคุณมีห้องรอทันทีที่โฮสต์ของการประชุมเข้าร่วมพวกเขาจะเห็นข้อความแจ้งให้พวกเขาทราบว่า Notetaker กำลังรอที่จะเข้าร่วมการประชุม
  • โฮสต์ต้องคลิกยอมรับถัดจากผู้เข้าร่วม Notetaker ที่ขอสิทธิ์เข้าถึงเพื่อเข้าร่วม
  • การอนุญาตให้ Notetaker เข้าร่วมการประชุมจะอนุญาตให้บันทึกโดยอัตโนมัติและจะแจ้งข้อความเสียงและข้อความแชทที่อธิบายไว้ข้างต้น
• หากโฮสต์ต้องการหยุดบันทึกการประชุมที่เข้าร่วมแล้วและได้รับอนุมัติให้บันทึกพวกเขาสามารถลบ Notetaker ออกจากการประชุมได้โดยคลิกที่ไทล์ผู้เข้าร่วมของ Notetaker แล้วเลือก ลบ โฮสต์ยังสามารถลบ Notetaker ได้โดยคลิกที่ผู้เข้าร่วมในรายชื่อผู้เข้าร่วมและเลือกลบ

ตรวจสอบบทสนทนาและดำเนินการติดตามผล

หลังจากเสร็จสิ้นการโทรหรือการประชุม Notetaker จะวิเคราะห์บันทึกการสนทนาและข้อมูลข้อตกลงที่เกี่ยวข้องเพื่อ:

• สร้างบทสรุปการสนทนา
• แนะนำการอัปเดต CRM สำหรับดีลการโทรและการประชุม
• พื้นผิวที่มีมูลค่าสูงในขั้นตอนถัดไป
• ร่างอีเมลติดตามผล

บทสรุปและคำแนะนำสำหรับขั้นตอนต่อไปจะใช้ได้ไม่นานหลังจากการเข้าพบหรือการประชุมสิ้นสุดลง ดูสรุปและติดตามผลได้ในบันทึกการโทรหรือการประชุมหรือจากการแจ้งเตือนอัตโนมัติที่ส่งเมื่อขั้นตอนต่อไปพร้อมให้ตรวจสอบ

โดยค่าเริ่มต้นบทสรุปการสนทนาและรายการดำเนินการที่แนะนำจะปรากฏในภาษาของบัญชี วิธีแปลเนื้อหานี้เป็นภาษาอื่น:

1. ไปที่บันทึกการโทรหรือการประชุม
2. ในแท็บตรวจสอบให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงตัวเลือกภาษาที่ด้านบนขวาและเลือก ภาษา

ไปที่บันทึกการโทรหรือการประชุม

หากต้องการไปที่บันทึกการโทรหรือการประชุมโดยตรง:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่ CRM > การโทรหรือ CRM > การประชุม
2. ในหน้าดัชนีให้คลิกที่ชื่อการโทรหรือการประชุม

เพื่อไปยังบันทึกการเข้าพบหรือการประชุมจากบันทึก CRM ที่เกี่ยวข้อง (เช่นผู้ติดต่อที่เข้าร่วมการประชุม):

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่ CRM > [Object type] (เช่นรายชื่อผู้ติดต่อข้อเสนอฯลฯ)
2. ที่ด้านบนให้คลิก กิจกรรม
3. ในกิจกรรมการโทรหรือการประชุมให้คลิกตรวจสอบการบันทึกและติดตามผล

ตรวจสอบบทสรุปการสนทนา

เมื่อ Notetaker ประมวลผลการบันทึกเสร็จแล้วจะสร้างสรุปการโทรหรือการประชุม บทสรุปรวมถึงประเด็นการอภิปรายที่สำคัญหัวข้อที่อภิปรายการตัดสินใจและขั้นตอนต่อไป

1. ไปที่บันทึกการโทรหรือการประชุม จากนั้นเลื่อนไปที่ส่วนสรุปและบันทึกย่อที่ด้านล่างซ้าย
2. หากต้องการเลือกเทมเพลตเฉพาะสำหรับบทสรุปของคุณให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงอัตโนมัติจากนั้นเลือกตัวแทนฝ่ายสนับสนุนหรือตัวแทนฝ่ายขาย
   • ตัวแทนฝ่ายสนับสนุน: บทสรุปมุ่งเน้นไปที่การแก้ไขปัญหาให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นสาเหตุ/การวินิจฉัยรากเหง้าการดำเนินการผลลัพธ์และความรู้สึกของลูกค้า
   • ตัวแทนฝ่ายขาย: บทสรุปมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับข้อตกลง/โอกาสในการขายให้ภาพรวมของวัตถุประสงค์การขายและประเด็นการอภิปรายคำแนะนำในการโค้ชและการคัดค้าน/ข้อกังวล
   • + เพิ่มเทมเพลตที่กำหนดเอง: ในแผงสรุปทรานสคริปต์ที่กำหนดเองให้ป้อนชื่อเทมเพลตและกำหนดข้อความแจ้งสรุป คุณสามารถใช้ข้อความหรือ Markdown และอัปโหลดเทมเพลตเสริมได้

3. หากต้องการแก้ไขบทสรุปให้คลิกที่ใดก็ได้ภายในบทสรุปแล้วป้อน ข้อความ การแก้ไขจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
4. หากต้องการคัดลอกข้อความสรุปให้คลิกคัดลอกทั้งหมดที่ด้านบนขวา
5. หากต้องการเพิ่มบันทึกย่อภายในให้คลิกบันทึกย่อที่ด้านบนแล้วป้อน ข้อความ การแก้ไขจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ
6. หากต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสนทนาจากผู้ช่วยบรีซ:
   • ที่ด้านล่างให้คลิกกล่องข้อความถามอะไรก็ได้...
   • ป้อนข้อความ (เช่น "ลูกค้าพูดถึงงบประมาณหรือไม่ ") แล้วกดปุ่ม ENTER บนแป้นพิมพ์ของคุณ
   • สนทนาต่อในหน้าต่างแชทของผู้ช่วยบรีซ

ตรวจสอบคำแนะนำในการอัปเดตทรัพย์สิน CRM

คำแนะนำการอัปเดตทรัพย์สิน CRM จะปรากฏขึ้นเมื่อการโทรหรือการประชุมเป็นไปตามเกณฑ์ทั้งหมดต่อไปนี้ (ใช้ไม่ได้กับการบันทึกที่ทำกับ Mobile Notetaker):

• การบันทึกไม่ใช่ข้อความเสียง
• การบันทึกมีระยะเวลาอย่างน้อย 60 วินาที
• มีลำโพงอย่างน้อยสองตัวในการบันทึก

วิธีตรวจสอบและใช้คำแนะนำการอัปเดตทรัพย์สิน CRM ในบันทึกการเข้าพบหรือการประชุม:

1. ไปที่บันทึกการโทรหรือการประชุม
2. ในส่วนการติดตามผลสำหรับแต่ละคำแนะนำภายใต้อัปเดตคุณสมบัติ CRM:
   • วางเมาส์เหนือแหล่งที่มาเพื่อดูช่วงเวลาในทรานสคริปต์ที่แจ้งการอัปเดตที่แนะนำ
   • หากต้องการยอมรับคำแนะนำให้คลิกไอคอน อนุมัติ
   • หากต้องการปฏิเสธคำแนะนำให้คลิกไอคอน ปฏิเสธ
   • หากต้องการแก้ไขค่าของพร็อพเพอร์ตี้ก่อนอนุมัติให้คลิกช่องใต้ชื่อพร็อพเพอร์ตี้แล้วป้อนค่าที่ต้องการ

นอกจากนี้คุณยังสามารถตรวจสอบและใช้คำแนะนำการอัปเดตทรัพย์สิน CRM ได้เป็นจำนวนมากจากบันทึกข้อตกลงที่เกี่ยวข้อง

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ CRM > ดีล หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ CRM > ดีล โดยตรง
2. วิธีดูคำแนะนำปัจจุบันทั้งหมดในดีลทั้งหมดของคุณ:
   • ในหน้าดัชนีข้อเสนอให้คลิกไอคอน ไอคอนจุดแนวตั้งสามจุดที่ด้านบนขวา
   • จากนั้นคลิกตรวจสอบคำแนะนำเกี่ยวกับข้อมูล [X]
3. วิธีดูคำแนะนำทั้งหมดสำหรับบันทึกข้อเสนอเฉพาะ:
   • ในหน้าดัชนีดีลให้คลิกชื่อดีล
   • ในการ์ดไฮไลต์บันทึกด้านบนซ้ายให้คลิกตรวจสอบถัดจากข้อความ [ X] data changes found
4. ในหน้าตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกไว้:
   • วางเมาส์เหนือแหล่งที่มาถัดจากค่าที่แนะนำเพื่อดูช่วงเวลาในการถอดเสียงที่แจ้งการอัปเดตที่แนะนำ
   • หากต้องการอนุมัติการอัพเดทที่พักที่แนะนำให้คลิกไอคอน อนุมัติ
   • หากต้องการปฏิเสธคำแนะนำในการอัพเดทที่พักที่แนะนำให้คลิกไอคอน ปฏิเสธ
   • หากต้องการแก้ไขค่าที่แนะนำก่อนที่จะอนุมัติให้คลิกไอคอนแก้ไข ถัดจากคำแนะนำและแก้ไขค่าตามต้องการ
   • หากต้องการอนุมัติการอัพเดทที่พักที่แนะนำทั้งหมดสำหรับข้อเสนอเฉพาะให้คลิกอนุมัติทั้งหมดที่ด้านบนขวา

ตรวจสอบรายการการดำเนินการ

หลังจากการสนทนา Notetaker แนะนำรายการการกระทำที่อาจเกิดขึ้นเพื่อช่วยให้คุณติดตามผล รายการการดำเนินการที่แนะนำเหล่านี้สามารถแปลงเป็นงาน HubSpot ได้ รายการดำเนินการจะปรากฏขึ้นเมื่อการโทรหรือการประชุมมีระยะเวลาอย่างน้อย 30 วินาที (ยกเว้นการบันทึก Mobile Notetaker ซึ่งอาจมีระยะเวลาใดก็ได้)

1. ไปที่บันทึกการโทรหรือการประชุม
2. ในส่วนการติดตามผลคำแนะนำจะปรากฏใต้ตรวจสอบรายการดำเนินการ
3. วางเมาส์เหนือแหล่งที่มาถัดจากรายการการดำเนินการเพื่อดูช่วงเวลาในการถอดเสียงที่กระตุ้นให้เกิดคำแนะนำ
4. ในการสร้างงานสำหรับรายการการดำเนินการให้เลื่อนเมาส์ไปที่รายการแล้วคลิกสร้างงาน จากนั้นแก้ไขงานตามต้องการในแถบด้านข้างขวา
5. หากต้องการคัดลอกข้อความของรายการดำเนินการให้วางเมาส์เหนือรายการแล้วคลิกไอคอนคัดลอก
6. หากต้องการปฏิเสธรายการดำเนินการที่แนะนำให้วางเมาส์เหนือรายการแล้วคลิกไอคอนลบ
7. วิธีสร้างงานเดียวสำหรับรายการการดำเนินการที่แนะนำหลายรายการ:
   • คลิกบันทึกเป็นหนึ่งงานที่ด้านล่าง
   • ในกล่องโต้ตอบให้เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับรายการการดำเนินการที่คุณต้องการรวมไว้ในงาน
   • คลิก บันทึก

ส่งอีเมลติดตามผล

จากบันทึกการโทรหรือการประชุมคุณสามารถสร้างอีเมลติดตามผลได้

1. ไปที่บันทึกการโทรหรือการประชุม
2. ที่ด้านบนขวาให้คลิกสร้างอีเมลติดตามผล
3. ในหน้าต่างป๊อปอัปตัวแก้ไขอีเมลให้ตรวจสอบอีเมลที่สร้างขึ้นและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นต่อ:
   • ผู้รับ
   • ที่อยู่สำเนาถึงและสำเนาลับถึง
   • หัวเรื่อง
   • เนื้อหาร่างกาย
4. คลิกแทรกที่ด้านล่างของเนื้อหาอีเมลเพื่อแทรกเนื้อหาอีเมลที่สร้างขึ้นลงในตัวเขียน
5. หรือคลิกปุ่ม Re-prompt ป้อนข้อความแล้วคลิกสร้างใหม่เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงและสร้างอีเมลอีกครั้ง

6. วิธีเชื่อมโยงอีเมลกับบันทึกเพิ่มเติม:
   • ที่ด้านล่างของเครื่องมือแก้ไขอีเมลให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงที่เกี่ยวข้องกับระเบียน [X]
   • เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากบันทึกเพิ่มเติม
7. หลังจากตรวจสอบและปรับเนื้อหาตามต้องการแล้วให้คbreezeSingleStarก breezeSingleStar ส่งเพื่อส่งอีเมล

รับการแจ้งเตือนคำแนะนำ

หลังจากจับภาพการสนทนากับ Notetaker แล้ว HubSpot จะส่งการแจ้งเตือนต่อไปนี้ไปยังเจ้าของกิจกรรมโดยอัตโนมัติ:

วิธีตรวจสอบคำแนะนำจากการแจ้งเตือนเหล่านี้:

• ในอีเมลแจ้งเตือนให้คลิกตรวจสอบการบันทึกและขั้นตอนถัดไป
• จากการแจ้งเตือนในแอพ:
  • ที่ด้านบนขวาของบัญชีให้คลิกไอคอนการnotification เตือน
  • ในรายการการแจ้งเตือนให้คลิกการแจ้งเตือน
  • ในกล่องป๊อปอัปให้คลิกตรวจสอบขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนต่อไป

เรียนรู้วิธีเพิ่มกิจวัตรหลังการโทรด้วยคำแนะนำจาก HubSpot Academy