测试版使用 Notetaker 在会议中进行录音和做笔记

在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中使用 Notetaker，即可自动生成后续步骤、会议记录、视频录像和文字记录。Notetaker 可加入通过已连接的日历、日程安排页面、建议时间或 记录中预订的任何会议。

此功能采用自动语言检测技术，并将根据录音中检测到的语言进行转录。了解有关可用通话转录语言的更多信息。

开始使用前

在开始使用此功能之前，请确保您已充分了解需要提前采取的步骤，以及该功能的限制和使用该功能可能带来的后果。

了解要求

• 您必须连接您的日历。
• 您必须开启“通话录音、转录和分析”功能。
• 您无需安装任何应用。
• 如果您使用的是 Zoom，会议主持人必须开启本地录音功能。了解有关在 Zoom 中设置 Notetaker 的更多信息。您账户中任何已连接应用（例如Zoom）的设置均不适用于此功能。

• 如果您使用的是 Google Meet，则必须执行以下任一操作：
  • 会议主持人必须登录其 Google Meet 账户，才能允许 Notetaker 加入会议。
  • 在 Google Meet 中，管理用户的会议访问权限，允许会议参与者在主持人之前加入会议。
• 若要让 Notetaker 加入定期会议，您必须选择加入 “将定期会议同步到 HubSpot” 测试版。

设置“笔记助手”

在用户将“笔记记录员”加入会议之前，超级管理员必须先为该账户启用此功能。超级管理员为账户配置默认设置后，用户即可调整其个人“笔记记录员”设置。

请注意：会议开始前 30 分钟会向笔记助手发送加入会议的指令。因此，对用户设置所做的任何更改，可能不会在设置更改后 30 分钟内开始的会议中生效。如果您为某位用户关闭了笔记助手访问权限，建议您手动将该笔记助手从设置更改后 30 分钟内举行的任何会议中移除。

配置默认设置

若您是超级管理员，请按以下步骤为该账户设置“笔记记录员”功能：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“会议”。
3. 点击“会议记录员”选项卡。
4. 开启“会议记录员”开关。
   • 如果您希望记录员自动加入所有符合条件的会议，请勾选“记录员自动加入”复选框。（启用“记录员”功能时，此复选框默认处于勾选状态。）
   • 如果您希望用户手动邀请记录员加入会议，请取消选中“记录员自动加入”复选框。
   • 要授予所有被分配了 Sales Hub Professional或Enterprise席位的用户授予访问权限，请在“选择会议记录员访问方式”部分中，选择“自动授予符合条件的用户会议记录员访问权限”。
   • 若要向特定用户授予访问权限：
     • 在“选择记录员访问方式”部分，选择“手动授予拥有销售席位的用户记录员访问权限”。然后，在页面底部点击“保存”。
     • 点击“选择用户”。
     • 在右侧面板中，勾选相应用户的复选框，然后点击“保存选择”。
     • 在页面底部，点击“保存”。 
5. 在“首选项”部分，选择 Notetaker 加入会议时使用的名称和自我介绍方式。
   • 默认情况下，Notetaker 将以“[您的品牌名称] 的 Notetaker”的身份加入会议。若要使用自定义名称：
     • 在“Notetaker 名称”下，选择“自定义 Notetaker 名称”。
     • 在文本框中输入名称。
     • 在页面底部，点击“保存”。
   • 若要让 Notetaker 在加入会议时通过语音和聊天进行公告：
     • 在“公告”下，选择“语音和聊天公告”。
     • 使用“语言”和“语音”下拉菜单选择要使用的具体语言和语音。
     • 点击playerPlayIcon播放按钮，预览所选语言和语音。
     • 在页面底部，点击“保存”。
   • 若要让 Notetaker 仅在加入会议时使用聊天公告：
     • 在“公告”下，选择“仅聊天消息公告”。
     • 在底部，点击“保存”。

配置用户特定设置

如果您是已分配销售席位的用户，并且已被授予笔记记录员访问权限，则可以调整您的个人笔记记录员设置。

若要覆盖账户默认设置（即记录员是否自动加入您的会议）：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“常规”。
3. 点击“日历 ”选项卡 。
4. 在“会议记录员自动加入”下，勾选或取消勾选“自动邀请记录员加入您所有即将举行的会议”复选框。
   • 如果勾选了该复选框，记录员将自动加入您所有符合条件的会议。
   • 如果未勾选该复选框，记录员仅会在您手动邀请时加入您的会议。
5. 在页面底部，点击“保存”。

使用 Notetaker

了解“笔记助手”如何加入会议、如何查看录音和文字记录，以及如何在会议中添加或移除“笔记助手”。

了解会议资格和笔记员行为

若会议满足以下所有条件，则符合记录员参与资格：

• 该会议已存储在 HubSpot 中。
• 该会议至少包含一名 CRM 联系人作为与会者，且该联系人的电子邮件地址使用的域名与 HubSpot 账户的域名不同。
• 会议地点设置为 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom。

当笔记记录员受邀参加符合条件的会议时（适用于所有视频会议服务提供商）：

• 记录员将在预定的会议时间加入会议。
• 系统将通过语音提示、聊天消息和弹出窗口通知与会者，记录员已进入会议并开始记录。在对话框中，点击“批准”以继续使用记录员。
• 如果您设置了候诊室，视频会议的主办方需要批准记录员进入会议。如果主办方拒绝访问，记录员将无法加入。如果记录员在候诊室等待超过五分钟仍未被允许进入会议，它将自动退出。
• 笔记记录器的名称将显示为您的公司名称后跟“笔记记录器”（例如，“[公司] 笔记记录器”）。如果您未在账户中设置公司名称，则名称将显示为“[公司域名] 笔记记录器”。如果您既未设置公司名称也未设置域名，则名称将显示为“笔记记录器”。
• 当您结束会议时，记录员会在 HubSpot 中创建一个通话对象记录，并将该通话与相应的会议关联起来。创建通话记录后，您可以轻松访问会议的录音、文字记录和摘要。了解如何在会议结束后查看录音和文字记录。
• 如果所有参与者均未结束会议便退出了会议，记录员将留在会议中，直到检测到持续 10 分钟的静默。此时，记录员将退出会议，并在 HubSpot 中创建通话对象记录，并将录音和文字记录添加到会议记录中。
• 会议录音将保存两年。

了解在Google Meet、Microsoft Teams 和Zoom 中使用笔记记录员时，各服务商的具体要求。

在安排会议时手动添加或移除记录员

在 CRM 记录上安排会议时，您可以手动覆盖记录员的邀请状态。在 CRM 记录上点击“安排会议”按钮并输入会议详细信息后：

1. 在“笔记记录员”部分，勾选或取消勾选“邀请笔记记录员参加会议”复选框。
2. 点击“保存”。

如果您是代表其他用户预订会议（即选择其他用户作为会议主持人），则无法调整记录员的邀请状态。此时，在“记录员”部分，您将看到提示信息：“记录员将根据主持人的默认设置加入会议。”

查看和编辑即将举行的会议的记录员状态

要查看记录中是否已设置记录员参加即将举行的会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如，联系人、公司或交易）。
2. 点击记录的名称。
3. 在“活动时间线”中，点击会议名称以展开会议活动。
4. 如果记录员被设置为参加会议，会议活动顶部将显示一个带有记录员姓名的绿色圆点。如果记录员未被设置为参加会议，会议活动顶部不会显示任何视觉指示符。

若要更改记录员是否已设置为参加会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如：联系人、公司或商机）。
2. 点击记录名称。
3. 在“活动时间轴”中，点击会议名称以展开会议活动。
4. 在活动记录的右上角，点击“操作”>“编辑”。
5. 选中或取消选中[公司名称] 记录员复选框。
6. 点击“保存”。

如果您是会议主持人，请从会议详情页面邀请记录员加入即将举行的会议：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到销售 > 销售工作区。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到销售 > 销售工作区。 然后单击“日程安排”选项卡。
2. 在左侧，点击“即将举行的会议”。
3. 单击会议名称。
4. 在右上角，打开“邀请会议记录员”开关。关闭该开关可取消对记录员的邀请。

在 Google Meet 中记录会议笔记

要在 Google Meet 会议中使用记录员功能，您无需安装 Google Meet 应用。但您需要连接日历并按照常规设置说明进行操作。

完成笔记助手设置后，当笔记助手按计划加入 Google Meet 会议时，您将看到以下情况：

• 记录员将在预定的会议时间加入会议。
• 记录员一加入会议，就会自动获得录音权限。几秒钟后，系统会播放一条语音提示，说明通话正在录音，并发送一条聊天消息告知与会者正在录音。
• 该聊天消息仅在记录员开始录音时发送一次，但消息会固定在聊天界面中，以便后续加入的参与者也能看到该消息。
• 如果您不希望记录员自动加入 Google Meet 会议，可以在 Google Meet 中设置候诊室。如果您在 Google Meet 中设置了候诊室，一旦 Google Meet 会议的主办人加入，他们将看到一条消息，告知记录员正在等待加入通话。 主持人必须点击正在申请加入的记录员参与者旁边的“允许”按钮。允许记录员加入会议将自动授予其录制权限，并触发上述音频和聊天消息。
• 如果主持人希望停止已加入且获准录制的会议录制，可以点击记录员的参与者图块并选择“移除”，将其从会议中移除。主持人也可以在参与者列表中点击该记录员，然后选择“移除”来将其移除。

在 Microsoft Teams 中记录会议笔记

要在 Microsoft Teams 会议中使用笔记助手，您无需安装 Microsoft Teams 应用。但您需要连接日历并按照通用设置说明进行操作。

完成笔记助手设置后，当笔记助手按计划加入 Microsoft Teams 会议时，您将看到以下内容：

• 记录员将在预定的会议时间加入会议。
• 记录员一加入会议，即会自动获得录制权限。几秒钟后，系统将播放语音提示，说明通话正在录制，并发送聊天消息告知与会者正在录制。
• 该聊天消息仅在记录员开始录音时发送一次。除非您选择手动将该消息置顶，否则在消息发送后加入会议的参与者将无法看到该消息。
• 如果您不希望记录员自动加入 Teams 会议，可以在 Microsoft Teams 中设置候诊室。如果您在 Teams 中设置了候诊室，一旦 Teams 会议的主办人加入，他们将看到一条消息，告知记录员正在等待加入通话。 主持人必须点击正在申请加入的记录员参与者旁边的“允许”按钮。允许记录员加入会议将自动授予其录制权限，并触发上述音频和聊天消息。
• 如果主持人希望停止已加入且获准录制的会议录制，可以点击记录员的参与者磁贴并选择“移除”，将其从会议中移除。主持人也可以在参与者列表中点击该记录员，然后选择“移除”来将其移除。

在 Zoom 中记录笔记

要在 Zoom 会议中使用笔记记录功能，您无需安装 Zoom 应用。但您需要连接日历并按照常规设置说明进行操作。

此外，会议主持人必须在其 Zoom 账户中开启以下设置：“录制到计算机文件”、“内部会议参与者”和“外部会议参与者”。

完成笔记记录员的设置后，当笔记记录员按计划加入 Zoom 会议时，您应注意以下情况：

• 记录员将在预定的会议时间加入会议。
• Zoom 主持人一加入会议，就会收到一条弹出消息，询问是否允许记录员进行录制。主持人必须点击“批准”此消息。点击“拒绝”将导致记录员无法录制。录制一经批准，系统将播放语音提示，说明通话正在被录制。
• 每位加入会议的参与者都会收到来自记录员的一条聊天消息，告知他们记录员正在录音，并提醒他们若不希望被录音，请告知主持人。
• 如果您不希望记录员自动加入 Zoom 会议，可以选择在 Zoom 中设置候诊室。如果您在 Zoom 中设置了候诊室，一旦 Zoom 会议的主办方加入会议，他们将看到一条消息，告知记录员正在等待加入通话。 主持人必须点击正在申请加入的笔记记录员参与者旁边的“允许进入”。允许笔记记录员加入会议将自动授予其录制权限，并触发上述所述的音频和聊天消息提示。
• 如果主持人希望停止已加入且获准录制的会议录制，可以点击记录员的参与者图块并选择“移除”，将其从会议中移除。主持人也可以在参与者列表中点击该记录员，然后选择“移除”来将其移除。

后续步骤

参考 HubSpot Academy 的建议，了解如何优化会议后的跟进流程。