使用 Notetaker 在会议中进行录音和做笔记

在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中使用 Notetaker 来录制和转录会议、生成会议记录，并提出后续行动建议。Notetaker 可以加入通过已连接的日历、日程安排页面或建议时间预订的会议，以及直接在CRM 记录中创建的会议。

Notetaker 会自动检测录音中的受支持语言并进行转录。了解有关可用通话和会议转录语言的更多信息。

请注意：自 2026 年 8 月 31 日起，使用 Notetaker 录制的会议或从视频会议集成同步的会议将仅生成会议记录。

开始使用前

在开始使用此功能之前，请确保您已充分了解需要提前采取的步骤。

请注意：Notetaker 并非受“敏感数据”政策覆盖的服务，且不支持受保护的健康信息（PHI）。如果您有处理 PHI 的需求，请选择使用 Notetaker Bot for HIPAA 测试版。

了解要求

• 您必须连接您的日历。
• 您必须开启通话录音、转录和分析功能。
• 如果您使用的是 Zoom，会议主持人必须开启本地录音功能。了解有关在 Zoom 上设置 Notetaker 的更多信息。
• 如果您使用的是 Google Meet，则必须执行以下任一操作：
  • 会议主持人必须登录其 Google Meet 账户，才能允许 Notetaker 加入会议。
  • 在 Google Meet 中，管理用户的会议访问权限，允许会议参与者在主持人之前加入会议。

了解限制与注意事项

每位 HubSpot 用户每天最多可邀请 Notetaker 机器人加入 40 次会议。

设置“笔记助手”

在用户将“笔记助手”加入会议之前，超级管理员必须先为该账户启用此功能。超级管理员为账户配置默认设置后，用户即可调整其个人“笔记助手”设置。

请注意：让“笔记助手”加入会议的指令会在会议开始前 30 分钟发送。因此，对用户设置所做的任何更改，可能不会在设置更改后 30 分钟内开始的会议中生效。如果您为某位用户关闭了“笔记助手”访问权限，建议您手动将“笔记助手”从该更改生效后 30 分钟内举行的任何会议中移除。

配置默认设置

如果您是超级管理员，要为该账户设置“笔记助手”：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，点击“Notetaker”。
3. 在“常规设置”下：
   • 打开“对话录音”开关。
   • 打开“转录与分析”开关。
   • 打开“会议”开关。
4. 要设置“笔记助手”机器人的默认选项，请点击“会议”下的 HubSpot“笔记助手”机器人设置。笔记助手机器人的设置页面将在新标签页中打开。
   • 如果您希望“笔记助手”自动加入所有符合条件的会议，请勾选“笔记助手自动加入”复选框。（启用“笔记助手”时，此复选框默认处于勾选状态。）
   • 如果您希望用户手动邀请“笔记助手”加入会议，请取消选中“笔记助手自动加入”复选框。
   • 若要授予所有被分配了 销售 或 服务 席位的用户访问权限，请在“Notetaker 访问权限”下选择“自动授予符合条件的用户 Notetaker 访问权限”。
   • 若要向特定用户授予访问权限：
     • 在“选择笔记记录员访问方式”部分，选择“手动授予拥有销售或服务席位的用户笔记记录员访问权限”。
     • 点击“选择用户”。
     • 在右侧面板中，勾选用户旁边的复选框，然后点击“保存选择”。
     • 在页面底部，点击“保存”。 
   • 默认情况下，Notetaker 将以“[您的品牌名称] 的 Notetaker”的身份加入会议。若要使用自定义名称：
     • 在“Notetaker名称”下，选择“自定义Notetaker名称”。
     • 在文本框中输入名称。
     • 在底部，点击“保存”。
   • 若要让 Notetaker 在加入会议时通过语音和聊天进行公告：
     • 在“公告”下，选择“语音和聊天公告”。
     • 点击“语言”和“语音”下拉菜单，然后选择要使用的具体语言和语音。
     • 点击playerPlayIcon播放按钮，预览所选的语言和语音。
     • 在底部，点击“保存”。
   • 若要让 Notetaker 仅在加入会议时使用聊天公告：
     • 在“公告”下，选择“仅聊天消息公告”。
     • 在底部，点击“保存”。
   • 要设置 Notetaker 在会议开始前加入的时间：
     • 点击“会议开始前加入”下拉菜单，并选择一个时间。
     • 在底部，点击“保存”。
   • 若要要求“笔记记录员”在录制对话前必须获得明确同意：
     • 在“明确同意”下，将“要求明确同意”开关打开。
     • 启用此设置后，系统将在会议开始前通过电子邮件征询同意。
     • 如果任何会议参与者不同意，或未回复该电子邮件，则会议将不会被录制。

了解有关录音和转录的不同方法，以及如何配置其设置。

配置用户特定设置

如果您是已分配“销售”或“服务”席位的用户，并且已获得 Notetaker 机器人的访问权限，则可以调整您的个人 Notetaker 设置。

若要覆盖“Notetaker”是否自动加入会议的账户默认设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“常规”。
3. 点击“日历”选项卡。
4. 在“笔记记录员设置”下，勾选或取消勾选“笔记记录员自动加入”复选框。
   • 如果勾选了该复选框，Notetaker 将自动加入您所有符合条件的会议。
   • 如果未勾选该复选框，Notetaker 仅会在您手动邀请它时加入您的会议。
5. 在页面底部，点击“保存”。

配置智能数据捕获设置

HubSpot 可利用对话记录，为与该对话相关的商机、通话和会议推荐 CRM 更新。超级管理员可以设置哪些属性有资格获得此类 CRM 属性更新建议。

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。 然后，在左侧边栏的“数据管理”下，点击“数据捕获”。
2. 选中“使用智能数据捕获”复选框。
3. 要添加或移除符合条件的属性，请使用下拉菜单选择所需的对象类型。

4. 要添加属性，请点击右上角的“添加 [对象] 属性”下拉菜单，然后选择该属性。
5. 对于每个属性，请选择智能数据捕获的建议是自动批准还是需要人工审核。
   • 要自动批准某个属性的建议，请选中该属性旁边的“自动”复选框。
   • 若要要求对某个属性的建议进行人工审核，请清除该属性旁边的“自动”复选框。
   • 默认情况下，“通话结果”和“会议结果”属性的复选框处于选中状态。若要要求对这些属性进行手动批准，请清除“自动”复选框。

6. 要删除某个属性，请点击该属性名称右侧的“删除”。
7. 完成更改后，请点击底部的“保存”。

了解会议适用条件和“笔记助手”的行为

若会议满足以下所有条件，则符合“笔记助手”的使用条件：

• 该会议已存储在 HubSpot 中。
• 该会议至少包含一名 CRM 联系人作为与会者，且该联系人的电子邮件地址所使用的域名与 HubSpot 账户的域名不同。
• 会议地点设置为 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom。

当“Notetaker”被邀请参加符合条件的会议时（适用于所有视频会议服务提供商）：

• Notetaker 将在预定的会议时间加入会议。
• 系统将通过语音提示、聊天消息和弹出窗口通知与会者“Notetaker”已进入会议并开始录音。在对话框中，点击“批准”以继续使用 Notetaker。
• 如果您设置了候场室，视频会议的主办方需要批准 Notetaker 进入会议。如果主办方拒绝访问，Notetaker 将不会加入会议。如果 Notetaker 在候场室等待超过五分钟仍未被允许进入会议，它将自动退出。
• 如果所有参与者退出会议而未结束会议，Notetaker 将在三秒后也退出会议。
• Notetaker 最多可录制三小时的会议。如果会议持续超过三小时，Notetaker 将自动退出会议。在 Notetaker 退出之前捕获的录音、文字记录和分析结果仍可在 HubSpot 中查看。
• 录音将保存两年。

了解各服务商对“笔记记录者”功能的具体要求。

使用“笔记记录者”

了解如何管理“笔记记录员”在单个会议中的参与情况，以及“笔记记录员”参加会议时会出现哪些情况。

在安排会议时手动添加或移除“笔记记录员”

在 CRM 记录上安排会议时，您可以手动覆盖“记录员”的邀请状态。在 CRM 记录上点击“安排会议”按钮并输入会议详细信息后：

1. 在“Notetaker”部分，勾选或取消勾选“邀请 Notetaker 参加会议”复选框。
2. 点击“保存”。

如果您是代表其他用户安排会议（即选择其他用户作为会议主持人），则无法调整“记录员”的邀请状态。此时，“记录员”部分将显示一条提示信息，说明“记录员”将根据主持人的默认设置加入会议。

查看和编辑现有会议的“记录员”状态

要从 CRM 记录中查看“记录员”是否已设置为参加即将举行的会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如：联系人、公司等）。
2. 点击记录的名称。
3. 在“活动时间线”中，点击会议名称以展开会议活动。
4. 如果已设置“记录员”加入会议，则会议活动顶部会显示一个带有“记录员”机器人名称的绿色圆点。如果未设置“记录员”加入会议，则会议活动顶部不会显示任何视觉指示符。

更改“记录员”是否已设置为加入会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如：联系人、公司等）。
2. 点击记录的名称。
3. 在“活动时间轴”中，点击会议名称以展开该会议活动。
4. 在活动记录的右上角，点击“操作”，然后选择“编辑”。
5. 选中或取消选中“邀请记录员参加会议”复选框。
6. 点击“保存”。

若您是会议主持人，请从会议详情页面邀请记录员加入即将举行的会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，点击“销售”>“日历”。
2. 在左侧，点击“即将举行的会议”。
3. 点击会议名称。
4. 在右上角，打开“邀请记录员”开关。关闭该开关即可取消邀请记录员。

在会议期间控制“记录员”

设置好“记录员”后，当其按计划加入会议时，您应注意以下情况：

• 对于 Google Meet 和 Microsoft Teams 会议：
  • 记录员一加入会议，就会自动获得录制权限。
  • 几秒钟后，系统将播放语音提示，说明会议正在录制，并发送聊天消息告知与会者正在录制。
  • 该聊天消息仅在记录员开始录制时发送一次。除非您选择手动将该消息置顶，否则在消息发送后加入会议的参与者将无法看到该消息。
• 对于 Zoom 会议：
  • Zoom 主持人一加入会议，就会收到一条弹出消息，要求授予 Notetaker 录音权限。
  • 主持人必须点击该消息中的“批准”，Notetaker 才能开始录制会议。
  • 录制获得批准后，系统将播放一条语音提示，说明会议正在录制中。
  • 每位加入会议的参与者都会收到来自 Notetaker 的聊天消息，告知他们 Notetaker 正在录制会议，并提醒若不希望被录制，请告知主持人。
• 如果您不希望 Notetaker 自动加入会议，可以选择设置候诊室。
  • 如果您设置了等候室，一旦会议主持人加入，他们就会看到一条消息，告知他们 Notetaker 正在等待加入会议。
  • 主持人必须点击正在请求加入的 Notetaker 参与者旁边的“允许”按钮。
  • 允许 Notetaker 加入会议将自动授予其录制权限，并会弹出上述所述的音频和聊天消息提示。
• 如果主持人希望停止已加入且已获准录制的会议的录制，可以点击“Notetaker”的参与者图块并选择“移除”，将其从会议中移除。主持人也可以在参与者列表中点击“Notetaker”的参与者并选择“移除”来将其移除。

回顾对话并采取后续行动

通话或会议结束后，Notetaker 会分析对话记录及相关交易信息，以：

• 生成对话摘要。
• 针对商机、通话和会议建议 CRM 更新。
• 提出高价值的后续行动建议。
• 起草跟进邮件。

通话或会议结束后不久，即可查看总结及后续建议。您可以在通话或会议记录中查看总结和后续事项，也可以通过系统在后续事项准备就绪时发送的自动通知进行查看。

默认情况下，对话摘要和建议的待办事项将以账户语言显示。若要将这些内容翻译成其他语言：

1. 跳转至通话或会议记录。
2. 在“审核”选项卡中，点击右上角的语言选择下拉菜单，然后选择一种语言。

转到通话或会议记录

要直接跳转至通话或会议记录：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至“CRM>通话”或“CRM>会议”。
2. 在索引页面上，点击通话或会议名称。

从关联的 CRM 记录（例如，参加会议的联系人）跳转至通话或会议记录：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象类型]（例如：联系人、商机等）。
2. 在页面顶部，点击“活动”。
3. 在通话或会议活动页面上，点击“查看录音并跟进”。

查看对话摘要

当 Notetaker 完成录音处理后，会生成通话或会议摘要。摘要包含关键讨论要点、讨论主题、做出的决定以及后续步骤。

1. 转到通话或会议记录。然后，滚动至左下角的“摘要与备注”部分。
2. 要为摘要选择特定模板，请点击“自动”下拉菜单，然后选择“支持代表”或“销售代表”。
   • 支持代表：摘要侧重于案例解决，提供有关当前问题、根本原因/诊断、已采取的措施、结果以及客户情绪的见解。
   • 销售代表：摘要侧重于交易/潜在客户的洞察，概述销售目标和讨论要点、指导建议以及异议/顾虑。

3. 要编辑摘要，请点击摘要内的任意位置并输入文本。编辑内容会自动保存。
4. 要复制摘要文本，请点击右上角的“复制全部”。
5. 要添加内部备注，请点击顶部的“备注”，然后输入文本。编辑内容会自动保存。
6. 若要向 Breeze 助手咨询有关此次对话的更多信息：
   • 在页面底部，点击“问我任何问题...”文本框。
   • 输入文本（例如：“客户提到预算了吗？”），然后按下键盘上的回车键。
   • 在 Breeze Assistant 聊天窗口中继续对话。

查看 CRM 属性更新建议

当通话或会议同时满足以下所有条件时，将显示 CRM 属性更新建议（不适用于使用Mobile Notetaker 录制的录音）：

• 该录音并非语音信箱。
• 录音时长至少为 60 秒。
• 录音中至少有两名说话者。

要查看并应用通话或会议记录中的 CRM 属性更新建议：

1. 导航至通话或会议记录。
2. 在“后续操作”部分，针对“更新 CRM 属性”下的每条建议：
   • 将鼠标悬停在“来源”上，即可查看通话记录中触发该更新建议的具体时刻。
   • 要接受建议，请点击 批准图标。
   • 若要拒绝建议，请点击 拒绝图标。
   • 若要在批准前编辑属性值，请点击属性名称下方的字段并输入所需值。

您还可以从相关的交易记录中批量查看并应用 CRM 属性更新建议。

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 交易。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 交易。
2. 要查看您所有交易中的当前推荐：
   • 在交易索引页面上，点击右上角的 三个垂直点图标。
   • 然后，点击“查看 [X] 条数据建议”。
3. 要查看特定交易记录的所有推荐：
   • 在交易索引页面上，点击交易名称。
   • 在左上角的记录突出显示卡片中，点击位于 [X] 条数据更改已发现消息旁边的“查看”。
4. 在“审核捕获的数据”页面上：
   • 将鼠标悬停在建议值旁边的“来源”上，即可查看记录中触发该更新建议的具体时刻。
   • 要批准建议的属性更新，请点击 批准图标。
   • 若要拒绝建议的属性更新，请点击 拒绝图标。
   • 若要在批准前编辑建议值，请点击建议值旁边的 编辑图标，并按需修改该值。
   • 若要批准某笔交易的所有建议属性更新，请点击右上角的“全部批准”。

查看待办事项

对话结束后，Notetaker 会建议潜在的待办事项，以帮助您进行跟进。这些建议的待办事项可转换为 HubSpot 任务。当通话或会议时长至少为 30 秒时，待办事项就会显示（Mobile Notetaker 录音除外，其时长不限）。

1. 转到通话或会议记录。
2. 在“后续行动”部分，“审查待办事项”下方会显示建议。
3. 将鼠标悬停在待办事项旁边的“来源”上，即可查看记录中触发该建议的具体时刻。
4. 若要为某项行动项创建任务，请将鼠标悬停在该项上，然后点击“创建任务”。随后，可在右侧边栏中根据需要编辑该任务。
5. 要复制行动项的文本，请将鼠标悬停在该项上，然后点击 复制图标。
6. 若要拒绝建议的待办事项，请将鼠标悬停在该事项上，然后点击 删除图标。
7. 若要为多个建议的待办事项创建一个任务：
   • 点击底部的“保存为一个任务”。
   • 在对话框中，勾选您希望包含在该任务中的待办事项对应的复选框。
   • 点击“保存”。

发送跟进邮件

您可以在通话或会议记录中生成跟进邮件。

1. 转到通话或会议记录。
2. 在右上角，点击“生成跟进邮件”。
3. 在电子邮件编辑器弹出窗口中，查看生成的电子邮件，并对以下内容进行必要的修改：
   • 收件人
   • 抄送（CC）和密送（BCC）地址
   • 主题行
   • 正文内容
4. 点击邮件正文底部的“插入”按钮，将生成的邮件内容插入到撰写器中。
5. 您也可以点击“重新提示”按钮，输入文本，然后点击“重新生成”以进行更改并重新生成电子邮件。

6. 若要将电子邮件与更多记录关联：
   • 在邮件编辑器底部，点击“关联到 [X] 条记录”下拉菜单。
   • 勾选其他记录旁边的复选框。
7. 在审查并根据需要调整内容后，点击breezeSingleStar “发送” 以发送电子邮件。

接收建议通知

使用 Notetaker 记录对话后，HubSpot 会自动向活动负责人发送以下通知：

要查看这些通知中的建议：

• 在通知邮件中，点击“查看录音及后续步骤”。
• 从应用内通知中：
  • 在账户界面的右上角，点击通知图标。
  • 在通知列表中，点击该通知。
  • 在弹出框中，点击“查看后续步骤”。

后续步骤

了解如何通过 HubSpot Academy 的建议，最大限度地优化您的通话后流程。