使用 Notetaker 在会议中进行录音和做笔记

在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中使用 Notetaker 来录制和转录会议、生成会议记录，并提出后续行动建议。Notetaker 可以加入通过已连接的日历、日程安排页面或建议时间预订的会议，以及直接在CRM 记录中创建的会议。

Notetaker 会自动检测录音中的受支持语言并进行转录。了解有关可用通话和会议转录语言的更多信息。

请注意：自 2026 年 8 月 31 日起，使用 Notetaker 录制的会议或从视频会议集成同步的会议将仅生成会议记录。

开始使用前

在开始使用此功能之前，请确保您已充分了解需要提前采取的步骤。

请注意：Notetaker 并非受“敏感数据”政策覆盖的服务，且不支持受保护的健康信息（PHI）。如果您有处理 PHI 的需求，请选择使用 Notetaker Bot for HIPAA 测试版。

要求

• 您必须连接您的日历。
• 您必须开启通话录音、转录和分析功能。
• 如果您使用的是 Zoom，会议主持人必须开启本地录音功能。了解有关在 Zoom 上设置 Notetaker 的更多信息。
• 如果您使用的是 Google Meet，则必须执行以下任一操作：
  • 会议主持人必须登录其 Google Meet 账户，才能允许 Notetaker 加入会议。
  • 在 Google Meet 中，管理用户的会议访问权限，允许会议参与者在主持人之前加入会议。

限制与注意事项

每位 HubSpot 用户每天最多可邀请 Notetaker 机器人加入 40 次会议。

设置“笔记助手”

在用户将 Notetaker 加入会议之前，超级管理员必须先为该账户启用此功能。超级管理员为账户配置默认设置后，用户即可调整其个人 Notetaker 设置。

请注意：让 Notetaker 加入会议的指令会在会议开始前 30 分钟发送。因此，对用户设置所做的任何更改，可能不会在设置更改后 30 分钟内开始的会议中生效。如果您为某位用户关闭了 Notetaker 访问权限，建议您手动将 Notetaker 从该更改生效后 30 分钟内举行的任何会议中移除。

配置默认设置

如果您是超级管理员，要为该账户设置“笔记助手”：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，点击“Notetaker”。
3. 在“常规设置”下：
   • 打开“对话录音”开关。
   • 打开“转录与分析”开关。
   • 打开“会议”开关。
4. 要设置“笔记助手”机器人的默认选项，请点击“会议”下的 HubSpot“笔记助手”机器人设置。笔记助手机器人的设置页面将在新标签页中打开。
   • 如果您希望“笔记助手”自动加入所有符合条件的会议，请勾选“笔记助手自动加入”复选框。（启用“笔记助手”时，此复选框默认处于勾选状态。）
   • 如果您希望用户手动邀请“笔记助手”加入会议，请取消选中“笔记助手自动加入”复选框。
   • 若要授予所有被分配了 销售 或 服务 席位的用户访问权限，请在“Notetaker 访问权限”下选择“自动授予符合条件的用户 Notetaker 访问权限”。
   • 若要向特定用户授予访问权限：
     • 在“选择笔记记录员访问方式”部分，选择“手动授予拥有销售或服务席位的用户笔记记录员访问权限”。
     • 点击“选择用户”。
     • 在右侧面板中，勾选用户旁边的复选框，然后点击“保存选择”。
     • 在页面底部，点击“保存”。 
   • 默认情况下，Notetaker 将以“[您的品牌名称] 的 Notetaker”的身份加入会议。若要使用自定义名称：
     • 在“Notetaker 名称”下，选择“自定义 Notetaker 名称”。
     • 在文本框中输入名称。
     • 在底部，点击“保存”。
   • 若要让 Notetaker 在加入会议时通过语音和聊天进行公告：
     • 在“公告”下，选择“语音和聊天公告”。
     • 点击“语言”和“语音”下拉菜单，然后选择要使用的具体语言和语音。
     • 点击playerPlayIcon播放按钮，预览所选的语言和语音。
     • 在底部，点击“保存”。
   • 若要让 Notetaker 仅在加入会议时使用聊天公告：
     • 在“公告”下，选择“仅聊天消息公告”。
     • 在底部，点击“保存”。
   • 要设置 Notetaker 在会议开始前加入的时间：
     • 点击“会议开始前加入”下拉菜单，并选择一个时间。
     • 在底部，点击“保存”。
   • 若要要求“笔记记录员”在录制对话前必须获得明确同意：
     • 在“明确同意”下，将“要求明确同意”开关打开。
     • 启用此设置后，系统将在会议开始前通过电子邮件征询同意。
     • 如果任何会议参与者不同意，或未回复该电子邮件，则会议将不会被录制。

了解有关不同录音和转录方法的更多信息，以及如何配置其设置。

配置用户特定设置

如果您是已分配“销售”或“服务”席位的用户，并且已获得 Notetaker 机器人的访问权限，则可以调整您的个人 Notetaker 设置。

若要覆盖“Notetaker”是否自动加入会议的账户默认设置：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧边栏菜单中，导航至“常规”。
3. 点击“日历”选项卡。
4. 在“笔记记录员设置”下，勾选或取消勾选“笔记记录员自动加入”复选框。
   • 如果勾选了该复选框，Notetaker 将自动加入您所有符合条件的会议。
   • 如果未勾选该复选框，Notetaker 仅会在您手动邀请它时加入您的会议。
5. 在页面底部，点击“保存”。

配置智能数据捕获设置

HubSpot 可利用对话记录，为与该对话相关的商机、通话和会议推荐 CRM 更新。超级管理员可以设置哪些属性有资格获得此类 CRM 属性更新建议。

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。 然后，在左侧边栏的“数据管理”下，点击“数据捕获”。
2. 选中“使用智能数据捕获”复选框。
3. 要添加或移除符合条件的属性，请使用下拉菜单选择所需的对象类型。

4. 要添加属性，请点击右上角的“添加 [对象] 属性”下拉菜单，然后选择该属性。
5. 对于每个属性，请选择智能数据捕获的建议是自动批准还是需要人工审核。
   • 要自动批准某个属性的建议，请选中该属性旁边的“自动”复选框。
   • 若要要求对某个属性的建议进行人工审核，请清除该属性旁边的“自动”复选框。
   • 默认情况下，“通话结果”和“会议结果”属性的复选框处于选中状态。若要要求对这些属性进行手动批准，请清除“自动”复选框。

6. 要删除某个属性，请点击该属性名称右侧的“删除”。
7. 完成更改后，请点击底部的“保存”。

了解会议适用条件和“笔记助手”的行为

若会议满足以下所有条件，则符合“笔记助手”的使用条件：

• 该会议已存储在 HubSpot 中。
• 该会议至少包含一名 CRM 联系人作为与会者，且该联系人的电子邮件地址所使用的域名与 HubSpot 账户的域名不同。
• 会议地点设置为 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom。

当“Notetaker”被邀请加入符合条件的会议时（适用于所有视频会议服务提供商）：

• Notetaker 将在预定的会议时间加入会议。
• 系统将通过语音提示、聊天消息和弹出窗口通知与会者“Notetaker”已进入会议并开始录音。在对话框中，点击“批准”以继续使用 Notetaker。
• 如果您设置了候场室，视频会议的主办方需要批准 Notetaker 进入会议。如果主办方拒绝访问，Notetaker 将不会加入会议。如果 Notetaker 在候场室等待超过五分钟仍未被允许进入会议，它将自动退出。
• 如果所有参与者退出会议而未结束会议，Notetaker 将在三秒后也退出会议。
• Notetaker 最多可录制三小时的会议。如果会议持续超过三小时，Notetaker 将自动退出会议。在 Notetaker 退出之前捕获的录音、文字记录和洞察仍可在 HubSpot 中查看。
• 录音将保存两年。

了解各服务商对“笔记记录者”功能的具体要求。

使用“笔记记录者”

了解如何管理“笔记记录员”在单个会议中的参与情况，以及“笔记记录员”参加会议时会出现哪些情况。

在安排会议时手动添加或移除“笔记记录员”

在 CRM 记录上安排会议时，您可以手动覆盖“记录员”的邀请状态。在 CRM 记录上点击“安排会议”按钮并输入会议详细信息后：

1. 在“Notetaker”部分，勾选或取消勾选“邀请 Notetaker 参加会议”复选框。
2. 点击“保存”。

如果您是代表其他用户安排会议（即选择其他用户作为会议主持人），则无法调整“记录员”的邀请状态。此时，“记录员”部分将显示一条提示信息，说明“记录员”将根据主持人的默认设置加入会议。

查看和编辑现有会议的“记录员”状态

要从 CRM 记录中查看“记录员”是否已设置为参加即将举行的会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如：联系人、公司等）。
2. 点击记录的名称。
3. 在“活动时间线”中，点击会议名称以展开会议活动。
4. 如果已设置“记录员”加入会议，则会议活动顶部会显示一个带有“记录员”机器人名称的绿色圆点。如果未设置“记录员”加入会议，则会议活动顶部不会显示任何视觉指示符。

更改“记录员”是否已设置为加入会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象]（例如：联系人、公司等）。
2. 点击记录的名称。
3. 在“活动时间轴”中，点击会议名称以展开该会议活动。
4. 在活动记录的右上角，点击“操作”，然后选择“编辑”。
5. 选中或取消选中“邀请记录员参加会议”复选框。
6. 点击“保存”。

若您是会议主持人，请从会议详情页面邀请记录员加入即将举行的会议：

1. 在您的 HubSpot 账户中，点击“销售”>“日历”。
2. 在左侧，点击“即将举行的会议”。
3. 点击会议名称。
4. 在右上角，打开“邀请记录员”开关。关闭该开关即可取消邀请记录员。

在会议期间控制“记录员”

设置好“记录员”后，当其按计划加入会议时，您应注意以下情况：

• 对于 Google Meet 和 Microsoft Teams 会议：
  • 记录员一加入会议，就会自动获得录制权限。
  • 几秒钟后，系统将播放语音提示，说明会议正在录制，并发送聊天消息告知与会者正在录制。
  • 该聊天消息仅在记录员开始录制时发送一次。除非您选择手动将该消息置顶，否则在消息发送后加入会议的参与者将无法看到该消息。
• 对于 Zoom 会议：
  • Zoom 主持人一加入会议，就会收到一条弹出消息，要求授予 Notetaker 录音权限。
  • 主持人必须点击“批准”此消息，Notetaker 才能开始录制会议。
  • 录制获得批准后，系统将播放一条语音提示，说明会议正在录制中。
  • 每位加入会议的参与者都会收到来自 Notetaker 的聊天消息，告知他们 Notetaker 正在录制会议，并提醒若不希望被录制，请告知主持人。
• 如果您不希望 Notetaker 自动加入会议，可以选择设置候诊室。
  • 如果您设置了等候室，一旦会议主持人加入，他们就会看到一条消息，告知 Notetaker 正在等待加入会议。
  • 主持人必须点击正在请求加入的 Notetaker 参与者旁边的“允许”按钮。
  • 允许 Notetaker 加入会议将自动授予其录制权限，并会弹出上述所述的音频和聊天消息提示。
• 如果主持人希望停止已加入且已获准录制的会议的录制，可以点击“Notetaker”的参与者图块并选择“移除”，将其从会议中移除。主持人也可以在参与者列表中点击“Notetaker”的参与者并选择“移除”来将其移除。

回顾对话并采取后续行动

通话或会议结束后，Notetaker 会分析对话记录及相关交易信息，以：

• 生成对话摘要。
• 针对商机、通话和会议建议 CRM 更新。
• 提出高价值的后续行动建议。
• 起草跟进邮件。

通话或会议结束后不久，即可查看总结及后续建议。您可以在通话或会议记录中查看总结和后续事项，或通过系统在后续事项可供审阅时发送的自动通知进行查看。

默认情况下，对话摘要和建议的待办事项将以账户语言显示。若要将这些内容翻译成其他语言：

1. 跳转至通话或会议记录。
2. 在“审核”选项卡中，点击右上角的语言选择下拉菜单，然后选择一种语言。

转到通话或会议记录

要直接跳转至通话或会议记录：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至“CRM>通话”或“CRM>会议”。
2. 在索引页面上，点击通话或会议名称。

从关联的 CRM 记录（例如，参加会议的联系人）跳转至通话或会议记录：

1. 在您的 HubSpot 账户中，导航至CRM>[对象类型]（例如：联系人、商机等）。
2. 在页面顶部，点击“活动”。
3. 在通话或会议活动页面上，点击“查看录音并跟进”。

查看对话摘要

当 Notetaker 完成录音处理后，会生成通话或会议摘要。摘要包含关键讨论要点、讨论主题、做出的决定以及后续步骤。

1. 转到通话或会议记录。然后，滚动至左下角的“摘要与备注”部分。
2. 要为摘要选择特定模板，请点击“自动”下拉菜单，然后选择“支持专员”或“销售专员”。
   • 支持代表：摘要侧重于案例解决，提供有关当前问题、根本原因/诊断、已采取的措施、结果以及客户情绪的见解。
   • 销售代表：摘要侧重于交易/潜在客户洞察，概述销售目标和讨论要点、指导建议以及异议/顾虑。
   • + 添加自定义模板：在“自定义通话记录摘要”面板中，输入模板名称并定义摘要提示语。您可以使用纯文本或 Markdown 格式，并可选择上传模板。

3. 要编辑摘要，请点击摘要内的任意位置并输入文本。编辑内容会自动保存。
4. 要复制摘要文本，请点击右上角的“复制全部”。
5. 要添加内部备注，请点击顶部的“备注”，然后输入文本。编辑内容会自动保存。
6. 若要向 Breeze Assistant 查询有关对话的更多信息：
   • 在页面底部，点击“问我任何问题...”文本框。
   • 输入文本（例如：“客户提到预算了吗？”），然后按下键盘上的回车键。
   • 在 Breeze Assistant 聊天窗口中继续对话。

查看 CRM 属性更新建议

当通话或会议同时满足以下所有条件时，将显示 CRM 属性更新建议（不适用于使用Mobile Notetaker 录制的录音）：

• 该录音并非语音信箱。
• 录音时长至少为 60 秒。
• 录音中至少有两名说话者。

要查看并应用通话或会议记录中的 CRM 属性更新建议：

1. 导航至通话或会议记录。
2. 在“后续操作”部分，针对“更新 CRM 属性”下的每条建议：
   • 将鼠标悬停在“来源”上，即可查看通话记录中触发该更新建议的具体时刻。
   • 要接受建议，请点击 批准图标。
   • 若要拒绝建议，请点击 拒绝图标。
   • 若要在批准前编辑属性值，请点击属性名称下方的字段并输入所需值。

您还可以从相关的交易记录中批量查看并应用 CRM 属性更新建议。

1. 在你的 HubSpot 帐户中，单击更多，然后导航到 CRM > 交易。如果你的帐户中未显示更多，请直接导航到 CRM > 交易。
2. 要查看您所有交易中的当前推荐：
   • 在交易索引页面上，点击右上角的 三个竖点图标。
   • 然后，点击“查看 [X] 条数据建议”。
3. 要查看特定交易记录的所有推荐：
   • 在交易索引页面上，点击交易名称。
   • 在左上角的记录突出显示卡片中，点击位于 [X] 条数据更改已发现消息旁边的“查看”。
4. 在“审核捕获的数据”页面上：
   • 将鼠标悬停在建议值旁边的“来源”上，即可查看记录中触发该更新建议的具体时刻。
   • 要批准建议的属性更新，请点击 批准图标。
   • 若要拒绝建议的属性更新，请点击 拒绝图标。
   • 若要在批准前编辑建议值，请点击建议值旁边的 编辑图标，并按需修改该值。
   • 若要批准某笔交易的所有建议属性更新，请点击右上角的“全部批准”。

查看待办事项

对话结束后，Notetaker 会建议潜在的待办事项，以帮助您进行跟进。这些建议的待办事项可转换为 HubSpot 任务。当通话或会议时长至少为 30 秒时，待办事项就会显示（Mobile Notetaker 录音除外，其时长不限）。

1. 转到通话或会议记录。
2. 在“后续行动”部分，“审查待办事项”下方会显示建议。
3. 将鼠标悬停在待办事项旁边的“来源”上，即可查看记录中触发该建议的具体时刻。
4. 若要为某项行动项创建任务，请将鼠标悬停在该项上，然后点击“创建任务”。随后，可在右侧边栏中根据需要编辑该任务。
5. 要复制行动项的文本，请将鼠标悬停在该项上，然后点击 复制图标。
6. 若要拒绝建议的待办事项，请将鼠标悬停在该事项上，然后点击 删除图标。
7. 若要为多个建议的待办事项创建一个任务：
   • 点击底部的“保存为一个任务”。
   • 在对话框中，勾选您希望包含在该任务中的待办事项对应的复选框。
   • 点击“保存”。

发送跟进邮件

您可以在通话或会议记录中生成跟进邮件。

1. 转到通话或会议记录。
2. 在右上角，点击“生成跟进邮件”。
3. 在电子邮件编辑器弹出窗口中，查看生成的电子邮件，并对以下内容进行必要的修改：
   • 收件人
   • 抄送（CC）和密送（BCC）地址
   • 主题行
   • 正文内容
4. 点击邮件正文底部的“插入”按钮，将生成的邮件内容插入到撰写器中。
5. 您也可以点击“重新提示”按钮，输入文本，然后点击“重新生成”以进行更改并重新生成电子邮件。

6. 若要将电子邮件与更多记录关联：
   • 在邮件编辑器底部，点击“关联到 [X] 条记录”下拉菜单。
   • 勾选其他记录旁边的复选框。
7. 在审查并根据需要调整内容后，点击breezeSingleStar “发送” 以发送电子邮件。

接收建议通知

使用 Notetaker 记录对话后，HubSpot 会自动向活动负责人发送以下通知：

要查看这些通知中的建议：

• 在通知邮件中，点击“查看录音及后续步骤”。
• 从应用内通知：
  • 在账户界面的右上角，点击通知图标。
  • 在通知列表中，点击该通知。
  • 在弹出框中，点击“查看后续步骤”。

后续步骤

了解如何通过 HubSpot Academy 的建议，最大限度地优化您的通话后流程。