使用 Mobile Notetaker 配合 HubSpot 移动应用记录会议

如果您使用 HubSpot 移动应用录制会议，只需在主屏幕或现有会议互动中轻点一下即可开始录制。用户可在离线状态下进行录制，并在重新上线后将录音与相应的会议和 CRM 记录关联起来。录制完成后，您可直接在移动应用中查看文字记录、AI 摘要以及后续步骤建议。

请注意：Notetaker 并非受“敏感数据”政策覆盖的服务，因此无法处理受保护的健康信息（PHI）。如果您需要处理 PHI，请选择使用 Notetaker Bot for HIPAA 测试版。

为 HubSpot 移动应用设置一键录音功能

若要通过 HubSpot 移动应用录制面对面会议，请在 HubSpot 桌面端执行以下步骤：

1. 在 HubSpot 帐户中，单击顶部导航栏中的 “设置”图标。
2. 在左侧，点击“工具”下的“录音与转录”。
   • 打开“对话录音”开关。
   • 打开“转录与分析”开关。
3. 在左侧，点击“账户管理”下的“AI”。
   • 打开“授予用户生成式 AI 工具和功能的访问权限”开关。
   • 打开“CRM 数据”开关。
   • 打开“客户对话数据”开关。
4. 在左侧，点击“数据管理”下的“数据捕获”。
   • 在顶部，选中“使用智能数据捕获”复选框。
   • 配置“Notetaker”的自动推荐设置。

录制会议

1. 在您的移动设备上打开HubSpot应用。
2. 若要从“主页”开始录音：
   • 如果您的主屏幕设置为“销售体验”，请点击右上角的录音图标（麦克风图标）。
   • 如果您的主屏幕未设置为“销售体验”：
     • 在左上角，点击 水平菜单图标。
     • 在顶部，点击“已选体验”，然后点击“销售”。
     • 在主屏幕上，点击右上角的麦克风图标。
3. 若要从现有会议互动中开始录音：
   • 在“主页”屏幕上，点击左上角的 菜单图标。
   • 在左侧边栏中，点击 “会议”。
   • 点击会议名称。
   • 在会议记录页面上，点击“移动笔记”旁边的“录制”。
4. 若要从关联的 CRM 记录开始录音：
   • 在“主屏幕”上，点击左上角的 “菜单”图标。
   • 在左侧边栏中，点击对象类型（例如“联系人”）。
   • 使用搜索栏查找该记录，然后点击记录名称。
   • 在记录页面中，找到“活动”选项卡下的会议互动记录。然后，点击“Mobile Notetaker”旁边的“记录”按钮。
5. 如果您是首次录制通话，请在对话框中轻触“允许”，以允许 HubSpot 访问您的麦克风。
6. “Notetaker”将立即开始录音。

7. 若要选择是否保存录音并为会议生成文字记录：
   • 在顶部，点击“保存录音”。
   • 若要记录会议但不保存音频录音或生成文字记录，请关闭“保存录音”开关。
   • 若要保存音频录音并生成文字记录，请打开“保存录音”开关。
   • “移动笔记记录器”会记住您对“保存录音”选项的最新选择，并在未来的会议中默认保持该选项处于选中状态。

请注意：当“保存录音”开关处于关闭状态时，Mobile Notetaker仅会生成会议的 AI 摘要。它不会保存音频录音、生成文字记录、推荐后续行动，也不会建议 CRM 更新。

8. 要暂停录音，请点击底部的playerPauseIcon“暂停”按钮。
9. 要恢复录音，请点击底部的recordIcon图标“恢复”按钮。
10. 要删除录音，请点击底部的“删除”按钮。然后，在对话框中点击“删除”。
11. 要结束录音，请点击底部的“完成”按钮。

编辑录音详情和关联信息

录音完成后，您可以编辑会议记录的名称及其他详细信息，并将其关联到 CRM 记录。

请注意：如果您是在离线状态下录制的会议，您可以在仍处于离线状态时收听录音并编辑会议名称。但您需要先连接到互联网，才能将会议与任何 CRM 记录关联。

1. 要收听录音，请点击playerPlay上的“播放”按钮。
2. 要编辑录音名称：
   • 点击录音右侧的verticalMenu”图标（三个垂直点）。
   • 然后，在对话框中输入名称，并点击“保存”。
3. 若要将录音与现有的已安排会议关联：
   • 点击右下角的 “更多”图标。然后，点击“选择已安排的会议”。
   • 在日历上，点击一个已安排的会议。
   • 要符合选择条件，该已安排的会议必须是直接通过 HubSpot 创建的（即非从第三方日历同步而来）。
   • 编辑已安排会议记录的详细信息和关联关系。
4. 若要将录音记录为新的会议：
   • 点击右下角的 “更多”图标。然后，点击“记录会议”。
   • 编辑新会议记录的详细信息和关联项。

编辑会议详情和关联

将录音关联到已安排的会议或记录新会议后，您可以调整该会议记录的详细信息。例如，您可以添加描述、选择会议结果，或将会议记录关联到 CRM 记录。

1. 要添加会议描述，请点击“描述会议...”字段并输入文本。
   • 要添加图片，请点击相机图标。然后，选择图片来源并选定图片。
   • 要添加附件，请点击attach附件”图标。然后，选择附件来源并选定文件。
   • 要提及特定用户，请点击mention符号（&）图标并选择用户。
2. 若要为会议创建后续任务，请点击“后续任务”按钮。
   • 要调整跟进时间，请点击“跟进时间”，然后进行选择。
   • 点击右上角的“保存”。
3. 点击“会议类型”和“会议结果”按钮，为已录制的会议选择类型和结果。
4. 点击“时长”和“日期/时间”按钮，以调整将保存到已录制会议中的具体时间细节。
5. 若要将会议与 CRM 记录关联：
   • 点击底部的“关联至”按钮。
   • 点击记录类型，然后勾选要关联的记录旁边的复选框。随后，点击右上角的“完成”。
   • 您可以将录音关联到多个不同类型的记录。
   • 完成记录关联选择后，点击右上角的“应用”。
6. 编辑完会议详情后，点击右上角的“保存”。

查看现有录音

要访问您通过移动应用录制的录音：

1. 在您的移动设备上打开HubSpot应用。
2. 在左上角，点击 菜单图标。
3. 在左侧，点击 “移动笔记” 图标。
4. 在录音列表中，您可以按照上述说明查看和编辑单个录音。

查看录音及推荐操作

将录音记录为会议后，Mobile Notetaker 会处理音频以生成文字记录和后续步骤建议。当会议摘要准备就绪时，您将收到一条推送通知，其中包含指向会议“摘要”选项卡的链接。了解如何管理您的移动端通知。

要查看会议、其文字记录以及生成的后续建议：

1. 在您的移动设备上打开HubSpot应用。
2. 在左上角，点击 菜单图标。
3. 在左侧，点击 “移动笔记” 图标。
4. 在特定录音的底部，点击“已记录的会议”条目。
5. 在已录制的会议记录中，您可以：
   • 查看并编辑会议详情。
   • 查看会议记录。
   • 采取建议的后续行动。
6. 若要编辑会议描述或调整会议关联信息：
   • 在右上角，点击三个垂直点verticalMenu图标。然后，点击“编辑”。
   • 根据需要调整会议详情。
   • 编辑完会议详情后，点击右上角的“保存”。
7. 要分享已记录的会议记录，请点击右上角的verticalMenu”图标（三个垂直点）。然后，点击“分享”。
8. 要删除已记录的会议记录：
   • 点击右上角的verticalMenu”图标（三个垂直点）。然后，点击“删除”。
   • 在弹出的对话框中，点击“删除”。

查看和编辑会议详情

1. 在已记录的会议中，点击顶部的“详细信息”。

2. 要调整会议类型或会议结果，请点击“会议类型”或“会议结果”，然后点击所需选项。
3. 要查看关联记录的详细信息：
   • 在“关联”下，点击该记录。
   • 要返回已记录的会议，请点击左上角的“关闭”。
4. 若要向会议记录添加内部评论：
   • 点击底部的“添加评论”。
   • 在文本框中输入您的评论。点击“@”图标，然后点击用户以mentionIcon提及该用户。点击“发送sendIcon图标以发布您的评论。
   • 添加完评论后，点击左上角的“关闭”。

查看录音和文字记录

1. 在已记录的会议页面上，点击 顶部的“审阅” 。

2. 在顶部，使用播放控制按钮收听会议录音。
3. 在“会议笔记”下查看由 AI 生成的会议摘要。 查看摘要时，您可以通过电子邮件分享，或将其复制：
   • 若要通过电子邮件分享摘要，请点击“电子邮件”。摘要将添加到电子邮件正文中。
   • 若要复制摘要文本，请点击“复制”。
4. 在“会议记录”下查看会议记录。

采取建议的后续行动

1. 在已记录的会议页面上，点击 顶部的“操作” 。

2. 在“审查待办事项”下，查看建议的后续任务。
3. 在“更新 CRM 属性”下，查看针对相关关联记录的 CRM 属性建议更新。了解如何配置 Notetaker 的自动推荐设置。

请注意：CRM 属性更新建议仅会显示在时长超过十秒的录音中。