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分配您的HubSpot資產

上次更新時間: 十一月 24, 2022

套用至:

所有產品和版本

可以分割HubSpot上的資產,以便只有合適的團隊和用戶才能檢視和編輯。如果你想按部門或團隊分隔資產,並幫助用戶保持專注和整理,這可能會有幫助。 

請注意:

  • 超讚管理員可以查看所有已分隔的資產。
  • 需要有CMSMarketing Hub Enterprise訂閱才能按團隊分隔網誌文章和頁面
  • 模板、序列、文件和遊戲本等已分割的銷售資產只能由超讚管理員以及已分割的團隊和用戶檢視。網頁和電子郵件等分隔行銷資產,也可以由團隊分隔授權的用戶查看

如要觀看資產分配的影片系列,請參閱HubSpot Academy的資產分配課程

您可以分割的資產取決於您的HubSpot訂閱:

資產名稱 Hub
 
  市場推廣中心 銷售中心 Service Hub CMS中心 運營中心
  所有帳戶
CRM紀錄
CRM查看次數
對話收件匣
  專業和企業
模板      
序列電郵      
文件      
交易和票管
社交帳戶         
檔案 
  企業
控制面板  
報告  
屬性  
錄制側邊欄  
博客文章      
域名      
登陸頁面      
網站頁面        
郵箱地址        
表單      
呼籲採取行動      
列表(BETA)    
工作流程    
手冊      
廣告        
電子郵件訂閱偏好設定(測試版)        
HubDB      

請注意:上表中未列出的資產目前無法分割。

設定預設的分區行為(僅限CMS HubMarketing Hub Enterprise )

預設情況下,所有擁有資產權限的使用者都可以訪問新建立的資產。不過,你可能只允許特定用戶或團隊建立或編輯資產。在帳戶設定中,你可以自動限制存取新建立的資產,以便只有資產創作人、他們的團隊和任何父團隊才能檢視和編輯。

若要自動分隔新資產:

  • 在您的HubSpot帳戶中,按一下主導覽 列中的 設定圖示設定。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至 用戶和團隊
  • 按一下 團隊 標籤。
  • 按一下以切換「將新內容 限制於創作人及其團隊」 開啟。

一般分隔指令

大多數工具可以按照以下步驟進行分割。如要查看儀表板、CRM檢視圖和電子郵件訂閱偏好,請跳至以下工具特定部分

  • 在您的HubSpot帳戶中,瀏覽至您要分隔的工具
  • 若要指派一個資產,請將鼠標懸停在要指派的資產上,然後按一下 更多 下拉式選單,然後選擇指派用戶和團隊。 
  • 若要批量指派資產,請選擇要指派資產 旁邊 的核取方塊,然後按一下指派用戶和團隊

分配-多頁面到團隊

  • 在「」對話方塊中,選擇 團隊名稱  聯絡人名稱旁邊的核取方塊如果你使用分層團隊,並將內容指派給子團隊,親團隊便會自動獲得存取權限。
  • 若要將內容指派給其他用戶,請按一下用戶標籤。只有將內容指派給至少一個團隊,才能選擇用戶。

    分配內容存取
  • 按一下儲存。 

現在,該資產僅對所選用戶和團隊可見,如適用,則對其父團隊可見。

如果工具不遵循上述說明,您可以在下方找到特定於工具的說明。

特定於工具的說明

CRM紀錄

預設情況下,用戶可以檢視和編輯所有聯絡人、公司、優惠和門票。你可以調整用戶的權限,以便他們只能檢視和編輯他們或其團隊擁有的記錄。

要為用戶分配CRM記錄:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至用戶和團隊
  • 按一下要編輯的用戶名稱。
  • 在 「CRM」標籤上,按一下物件存取以展開該部分。
    • 按一下特定記錄類型的「刪除、「編輯」和「檢視」 權限旁的下拉式選單。
    • 選擇「全部」、「僅團隊」、「僅有」或「」。
partition-crm-records-1
  • 若要編輯誰可以與記錄溝通,請按一下CRM工具以展開該部分。
    • 點擊「溝通」旁邊的下拉式選單
    • 選擇「全部」、「僅團隊」、「僅有」或「」。
分區通信存取
  • 若要儲存變更,請按一下儲存

更新後的權限將在用戶退出後重新登入後生效。進一步了解用戶權限

CRM查看次數

標準檢視無法分割,但自訂CRM檢視可以設定為僅對您可見、對您的團隊可見或對每個人可見。 

要對CRM檢視進行分區:

  • 在您的HubSpot帳戶中,瀏覽至您的聯絡人、公司、優惠或工單管理中心
  • 在左側邊欄中,按一下所有已儲存的篩選條件
  • 將鼠標懸停在濾鏡名稱上,然後按一下選。在下拉式選單中,選擇管理分享
  • 在「」對話方塊中,選擇篩選條件是否只對您、您的團隊或每個人可見。
  • 按一下儲存

對話收件匣

建立收件匣後,你可以透過編輯團隊管理設定來編輯哪些用戶和團隊可以查看收件匣。了解如何管理收件箱用戶。 
 
管理您的收件箱用戶

控制面板

控制面板所有者可以設定哪些團隊可以查看和編輯自訂控制面板。

若要分配對儀表板的存取權限:

  • 在您的HubSpot帳戶中,瀏覽至 報告 > 控制臺
  • 在控制面板報告上方,按一下「已分配」 連結,然後按一下「編輯存取權限」

    report-dashboard-edit-access
  • 在右側面板中,選擇要分配存取權限的用戶。
    • 若要僅允許控制面板所有者檢視控制面板,請選擇 私有至所有者 無線電按鈕。然後按一下儲存
    • 若要允許所有用戶存取控制面板,請選擇 所有人單選按 ,然後選擇 V檢視和編輯單選按  或僅檢視單選按 。然後按一下 儲存
    • 若要允許僅限特定的團隊和用戶存取控制面板:
      • 選擇 僅限特定用戶和團隊的單選按
      • 選擇 檢視和編輯單選按  或僅檢視單選按 
      • 按一下 下一步
      • 選擇您要分配存取權限的團隊和用戶 旁邊的核取方塊。
      • 按一下 儲存

交易和票管

超讚管理員可以管理哪些用戶和團隊可以訪問特定交易和門票管道。對於每個管道,你可以授予帳戶中的所有用戶權限,或限制個別用戶和團隊的權限。

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「物件」>「交易」或「物件」>「工單」
  • 按一下[管道]標籤。
  • 在「選擇管道」部分,按一下下拉式選單,然後選擇要編輯的管道。
  • 按一下[操作]下拉選單,然後選擇[管理存取權限]
  • 在右側面板中,選擇「給我私有」、「可供所有人使用」「選擇可以編輯的用戶和團隊」。
  • 如果您選擇特定用戶或團隊,請在搜尋列中搜尋並選擇您要授予對管道存取權限的用戶或團隊左側的核取方塊。
  • 若要移除管道的存取權限,請清除用戶或團隊名稱旁邊的核取方塊,或按一下「誰有存取權限」區段中的X。
  • 在面板底部按一下儲存。

明確授予用戶或團隊對管道的存取權限,將限制所有其他人的存取權限。如果用戶沒有檢視管道的權限:

  • 受限制的管道將在桌面端和手機應用程式上的HubSpot帳戶中變成灰色
  • 如果使用者直接傳送連結到管道,他們可以查看特定的交易或工單記錄。
  • 他們可以在報告中查看受限管道的記錄。
  • 他們可以將受限管道的記錄視為記錄上的關聯。
  • 他們可以在管道內搜尋記錄。
  • 他們 無法在管道中建立新記錄。 

文件、劇本、序列和銷售模板

建立文件、遊戲本、序列或範本後,您可以將存取等級設為所有者的私有、與所有人共享或與特定用戶和團隊共享。 

了解如何分配銷售內容的存取權限。 

域名

預設情況下,具有「新增和編輯網域」使用權限的使用者可以查看和編輯所有網域,並將內容發佈至所有網域。若要限制哪些用戶可以將內容編輯或發佈至特定網域,請瞭解如何將網域發佈權限指派給團隊

社交帳戶

只有超讚管理員可以管理哪些用戶和團隊可以存取特定的社交帳戶。明確授予用戶或團隊存取社交帳戶的存取權限,將限制所有其他人的存取權限。無法存取權限的用戶或團隊無法在社交工具中查看或管理該帳戶的帖子。   

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽「市場推廣」>「社交」
  • 在「帳戶」分頁的「帳戶存取權限」欄位下,按一下「只有我」、「所有人」或「[團隊和用戶數目]」


  • 在右側面板中,選擇「給我私有」、「可供所有人使用」「選擇可以編輯的用戶和團隊」。只有擁有Marketing Hub Enterprise 訂閱的客戶才能根據用戶和團隊進行分割。 
    • 如果您選擇特定用戶或團隊,請在搜尋列中搜尋並選擇用戶或團隊左側的核取方塊。
    • 若要從帳戶中移除存取權限,請清除用戶或團隊名稱旁邊的核取方塊,或在「誰有存取權限」部分按一下X。
  • 在面板底部按一下儲存

電子郵件

你可以透過上面的一般說明,透過電子郵件控制面板,將特定市場推廣電子郵件的編輯權限指派給個別用戶或團隊。

指派給團隊的電郵只能由該團隊及其父團隊的用戶編輯。任何未指派的電子郵件將可供所有使用者和團隊使用,並擁有電子郵件使用者權限

如果您的HubSpot帳戶中的用戶無法編輯特定電子郵件,他們可以按照以下步驟申請訪問:

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「行銷」>「電子郵件」。
  • 點擊您想要編輯權限的電子郵件名稱。
  • 在右上角,將鼠標懸停在「檢查和發送」按鈕上,然後按一下「申請權限更新」

request-edit-access-to-marketing-email-1

  • 在「」對話方塊中,按一下「批準人」下拉選單,並在團隊中選擇管理員。
  • 你可以選擇輸入訊息,說明為什麼需要編輯電子郵件。
  • 點擊「發送申請」
  • 你選擇的批準人會收到通知,告知你已申請訪問電子郵件。批準人授權後,你會收到確認電子郵件。

檔案 

在檔案工具中管理對資料夾和子資料夾的存取,以控制哪些團隊可以檢視或編輯資料夾和相關檔案。您也可以允許所有團隊存取主資料夾,但限制存取子資料夾。若要限制對資料夾的存取權限:

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「行銷」>「檔案和範本」>「檔案」。
  • 將滑鼠停留在資料夾上,然後按一下[操作] > [管理存取權限]。  


  • 在右側面板中,配置資料夾存取權限: 
    • 所有人都可以使用:所有用戶都可以檢視和編輯資料夾和相關檔案。 
    • 選擇可以編輯的團隊:只有所選的團隊才能編輯資料夾和相關檔案。
      • 選擇您要授予存取權限的 團隊旁邊的核取方塊。 
      • 若要從團隊中移除存取權限,請清除用戶或團隊名稱 旁邊 的核取方塊,或 在「 誰有存取權限」 部分按一下 X。
  • 在面板底部按一下 儲存

屬性

超讚管理員可以限制旅居,因此只有特定用戶和團隊才能編輯記錄上的旅居。所有使用者仍然可以看到受限制的屬性。

未授予存取權限的用戶和團隊都會看到訊息您沒有權限在紀錄上的旅居上方懸停時編輯此字段的值。

 
property-cant-be-edited
 

錄制側邊欄

你可以自訂聯絡人、公司、優惠和門票紀錄上顯示的側邊欄,讓不同的團隊擁有不同的檢視圖。瞭解如何為特定團隊個性化錄製側邊欄

報告

有多種方法來分隔報告:

無法對在「分析工具」部分或個別自訂分析檢視中找到的報告進行分割

列表分區(BETA)

超讚管理員 可以使用上面的一般說明來設定哪些團隊可顯示哪些清單。 

在指派對清單的存取權限或啟用預設分配設定時,請記住以下內容:

  • 只有清單創作人、分配的團隊和分配的團隊的任何父團隊才能檢視和選擇已分割清單。所有其他用戶將無法查看或選擇清單。這適用於市場推廣電子郵件、工作流程和報告等所有工具。
  • 除了清單篩選條件外,聯絡人僅會在符合以下條件之一的時候顯示在分隔清單中:
    • 此聯絡人由指派團隊中的用戶擁有。
  • 如果用戶移至其他團隊,他們將無法再存取或瀏覽之前可以存取的清單, 除非 他們的新團隊可以存取相同的清單。

電子郵件訂閱(測試版)

分隔電子郵件偏好組,讓您可以控制哪些團隊可以在市場推廣電子郵件中使用哪些訂閱類型和辦公位置。當電郵偏好羣組分割給團隊時,只有該團隊才能在撰寫電郵時選擇偏好羣組。

若要將偏好羣組指派給團隊,請按照以下步驟操作:

  • 在您的HubSpot帳戶中,瀏覽  市場推廣」>「 電子郵件」
  •  偏好設定羣組下方,按一下要 編輯的 偏好設定羣組。
  • 按一下[ 操作] ,然後選擇[ 編輯]
  • 在右側面板中,按一下 團隊(可選) 下拉菜單,然後選擇 要將羣組指派給的團 隊。
  • 按一下 儲存

進一步了解如何分隔電子郵件訂閱

工作流程

可以使用上面的一般說明,從工作流控制面板將工作流程指派給特定的團隊

指派給團隊的工作流程只能由該團隊及其父團隊的用戶檢視和編輯。未分配的任何工作流程將可由具有 工作流程使用者權限的所有使用者和團隊存取

廣告系列

你可以分割行銷活動,允許某些團隊管理活動的詳細資料,並更改與其關聯的資產。 

若要將廣告活動權限指派給團隊,請按照以下步

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「行銷」>「行銷活動」。
  • 將鼠標懸停在要編輯存取權限的活動上,然後按一下[操作]下拉式選單,然後按一下[管理存取權限]
  • 在右側面板中,選擇「所有人都可以使用」或「選擇可以編輯的團隊」
  • 在搜尋結果列中,搜尋並選擇您想賦予參加此活動的團隊名稱左側的核取方塊。
  • 若要移除參加活動的存取權限,請清除團隊名稱旁邊的核取方塊,或在「誰有存取權限」部分按一下X。
  • 在面板底部按一下儲存

廣告

GoogleFacebook或LinkedIn廣告帳戶連結到HubSpot後,即可將其指派給特定用戶和團隊。

若要分配廣告帳戶的存取權限,請按照

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽「市場推廣」>「廣告」
  • 將鼠標懸停在要編輯存取權限的廣告帳戶上,然後按一下[操作]下拉式選單。選擇「管理存取權限」。
  • 在右側面板中,選擇「所有人都可以使用」或「選擇可以編輯的團隊」
  • 在搜尋列中,搜尋並選擇您要授予廣告帳戶權限的團隊名稱左側的核取方塊。
  • 若要移除參加活動的存取權限,請清除團隊名稱旁邊的核取方塊,或在「誰有存取權限」部分按一下X。
  • 在面板底部按一下儲存
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