將收件者排除在 CRM 電子郵件及會議記錄之外

使用「永不記錄清單」可將特定電子郵件地址或網域排除在 CRM 的電子郵件及會議記錄之外。管理「永不記錄」設定有助於您微調記錄行為，並透過防止內部通訊及個人會議被記錄，以維護資料完整性。 例如，將貴公司的網域新增至「永不記錄清單」中，即可防止內部電子郵件和會議活動被記錄至 CRM；而與聯絡人的通訊則仍會根據您的電子郵件記錄規則進行記錄。

若排除範圍僅適用於您自己的使用者帳戶，請將電子郵件地址或網域新增至您的個人「永不記錄」清單；若排除範圍適用於帳戶中的所有使用者，請使用帳戶層級的「永不記錄」清單。

「永不記錄清單」的運作方式

當您將電子郵件地址或網域新增至「永不記錄清單」時，未來發送給這些特定聯絡人的電子郵件及同步的會議，將不會被記錄。

• 若電子郵件或會議中包含多個聯絡人，該活動仍會記錄至未列入「永不記錄清單」的其他聯絡人紀錄中。

• 「永不記錄」設定不具追溯效力。將電子郵件地址或網域新增至「永不記錄清單」後，先前已記錄的活動仍會保留在您的 CRM 中。

請參閱以下關於電子郵件和會議的「永不記錄」行為說明。

電子郵件

• 當從 個人工作電子郵件、 HubSpot Sales 擴充功能或外掛程式， 或是從團隊電子郵件地址，向「永不記錄 」清單 中的收件者發送電子郵件時 ：
  • 系統將不會建立新的聯絡人記錄。
  • 電子郵件追蹤活動將不會記錄在該聯絡人的時間軸上。不過，所有收件者的電子郵件追蹤活動仍會記錄在您的活動動態中。
  • 該電子郵件不會記錄在任何相關聯的記錄中。
• 若您從 CRM向「永不記錄清單」中的聯絡人發送電子郵件，該郵件雖會送達，但不會記錄在該聯絡人的時間軸上。
• 若電子郵件發送至「永不記錄清單」中的地址或網域，但透過密件副本 (BCC) 地址或轉寄地址記錄至 HubSpot，則該聯絡人將被排除於記錄之外。

會議

• 「永不記錄清單」僅適用於透過HubSpot 日曆同步功能（從您已連結的 Google 或 Outlook 日曆）所建立的會議。在 HubSpot 中建立的會議（例如，來自 CRM 記錄或透過預約頁面），即使與會者名列「永不記錄清單」，仍會繼續記錄至 CRM。
• 當會議包含多位 HubSpot 使用者時，將由會議擁有者的個人「永不記錄清單」決定該會議是否會記錄至 CRM。例如，若某聯絡人與兩位 HubSpot 使用者安排會議，但僅有會議擁有者將該聯絡人列入其個人「永不記錄清單」，則該會議將不會記錄至 CRM。

限制與注意事項

• 「永不記錄清單」不適用於透過第三方整合發送或接收的電子郵件。

• 「永不記錄清單」最多可支援 500 個電子郵件地址或網域。

管理您的個人「永不記錄」清單

請在電子郵件偏好設定中，將電子郵件地址和網域新增至您的個人「永不記錄清單」。個人「 永不記錄清單」的排除設定僅適用於您個人的工作電子郵件。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「一般設定」。
3. 在頂部，點擊「電子郵件 」分頁。
4. 在「永不記錄」區段中，點擊「新增電子郵件或網域」。
5. 在對話方塊中，輸入一個或多個電子郵件地址或網域：
   • 若要永久不記錄發送給特定收件者的電子郵件，請將電子郵件地址輸入為emailaddress@domain.com（ 例如：name@hubspot.com）。
   • 若要永久不記錄發送給任何使用特定網域的收件者的電子郵件，請將網域輸入為*@domain.com（ 例如：*@hubspot.com）。
6. 點擊「儲存」。 儲存至您個人「永不記錄」清單的電子郵件 將標記為「僅您可見」。
7. 若要從「永不記錄清單」中移除電子郵件地址或網域，請點擊「移除」。

管理所有使用者的「永不記錄清單」

將電子郵件地址和網域新增至您帳戶的「永不記錄清單」，即可對帳戶中的所有使用者及團隊電子郵件帳戶套用排除設定。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。

2. 在左側邊欄選單的「資料管理」下，導航至「物件」。

3. 在 「物件」 頁面的 頂端 ，點擊「 選取物件 」 下拉式選單，並選擇 「活動」。

4. 在「電子郵件記錄與追蹤」 標籤頁的「 永不記錄」區段中，點選「新增電子郵件或網域」。

5. 在對話方塊中，輸入一個或多個電子郵件地址或網域：
   • 若要永久不記錄發送給特定收件者的電子郵件，請將電子郵件地址輸入為emailaddress@domain.com（ 例如：name@hubspot.com）。

• • 若要永久不記錄發送給任何使用特定網域之收件者的電子郵件，請將網域輸入為*@domain.com（ 例如：*@hubspot.com）。

6. 點擊「儲存」。儲存至您帳戶範圍內「永不記錄」清單的電子郵件，將標記為「所有使用者」標籤。

7. 若要從「永不記錄清單」中移除電子郵件地址或網域，請點擊「移除」。