透過密件副本 (BCC) 或轉寄地址，將電子郵件記錄至您的 CRM 系統

透過HubSpot Sales 電子郵件擴充功能或外掛程式，您可以 自動 將從 HubSpot 外部發送的 電子郵件記錄至 CRM。若您未使用銷售擴充功能或外掛程式，可透過 HubSpot 的密件副本 (BCC) 地址或轉寄地址手動記錄電子郵件。 

透過密件副本 (BCC) 地址或轉寄地址記錄至 HubSpot 的電子郵件，將包含郵件內容及任何附件。已記錄的電子郵件將自動與收件者的聯絡人記錄、其主要關聯的公司記錄，以及與該聯絡人關聯的最近五筆已開啟的交易記錄建立關聯。進一步了解如何將電子郵件回覆記錄至 HubSpot。 

限制與注意事項

• 擁有 唯讀席位 無法透過密件副本 (BCC) 或轉寄地址記錄電子郵件。進一步了解 管理授權等級。
• 透過 BCC 或轉寄地址記錄的電子郵件，總大小上限為 40 MB。此限制適用於電子郵件正文、標頭及所有附件的合計大小。

使用密件副本 (BCC) 地址

當您從郵件客戶端發送電子郵件時，請將 BCC 地址新增至電子郵件的 BCC 欄位。電子郵件內容將自動記錄在 HubSpot 中的聯絡人記錄中。該 BCC 地址對您 HubSpot 帳戶中的所有使用者皆相同。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。

2. 在左側邊欄選單的「資料管理」下，導航至「物件」。

3. 在 「物件」 頁面的頂端，點擊 「選取物件」 下拉式選單，並選擇 活動。

4. 在「電子郵件記錄與追蹤」 索引標籤的「 手動記錄」 區段中，點擊 「密件副本 (BCC) 地址 」欄位旁的 「複製」 。

5. 前往您的電子郵件收件匣並撰寫一封新郵件。
6. 將複製的密件副本 (BCC) 地址新增至電子郵件的密件副本欄位。

已發送的電子郵件將根據匹配的電子郵件地址記錄至 HubSpot 中的聯絡人記錄。若收件人的電子郵件地址與現有聯絡人不匹配，系統將建立新的聯絡人記錄。

使用 BCC 地址將電子郵件記錄至 CRM 的要求

• 寄件者必須擁有個人電子郵件存取權限。
• 您用來發送電子郵件的電子郵件地址必須符合以下其中一項條件：
  • 您帳戶中的使用者。
  • 您已連結的個人工作電子郵件之一。
  • 您電子郵件客戶端中的別名（無論是已在已連接的 Gmail 收件匣中設定的別名，或是新增至「個人資料與偏好設定」中的別名）。
• 收件者的電子郵件地址未列於您的「永不記錄」清單中。
• 該電子郵件地址先前未曾被永久刪除。 
• 若您已在 HubSpot 帳戶中啟用 GDPR 隱私權設定，則必須具備與電子郵件收件人進行通訊的法律依據。

請注意：若您在未啟用追蹤功能的電子郵件客戶端中手動使用 BCC 地址，此操作僅會將電子郵件記錄在 HubSpot 的聯絡人記錄中。此方式無法讓您追蹤電子郵件的開啟或點擊次數。

使用轉寄地址

請使用轉寄地址，將電子郵件回覆記錄至聯絡人記錄的時序軸。當您需要在收到電子郵件後才進行記錄時，轉寄地址便十分實用。此轉寄地址對您 HubSpot 帳戶中的所有使用者皆相同。

開始操作前，請確認您的電子郵件客戶端支援轉寄功能。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。

2. 在左側邊欄選單的「資料管理」下，導航至「物件」。

3. 在 「物件」 頁面的頂端，點擊 「選取物件」 下拉式選單，並選擇 活動。

4. 在「電子郵件記錄與追蹤 」索引標籤的「 手動記錄」區段中，點擊「轉寄地址」欄位 旁的「複製 」。

5. 請前往您的電子郵件收件匣，並開啟您想要在 HubSpot 中記錄的電子郵件。
6. 將該電子郵件轉寄至已複製的轉寄地址。

轉寄的電子郵件將記錄在 HubSpot 中的聯絡人記錄中。若電子郵件收件者未與 HubSpot 中的任何聯絡人記錄相關聯，系統將建立新的記錄。

使用轉寄地址將回覆記錄至 CRM 的要求

您的電子郵件必須符合以下條件，才能記錄至 CRM：

• 發送該電子郵件的使用者必須擁有個人電子郵件的存取權限。

• 您轉寄的是個別回覆郵件（而非郵件串中的其他部分）。您的電子郵件客戶端所產生的轉寄郵件標頭必須完整保留：

• 您用來發送轉寄電子郵件的電子郵件地址必須符合以下其中一項：
  • 您帳戶中的使用者。
  • 您已連結的電子郵件帳戶之一。
  • 您電子郵件客戶端中的別名（無論是已在連線的 Gmail 收件匣中設定的別名，或是新增至「個人資料與偏好設定」中的別名）。
• 該聯絡人電子郵件地址未列於您的 「永不記錄」清單中。
• 若您已在 HubSpot 帳戶中啟用 GDPR 隱私權設定，則必須具備與電子郵件收件者進行通訊的法律依據。
• 如果寄送原始電子郵件給您的那個人不在您的 CRM 中，只要其電子郵件地址或電子郵件網域未列在您的「永不記錄」清單中，轉寄該郵件便會建立一個聯絡人記錄。
• 轉寄的郵件必須使用HubSpot 支援的語言之一。 
• 轉寄的郵件必須同時包含電子郵件中的 HTML 部分與純文字部分。
• 您的電子郵件伺服器必須允許外部轉寄。 

轉寄電子郵件並無標準格式。若 HubSpot 無法處理您的電子郵件格式，該郵件將不會記錄至 HubSpot。瞭解如何手動將電子郵件記錄至 HubSpot。 

請注意： 若您收到來自聯絡人或潛在客戶的電子郵件回覆，且對方將其他收件者設為副本 (CC)，HubSpot 將不會將這些副本收件者新增為您帳戶中的聯絡人。

支援轉寄功能的電子郵件客戶端

若您的轉寄電子郵件符合上述要求，但仍無法記錄至 HubSpot，可能是您的電子郵件客戶端與 HubSpot 的轉寄功能不相容。若您的電子郵件客戶端與轉寄功能不相容，您將無法將電子郵件轉寄至 HubSpot 中的記錄。

以下電子郵件客戶端與轉寄工具相容： 

• Apple iPhone
• Gmail
• Apple Mail
• Outlook 桌面版 2010-2019
• Yahoo! Mail
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

密件副本 (BCC) 與轉寄電子郵件的發件人歸屬

當使用密件副本 (BCC) 或轉寄地址發送電子郵件時，以下規則將決定哪位使用者會被視為 CRM 中記錄之電子郵件的發件人。這些規則依優先順序，決定哪些電子郵件會計入您銷售報告中使用者的總活動量。 

1. 若僅有一位使用者將該寄件電子郵件地址設為已連結的個人工作電子郵件地址，則將其歸因於該使用者。
2. 若僅有一位用戶將寄件電子郵件地址設為其 HubSpot用戶帳戶的電子郵件，則將其歸因於該用戶。
3. 若僅有一位使用者將寄件電子郵件地址設為別名，則歸因於該使用者。
4. 若有多位使用者將寄件電子郵件地址設為已連結的個人工作電子郵件地址，則歸因於寄送電子郵件時已登入的使用者。若透過銷售擴充功能使用 BCC 地址寄送，則歸因於寄送時已登入銷售擴充功能的使用者。 

若您透過 BCC 地址將來自 HubSpot 外部的電子郵件記錄至 CRM，且發送地址是已於 HubSpot 中設定為團隊電子郵件的信箱，該電子郵件將始終歸屬於最初連結該團隊電子郵件帳戶的使用者。然而，若該電子郵件是透過銷售擴充功能使用 BCC 地址發送，則該電子郵件將歸屬於發送時登入銷售擴充功能的使用者。