使用 HubSpot Sales Chrome 擴充功能追蹤並記錄電子郵件

使用HubSpot Sales Chrome 擴充功能中的「追蹤」與「記錄」功能，來監控並記錄您的聯絡人與電子郵件的互動情況。

• 啟用追蹤功能後，您可以監控聯絡人何時瀏覽或開啟您的電子郵件。
  • 在活動動態和聯絡人時間軸中檢視電子郵件活動。 
  • 當聯絡人開啟您的電子郵件時，您將收到即時通知。
  • 已分配 Sales Hub席位的用戶，可追蹤受追蹤電子郵件正文中連結的點擊次數。進一步了解點擊追蹤功能。 
• 啟用記錄功能後，您可以將電子郵件記錄至收件者的聯絡人記錄或其相關聯的記錄中。 
  
  • 您可以在HubSpot 帳戶設定中指定絕不希望記錄其電子郵件的電子郵件地址和網域。或者，您也可以在Chrome 擴充 功能設定中新增這些電子郵件地址和網域。

進一步了解「追蹤」與「記錄」之間的差異。

開始之前

在開始使用 HubSpot Sales Chrome 擴充功能之前，請先檢視電子郵件追蹤與記錄的功能需求及限制。 

了解需求

• 若要記錄電子郵件並將新聯絡人新增至您的 HubSpot CRM 帳戶，您發送電子郵件的電子郵件地址必須符合以下任一條件：
  • 您帳戶中的使用者。
  • 您已連結的電子郵件地址之一。
  • 您電子郵件客戶端中的別名（無論是已在已連線的 Gmail 收件匣中設定的別名，或是新增至「個人資料與偏好設定」中的別名）。

了解限制與注意事項

• 使用自訂 Gmail 佈局寄送的電子郵件，不支援電子郵件追蹤與記錄功能。 
• 若您已在帳戶中啟用資料隱私設定，僅能針對已指派資料處理法律依據的聯絡人追蹤電子郵件開啟狀況。您的法務團隊是釐清貴公司如何運用電子郵件記錄與追蹤功能的最佳資源。進一步了解在啟用資料隱私設定時，電子郵件追蹤的運作方式。
  • 您可以自訂擴充功能設定，針對特定郵件、特定聯絡人或電子郵件網域關閉追蹤與記錄功能。 
• 當記錄附有檔案附件的電子郵件時，大於 50 MB 的附件將不會記錄至 HubSpot。您的電子郵件仍會送達聯絡人並記錄至 CRM，但不會包含附件。
• 當記錄功能開啟時，歷史電子郵件不會自動記錄至 CRM。瞭解如何將已發送和已接收的電子郵件追溯記錄至 CRM。

請注意：視收件者的所在地而定，電子郵件開啟與點擊追蹤可能需要事先取得同意。在啟用追蹤功能之前，請詳閱電子郵件追蹤同意指引。

設定預設的記錄與追蹤設定

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。

2. 在左側邊欄選單的「資料管理」下，導航至「物件」。

3. 在 「物件」 頁面的頂端，點擊 「選取物件」 下拉式選單，並選擇 活動。

4. 在 「電子郵件記錄與追蹤」 分頁中，您可以透過勾選或取消勾選以下核取方塊，設定電子郵件在 HubSpot 中的追蹤或記錄方式：

   • 允許所有使用者記錄電子郵件附件：設定收件電子郵件附件是否可在 CRM、對話收件匣及側邊欄中被記錄。 
   • 為所有使用者套用預設記錄設定：啟用此設定後，您可以點擊切換「預設記錄所有電子郵件」開關，以設定帳戶中所有使用者是否預設記錄電子郵件。
   • 允許所有使用者追蹤電子郵件，並查看收件者開啟及點擊電子郵件的狀況：設定使用者是否可追蹤從 CRM、對話收件匣、電子郵件擴充功能及序列中發送的電子郵件。 
   • 為所有使用者套用預設追蹤設定： 若您已選取 「允許所有使用者追蹤電子郵件，並查看收件者開啟及點擊其電子郵件」 核取方塊，您可以啟用此設定，以配置帳戶中所有使用者預設是否會追蹤所有電子郵件。 

    

追蹤電子郵件

若要從 Gmail 發送可追蹤的電子郵件：

1. 登入您的 Gmail 帳戶。
2. 撰寫一封新郵件。輸入收件人、主旨和郵件正文。
3. 勾選「追蹤」核取方塊。
4. 點擊「傳送」。

查看可追蹤電子郵件的狀態

在您的聯絡人開啟電子郵件之前，該電子郵件的主旨和收件者會以「已傳送」的狀態顯示在 HubSpot 的活動動態中。

一旦收件者開啟電子郵件，您將在桌面上收到即時彈出式通知。當您返回活動動態或 Chrome 擴充功能動態時，會看到該電子郵件資訊標示為「已開啟」。點擊聯絡人姓名下方的下拉式選單，即可查看收件者何時開啟您的電子郵件。您還會看到該聯絡人的活動歷史紀錄。

您亦可透過 Chrome 擴充功能查看聯絡人如何與您的追蹤電子郵件互動。若要從 Chrome 擴充功能存取活動動態，請點擊 HubSpot 齒輪圖示 sprocket 。

進一步了解電子郵件追蹤與銷售通知的運作方式，以及如何關閉追蹤功能。

記錄電子郵件

使用 Chrome 擴充功能傳送已記錄的電子郵件

1. 在 Gmail 中撰寫一封新電子郵件。
2. 輸入電子郵件收件人、主旨和郵件正文。如果收件人的電子郵件地址已與您 CRM 中的聯絡人記錄相關聯，則「HubSpot」齒輪圖示會直接顯示在「收件人」欄位中該電子郵件地址的旁邊。 
3. 勾選「記錄」核取方塊。
4. 若您的帳戶已設定預設記錄設定，此附加元件將自動選取應將電子郵件記錄至哪些記錄中。若要手動選取電子郵件應記錄至哪些記錄中：
   • 點擊「記錄」核取方塊 旁邊的下拉式選單 。
   • 選取或取消勾選您要將電子郵件記錄至的記錄旁邊的核取方塊 。
5. 若您要將電子郵件寄送給 CRM 中未列為聯絡人的收件者，可選擇建立新的聯絡人。
   • 若要建立新聯絡人，請在編輯記錄關聯時，勾選「建立為新聯絡人」下方電子郵件地址旁的核取方塊。 
     
     • 若您使用的是行銷聯絡人，透過已記錄電子郵件所建立的新聯絡人將被設定為「非行銷」類別。 
     • 只要尚未指派先前擁有者，發送該電子郵件的 HubSpot 使用者將自動被指派為該聯絡人的擁有者。 
   • 若您不想建立新聯絡人，請取消勾選「建立為新聯絡人 」下方電子郵件地址旁的核取方塊 。瞭解 如何僅將電子郵件記錄至現有聯絡人記錄中 。  
6. 點擊「傳送」。

在 HubSpot 中檢視已記錄的電子郵件

透過擴充功能記錄至 HubSpot 的電子郵件，將自動與您在寄送電子郵件前指定的記錄相關聯。

要在 HubSpot 中查看已記錄的電子郵件：

1. 導覽至您的記錄：

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「連絡人」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「連絡人」。

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「公司」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「公司」。

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「交易」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「交易」。

   • 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「CRM」 > 「服務票證」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「CRM」 > 「服務票證」。

2. 點擊 名稱 。

3. 在時間軸上，找到已記錄的電子郵件。從該電子郵件中，您可以執行以下操作：

• • 釘選：點擊此處可將電子郵件釘選至聯絡人時間軸頂端。
  • 複製連結：點擊以複製已記錄電子郵件的網址。 
  • 回覆：點擊「回覆」可從 HubSpot 向該聯絡人發送電子郵件回覆。
  • 轉寄：點擊此處將電子郵件轉寄給另一位聯絡人。 

• • 刪除：點擊此處可從時間軸中刪除該電子郵件活動。

• • 展開：點擊下拉箭頭以查看電子郵件的完整內容。若為進行中的電子郵件對話，請點擊「檢視對話串」以 查看該對話串中的所有電子郵件。
  • 關聯項目：點擊 以編輯相關的公司或交易記錄。
  • 附件：點擊 以開啟與這封特定電子郵件相關的附件。