管理服務台的使用者可用性

在服務台中，使用者的「可用狀態」決定其是否能自動被指派新的工單。此狀態 會根據其工作時間自動 設定 ，但使用者亦 可手動更新 。 此外 ，擁有「 可用性管理 」 權限的 團隊成員 ，可以變更其他團隊成員的可用狀態。

進一步了解服務台中的自動工單指派功能。

如果您擁有已指派的席位，即可透過人力資源管理頁面，在服務台中設定及監控使用者的可用狀態與工單處理量上限。

請注意：使用者的工作時間、離線時間及可用狀態，會同時反映在收件匣和服務台中。

設定使用者工作時間

請根據使用者的時區設定每週工作時間。當使用者處於非工作時間時，其可用狀態將變更為「離線」，且不會被納入服務台的自動指派範圍。在工作時間開始時，使用者的可用狀態會自動設定為「在線」。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 在使用者清單中，點選某個使用者記錄。
4. 點擊「偏好設定」分頁。接著，在左側邊欄選單中，點擊「工作時間」。
5. 點擊「時區」下拉式選單，選擇正確的使用者時區。接著點擊「儲存」。
6. 在「一般工作時間」下方，點擊「+ 新增工作時間」。使用下拉式選單選擇星期幾，以及開始和結束時間。若要移除某一天，請點擊delete 刪除圖示。
7. 點擊「儲存」。
8. 現在，您可以在使用者記錄的頂端看到該使用者的當日可用狀態和工作時間。
   
   • 若要手動變更可用狀態，請點擊「使用者狀態」下拉式選單，然後點擊「在線」或「離線」。
   • 若要編輯工作時間，請點擊「編輯工作時間」。

設定使用者離席時間

請根據使用者的時區設定離席狀態。當 使用者離席時，其狀態將變更為「離席」，且不會被納入收件匣或服務台的自動指派範圍。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 在使用者清單中，點選某個使用者記錄。
4. 點選「偏好設定」分頁。接著，在左側邊欄選單中，點選「工作時間」。
5. 點選「時區」下拉式選單，選擇正確的使用者時區。接著點選「儲存」。
6. 在「外出」下方，點擊「+ 新增日期」。
7. 輸入「事件名稱 」，例如 「年假」。
8. 若要設定您將不在辦公室的期間，請點擊日期選擇器欄位並選擇日期。使用下拉式選單選擇開始和結束時間。若要移除日期，請點擊刪除圖示。
9. 點擊「儲存」。
10. 在用戶記錄頂部，該用戶當日的可用狀態和工作時間將反映其「不在辦公室」期間的起始與結束日期。
    
    • 若要手動變更可用狀態，請點擊「使用者狀態」下拉式選單，然後點擊「在線」或「離線」。
    • 若要編輯工作時間，請點擊「編輯工作時間」。

將「不在辦公室」的行事曆活動與 HubSpot 同步

如果您正在使用HubSpot 與 Google 或 Outlook 日曆的同步功能，即可在您的日曆與 HubSpot 之間自動同步「不在辦公室」的行事項目。

若要將 HubSpot 與您的 Google 或 Outlook 日曆之間的「不在辦公室」事件進行同步：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「使用者與團隊」。
3. 在使用者列表中，點選一位使用者的記錄。
4. 點選「偏好設定」分頁。接著，在左側邊欄選單中，點選「工作時間」。
5. 在「 外出」區段中，勾選「與您的行事曆同步外出狀態」核取方塊 。

從服務台設定您的可用狀態

在用戶工作時間開始時，其可用狀態會自動設定為「在線」。在用戶工作時間結束時，其可用狀態會自動設定為「離線」。用戶可在當天手動變更其可用狀態，以反映自己「離線」的時間。

若要手動變更您的可用狀態：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「服務」 > 「支援服務」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「服務」 > 「支援服務」。
2. 在左下角，點擊「您目前在線」的下拉式選單。然後選擇一個選項：
   
   • 設定為「離線」：您將被標記為「離線」，直到手動更新狀態，或您的工作時間開始為止；屆時您的狀態將自動切換為「在線」。
   • 設定為暫時離線：若您已分配服務席位，可將自己設定為「離線」狀態，並指定具體的時長。
     
     • 在對話方塊中，選擇預設的時間 長度。若要設定自訂時間長度，請點選「自訂」，然後輸入您希望的時間。時間一到，您的狀態將恢復為「在線」。
     • 點擊「儲存」。

請注意：當您將自己設為「暫時離線」時，所選的時間長度將優先於您的工作時間。若您的工作時間開始時，您正處於「暫時離線」狀態，您的狀態將維持為「離線」，直到計時器到期或您手動切換回「在線」為止。

您也可以為服務台設定用戶的「不在辦公室」時段，請參閱這篇文章以了解更多資訊。

為團隊成員設定可用狀態

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄中，導航至「收件匣 與服務台」> 「可用性管理」。
3. 在表格中，查看具有您收件匣或服務台存取權限的使用者。
4. 若要篩選使用者，請點擊表格頂端的篩選器並選取一個值。您所套用的篩選條件，今後將對所有存取此檢視的使用者顯示。
5. 若要移除篩選條件，請點擊「清除篩選條件」。
6. 點擊使用者狀態，然後點擊「在線」或「離線」。

請注意：若您是免費用戶，您可以查看其他團隊成員的狀態，但無法變更其他用戶的發送狀態。

當使用者瀏覽至其服務台時，將會看到一則通知，告知他們管理員已將其狀態變更為「離線 」。若要 再次接收聊天訊息，他們需要點擊「將自己設為在線」。

設定頻道路由規則

瞭解如何為每個服務台管道設定路由規則，以便將收到的工單自動路由至您帳戶中的特定使用者和團隊。