設定會議輪值安排

「會議輪值」功能可讓您代表一個群組或銷售代表團隊安排會議。當您在聯絡人、公司、商機或服務單記錄上建立新會議時，可以輪流指定會議主持人。您也可以在排程頁面中使用「會議輪值」功能。

開始之前

若要在排程會議或建立排程頁面時使用會議輪值功能：

• 安排會議的用戶必須已分配「 銷售」或「 服務」席位，並擁有「為他人建立排程頁面」的權限。
• 所有納入會議輪替的使用者都必須已分配「 銷售」或「 服務」席位。
• 會議輪替中的每位使用者都必須已連結其行事曆，並開啟行事曆同步功能。

設定會議輪值

要建立會議輪值：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「工具」>「會議」。
3. 點選「會議輪值」分頁，然後點選「建立輪值」。
4. 在右側面板中，輸入「輪值名稱」。
5. 若要將使用者加入輪值表，請點擊「輪值成員」下拉式選單。接著，選取您要加入的使用者或 團隊。若選取團隊，當您向團隊中新增或移除使用者時，該成員也會相應地加入或從輪值表中移除。
6. 在「分配邏輯」區段中，選擇會議應如何分配給成員：
   • 將會議均勻分配給成員：會議將在所有成員之間均勻輪流分配。
   • 根據分配給每位成員的加權百分比分配會議：會議將根據分配給每位成員的加權百分比進行輪替。若您正在為新團隊成員進行入職培訓，且不希望他們參與過多會議，此選項將非常實用。
   • 點擊「儲存」。
7. 若要編輯成員的加權百分比，請點擊輪值名稱。
   • 在輪值表中，請使用「權重」欄位輸入每位成員的相對權重。這代表該成員應分派的會議所佔的相對百分比（相較於其他成員）。
   • 預設情況下，每位成員的權重皆為 100%。若將每位成員的權重維持在 100%，則所有成員將獲得相同數量的會議。若所有成員的權重相同（無論數值為何），他們將獲得相同數量的會議。
   • 若您將一名成員設定為 100%，另一名設定為 50%，則權重為 100% 的業務代表所分配到的會議數量將是另一名成員的兩倍。
   • 由於此設定具有相對性，您可以在輪替名單中新增或移除成員，無需確認所有百分比的總和是否為 100%。
   • 點擊「儲存」並重設計數。

請注意：當在「輪流排程」頁面中使用會議輪替功能，且已啟用「優先考慮聯絡人擁有者」選項時，聯絡人擁有者的可用時段將顯示在輪替名單中下一位成員的可用時段之前。

編輯會議輪替

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「工具」>「會議」。
3. 點擊輪替名單的名稱。
4. 若某位成員無法安排會議（例如因參加培訓或休假），請點擊以關閉「可用性」開關。接著，在彈出視窗中確認您要關閉可用性。該成員將不會被排定為使用此輪替表的會議主持人，直到其「可用性」開關再次開啟為止。

請注意：會議輪值表僅會在成員的「可用性」開關處於關閉狀態時，才會跳過該成員。若其「可用性」開關處於開啟狀態，即使其連結的行事曆中沒有可供預約的時段，該成員仍會繼續顯示在輪值表中。

5. 若要編輯輪替的名稱或成員，請點選「編輯輪替」。
   • 在右側面板中，編輯輪替名稱或成員。
   • 將新成員加入輪替名單時，系統會重置輪替名單中所有成員的已預約會議次數，以確保今後會議能均勻分配給所有成員。