使用 HubSpot 與 Google 日曆或 Outlook 日曆的日曆同步功能

使用 HubSpot 與 Google 日曆或 Outlook 日曆的整合功能，可在您的日曆與 HubSpot 之間同步會議資訊、為會議建立日曆活動，並向與會者發送邀請。

日曆同步功能可將會議活動集中管理於一處，並在 HubSpot 與您的日曆之間保存客戶互動紀錄。例如，若您在 HubSpot 中與某位聯絡人安排會議，該活動將自動新增至您已連結的日曆，並記錄在該聯絡人的資料中。

若要將您的行事曆與 HubSpot 會議工具搭配使用，請參閱這篇文章。

開始之前

開始之前，請注意以下事項：

• 日曆同步功能僅會與使用者的主要日曆進行同步。若使用者在 Outlook 或 Google 中擁有多個日曆，HubSpot 將僅與主要或預設日曆進行同步。
• 您可以將 Google 日曆同步或 Outlook 日曆同步其中一種功能連接至 HubSpot，但無法同時使用這兩種功能。
• 在您連接日曆之前所建立的活動，將不會同步至 HubSpot。即使該活動的與會者是您 HubSpot 帳戶中的聯絡人，且其「電子郵件」屬性中的電子郵件地址與該聯絡人相同，此規則依然適用。僅有在整合功能啟用期間於 Google 或 Office 365 中建立的活動，才會同步至該聯絡人的時間軸。 您可以手動將較早的會議記錄至相關的 CRM 記錄中。

將 Google 日曆連線至 HubSpot

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」，然後選取「HubSpot Marketplace」。
2. 搜尋「Google 日曆」整合功能，並在搜尋結果中選取「Google 日曆」。
3. 點擊「安裝」。
4. 在「安裝」彈出 視窗中，請詳閱將 Google 日曆連接到 HubSpot 時可能發生的情況。接著點擊「安裝」。
5. 在「連線您的行事曆」彈出視窗中，選擇「Google/Gmail」。接著點擊「連線您的行事曆」。
6. 在「連線您的 Google 帳戶」彈出視窗中，點擊「接受並連線至 Google」。
7. 系統將將您重定向至 Google 頁面，請登入或選擇您的 Google 帳戶（若您擁有多個帳戶）。
8. 請檢視所要求的權限，然後點擊「允許」。

系統將將您重新導向回 HubSpot，並顯示一個對話方塊，確認「HubSpot 的 Google 日曆」已安裝完成。

將 Outlook 日曆連線至 HubSpot

在將您的 Outlook 日曆連接到 HubSpot 之前，請確保您已在 Outlook 中登入正確的電子郵件帳戶。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」，然後選取「HubSpot Marketplace」。
2. 搜尋「Outlook 日曆」整合功能，並在搜尋結果中選取「Outlook 日曆」。
3. 點擊「安裝」。
4. 在「連線您的行事曆」彈出視窗中，選擇「Microsoft Outlook」， 然後點擊 「連線您的行事曆」。
5. 在「連線您的 Outlook 365 收件匣」彈出視窗中，點擊「接受並連線至 Outlook 365」。
6. 您將被重定向至 Office 365，並可在該處登入您的帳戶。
7. 檢視所要求的權限，然後點擊「接受」。

輸入登入憑證後，系統將將您重新導向回 HubSpot，並顯示一個對話方塊，確認 Outlook 行事曆已安裝完成。

整合功能安裝完成後，HubSpot 帳戶中的其他使用者即可將他們的 Outlook 行事曆與 HubSpot 連結。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單中，導航至「一般」。
3. 點選「行事曆」分頁 。
4. 點擊「連接您的行事曆」。

在 HubSpot 中安排會議

1. 在連結您的 Google 日曆或 Outlook 日曆後，請前往 HubSpot 帳戶中的任何聯絡人、公司、交易或服務單。
2. 在左側邊欄中，點選「date 」>「安排會議」以建立會議活動。
3. 在「安排」彈出視窗中，輸入會議詳細資訊。
4. 點擊「儲存」即可將會議新增至您的行事曆，並向該聯絡人發送會議邀請。

進一步了解如何在聯絡人、公司、交易或服務單記錄上安排會議。

請注意：在 HubSpot 中刪除會議，並不會從 Google 日曆或 Outlook 日曆中移除該活動。

在 Google 日曆或 Outlook 日曆中安排會議

當您在 Google 日曆或 Outlook 日曆中建立會議，並邀請您 HubSpot 帳戶中已存在的聯絡人時，該會議將會出現在該聯絡人在 HubSpot 中的時間軸上。同樣地，若 HubSpot 中的聯絡人邀請您參加會議，該會議也會出現在該聯絡人在 HubSpot 中的時間軸上。

會議的日曆同步注意事項

會議同步行為

• 若您在行事曆中編輯或刪除某個活動，相關更新將自動顯示於 HubSpot 聯絡人時間軸上的會議中。
• 對於重複性會議，HubSpot 會同步該系列中接下來五個即將發生的活動，最遠可同步至一年後。
• 當您在 Outlook 中取消會議時，該會議將從 HubSpot 的聯絡人時間軸中刪除。

• 若 Outlook 會議的事件內容超過 65,536 個字元，則無法透過日曆同步功能同步至 HubSpot。

與會者與聯絡人建立

• 會議建立後，若在 HubSpot 的會議互動中新增與會者，系統並不會將其新增至日曆活動中。為避免此問題，您可在新增與會者時，同時對會議說明進行微幅修改，然後點擊「儲存並傳送更新」。
• 當您從已連線的行事曆建立會議時，該會議僅會記錄在 HubSpot 帳戶中已存在的聯絡人時間軸上。若來賓尚未存在於您的 HubSpot 帳戶中，HubSpot 不會自動建立聯絡人記錄。
• 若要讓會議出現在聯絡人的時間軸上，來賓必須在其聯絡人記錄的「電子郵件」屬性中使用相同的電子郵件地址。
• 作為會議活動邀請與會者新增的群組電子郵件地址，將不會同步至 HubSpot。請改為分別邀請該群組的每位成員參加會議活動。

內部、私人及外出活動的同步

• HubSpot 會根據電子郵件網域（您的 HubSpot 帳戶的目標網域和已連線網域）以及現有使用者，自動阻止為貴組織成員新增任何活動。此外，系統也不會根據任何 @hubspot.com 電子郵件地址建立活動。
• HubSpot 的日曆同步功能不會將私人日曆活動同步至您的 HubSpot 帳戶。若公開活動事後變更為私人活動，該互動紀錄仍會保留在您的 HubSpot 帳戶中，但活動的變更將不再同步。
• 您可以將 HubSpot 與 Google 或 Outlook 日曆之間的「請假」事件進行同步。進一步了解如何管理用戶的請假時段。