在HubSpot中管理買家的發票

為買家建立發票後，請使用 發票 索引頁面管理買家的發票，包括編輯、追蹤 和匯出發票。您也可以 關聯 HubSpot中的其他記錄相關聯，以完整查看顧客和付款 活動。深入瞭解如何 建立 和分 享已建立的收據。

本文說明如何設定向買家收費的發票。如需協助處理您自己的HubSpot發票，請瞭解如何 檢視、下載和支付您的HubSpot 發票。

開始之前

了解限制和注意事項

• 無法刪除以下發票：
  • 發票是有效訂 訂閱 或收費時間表的一部分。
  • 無法刪除與點 數備註、線上付款 或 訂閱 相關的發票。
• 發票 號碼將繼續從上次創建的 發票 中依序增加（即使該發票或任何其他 發票 已被刪除）。
  • 刪除發票可能會造成發 發票 編號的永久空白。
  • 只有在刪除所有發票時才能重設編號（但無法刪除已付款發票）。您應該諮詢您的會計團隊，以確保符合您目前的系統。

下載收據時，請注意以下事項：

• 下載的發票為PDF格式，並透過電子郵件以ZIP檔案傳送。
• ZIP檔案會略過草稿 狀態的發票和非收費發票。發票 只能透過API 設定為不可收費(例如，透過 API 建立 發票 時，或第三方應用程式將發票同步至HubSpot時)。
• 通過 數據同步同步處 理的發票將從ZIP文件中省略。
• 如果你選擇下載超過500張收據，它們將被拆分為多個ZIP檔案。舉例來說，如果你下載700張發票，一個ZIP檔案中會有500張，而第二個ZIP檔案中則會有200張。

管理收據

查看收據

從發票索引頁面查看、篩選和管理發票。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「發票」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「發票」。
2. 收據狀態如下：
   • 草稿： 發 發票 處於草稿狀態，尚未定稿。
   • 未結： 發 發票 正在等待付款。
   • 已付款： 發票 已付款。
   • 作廢： 收 發票 已 作廢。
3. 若要篩選收據，請按一下表格上方的「 進階篩選條件 」。
4. 在右側面板中，按一下 +新增篩選條件。搜尋並選取要篩選的 屬性 ，然後設定篩選條件。若要將另一個篩選器新增到篩選器羣組，請在 和下方，按一下 +新增篩
5. 若要新增其他篩選器羣組，請在 或下方，按一下 +新增篩選器羣組。
6. 設定篩選條件後，按一下面板右上角的 X。進一步了解如何 設定篩選條件和儲存檢視。
7. 若要使用 HubSpot的AI 排定未結發票的優先順序，請按一下右上角的「排定發票的優先順序」。
   
   
   
8. HubSpot的AI根據逾期發票、即將到期的發票、最高餘額到期以及與主要公司和交易相關的發票進行優先排序。
   
   
   
9. 回覆 Breeze 助理 或根 據回覆管理 收據。例如，您可以要求 Breeze 助理 提供有關特定 發票 的詳細資訊，或要求其起草電子郵件以傳送給 發票 聯絡人。
   
   
   
10. 若要編輯表格中顯示的欄，請按一下表格右上角的 編輯欄 。
11. 按一下收 發票 名稱 ，即可在右側面板中查看收據詳細資訊：
    • 檢視 發票 屬性：按一下以展開「 關於此 發票 」部分，以檢視 發票 屬性。若要變更 發票 擁有者，請按一下「擁有者 」 下拉式選單 ，然後選取 擁有者。
    • 檢視 發票 紀錄： 按一下以展開「 紀錄」卡片，即可檢視 發票 的 活動 紀錄。
    • 查看已付款項： 按一下以展開 付款 卡，即可查看與 發票 相關的付款。了解如何 記錄 和 刪除付款。
    • 檢視關聯： 按一下以展開 [物件]區段，以檢視關聯 物件 詳細資訊。深入瞭解如何 將收據與其他物件關聯。

管理草擬發票

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「發票」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 在右上角，按一下操作 ，然後選擇一個選項：
   
   • 編輯：繼續設定 發票。
   • 查看 屬性 紀錄externalLink：查看 發票 的過往 屬性 價值。
   • 複製： 使用相同的詳細資料建立新的 發票。
   • 刪除： 刪除發 發票 草稿。 

編輯最終收據

如果已 開啟編輯未結發票 或 編輯已付發票 的 設定，您可以從發票索引頁面編輯已完成的發票。你可以根據 帳戶 的設定編輯未結收據或已 付收據：

• 允許編輯未結發票：編輯未結發票上的任何欄位。
• 允許對已付發票進行非財務編輯： 編輯不會更改已付 發票 總額的欄位。例如，連絡人 資訊和公司詳細資訊、訂單號碼和評論。
• 允許對已付發票進行財務編輯（可能會影響報告） ： 除了能夠編輯不更改 發票 總額的欄位外，使用者還可以編輯更改已付發票上的總額、稅金或行項目的欄位。當使用者更新並確認變更時，系統會更新 發票 總額、到期餘額和 發票 狀態，以反映所做的變更。

無法編輯以下發票：

• 根據報價的計費表建立的發票。這僅適用於已登記「 已連結的 CPQ、帳單和付款」測試版的情況。
• 透過 訂閱建立的發票。
• 透過 付款連結建立的發票。
• 使用 自動增值稅的已付發票。

若要編輯最終 發票，請按照以下步驟操作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「發票」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 在右上角，按一下操作 ，然後選擇 編輯。
4. 更新收 發票 內容。 
5. 如果你變更已付收 發票 的餘額或總額，收 發票 會顯示已套用的款項、更新後的總額，以及更新後的應付餘額。
   
   
   
6. 點擊右上角的「 更新 發票」。如果您要更新會影響發 發票 總額或到期餘額的詳細資訊，請在對話方塊中按一下「 更新 發票 」以確認。
   
   
   
7. 如果 發票 據的新總額超過已套用的付款金額，收 發票 狀態將從「 已付 」更新為「未結」。對於部分付款的發票，發票 保持 開放 狀態，並更新到期餘額。
8. 在 「傳送」對話方塊中，選擇如何分享更新的發 發票，或 稍後從發票索引頁面傳送。 

管理已確定的收據

從索引頁面管理已確定的收據，包括記錄手動付款、取消套用手動付款、手動向儲存的付款方式收費、撤銷和刪除收據等。

如果你想退還 發票 款項，請進一步了解如何 退還款項。無法撤銷已付款的收據。進一步了解 撤銷收據的方法，包括如何刪除與收 發票 相關的付款，以允許撤銷收據。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「發票」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 在右上角，按一下操作 ，然後選擇一個選項：

• • 記錄 付款： 透過建立新的付款記 付款記錄，手動將 發票 標記為已付款。由於選擇此選項，發票必須 開啟 並有正餘額。選擇此選項後：
    • 若要建立新的 付款記錄，請在右側面板中新增 付款詳細資訊。選取「傳送電子明細給顧客電子郵件 核取方塊，即可將電子明細傳送給選定的顧客電子郵件按一下 記錄 付款。款項會顯示在付款 卡上。您也可以稍後從付款索引頁面傳送電子明細 。
    • 若要將現有付款套用至 發票，請在右側面板中按一下 套用現有 分頁。按與付款相關的付款 金額、ID或 連絡人 電郵地址搜尋付款紀 付款記錄。選擇 付款方式，然後按一下「 套用付款方式」。款項會顯示在 付款 卡上。

請注意：如果付款已與另一張 發票 相關聯，則無法與第二張 發票 相關聯。

• • 檢視 發票 externalLink：在新的瀏覽器分頁中開啟 發票 據。
  • 查看 屬性 歷史 externalLink：查看 發票 的過去 屬性 價值。
  • 複製連結： 複製 發票 網址以傳送給買家。
  • 透過電子郵件發送： 透過電子郵件發送發 發票。進一步了解如何 傳送 發票 電郵。
  • 下載： 下載發 發票 的PDF檔。
  • 編輯提醒：刪除即將到來的 發票 提醒。

• • 向付款方式收費：向買家儲存的付款方式收取 發票 費用。您和買家都會透過電子郵件收到收據。
  • 複製：使用相同的詳細資料建立新的 發票。

• • 刪除：刪除 發票。發票 刪除是永久性的， 無法 復原。您也可以 從索引頁面刪除多張收據。
    • 如果你沒有刪除 發票 的選項，請確保已開啟刪除收據的設定 。
    • 若要刪除具有相關 手動付款的 發票， 請先刪除 相關付款，然後再刪除 發票。

• • 無效： 將 發票 標記為無效。將 發票 標記為無效後，你便無法再收取款項。此操作無法復原。

從收 發票 中移除付款

若要在發 發票 上取消付款，請刪除 記錄的付款。無法刪除線上付款。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「發票」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 在右側面板中，捲動至付款 卡。
4. 按一下「 查看所有相關付款」。
5. 在索引頁面上，按一下 付款 金額。
6. 在右上角，按一下操作，然後選擇 刪除。
7. 按一下刪除 記錄以確認。

匯出 發票

1. 按一下表格右上角的「 匯出 」。
2. 在對話框中：
   • 在 匯出 名稱 欄位中，輸入 匯出 名稱。
   • 單擊文件格式 下拉菜單，然後選擇一種格式。
   • 單擊列標題的語言 下拉菜單，然後選擇一種語言。
   • 按一下以展開「自訂」部分，進一步自訂 匯出：
     • 在「 匯出 中包含的 屬性 」下，選擇要包含在 匯出 中的屬性。
     • 在匯出 中包含的關聯下方，選取包含關聯的 記錄 名稱 核取方塊，以包含關聯的 記錄 名稱（例如 訂閱 名稱）。
     • 在匯出 中包含的關聯下方，選擇 最多包含1,000個 關聯記錄，還是所有關聯記錄。
   • 按一下匯出。深入瞭解如何 匯出記錄。

刪除並下載多張收據

您可以從索引頁面批量刪除和下載發票。發票 刪除是永久性的， 無法 復原。

刪除收據時，請注意以下事項：

• 無法刪除與點 數備註、線上付款 或 訂閱 相關的發票。若要刪除具有相關 手動付款的 發票， 請先刪除 相關付款，然後再刪除 發票。
• 發票 號碼將繼續從上次創建的 發票 中依序增加（即使該發票或任何其他 發票 已被刪除）。因此，刪除 發票 可能會造成發 發票 編號的永久缺口。只有在刪除所有發票時才能重設編號（但無法刪除已付款發票）。您應該諮詢您的會計團隊，以確保符合您目前的系統。
• 已關閉 刪除收據設定的用戶無法刪除收據。

若要批次刪除或下載收據，請按照以下步驟操作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「發票」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「發票」。
2. 篩選索引頁面。
3. 勾選要刪除或下載的收據旁的核取 方塊。或選取表格頂部的核取方塊 ，以選取索引頁面上顯示的所有收據。
4. 若要刪除收據，請按照以下步
   • 在頂部按一下「delete 刪除」。
     
     
     
   • 在對話方塊中，輸入要刪除的發票數量 ，然後按一下刪除。
5. 若要下載收據，請按照以下步
   • 在頂部按一下「下download載」。
     
     
     
   • 在對話方塊中，按一下下載。
   • 包含PDF發票的ZIP檔案將透過電子郵件傳送給您。

查看編輯紀錄

您可以檢視 發票 的編輯記錄，包括任何狀態變更、發 發票 電子郵件的傳送時間、執行動作的使用者，以及動作的發生日期和時間。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「發票」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「發票」。
2. 按一下 發票 名稱 。
3. 捲動至「 歷史紀錄」 卡片。
4. 使用搜尋列 搜尋 活動。

將發票 關聯 其他記錄關聯

收據可以與HubSpot中的其他記錄相關聯，以跟蹤對象內部和之間的關係。

自動關聯

• 收據及其來源記錄： 收據會自動與從中建立的 記錄 相關聯。如果您 從 連絡人 人、公司或 交易 建立 發票，或建立 已啟用帳單功能 的 報價 單，則 發票 會自動與該 記錄 關聯。從已啟用帳單功能的 報價 單建立 發票 時，或您 將 報價 單轉換為 發票時，報價 單的相關 連絡人 人和公司也會複製到 發票 中。這會將聯 連絡人 人、公司、交易、報價 和 發票 連結起來。從 訂閱 自動創建的發票與生成發票的 訂閱 相關聯（並繼承與 訂閱 相同的 連絡人 人、公司和 交易 關係）。

• 發票和付款：從付款連結、 報價或 訂閱 的付款建立發票時，發票 會自動與 付款記錄相關聯。

• 收據、聯絡人和公司： 收據會自動與你在「 帳 單」部分新增的 連絡人 人和公司相關聯。建立 發票時，您可以新增一個主要 連絡人 人和公司。您可以在建立 發票 後新增其他相關聯絡人和公司。

• 發票與點數備忘錄： 當您 將點數備忘錄套用至發 發票時，該發 發票 會與點數備忘錄相關聯。只有將信用備忘錄套用至發票，才能將信用備忘錄與 發票 關聯。

手動 關聯 發票與其他記錄關聯

您可以手動 關聯，以跟蹤對象內部和之間的關係。收據可以手動關聯到：

• 聯系人
• 公司
• 優惠
• 合約

深入瞭解如何手動關聯記錄。

建立 發票 報告

使用收益 資料分析套件、自訂報告和控制臺建立 發票 據報告，以 報告 未付餘額、帳單和收益資訊。

• 瞭解如何 在收益 資料分析套件 使用 發票 據報告。

• 了解如何 建立自訂報告。

建立應收帳 帳戶 顯示面板

使用現成的報告設定應收帳款 顯示面板，以便快速了解收據的狀態。顯示面板 包含以下報告：

• 各月的預期與實際收入。
• 發票已按時支付。
• 一段時間內到期的餘額。
• 開啟收據。
• 逾期發票。
• A/R老化摘要。
• 應收賬款帳齡 報告（僅限專 業和企業 訂閱）。

若要在帳戶中設定 顯示面板，請按照以下步 帳戶：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往收入 > 「發票」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往收入 > 「發票」。
2. 在右上角按一下 檢視 發票 報告。
   
   
   
3. 按一下「應收帳款 顯示面板。
   
   
   
4. 在右側面板中，清除 不想新增至 顯示面板 的報告核取方塊，然後按一下「下一步」。
5. 選擇 顯示面板 名稱，設定 使用者存取權限，然後按一下「 建立 顯示面板」。
6. 畫面頂部會顯示 提示，確認 顯示面板 已建立。按一下 「前往 顯示面板 ，即可前往新的 顯示面板。

建立控制面板後，你可以 管理 顯示面板、 新增其他報告、自訂 控制面板，以及查看用戶 活動。

將收據與Claude的HubSpot連接器搭配使用

請注意： 如果您是超級管理員，您可以選擇透過Claude Connector 測試版建立報價並分析收入。

使用Claude的HubSpot連接器，將HubSpot 發票 內容帶入Claude。深入瞭解 Claude的HubSpot連接器，包括支援的功能和實作指南。

將發票與HubSpot客服人員CLI搭配使用

請注意： 如果您是超級管理員，您可以在HubSpot客服人員CLI測試版中選擇 帳戶加入收入資料 。

如果您正在建立AI代理程式或命令列工作流程，您可以使用HubSpot代理程式CLI擷取 發票 記錄。深入瞭解 HubSpot Agent CLI ，包括支援的功能和實作指南。

在其他HubSpot工具中使用 發票 據資料

在工作流程和 區段等其他工具中使用 發票 屬性，以跨HubSpot自動化和組織 發票 資料。

識別 有逾期發票的客戶

為逾期的發票建立 分群。使用 分群 建立後續追蹤、提醒客 帳戶 經理或銷售代表，並在報告中強調缺少的收入。

1. 建立 分群，在建立區 分群 時選擇 發票 物件。
2. 新增截止日期超過七天的篩選條件。
   
   
   
3. 使用 工作流程 的 分群 來傳送提醒、為團隊建立 任務 ，或建立 報告 來強調缺少的收入。

獎勵高價值買家

建立 分群，以 識別 具有高價值 發票 總額的聯絡人或公司。將他們標記為VIP ，以便將查詢轉交給更高 層級 的支援，並為他們 註冊 VIP計劃和活動。

1. 為公司或 連絡人 人建立自訂 屬性 ，以顯示其 發票 總 金額：
   1. 建立名為「 發票 總 金額」的 彙總 屬性。 
   2. 將彙總類型 設定為Sum。
   3. 將數字格式 設為貨幣。
   4. 將關聯的 記錄 類型設置為發票。
   5. 將關聯的 記錄 屬性 設定為金額 。
      
      
      
2. 建立自訂 屬性 ，將公司標記為VIP。例如，建立一個名為VIP的單一 核取方塊 屬性。
3. 建立 工作流程 ，當公司的 發票 總 金額 高於您設定的值時，將VIP 屬性 設定為「是」。僅包括最後 發票 日期在特定期間（例如180天）內的公司，因此您僅包括活躍的公司。
   
   
   
4. 建立 分群，在建立時選擇公司 物件。
5. 新增VIP 屬性 為「是」的篩選條件。
   
   
   
6. 使用此 分群 建立VIP顧客的觀看次 數，以獲得客服支援，並將這些顧客 註冊 VIP推廣活動等。

後續步驟

• 建立合約 以管理買家合約並自動開立發票。
• 將發票與HubSpot內建的會計整合（如 QuickBooks 和 Xero ）一起使用。
• 深入瞭解如何 管理付款，包括審查交易費用、重試失敗的付款，以及向 連絡人 人申請新的付款方式。你也可以下載付款和 支付款項 報告，並 匯出 付款資料。
• 建立報價並傳送給 買家。