為您的買家開立發票

使用 HubSpot 發票功能，您可以透過HubSpot 支付或Stripe 支付處理服務，向買家發送發票、追蹤應收款項並收取款項。透過發票功能，買家的結帳流程與支付連結及報價單類似。

本文將說明如何設定向買家開立的發票。若需有關您自身 HubSpot 發票的協助，請了解如何 檢視、下載及支付您的 HubSpot 發票。

發票可透過以下方式建立：

• 從聯絡人、公司、交易或報價單記錄，或從發票索引頁面開始。
• 從已發佈的報價單開始，將報價單的詳細資訊複製到新的發票中。
• 在建立訂閱時自動生成。
• 透過付款連結、報價單或舊版報價單進行付款時，系統會自動生成發票。
• 若 「從已接受的報價單自動建立合約」 設定已啟用，且您已註冊「連線式 CPQ、計費與付款」測試版，系統將自動建立合約。買方在發票層級進行付款。淨付款條款於建立報價單時設定，而持續性計費則透過合約進行管理。進一步了解此設定。

與付款連結和報價單不同，發票會追蹤到期日、未付餘額，並可在支付處理系統之外標記為「已付款」。發票中還包含發票編號，部分買家在申請付款時可能需要此編號。

買方發票結帳	內部發票記錄

開始之前

了解限制與注意事項

• 若 「從已接受的報價單自動建立合約」 設定已啟用，且您已註冊 「Connected CPQ、計費與付款」測試版，當 買方接受報價 時，系統會自動建立一份合約記錄，該合約將用於管理後續的計費、發票開立及款項收款。進一步了解 此設定。
• 在 2023 年 2 月 9 日之前建立的 HubSpot 使用者，預設具有查看和 編輯發票的權限。在此日期之後建立的使用者，預設則不具備發票權限。
• 發票編號將繼續從最後一張已建立的發票開始依序遞增（即使該張發票或任何其他發票已被刪除）。
  • 刪除發票可能會導致發票編號出現永久性的空缺。
  • 只有在刪除所有發票的情況下，才能重置編號（但已付款的發票無法刪除）。您應諮詢會計團隊，以確保符合現行系統的規範。

設定一般發票設定

開始使用前，請先設定以下發票設定：

1. 設定發票權限：用以 控制哪些 HubSpot 使用者具備檢視、建立及編輯發票的權限；瞭解如何編輯現有使用者的權限，或如何在新增使用者時設定權限。建立或編輯發票需具備核心 (Core) 或樞紐 (Hub) 授權。進一步瞭解授權類型。
2. 在 HubSpot 品牌套件中新增標誌與品牌顏色：發票將自動採用您在HubSpot 品牌預設設定中設定的標誌與顏色。更新標誌與顏色並不會影響已完成的發票，僅會套用至目前草稿狀態的發票以及更新後所建立的發票。
3. 設定預設付款選項：您可選擇在付款設定中，指定發票預設接受的付款方式。您亦可在建立每張發票時進行自訂。
4. 將您的網域連結至 HubSpot：預設情況下，發票會託管在您帳戶所連結的主要網域上。建立發票時，您也可以從任何已連結的網域中進行選擇。如果您尚未連結網域，或希望連結一個獨立的子網域來託管發票（例如billing.website.com），請參閱如何將網域連結至 HubSpot。

設定發票

請透過「設定」分頁配置發票設定。

自訂發票前綴與起始編號

為確保 HubSpot 的發票編號不會與您帳務系統中的發票編號重複，HubSpot 發票預設會使用前綴「INV」及起始編號1001。您可透過發票設定自訂前綴與起始編號。一旦發票確定並分配編號（例如INV-1002），該編號便無法變更或重複使用。

請注意：在自訂發票前綴和起始號碼之前，應先諮詢您的會計團隊，以確保其與現行系統相容。

若要自訂發票前綴與起始編號：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選擇物件 」下拉式選單 ，並選擇「發票」。
4. 預設情況下，發票編號以前綴「INV」開頭。若要變更此設定，請在「設定」分頁中點擊「編輯前綴」。在對話方塊中輸入新前綴，然後點擊「儲存前綴」。前綴最長可為 8 個字元。
5. 預設情況下，發票起始編號為1001。若要變更此設定，請點擊「更新發票編號起始點」。在對話方塊中，輸入新的起始編號，然後點擊「更新起始點」。

允許編輯未結帳單

開啟「編輯未結帳單」選項。啟用此設定後，具備 超級管理員 權限或 「編輯發票」權限 的用戶，皆可編輯未結帳單上的任何欄位。 

無需啟用此設定，即可允許使用者 編輯發票草稿。進一步了解 編輯已結案發票。

若要啟用此設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點選「選擇物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在「發票管理」下方，勾選「允許編輯未結發票」核取方塊。
5. 點擊「儲存」。

允許編輯已付款發票

啟用「編輯已付款發票」選項。您可以選擇允許使用者進行不影響發票總額的編輯，或允許在付款後編輯會變更發票總額、稅金或明細項目的財務調整。啟用此設定後，具備 超級管理員 權限或 「編輯發票」權限 的用戶，即可編輯已付款發票。

無需啟用此設定，即可允許使用者 編輯草稿發票。進一步了解 編輯已結案發票。

若要啟用此設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點選「選取物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在「發票管理」下，選擇以下其中一項：
   • 允許對已付款發票進行非財務性編輯：啟用此設定後，使用者可編輯不會改變發票總額的欄位。例如：聯絡人與公司詳細資料、採購單號及備註。
   • 允許對已付款發票進行財務編輯（可能會影響報表）：啟用此設定後，除了可以編輯不會改變發票總額的欄位外，使用者還能編輯會影響已付款發票總額、稅金或明細項目的欄位。當使用者更新並確認變更時，發票總額、應付餘額及發票狀態將會更新，以反映所做的變更。進一步了解如何編輯已結案的發票。
5. 點擊「儲存」。

允許刪除發票

允許刪除未與信用備忘錄、付款或訂閱相關聯的發票。當此設定關閉時，草稿發票仍可被刪除。發票刪除為永久性操作，無法撤銷。

要啟用此設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點選「選擇物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在「發票管理」下方，勾選「允許刪除發票」核取方塊。
5. 點擊「儲存」。 

設定帳單聯絡人關聯

在將交易和報價單轉換為發票時，自動關聯公司的帳單聯絡人。要啟用此設定：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點選「選取物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在「帳單聯絡人關聯」下，勾選「對所有發票使用公司的帳單聯絡人關聯」核取方塊 。
5. 點擊「儲存」。

設定發送發票的預設電子郵件地址

設定發送發票電子郵件的預設電子郵件地址。預設電子郵件地址可以是團隊電子郵件地址或個人電子郵件地址。若未設定預設電子郵件地址，發票將從使用者在發送發票時所選擇的個人或團隊電子郵件地址發送。

設定預設電子郵件地址：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點選「選取物件」下拉式選單，並選擇「發票」。

3. 在「電子郵件設定」下，點選「預設寄件者地址」下拉式選單，並選擇您要設為預設的電子郵件地址。
4. 若要允許使用者手動從其個人電子郵件地址，或其有權存取的其他團隊電子郵件地址發送發票，請勾選「允許從其他電子郵件地址發送」核取方塊。
5. 點擊「儲存」。

針對付款自動建立發票

選擇是否針對付款連結或舊版報價單的一次性付款自動產生發票。此設定預設為開啟狀態。

若要停用付款連結及舊版報價單的自動發票功能：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選擇物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在頁面上方，點選「自動化」分頁。
5. 取消勾選 「一次性付款」核取方塊， 以停用針對付款連結和報價單的付款所進行的自動發票生成功能，然後點擊「儲存」。
6. 取消勾選「自動訂閱付款」核取方塊，以停用針對訂閱付款的自動發票建立功能，然後點擊「儲存」。針對訂閱的到期付款，系統仍會建立發票。

向客戶發送未結帳單付款提醒

設定發票電子郵件提醒，以通知尚有未結發票的買家。提醒可排程於到期日前、當天及之後發送，且最多可新增十個聯絡人（「收件人」欄位 1 位，以及「副本」欄位 9 位）。提醒電子郵件將依下列方式發送給發票聯絡人：

• 收件人欄位：依姓氏、名字、電子郵件地址字母順序排列的首位聯絡人。

• CC 欄位：所有剩餘且具備電子郵件地址的關聯聯絡人。

請注意：必須先建立發票，系統才會發送提醒。例如，若設定在發票到期日前 2 天發送提醒，該發票必須處於「未結」狀態，提醒才會發送。在此情況下，針對設定為將於未來日期自動建立的發票（例如：由訂閱產生的發票），系統將不會發送提醒，因為該發票要等到訂閱日期才會建立。

要啟用電子郵件提醒：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選擇物件」下拉式選單，並選擇「發票」。
4. 在頁面上方，點擊「自動化」標籤頁。
5. 在「範本自動化」下方，開啟「向客戶發送未結帳單付款提醒」開關。電子郵件將由noreply@hubspot.com 寄出，除非已在發票設定中設定預設寄件者地址。 
6. 預設情況下，「提醒排程」將包含三則提醒（到期日當天、到期日後七天，以及到期日後十四天）。若要編輯提醒設定：
   
   • 點擊提醒下拉式選單，並選擇「到期日」選項。
   • 若選擇「到期日後 X 天」或「到期日前 X 天」，請在到期日選項旁邊輸入天數。
7. 點擊「+ 新增提醒」以新增另一則提醒。
8. 點擊「delete 」以刪除提醒。
9. 點擊「提醒發送時間」下拉式選單，並選擇提醒電子郵件的發送時間。
10. 點擊「預覽電子郵件」以查看電子郵件發送時的樣式。
11. 設定完自動化選項後，請點擊「儲存」。

下一步

設定完 HubSpot 發票工具後，請學習如何：

• 自訂發票預設值，以建立不同的發票配置，供日後建立發票時使用。
• 進一步了解「Connected CPQ、計費與付款」測試版如何自動建立發票。
• 瞭解如何從頭開始建立發票。
• 瞭解如何管理發票，包括發送、編輯、追蹤和匯出。
• 瞭解如何建立流程 （銷售 Hub 和 Service Hub 僅限Professional和Enterprise版本）以及基於發票的工作流程 （ 僅限 Professional和Enterprise 版本），以自動化發票處理流程。
• 瞭解如何使用營收分析套件來衡量發票資料與績效。