電子郵件退件類型

所謂的「退信」，是指已發送但無法送達收件人電子郵件伺服器的電子郵件。這種情況可能發生在伺服器不存在，或伺服器無法接收該電子郵件時。當此情況發生時，收件人的電子郵件伺服器會發送一則名為「未送達報告」（NDR）的自動訊息，其中包含有關此問題的更多詳細資訊。

「退件」是指針對特定收件者的問題。若您將電子郵件發送給多位收件者，部分聯絡人可能會發生退件，而其他聯絡人則能正常收到郵件。針對行銷電子郵件，您可在「電子郵件成效」頁面的「收件者」分頁中 ，進一步了解哪些收件者發生了退件。

請注意：若 HubSpot 用戶的電子郵件地址在 HubSpot 中發生硬性退信，該用戶將無法收到通知電子郵件，直至退信記錄被移除為止。

行銷電子郵件

當聯絡人在行銷電子郵件中發生硬退信時，HubSpot 會將其從未來行銷電子郵件的收件人名單中移除。此舉可防止未來發生退信，從而保護您的電子郵件發送聲譽。若有效的聯絡人收到行銷電子郵件時發生退信，很可能是安全過濾器阻擋了傳入的訊息。

若要解決因安全過濾器所導致的硬退信：

1. 請聯絡人與其 IT 團隊聯繫，將您的發送 IP 位址加入其白名單。
2. 待其 IT 團隊將您的發送 IP 位址加入允許清單後，請在您的 HubSpot 帳戶中將該聯絡人從硬性退件清單中移除。
3. 若無法將該聯絡人從「硬退信」狀態中移除，請聯絡 HubSpot 支援團隊。

進一步了解如何解決其他導致硬退信的問題。

一對一電子郵件

對於透過已連接的收件匣發送的電子郵件，退信詳情可於聯絡人時間軸的「電子郵件互動」中查看。 從 HubSpot CRM 發送的一對一銷售電子郵件 若發生退信 ，由於是透過 已連接的收件匣 發送， 因此顯示的資訊會比行銷電子郵件少。您將在自己的收件匣中收到一封包含完整退信回應的退信通知郵件。

請注意：HubSpot 致力於偵測一對一電子郵件及透過序列工具發送的電子郵件所產生的退信，但部分退信並未提供足夠資訊，導致 HubSpot 無法完全釐清發送失敗的根本原因。至於在 HubSpot 系統外發送的電子郵件所產生的退信，則不會被偵測到。

退信類型

• 硬性退信：通常表示永久性錯誤，但也可能由嚴格的電子郵件安全過濾器所導致。為保護您的電子郵件發件人聲譽，HubSpot會將這些聯絡人從未來的電子郵件發送名單中排除。
• 軟退信：表示收件者伺服器出現暫時性問題，或其他暫時性的技術問題。發生軟退信的聯絡人仍可接收未來的電子郵件。
• 待處理退信：由寄件或收件電子郵件伺服器的暫時性技術問題所引起。HubSpot 將持續嘗試寄送電子郵件，最長可達 72 小時。若在此期間內訊息仍未送達，則會轉為軟退信。
• 全域退信：指因永久性原因（例如用戶不存在或信箱已滿）而在三個或更多 HubSpot 帳戶中均發生硬退信的情況。
  • 為避免損害發件人聲譽，所有 HubSpot 帳戶均會將「全球退信」地址從未來電子郵件的發送清單中移除。
  • 若您認為被標記為「全球退信」的電子郵件地址有效，請聯絡 HubSpot 支援服務 ，並附上您從該退信地址收到的電子郵件截圖，截圖中需顯示寄件者、收件者以及寄送日期與時間。

硬性退信錯誤與建議

聯絡人發生硬退信的可能原因如下：

• 未知使用者：此電子郵件地址無效。若聯絡人因此原因退信，HubSpot 會自動將其從未來的電子郵件發送清單中移除。若某聯絡人在三個 HubSpot 帳戶中均因此原因退信，該電子郵件地址將被全系統標記為退信。

• 信箱已滿：收件匣長期處於非活躍狀態或已超過儲存配額。若聯絡人因此原因發生退信，HubSpot 會自動將其從未來的電子郵件發送名單中移除。若某聯絡人在三個 HubSpot 帳戶中均因此原因發生退信，該電子郵件地址將被全系統標記為退信。

• 內容： 電子郵件正文或主旨中的某些內容 觸發了垃圾郵件過濾器。要解決此問題，請要求該聯絡人將您的發送 IP 位址加入其白名單，然後在 HubSpot中將該聯絡人從退信清單中移除。

• 垃圾郵件： 電子郵件內容或寄件者聲譽導致收件者的電子郵件伺服器將該郵件標記為垃圾郵件。為減少未來退信，請遵循電子郵件送達率的最佳實務。 若要針對特定聯絡人解決此問題，請請對方將您的發送 IP 位址加入其白名單，然後在 HubSpot中將該聯絡人從退信清單中移除。

• 政策：該電子郵件 未通過收件人伺服器的一項安全政策，但未明確指出是哪一項。這包括 DMARC、DKIM 及 SPF 驗證失敗的情況。要解決此問題，請聯絡人將您的發送 IP 位址加入其白名單，然後在 HubSpot中將該聯絡人從退信清單中移除。

• 其他：此類別包含任何全球性退信，或收件者電子郵件伺服器的回應不夠具體，以致無法歸類退信原因的情況。要解決此問題，請請該聯絡人將您的發送 IP 位址加入其白名單，然後在 HubSpot中將該聯絡人從退信清單中移除。

您可以在已發送電子郵件的「收件者」分頁 中查看聯絡人的退信詳細資訊：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「行銷」 > 「電子郵件」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「行銷」 > 「電子郵件」。
2. 點擊包含任何退信聯絡人的電子郵件名稱。
3. 點擊「收件者」分頁 。
4. 在左側邊欄選單中，點擊「退信」。
5. 點擊某位收件者，以查看更多關於退信原因的詳細資訊。在「原因」欄位下，您可以查看 HubSpot 在嘗試將您的電子郵件傳送給該收件者時所遇到的問題。

您還可以在「電子郵件硬性退件原因」屬性中查看該聯絡人的價值。

請注意：如果 寄給某位聯絡人的電子郵件發生全域退信，但您從 HubSpot 帳戶寄給該聯絡人的電子郵件均未發生硬退信，則「電子郵件硬退信原因」屬性將不會顯示相關值。

軟彈回錯誤與建議

• 收件者電子郵件出現暫時性技術問題：收件者的伺服器 可能因負載過高、超時，或正在進行某些設定變更，導致無法接收該郵件。請複製原始電子郵件，並於稍後日期再次寄送給受影響的聯絡人。 若為一對一銷售電子郵件，請嘗試於稍後日期再次發送訊息。

• 遭收件者電子郵件安全過濾器拒收： 收件者的伺服器或 HubSpot 的寄件 IP 位址出現 暫時性問題。要解決此問題，請請聯絡人將您的寄件 IP 位址加入其白名單。然後複製原始電子郵件並於日後重新寄送給受影響的聯絡人。 若為一對一銷售電子郵件，請嘗試於稍後時間再次發送該訊息。

• 您的 IT 團隊尚未授權 HubSpot 代表您發送電子郵件：您的 IT 團隊設定了自訂DMARC 政策，需更新該政策以包含 HubSpot。請聯繫您的 IT 團隊，並提供有關在 HubSpot 中使用 DMARC 政策的相關文件。同時建議檢查您的SPF 和 DKIM 記錄是否已正確設定。

• 暫時性技術問題： 收件者的電子郵件伺服器或 HubSpot 的電子郵件伺服器可能發生了 暫時性技術問題。請建立原始電子郵件的副本，並於稍後時間寄送給受影響的聯絡人。若為一對一銷售電子郵件，請嘗試於稍後時間再次發送訊息。

• 信箱設定錯誤：收件者的信箱暫時無法使用，原因可能包括儲存空間超出配額，或短期內空間已滿。請建立原始電子郵件的副本，並於稍後時間寄送給受影響的聯絡人。若為一對一銷售電子郵件，請嘗試於稍後時間再次寄送訊息。

• 郵件過於複雜：該電子郵件因包含過多元素（例如自訂 HTML、圖片或連結）而被收件者伺服器拒收。請在重新嘗試前降低電子郵件的複雜度，或以純文字電子郵件形式發送。