設定對話錄音與轉錄選項

如果您是超級管理員，您可以控制 HubSpot 中對話的錄音與轉錄方式，並可管理Notetaker 的使用情況。您也可以管理第三方整合功能的錄音與轉錄選項。

開始之前

若要錄製並轉錄您的通話和會議，您可以使用：

• Notetaker
• 第三方整合服務

若您願意，甚至可以同時使用這兩種選項（部分會議由 Notetaker 錄製，部分則由第三方整合功能錄製）。

請比較可用的選項，以找出最適合您的錄製與轉錄方式。

管理錄製與轉錄設定

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄中，點選「錄音與轉錄」。
3. 在「一般設定」下，「對話錄音」及「轉錄與分析」開關預設為開啟狀態。
   • 若要防止該帳戶中的對話被錄製，請關閉「對話錄製」開關。
   • 若要防止對話進行文字轉錄與分析，請關閉「文字轉錄與分析」開關。

文字轉錄與分析設定的運作方式

當您關閉「轉錄與分析」開關時：

• HubSpot 將停止針對今後任何新的會議、通話或面對面對話生成文字記錄、摘要及 AI 洞察。
• 「筆記記錄」功能也將一併停用。
• 現有的錄音檔和文字記錄將不會被刪除。您仍可在 CRM 中繼續查看和使用這些內容。

當您重新開啟「文字轉錄與分析」開關時：

• 只要有有效的錄音檔，HubSpot 便會自動將過去七天內的錄音轉錄成文字。
• 超過七天的錄音將不會進行追溯轉錄。

對整合功能的影響

當您關閉「轉錄與分析」開關時，對整合功能的影響將取決於各整合功能提供通話資料的方式。

• 對於傳送錄音連結的整合服務（例如 Zoom、Google Meet）：當此設定關閉時，錄音內容將不會被轉錄。
• 對於直接傳送完成轉錄本的整合服務：即使「轉錄與分析」功能已關閉，轉錄本仍可能會出現在 HubSpot 中。

比較錄音與轉錄選項

您可以透過 Notetaker 或第三方整合功能來錄製並轉錄對話內容。您選擇的方法取決於多項因素，包括您希望記錄的會議類型、您的 HubSpot 訂閱方案，以及該方法的具體要求。

會議用 Notetaker（測試版）

Notetaker 可為視訊會議進行錄音及文字轉錄。

• 使用會議筆記工具的條件：
  • 您的帳戶已加入「會議筆記工具（含智慧交易進度追蹤）測試版」。
  • 您已獲分配銷售或服務授權席位。
  • 您已連結日曆。
  • 您正在記錄的會議必須是在 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 中建立的。
• 選擇此選項的適用條件：
  • 您希望記錄視訊會議，且無需安裝額外的整合工具。
  • 您希望利用 Notetaker 自動生成的摘要，並將其儲存至 HubSpot 中的相關 CRM 記錄中。

瞭解如何使用 Notetaker。

通話專用 Notetaker

Notetaker 亦可擷取電話通話的錄音及文字紀錄。

• 使用「通話筆記」功能的要求：
  • 您已設定 HubSpot Calling。
  • 您已符合使用通話工具的技術要求。
• 選擇此選項的適用條件：
  • 您已使用 HubSpot Calling 處理來電與去電。
  • 您希望善用 Notetaker 所生成的自動摘要，並將其儲存於 HubSpot 中的相關 CRM 記錄中。

瞭解如何檢視通話錄音與文字紀錄。

適用於面對面會議的 Notetaker（測試版）

「筆記記錄器」可針對透過 HubSpot iOS 應用程式錄製的實體會議生成文字紀錄。

• 使用「面對面會議筆記記錄器」的條件：
  • 您的帳戶已加入「面對面會議筆記記錄器 [僅限 iOS] 」測試版 。
  • 您需透過 HubSpot iOS 應用程式進行會議語音錄製。
• 選擇此選項的適用條件：
  • 您的業務代表使用 Apple 裝置。
  • 您希望在無需切換多個應用程式的情況下錄製面對面會議（例如：使用者可在 HubSpot iOS 應用程式中查閱 CRM 資料，並立即開始錄製，無需切換至其他應用程式）。

瞭解如何在面對面會議中使用 Notetaker。

第三方整合

多種第三方整合工具可將對話錄音和文字記錄同步至 HubSpot。您可以在「應用程式市集」中找到相關應用程式。

• 使用第三方整合功能的要求：
  • 您必須已安裝該特定整合工具。
  • 視具體整合工具而定，您可能需要在第三方軟體中進行額外設定。
• 選擇此選項的適用條件：
  • 您已有用於記錄對話的現有首選軟體，且希望將這些對話匯入 HubSpot。
  • 您的對話記錄需要同步至多個目的地（例如：您偏好的軟體已與 HubSpot 以及您使用的另一款軟體整合）。

啟用「Notetaker」

在為該帳戶啟用對話錄音功能後，您可以控制哪些類型的對話會產生錄音檔和文字紀錄。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄中，點選「錄音與文字轉錄」。
3. 若要錄製並轉錄視訊會議（測試版）：
   • 請確認您的帳戶已加入「智慧交易進度追蹤會議筆記員」測試版。
   • 在「筆記員選項」下，開啟「會議」開關。
   • 瞭解如何使用「會議筆記員」。
4. 要錄製並轉錄電話通話：
   • 在「筆記員」選項中，開啟「電話通話」開關。
   • 瞭解如何檢視通話錄音與文字轉錄內容。
5. 若要使用 HubSpot 的 iOS 行動應用程式（測試版）錄製並轉錄面對面對話：
   • 請確認您的帳戶已加入「面對面會議筆記員 [僅限 iOS]」測試版。
   • 在「筆記員」選項中，開啟「面對面對話」開關。
   • 瞭解如何在面對面會議中使用「筆記記錄器」。

管理第三方整合設定

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄中，點選「錄音與轉錄」。
3. 在「整合」下方，點選您要調整設定的整合功能名稱。
4. 在對話方塊的左側，點選「管理」。
5. 在整合功能的設定頁面上，根據需要調整整合選項。

瞭解如何連接並設定Google Meet、Microsoft Teams 及Zoom的整合功能。