使用 Mobile Notetaker 搭配 HubSpot 行動應用程式來錄製會議

若您使用 HubSpot 行動應用程式錄製會議，只需在主畫面或現有會議互動中輕點一下，即可開始錄製。使用者可在離線時進行錄製，並在重新連線後將錄音與對應的會議及 CRM 記錄關聯起來。錄製完成後，您可直接在行動應用程式中檢視文字紀錄、AI 摘要及後續步驟建議。

請注意：Notetaker 並非受「敏感資料」規範所涵蓋的服務，且無法處理受保護的健康資訊（PHI）。若您有處理 PHI 的需求，請選擇使用 Notetaker Bot for HIPAA 測試版。

為 HubSpot 行動應用程式設定一鍵錄製功能

若要透過 HubSpot 行動應用程式錄製面對面會議，請在 HubSpot 桌面版中執行以下步驟：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側，點選「工具」下的「Notetaker」。
   • 開啟「對話錄製」開關。
   • 開啟「轉錄與分析」開關。
3. 在左側，點選「帳戶管理」下的「AI」。
   • 開啟「授予使用者存取生成式 AI 工具與功能的權限」開關。
   • 開啟「CRM 資料」開關。
   • 開啟「客戶對話資料」開關。
4. 在左側，點選「資料管理」下的「資料擷取」。
   • 在頂部，勾選「使用智慧資料擷取」核取方塊。
   • 設定Notetaker的自動推薦設定。

錄製會議

1. 在您的行動裝置上開啟HubSpot應用程式。
2. 若要從主畫面開始錄製：
   • 若您的主畫面設定為「銷售體驗」，請點擊右上角的錄音圖示（麥克風圖示）。
   • 若您的主畫面未設定為「銷售體驗」：
     • 在左上角，點擊 水平選單圖示。
     • 在頂部，點選「已選取的體驗」，然後點選「銷售」。
     • 在主畫面中，點選右上角的錄音圖示（麥克風圖示）。
3. 若要從現有的會議互動開始錄製：
   • 在主畫面中，點選左上角的 選單圖示。
   • 在左側邊欄中，點選 「會議」。
   • 點選會議名稱。
   • 在會議記錄頁面上，點選「行動筆記本」旁邊的「錄製」。
4. 若要從關聯的 CRM 記錄開始錄製：
   • 在主畫面中，點選左上角的 選單圖示。
   • 在左側邊欄中，點選物件類型（例如「聯絡人」）。
   • 使用搜尋欄位找到該記錄，然後點選記錄名稱。
   • 在該記錄中，於「活動」分頁下找到會議互動項目。接著，點選「行動筆記本」旁邊的「記錄」。
5. 若這是您首次錄製通話，請在對話方塊中點選「允許」，以讓 HubSpot 存取您的麥克風。
6. Notetaker 將立即開始錄音。

7. 若要選擇是否要儲存錄音並為會議產生文字記錄：
   • 在頂部點選「儲存錄音」。
   • 若要記錄會議而不儲存音訊錄製或產生文字記錄，請將「儲存錄音」開關關閉。
   • 若要儲存音訊錄音並產生文字記錄，請開啟「儲存錄音」開關。
   • 「行動筆記員」會記住您對「儲存錄音」選項的最近一次選擇，並將該選擇設為未來會議的預設選項。

請注意：當「儲存錄音」開關處於關閉狀態時，行動筆記助手僅會生成會議的 AI 摘要。它不會儲存音訊錄音、生成文字稿、推薦後續行動，也不會建議 CRM 更新。

8. 若要暫停錄音，請點選底部的playerPauseIcon「暫停」按鈕。
9. 若要恢復錄音，請點擊底部的recordIcon」圖示「恢復」按鈕。
10. 若要刪除錄音，請點擊底部的deleteIcon「刪除」按鈕。接著，在對話方塊中點擊「刪除」。
11. 若要結束錄音，請點選底部的「successIcon」圖示「完成」按鈕。

編輯錄音詳細資訊與關聯資訊

錄製完成後，您可以編輯會議記錄的名稱及其他詳細資訊，並將其與 CRM 記錄建立關聯。

請注意：若您是在離線狀態下錄製會議，您仍可在離線狀態下聆聽錄音並編輯會議名稱。但您必須先連線至網際網路，才能將該會議與任何 CRM 記錄建立關聯。

1. 若要聆聽錄音，請點選playerPlay「播放」按鈕。
2. 若要編輯錄音名稱：
   • 點選錄音右側的verticalMenu」圖示（三個垂直點）。
   • 接著，在對話方塊中輸入名稱，然後點選「儲存」。
3. 若要將錄音與現有的預定會議關聯：
   • 點選右下角的 更多圖示。接著，點選「選擇已排定的會議」。
   • 在行事曆上，點選現有的已排定會議。
   • 要符合選取資格，該已排程會議必須是直接透過 HubSpot 建立的（即非從第三方行事曆同步而來）。
   • 編輯已排程會議記錄的詳細資訊與關聯設定。
4. 若要將錄影記錄為新的會議：
   • 點選右下角的 更多圖示。接著，點選「記錄會議」。
   • 編輯新會議記錄的詳細資訊與關聯項目。

編輯會議詳細資訊與關聯設定

將錄音與已排定的會議關聯，或登錄新會議後，您可以調整該會議記錄的詳細資訊。例如，您可以新增描述、選擇會議結果，或將會議記錄與 CRM 記錄關聯。

1. 若要新增會議說明，請點選「描述會議...」欄位並輸入文字。
   • 若要新增圖片，請點選相機圖示。接著，選擇圖片來源並選取圖片。
   • 若要新增附件，請點選「attach附件」圖示。接著，選擇附件來源並選取檔案。
   • 若要提及特定使用者，請點選mention」符號（&）圖示，並選擇一位使用者。
2. 若要為會議建立後續任務，請點選「後續任務」按鈕。
   • 若要調整後續追蹤的時間，請點選「後續追蹤於」，然後進行選擇。
   • 點擊右上角的「儲存」。
3. 點選「會議類型」和「會議結果」按鈕，為已錄製的會議選擇類型和結果。
4. 點選「持續時間」和「日期／時間」按鈕，以調整將儲存於會議記錄中的具體時間細節。
5. 若要將會議與 CRM 記錄關聯：
   • 點選底部的「關聯至」按鈕。
   • 點選記錄類型，然後勾選您要關聯的任何記錄旁邊的核取方塊。接著，點選右上角的「完成」。
   • 您可以將錄影與多種不同類型的記錄建立關聯。
   • 完成記錄關聯的選取後，請點擊右上角的「套用」。
6. 編輯完會議詳細資訊後，請點選右上角的「儲存」。

檢視現有錄音

若要存取您透過行動應用程式錄製的錄音：

1. 在您的行動裝置上開啟HubSpot應用程式。
2. 在左上角，點擊 選單圖示。
3. 在左側，點選 「行動筆記本」。
4. 在錄製清單中，您可以依照上述指示檢視及編輯個別的錄製內容。

檢視錄音檔與建議行動

將錄音登錄為會議後，Mobile Notetaker 會處理音訊以產生文字記錄及後續步驟建議。當會議摘要準備就緒時，您將收到一則推播通知，其中包含連結至會議摘要分頁的連結。瞭解如何管理您的行動通知。

若要檢視會議、其文字記錄以及生成的後續建議：

1. 在您的行動裝置上開啟HubSpot應用程式。
2. 在左上角，點選 選單圖示。
3. 在左側，點選 「行動筆記本」。
4. 在特定錄製內容的底部，點選「已建立的會議記錄」。
5. 在已錄製的會議互動紀錄中，您可以：
   • 檢視並編輯會議詳細資訊。
   • 檢視會議記錄。
   • 執行建議的後續行動。
6. 若要編輯會議描述或調整會議的關聯項目：
   • 在右上角，點選verticalMenu（三個垂直點）圖示。接著，點選「編輯」。
   • 根據需要調整會議詳細資訊。
   • 編輯完會議詳細資訊後，請點擊右上角的「儲存」。
7. 若要分享已記錄的會議紀錄，請點選右上角的verticalMenu（三個垂直點）圖示。接著，點選「分享」。
8. 若要刪除已記錄的會議紀錄：
   • 點選右上角的verticalMenu（三個垂直點）圖示。接著，點選「刪除」。
   • 在對話方塊中，點選「刪除」。

檢視與編輯會議詳細資訊

1. 在已記錄的會議中，點擊頂部的「詳細資訊」。

2. 若要調整會議類型或會議結果，請點選「會議類型」或「會議結果」，然後點選所需的選項。
3. 若要檢視相關記錄的詳細資訊：
   • 在「關聯項目」下，點選該記錄。
   • 若要返回已記錄的會議，請點選左上角的「關閉」。
4. 若要為會議記錄新增內部註解：
   • 點選底部的「新增留言」。
   • 在文字方塊中輸入您的評論。點選「提及」圖示（& 符號），然後點選一位使用者以標記該使用者。點選「傳送」圖示以新增您的評論。
   • 完成評論的添加後，請點擊左上角的「關閉」。

檢視錄音與文字稿

1. 在已記錄的會議中，點擊 頂部的「檢視」 。

2. 在頂部，使用播放控制項收聽會議錄音。
3. 在「會議筆記」下檢視由 AI 生成的會議摘要。 瀏覽摘要時，您可以透過電子郵件分享，或直接複製內容：
   • 若要透過電子郵件分享摘要，請點選「電子郵件」。摘要將被加入電子郵件正文中。
   • 若要複製摘要的文字內容，請點選「複製」。
4. 在「會議記錄」下方檢視會議記錄。

執行建議的後續行動

1. 在已記錄的會議頁面中，點擊 頂部的「操作 」。

2. 在「檢視待辦事項」下方，檢視建議的後續任務。
3. 在「更新 CRM 屬性」下，檢視針對相關關聯記錄所建議的 CRM 屬性更新。瞭解如何為「Notetaker」設定自動建議設定。

請注意：CRM 屬性更新建議僅會出現在長度超過十秒的錄音中。