Análisis de la plataforma Sales

Última actualización: January 10, 2017

Requisitos

Software: HubSpot Ventas
Suscripción: Gratis

HubSpot CRM consta de tres bases de datos principales: Contactos, Empresas y Negocios. Estos objetos pueden asociarse entre sí y presentan un conjunto exclusivo de propiedades personalizables. Al agregar datos al sistema CRM, deberás almacenarlos en el objeto que se encuentra asociado más específicamente con la acción o la información. 

Además de estos objetos principales, CRM también incluye las siguientes secciones: panel o dashboard, tareas, herramientas de ventas y configuración. En esta guía analizaremos cada una de estas secciones, y también puedes ver el siguiente video para realizar un recorrido visual por el CRM. 


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Panel

El panel de ventas te ofrece un resumen del proceso de ventas actual y la productividad. Puedes configurar plazos o ver datos de un miembro específico de tu equipo de ventas, o de un pipeline de negocios en particular, usando los menús desplegables en la parte superior. 

Panel_ventas

En la sección pronóstico de negocio, se muestra un pronóstico de los ingresos para el pipeline seleccionado dentro del plazo de tiempo elegido. Haz clic en el pipeline para ver una lista de negocios activos en él durante el periodo de tiempo seleccionado.

 

En la sección productividad, verás las llamadas realizadas, los correos electrónicos enviados, las reuniones celebradas y las tareas completadas por el usuario seleccionado dentro del plazo de tiempo que has determinado. Haz clic sobre cualquiera de estas opciones para ver una lista de las actividades asociadas. 

Productividad

Por último, en la sección pipeline se describe el número y el porcentaje de contactos que tienen un propietario asignado, el número de contactos que han recibido llamadas y el número de negocios que se crearon y obtuvieron dentro del plazo de tiempo seleccionado. 

Contactos

La base de datos de contactos conforma el núcleo del CRM. En el menú de navegación principal, haz clic en contactos para obtener una vista de lista de todos tus contactos. Puedes alternar entre las vistas filtradas con la lista desplegable en la esquina superior izquierda y personalizar las columnas que aparecerán en la tabla haciendo clic en el símbolo del engranaje y seleccionando editar columnas.

Desde ahí también puedes hacer clic en el símbolo del ojo junto al nombre de un contacto para obtener una vista rápida de su información, o bien hacer clic en el nombre del contacto para ver su registro completo. 

Aprenderás a agregar contactos en el CRM y a crear vistas personalizadas más adelante en esta guía.

Contactos

Empresas

En HubSpot CRM, el objeto "Empresas" te permite agrupar tus contactos en contexto y almacenar información sobre la organización con la que están asociados. Haz clic en Empresas en la barra de navegación principal para ver la lista completa de registros de las empresas en CRM. Al igual que en la sección "Contactos", tendrás acceso a una vista en formato tabla de las empresas en tu base de datos, que podrás personalizar para ver distintas propiedades de empresas o donde podrás aplicar filtros para limitar el número de empresas que se muestran. 

Allí puedes hacer clic en el símbolo del ojo junto al nombre de una empresa para obtener una vista previa de su información, o bien hacer clic en el nombre para ver el registro completo de la empresa. 

De manera predeterminada, HubSpot asociará automáticamente empresas y contactos en función de los dominios de correo electrónico y el nombre de dominio de las empresas. Los contactos asociados aparecerán en el registro de empresa asociado, y viceversa. Esta opción puede deshabilitarse desde "configuración > empresas". También puedes asociar empresas y contactos de forma manual. Cuando asocias un contacto a una empresa, las interacciones en Sales de ese contacto (los correos electrónicos de CRM, las llamadas, las reuniones y las actividades registradas) se trasladarán a la línea de tiempo asociada de la empresa.

Negocios

El objeto "Negocios" te permite crear pipelines personalizados y etapas de negocio para hacer un seguimiento de las oportunidades a lo largo del proceso de ventas. Haz clic en negocios en la barra de navegación principal para ver los pipelines de negocios. Tienes dos opciones de vista en el panel de Negocios:

  • Cuadro. Muestra una lista de tus negocios. Puedes personalizar las propiedades de negocios que se mostrarán como columnas en la tabla.
Cuadro

  • Tablero. Muestra tus negocios en columnas según la etapa en la que se encuentren y te ofrece una representación visual de tu pipeline. Puedes arrastrar y soltar los negocios para moverlos a otra etapa. Aquí puedes ver el número de negocios individuales, además del total de negocios en cada etapa del pipeline.

Tablero

Puedes asociar manualmente contactos y empresas con negocios. Todos los correos electrónicos, llamadas, notas, tareas, reuniones programadas y actividades registradas en el contacto asociado y los registros de la empresa aparecerán en la línea de tiempo de los negocios. Si deseas más información al respecto, echa un vistazo a este artículo.

Más adelante en esta guía, obtendrás más información acerca de cómo configurar tus pipelines de negocios y cómo usar la característica negocios

Tareas

Las tareas te ayudan a estar informado sobre el proceso de ventas. El dashboard de tareas te muestra una lista de las próximas tareas. Puedes filtrar la vista según el propietario, la fecha límite, el estado o la descripción. Para crear una tarea nueva, haz clic en el botón “+ agregar tarea” o haz clic en el nombre de una tarea existente para editar los detalles o asociarla a un contacto, una empresa o un negocio. 

Tareas

Herramientas de ventas

La pestaña de las herramientas de ventas en la barra de navegación principal incluye todas las herramientas asociadas con HubSpot Sales: 

  • Notificationes. Aquí puedes visualizar tu flujo de actividad de seguimiento de correos electrónicos y ver los contactos que han abierto tus mensajes. 
  • Plantillas. Aquí puedes crear y analizar plantillas de correos electrónicos para que no tengas que volver a redactar desde cero los mensajes que envías con frecuencia.
  • Documentos. Aquí puedes crear una biblioteca de contenido de ventas que podrás compartir directamente desde tu bandeja de entrada o cuando envíes correos a través del sistema CRM. También podrás ver cuándo interactúan tus contactos con tus documentos y analizar su eficacia.
  • Secuencias (solo para la versión Sales Pro). Aquí podrás  configurar una serie de interacciones personalizadas que se enviarán a tus contactos a lo largo del tiempo. 
  • Prospectos (solo para la versión Sales Pro). Aquí puedes ver la información sobre nuevos clientes potenciales que han visitado tu sitio. Prepara resúmenes de correos electrónicos diarios para estar actualizado sobre los prospectos que conocen tu marca y visitan tu sitio web.
  • Reuniones (solo para la versión Sales Pro). Esta herramienta te permite crear enlaces de reuniones personalizados o configurar un widget incrustado en tus páginas para ofrecerles a tus prospectos una manera fácil de concertar tiempo contigo.
  • Cola de llamadas. Aquí verás una lista de contactos que has puesto en cola para llamar directamente desde tu navegador o teléfono. Haz clic en comenzar a llamar para comenzar a llamar a tus contactos en orden. Puedes habilitar/deshabilitar el inicio automático de llamadas y configurar un tiempo de espera entre llamadas. 

Importante: Algunas características de HubSpot Sales solo están disponibles en la versión HubSpot Sales Pro, tal como se indica anteriormente, o bien tienen un funcionamiento limitado. Si quieres más información sobre las limitaciones de la versión gratuita de HubSpot Sales, echa un vistazo a esta página

Configuración

En la sección "Configuración", puedes personalizar tu sistema CRM para adecuarlo a tu organización. Las siguientes secciones aparecerán en el menú de la barra lateral izquierda: 

  • Contactos. Edita las propiedades específicas del objeto Contactos en HubSpot CRM y configura las propiedades predeterminadas que quieres que aparezcan en la sección acerca de de los registros de los contactos. Selecciona si deseas sincronizar automáticamente la propiedad de los registros entre Contactos y Empresas.
  • Empresas. Edita las propiedades específicas del objeto Empresas en HubSpot CRM y configura las propiedades predeterminadas que quieres que aparezcan en la sección acerca de de los registros de las empresas. Selecciona si deseas que la etapa del ciclo de vida de una empresa se sincronice automáticamente con todos los contactos asociados. Indica también si quieres que HubSpot asocie automáticamente contactos y empresas según el dominio. 
  • Negocios. Edita las propiedades específicas del objeto Negocios en HubSpot CRM y configura las propiedades predeterminadas que quieres que aparezcan en la sección acerca de de los registros de los negocios. Selecciona si quieres que la creación o el cierre de un negocio cambien la etapa del ciclo de vida de los contactos y las empresas asociados. Aquí también podrás configurar tus pipelines de negocios y las etapas que te presentaremos más adelante en esta guía.
  • Equipo. Aquí podrás acceder rápidamente a tu lista de usuarios para agregar más miembros al equipo o editar los permisos de los usuarios existentes. 
  • Importar y exportar. Accede rápidamente a la herramienta de importación haciendo clic en Ir a importación. También podrás ver los detalles de las exportaciones de tu cuenta de HubSpot. 
  • Configuración. Aquí encontrarás las direcciones de CCO y reenvío para registrar correos electrónicos en HubSpot CRM. También podrás editar tu dominio de empresa, cambiar la zona horaria de los informes y ver las integraciones que has configurado con tu CRM. 
  • Notificaciones. Habilita o deshabilita las notificaciones de prospectos (versión Sales Pro) y usuarios, incluidas las notificaciones que te informan cuando has sido seleccionado como propietario de un registro, cuando se cumplió el plazo para una de tus tareas y cuando otro miembro de tu equipo te menciona con @nombre en una nota de un registro.
  • Gmail y Outlook. Conecta tu bandeja de entrada de Gmail o Outlook 365 para autorizar a HubSpot Sales a enviarte correos electrónicos en un momento determinado, y activar la capacidad de agregar notificaciones sin abrir a tu flujo de actividad.
  • Extensión de ventas. Habilita/deshabilita perfiles de contacto en la web y en Gmail. Puedes limitar las actividades de monitorización de determinadas direcciones IP y habilitar/deshabilitar el monitoreo de tus cuentas de correo electrónico. 
  • Aplicaciones móviles. Obtén un enlace para descargar la app CRM para iOS o elige una versión de la app para Android en nuestro foro de ideas.
  • Perfil. Aquí puedes personalizar la información que aparecerá en los perfiles de los contactos en Internet o en Gmail o Outlook cuando un usuario de HubSpot Sales te agrega como destinatario en su correo electrónico. Configura tu nombre, biografía, puesto, empresa, formación y usuario de Twitter.

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