HubSpotin ja Xeron yhdistäminen (tietojen synkronointi)

Yhdistä HubSpot ja Xero ja synkronoi yhteystietosi, laskut ja laskuihin kohdistetut maksut Xeron ja HubSpotin välillä.

Xero HubSpot -integraation avulla voit:

• Synkronoi Xeron ja HubSpotin yhteystiedot yksisuuntaisesti tai kaksisuuntaisesti.
• Synkronoi Xeron kohteet ja HubSpot-tuotteet yksisuuntaisesti tai kaksisuuntaisesti.
• Synkronoi Xero-laskut HubSpotiin tai synkronoi laskut kaksisuuntaisesti (BETA) Xeron ja HubSpotin välillä.
• Synkronoi laskuihin sovelletut maksut Xerosta HubSpotiin tai kaksisuuntaisesti Xeron ja HubSpotin välillä (BETA).

Huomaa: on suositeltavaa neuvotella kirjanpito- ja lakitiimien kanssa tämän toiminnallisuuden soveltuvuudesta tarpeisiisi ennen integraation yhdistämistä.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat työskentelyn tämän ominaisuuden kanssa, varmista, että ymmärrät täysin, mitä vaiheita on toteutettava etukäteen, sekä ominaisuuden rajoitukset ja sen käytön mahdolliset seuraukset.

Vaatimusten ymmärtäminen

• Sinun on oltava Super Admin tai sinulla on oltava App Marketplace -oikeudet HubSpot-tililläsi.

• Sinulla on oltava vähintään Data Hub Starter, jotta voit luoda mukautettuja kenttäkartoituksia.

Ymmärrä rajoitukset ja näkökohdat

Kaksisuuntainen laskujen synkronointitoiminto (BETA) on hyödyllisin pienille yrityksille, jotka haluavat hoitaa laskutuksensa HubSpotista käsin, olipa kyse sitten laskujen luomisesta manuaalisesti, HubSpotin tilaustoiminnallisuuden käyttämisestä tai tarjousten tai tarjousten muuntamisesta maksettaviksi laskuiksi ja tilauksiksi.

Tästä integraatiosta on hyötyä pienyrityksille, jotka haluavat virtaviivaistaa laskutusprosessiaan tai virtaviivaistaa luovutusprosessia myynnistä kirjanpitoon laskutuksen ja maksujen keräämisen aloittamiseksi.

Joitakin keskeisiä ominaisuuksia, jotka on hyvä ottaa huomioon:

• Laskujen muokkaaminen: HubSpotista luotuja laskuja on muokattava HubSpotista käsin (esimerkiksi , lisäämällä tai poistamalla rivikohtaisia eriä, päivittämällä hinnoittelua tai poistamalla maksu), muuten lasku ei synkronoidu. Xerossa luotuja laskuja voidaan muokata Xerossa ilman ongelmia.
• Verojen veloittaminen: Xero-integraation asentaminen käynnistää verokantojen kertaluonteisen tuonnin Xero-tililtäsi HubSpotin verokantakirjastoon. Näin Xerosta tuodut verokannat voidaan lisätä laskun yksittäisiin rivikohtiin. Verotiedot synkronoidaan sitten Xeroon laskun mukana.

• Valuutat: Betatestissä tuetaan kuutta valuuttaa: USD, CAD, EUR, GBP, AUD ja NZD.

Yhdistä sovellus

1. Etsi ja valitse Xero by HubSpot (Data Sync).
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Asenna sovellus.
3. Anna valintaikkunassa Xeron tunnukset. Tarkista vaaditut käyttöoikeudet ja napsauta Hyväksy.

Määritä synkronointiasetukset

Synkronointi on suositeltavaa määrittää alla olevassa järjestyksessä, sillä Xero edellyttää, että laskun yhteyshenkilö ja tuotteet ovat olemassa Xerossa ennen laskun synkronointia.

Määritä yhteystietojen synkronointi

1. Napsauta Xeroa.
2. Napsauta Synkronoi lisää tietoja.
3. Valitse synkronoitavat tiedot -sivulla:
   • Napsauta Xero-pudotusvalikkoa ja valitse Yhteystiedot.
   • Napsauta HubSpot-pudotusvalikkoa ja valitse Yhteystiedot.
4. Napsauta synkronointisuunnan nuolia ja valitse synkronointisuunta.
   • Tietojen synkronointi sovellusten välillä : Tiedot synkronoidaan kaksisuuntaisesti HubSpotin ja Xeron välillä.
   • Tiedot synkronoidaan vain HubSpotiin: HubSpotin yhteystiedot luodaan Xeron yhteystiedoista kriteerien perusteella. Vain HubSpot-kontaktin ominaisuudet päivitetään.
   • Tiedot synkronoidaan vain Xeroon: Xero-yhteystiedot luodaan HubSpot-yhteystiedoista kriteerien perusteella. Vain Xero-yhteystietojen ominaisuudet luodaan.
5. Määritä-sivulla :
   • Napsauta pudotusvalikkoa Data conflict resolution (Tietoristiriitojen ratkaisu ) ja valitse, kumpi sovellus korvaa toisen sovelluksen, kun on epäselvää, kummalla sovelluksella on ajantasaisimmat tiedot.
   • Määritä kenttien yhdistämiset kohdassa Mapped fields (Liitetyt kentät ).
     • Oletuskenttäkartoituksia ei voi poistaa tai muokata. Voit poistaa kenttäkartoituksen käytöstä napsauttamalla kytkintä pois päältä.
     • Jos haluat lisätä mukautetun kenttäkartoituksen, määritä se valitsemalla Lisää kartoitus.
6. Rajaus-sivulla:
   • HubSpot dataSyncRight Xero -osiossa napsauta Muokkaa lisätäksesi suodattimia, joilla voit rajoittaa, mitkä tiedot synkronoidaan sovelluksesta toiseen. Voit lisätä useita suodattimia AND- tai OR-ehdoilla. Oletusarvoisesti kaikki tietueet sisältyvät synkronointiin.
   • Seuraavia suodattimia suositellaan: Vähintään yhdellä liitetyllä laskulla on Laskun tila ei ole mikään seuraavista: Luonnos JA Luontipäivämäärä on [tämän päivän päivämäärä] jälkeen JA Laskun lähde on jokin seuraavista: HubSpot.

8. Tarkista synkronointimääritykset Review-sivulla ja napsauta Save and sync (Tallenna ja synkronoi) -painiketta.

Määritä tuotteiden synkronointi

1. Napsauta Xeroa.
2. Napsauta Synkronoi lisää tietoja.
3. Valitse synkronoitavat tiedot -sivulla:
   • Napsauta Xero-pudotusvalikkoa ja valitse Kohdat.
   • Napsauta HubSpot-pudotusvalikkoa ja valitse Tuotteet.
4. Napsauta synkronointisuunnan nuolia ja valitse synkronointisuunta.
   • Tietojen synkronointi sovellusten välillä : Tiedot synkronoidaan kaksisuuntaisesti HubSpotin ja Xeron välillä.
   • Tiedot synkronoidaan vain HubSpotiin: HubSpot-tuotteet luodaan Xeron tuotteista kriteerien perusteella. Vain HubSpot-tuotteiden ominaisuudet päivitetään.
   • Tiedot synkronoidaan vain Xeroon: HubSpot-tuotteista luodaan Xero-kohteita kriteerien perusteella. Vain Xero-erän ominaisuudet luodaan.
5. Määritä-sivulla :
   • Napsauta Tietoristiriitojen ratkaiseminen -pudotusvalikkoa ja valitse, kumpi sovellus korvaa toisen sovelluksen, kun on epäselvää, kummalla sovelluksella on ajantasaisimmat tiedot.
   • Määritä kenttäkartoitukset kohdassa Mapped fields (Kartoitetut kentät ).
     • Oletuskenttäkartoituksia ei voi poistaa tai muokata. Voit poistaa kenttäkartoituksen käytöstä napsauttamalla kytkintä pois päältä.
     • Jos haluat lisätä mukautetun kenttäkartoituksen, määritä se valitsemalla Lisää kartoitus.
6. Rajoitussivulla:
   • Xero dataSyncRight HubSpot -osiossa napsauta Muokkaa lisätäksesi suodattimia, joilla voit rajoittaa, mitkä tiedot synkronoidaan sovelluksesta toiseen. Voit lisätä useita suodattimia AND- tai OR-ehdoilla. Oletusarvoisesti kaikki tietueet ovat mukana synkronoinnissa.
   • Seuraavia suodattimia suositellaan: Kaikki tuotteet ja & palvelut.

8. Tarkista synkronointimääritykset Review-sivulla ja napsauta Save and sync (Tallenna ja synkronoi) -painiketta.

Määritä laskujen synkronointi

1. Napsauta Xeroa.
2. Napsauta Synkronoi lisää tietoja.
3. Valitse synkronoitavat tiedot -sivulla:
   • Napsauta Xero-pudotusvalikkoa ja valitse Laskut.
   • Napsauta HubSpot-pudotusvalikkoa ja valitse Laskut.
4. Napsauta synkronointisuunnan nuolia ja valitse synkronointisuunta.
   • Tietojen synkronointi sovellusten välillä (BETA): Tiedot synkronoidaan kaksisuuntaisesti HubSpotin ja Xeron välillä.
   • Tiedot synkronoidaan vain HubSpotiin: HubSpot-laskut luodaan Xero-laskuista kriteerien perusteella. Vain HubSpot-laskun ominaisuudet päivittyvät.
   • Tiedot synkronoidaan vain Xeroon (BETA): Xero-laskut luodaan HubSpot-laskuista kriteerien perusteella. Vain Xero-laskun ominaisuudet luodaan.
5. Määritä-sivulla :
   • Napsauta Tietoristiriitojen ratkaisu -pudotusvalikkoa ja valitse, kumpi sovellus korvaa toisen sovelluksen, kun on epäselvää, kummalla sovelluksella on ajantasaisimmat tiedot.
   • Määritä kenttien kartoitetut kentät -osiossa kenttien kartoitukset.
     • Oletuskenttäkartoituksia ei voi poistaa tai muokata. Voit poistaa kenttäkartoituksen käytöstä napsauttamalla kytkintä pois päältä.
     • Jos haluat lisätä mukautetun kenttäkartoituksen, määritä se valitsemalla Lisää kartoitus.
6. Rajaus-sivulla:
   • Xero dataSyncRight HubSpot -osiossa napsauta Muokkaa lisätäksesi suodattimia, joilla voit rajoittaa sovelluksesta toiseen synkronoitavia tietoja. Voit lisätä useita suodattimia AND- tai OR-ehdoilla. Oletusarvoisesti kaikki tietueet ovat mukana synkronoinnissa.
   • Seuraavia suodattimia suositellaan: Luotu aika on [tämän päivän päivämäärä klo 12:00] jälkeen.

8. Tarkista tarkistussivulla synkronointimääritykset ja valitse Tallenna ja synkronoi.

Tarkista synkronointi

Voit tarkistaa synkronoinnin:

1. Napsauta Xeroa.
2. Napsauta Synkronoinnin yleiskatsaus -välilehteä. Tällä välilehdellä näytetään tietoja synkronoitujen tietueiden määrästä, synkronoinnin epäonnistumisesta, synkronoinnin ulkopuolelle jäämisestä ja synkronoinnin viimeisimmän muokkauksen aikaleimasta.
3. Voit tarkastella yksittäisiä tietueita napsauttamalla kunkin sarakkeen numeroa .
4. Voit suorittaa synkronoinnin välittömästi valitsemalla Synkronoi nyt.
5. Jos haluat luoda uuden tai ylimääräisen synkronoinnin, napsauta Synkronoi lisää tietoja -painiketta.
6. Jos haluat muokata olemassa olevaa synkronointia, siirry synkronoinnin päälle ja valitse Muokkaa.
7. Voit poistaa synkronoinnin käytöstä valitsemalla Lisää > Poista synkronointi käytöstä.
8. Voit poistaa synkronoinnin valitsemalla Lisää > Poista. Kirjoita valintaikkunaan tarvittava teksti ja napsauta Poista synkronointi.

Usein kysytyt kysymykset

Mitkä ovat yleisimmät synkronointivirheet ja miten ratkaisen ne?

Alla on joitakin yleisimpiä synkronointivirheitä ja ratkaisuehdotuksia:

Laskulla pitäisi olla siihen liittyvä asiakas. Varmista, että liitetty asiakas on
läsnä sekä HubSpotissa että Xerossa, jotta voit synkronoida tämän laskun.

Tämä virhe johtuu siitä, että laskussa olevaa yhteyshenkilöä ei löytynyt Xerosta. Useimmiten tämä johtuu siitä, että laskussa oleva yhteyshenkilö ei jaa asiakkaan sähköpostiosoitetta Xerossa. Ratkaisu: vaihda laskussa oleva yhteyshenkilö, joka vastaa asiakkaan sähköpostiosoitetta Xerossa.

HubSpotin natiivien laskujen rivikohta- tai laskusummamuutoksia ei voi tehdä ulkoisten sovellusten kautta. Tee tarvittavat muutokset suoraan HubSpotissa.

Tämä virhe ilmenee, koska HubSpotissa luotua laskua on muutettu Xerossa. Peruuta laskun muutokset Xerossa ja tee samat muutokset laskuun HubSpotissa, jotta voit jatkaa synkronointia.

Miten synkronoin tilauksen numeron tai muita laskun kenttiä Xeroon/ Xerosta?

PO-numero ei ole Xeron laskujen oletuskenttä, vaan se on lisättävä mukautettuna kenttänä.
kenttä Xerossa. Tästä syystä HubSpotin Xero-integraatio ei voi määritellä sille valmiita kenttäkuvioita, vaan mukautettu kenttäkuvio on määritettävä (edellyttää Data Hub Starter-, Professional- tai Enterprise-versiota).