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Como faço para registrar meu e-mail no CRM usando as ferramentas do HubSpot Sales?

Ultima atualização: April 26, 2018

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Você pode conectar o HubSpot Sales ao CRM para registrar atividades de e-mail e adicionar automaticamente novos contatos aos quais envia e-mails. As informações abaixo abrangem o seguinte:  

Requisitos para registrar um e-mail no CRM

Para registrar um e-mail e adicionar novos contatos à sua conta do HubSpot CRM de um e-mail registrado, o endereço remetente do seu cliente de e-mail deverá ser um destes:

Para evitar o rastreamento de e-mails internos entre você e seus colegas, o CRM não registrará e-mails trocados entre você e outros contatos que tenham o mesmo domínio de e-mail que você (como hubspot.com). Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para contact@hubspot.com de seuendereçodee-mail@hubspot.com,  o e-mail não será registrado porque o domínio de e-mail (hubspot.com) do remetente será igual ao do destinatário.

Registrando um e-mail enviado no HubSpot CRM

  • Abra sua caixa de entrada do Gmail  ou Outlook e escreva um novo e-mail.
  • Selecione um destinatário.
  • A caixa de seleção Registrar deve estar marcada na sua janela de edição de e-mail. Veja abaixo exemplos de como é a aparência dessa caixa de seleção com a extensão para Chrome do HubSpot Sales, o suplemento do Office 365 e a extensão do HubSpot Sales para o aplicativo da área de trabalho do Outlook no Windows.

  • Quando você marcar essa caixa, ela permanecerá marcada para envios de e-mail futuros. Se a desmarcar, ela permanecerá assim até que você a marque novamente. No entanto, observe que essa caixa não permanecerá marcada quando você redigir mensagens usando o suplemento do Office 365. Em vez disso, marque a caixa Registre este e-mail para a HubSpot toda vez que desejar registrar um e-mail no CRM usando o suplemento do Office 365.
  • Clique em Enviar.
  • Na sua conta do HubSpot Sales, clique em Contatos no menu de navegação principal.
  • Localize o destinatário do e-mail e clique no nome do contato.
  • Na linha do tempo de atividade do contato, você verá um registro do e-mail enviado. 

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Registrar um e-mail de resposta recebido no HubSpot CRM

As respostas aos seus e-mails enviados através da HubSpot com sua caixa de entrada conectada serão registradas automaticamente, a menos que o endereço de e-mail ou o domínio do destinatário tenha sido adicionado à sua lista negra. Clique aqui para obter instruções de como conectar sua caixa de entrada com o Gmail e o Office 365. Se estiver conectando sua caixa de entrada com IMAP, clique aqui.

Personalizando sua lista negra de e-mails com a extensão para Chrome, a extensão de área de trabalho do Outlook e o suplemento do Office 365

Para manter seu CRM organizado, crie uma lista negra de endereços de e-mail ou domínios específicos que gostaria que nunca fossem registrados no CRM. A inclusão de endereços de e-mail individuais ou domínios nessa lista impedirá qualquer um que se encaixar nos critérios da lista negra de ser registrado no CRM ou adicionado como um novo contato, mesmo que a opção Registrar esteja marcada.

Personalizando sua lista negra de e-mails com a extensão para Chrome

Para personalizar sua lista negra, clique no ícone de engrenagem da HubSpot no canto superior direito da sua caixa de entrada do Gmail e selecione Configurações de extensão
Insira um endereço de e-mail ou domínio no campo abaixo de Nunca registrar. Em seguida, clique em Adicionar. Você pode continuar adicionando endereços de e-mail ou domínios ao campo um por vez e clicando em Adicionar após inserir cada um.

Para remover um endereço de e-mail ou domínio da lista Nunca registrar, clique no menu suspenso Gerenciar ao lado do endereço de e-mail ou domínio e selecione Remover. Administradores de equipe também terão a opção de Bloquear para todos os usuários. Dessa forma, outros usuários da conta não poderão registrar e-mails no endereço de e-mail ou domínio especificado.

Personalizando sua lista negra de e-mails com a extensão de área de trabalho do Outlook

No Outlook, vá para a faixa de opções principal na parte superior e clique no ícone de configurações do HubSpot Sales. É a seta para baixo ao lado de HubSpot, logo abaixo do ícone laranja de engrenagem da HubSpot. Outra opção é clicar no ícone de engrenagem > Configurações.

  • Na caixa de diálogo, insira um endereço de e-mail ou domínio no campo abaixo de Nunca registrar e clique em Adicionar. Qualquer e-mail que você enviar para os endereços de e-mail ou domínios adicionados aqui nunca serão registrados no CRM.
  • Você também poderá clicar em Remover ao lado de um endereço de e-mail ou domínio para removê-lo da lista Nunca registrar se decidir depois começar a registrar e-mails nesses endereços ou domínios novamente. 
  • Clique em OK para salvar suas alterações.
 

Personalizando sua lista negra de e-mails com o suplemento do Office 365

  • Na sua conta de e-mail, escreva um novo e-mail e clique no ícone de engrenagem da HubSpot
  • No menu da barra lateral, clique em Configurações
  • Clique em Configurações de registro e controle.  
  • Insira um endereço de e-mail ou domínio no campo de texto e clique em Adicionar. Continue para todos os e-mails e domínios para os quais não desejar registrar e-mails. 
  • Clique em Gerenciar ao lado de um e-mail ou domínio e selecione Remover para removê-lo de sua lista Nunca registrar. Administradores de equipe podem selecionar Gerenciar > Bloquear para todos os usuários para adicionar um e-mail ou domínio à lista Nunca registrar de todos os usuários da conta.

Definindo sua preferência padrão e conta vinculada para registro e controle usando a extensão de área de trabalho do Outlook

Se estiver usando a extensão do HubSpot Sales para o aplicativo da área de trabalho do Outlook no Windows, você poderá definir sua preferência padrão para registro e controle de e-mails. Isso significa que você pode decidir se as caixas Rastrear E-mail e Registrar no CRM serão selecionadas automaticamente por padrão ao redigir um novo e-mail.   

Na mesma área da extensão, você pode selecionar qual conta do HubSpot Sales quer que seja vinculada à extensão do HubSpot Sales (se estiver usando várias contas da HubSpot):

  • No Outlook, vá para a faixa de opções principal na parte superior e clique no ícone de configurações do HubSpot Sales. É a seta para baixo ao lado de HubSpot, logo abaixo do ícone laranja de engrenagem da HubSpot. Outra opção é clicar no ícone de engrenagem > Configurações.
  • Na caixa de diálogo, clique nas caixas de seleção Registrar e-mail e Rastrear E-mail para marcar ou desmarcá-las, dependendo se quiser que essas opções sejam ativadas ou desativadas por padrão ao redigir um novo e-mail no Outlook. 
  • Selecione qual conta do HubSpot Sales você quer que seja conectada à extensão do HubSpot Sales usando o menu suspenso Troque a conta HubSpot conectada.
  • Clique em OK para salvar suas alterações.

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