Når du oppretter en rapport i den tilpassede rapportbyggeren , må du bestemme hvilke datakilder du skal velge, hvordan du konfigurerer rapportfeltene og hvordan du konfigurerer diagraminnstillingene.
Nedenfor kan du lære om de forskjellige aspektene ved å lage en rapport og hvordan du setter opp rapporten. For en videogjennomgang av den tilpassede rapportbyggeren, inkludert eksempelrapporter, se leksjonen Bygg tilpassede rapporter i HubSpot i HubSpot Academy .
Det første trinnet i å lage en rapport er å velge hvilke datakilder som skal inkluderes. Datakilder er objektene, ressursene og hendelsene du vil rapportere om. Den primære datakilden vil bestemme fokuset for rapporten, med alle andre datakilder som er relatert til den kilden. Om en datakilde er primær eller sekundær vil ha en betydelig innvirkning på dataene som returneres i rapporten.
Når du velger datakildene som skal inkluderes i en rapport i den tilpassede rapportbyggeren, kan du se en oversikt over hvordan datakildene blir slått sammen, samt hvilke poster som blir inkludert eller ekskludert fra rapporten basert på valget ditt . Du kan også forhåndsvise de valgte datakildene i en forhåndsvisningstabell.
For å se informasjon om datatilknytning klikker du for å utvide panelet på høyre side. Informasjonspanelet for datakobling vil vise en oversikt over hvordan de valgte datakildene dine er sammenslått. Ved å bruke disse dataene kan du bekrefte om de riktige datakildene er valgt, og dette vil gjøre deg i stand til å se det totale antallet poster som er tilgjengelige for å inkludere i rapporten, som er basert på hver datakildes tilknytning til den primære datakilden .
For å se forhåndsvisningen av data klikker du for å utvide bunnpanelet. Dataforhåndsvisningspanelet vil vise en grundig forhåndsvisning av dataene dine. Tabellen vil fylles med egenskaper for hver valgte datakilde.
Internt lagrer HubSpot hver kildes data i separate tabeller, som ligner på et sett med regneark. Når du velger flere datakilder, kan det hende at HubSpot må bruke flere kilder for å koble sammen tabellene. For eksempel kan kontakter og avtaler slås sammen direkte uten å koble til flere kilder, siden disse objektene er nært knyttet til HubSpot. Noen datakilder krever imidlertid koblede datakilder. Hvis for eksempel rapportens primære kilde er avtaler og du vil inkludere blogginnleggsdata i rapporten, velges også kontakt- og nettaktivitetskildene automatisk.
I rapportbyggeren vil koblede datakilder vises med en grå hake for å indikere automatisk valg. Automatisk valgte kilder teller mot de 5 mulige kildene for rapporten din.
Når HubSpot ikke kan opprette en bane mellom datakilder, vil disse kildene bli utilgjengelige for valg. Hvis den primære kilden din for eksempel er Kontakter og du velger blogginnlegg som en sekundær kilde, blir e-postkilden for markedsføring nedtonet og utilgjengelig.
Når du rapporterer om flere datakilder, er det viktig å forstå hvordan HubSpot bryter dem ned. Du lager for eksempel en rapport som måler individuelle kontakter etter antall avtaler i en tabell. I tabellen inkluderer du to kolonner: Kontakt-ID og Antall avtaler . Hvis du velger Kontakter som primærkilde og Avtaler som sekundærkilde, vil rapporten vise en liste over kontaktene dine og antall avtaler knyttet til hver. Denne tabellen vil ikke inkludere avtaler som ikke er knyttet til en kontakt.
Hvis du skulle endre primærkilden til Avtaler og sekundærkilden til Kontakter , vil rapporten vise antall avtaler knyttet til hver kontakt, men vil også inkludere en rad med (Ingen verdi) oppført i Kontakt-ID- kolonnen som inkluderer alle av avtalene som ikke er knyttet til kontakter. Tabellsummen vil da vise en høyere totalsum av antall avtaler
Når en rapport inkluderer flere datakilder, kan en post telles mer enn én gang, avhengig av filtrene som er lagt til. Dette skjer fordi tilknyttede poster kan oppfylle filterkriterier mer enn én gang per tilknytning. For eksempel har en rapport en primær datakilde for selskaper og en sekundær kilde for kontakter . Hvis et selskap er knyttet til to kontakter:
Felt i rapportbyggeren kan angis som én av to typer: dimensjoner og mål. Felttypen gjenspeiler om det utføres en aggregering på feltets data. Å angi en aggregeringsmetode på et felt kan være nyttig hvis du ønsker å returnere feltets data på en bestemt måte, for eksempel en sum eller et gjennomsnitt. Det kan for eksempel være lurt å se inntektene fra avtalene dine som en sum for hver type avtale for å forstå hvilke typer avtaler som gir størst inntekt.
Merk: alle NULL-er av felt uten verdier vil ikke telles i aggregering.
Som standard er de fleste felt dimensjoner, uten aggregeringsmetode. Du kan imidlertid justere et felts aggregeringsmetode ved å redigere feltet . Aggregeringsmetoden kan settes til en av følgende:
Aggregeringsmetoder bestemmer også hvordan data vises i visualiseringer. Tabeller vil for eksempel bare vise totaler for kolonner som bruker målefelt med aggregeringsmetoden satt til Sum .
Når du bygger en rapport med mer enn én datakilde, gir rapportbyggeren sammendragsfelt for å beregne data mellom tilknyttede objekter.
For eksempel, i en rapport der Kontakter er primærkilden og Bedrifter er en sekundærkilde, er firmafeltet Antall sidevisninger en sammendragsegenskap som beregner antall sidevisninger for et gitt firma basert på tilknyttet kontaktaktivitet. Denne typen felt vises i gult når du holder musepekeren over i venstre sidefelt.
Bruk av disse feltene i en rapport kan resultere i uventede data. I eksemplet ovenfor kan det være lurt å bruke kontaktfeltet Antall sidevisninger , fordi kontaktfeltet vil beregne antall sidevisninger per individuell kontakt i rapporten. Bruk av firmafeltet Antall sidevisninger vil i stedet føre til visning av sidevisningsdata for en kontakt basert på alle sidevisningene knyttet til det tilknyttede selskapet.
Når du bygger en rapport, må du velge en diagramtype og eventuelle tilleggsinnstillinger for å konfigurere hvordan dataene dine visualiseres. Nedenfor kan du lære om kartakser sammen med de tilgjengelige kartinnstillingene.
Når du legger til felt i en rapport som bruker et stolpe-, linje-, område- eller kombinasjonsdiagram, kan du velge hvilken akse et felts data skal vises på. Generelt anbefales X-aksen for felt som inneholder kategori- eller tekstbasert informasjon, for eksempel livssyklusfase , mens Y-aksen anbefales for felt som inneholder numerisk informasjon, for eksempel Antall kontakter .
Hvorvidt et felt har aggregering vil også avgjøre hvor det kan plasseres på et gitt diagram.
For horisontale søylediagrammer kan dimensjoner, som ikke har noen aggregering, bare legges til Y-aksen og Bryt ned etter spor. Mål, som har en aggregeringsmetode, kan bare legges til X-aksesporet."
Stolpe-, linje-, område- og kombinasjonsdiagrammer kan konfigureres til å vise flere Y-akser. Dette kan være nyttig når du vil sammenligne to felt som har forskjellige skalaer, men som bruker samme X-aksedata. Du kan for eksempel bruke flere Y-akser for å sammenligne antall kontakter og summen av tilknyttede avtaler per livssyklusfase.
Du kan deretter konfigurere hver Y-akse separat i diagrammets innstillinger .
Stolpe-, linje-, område-, KPI- og målediagram kan konfigureres for å vise sammenlignende data. Klikk og dra et datofelt til delen Sammenlign etter for å angi en datoperiode for sammenligning av dataene dine.
Når du legger til et felt med en stor mengde data i Spalt etter kanal, kan rapportbyggeren returnere en forespurt feil for mange datapunkter .
For å løse denne feilen, anbefales det å unngå å dele opp en rapport etter et felt med store mengder data, for eksempel Fornavn . Du kan imidlertid også gjøre følgende for å redusere mengden data som returneres: