Forstå den tilpassede rapportbyggeren

Når du oppretter en rapport i den tilpassede rapportgeneratoren, må du bestemme hvilke datakilder du vil velge, hvordan du vil konfigurere rapportfeltene og hvordan du vil konfigurere diagraminnstillingene.

Nedenfor kan du lære om de ulike aspektene ved å lage en rapport og hvordan du konfigurerer rapporten. For en videoomvisning av den tilpassede rapportgeneratoren, inkludert eksempelrapporter, kan du se leksjonen Lage tilpassede rapporter i HubSpot i HubSpot Academy.

Datakilder

Det første trinnet i å lage en rapport er å velge hvilke datakilder du vil inkludere. Datakilder er objekter, ressurser og hendelser du ønsker å rapportere om. Den primære datakilden vil avgjøre rapportens fokus, og alle andre datakilder vil være relatert til denne kilden. Om en datakilde er primær eller sekundær, vil ha en betydelig innvirkning på dataene som vises i rapporten.

Sammendrag av datasammenføyning

Når du velger datakildene som skal inkluderes i en rapport i den tilpassede rapportgeneratoren, kan du se en oversikt over hvordan datakildene kobles sammen, samt hvilke poster som vil bli inkludert eller ekskludert fra rapporten din basert på ditt valg. Du kan også forhåndsvise de valgte datakildene i en forhåndsvisningstabell.

For å vise informasjon om datasammenføyning, klikker du på « first » (Vis oversikt over datasammenfø yning) for å utvide panelet på høyre side. Panelet «Data join info» (Informasjon om datasammenføyning) viser en oversikt over hvordan de valgte datakildene er sammenføyd. Ved hjelp av disse dataene kan du bekrefte om de riktige datakildene er valgt, og dette gjør det mulig å se det totale antallet poster som er tilgjengelige for inkludering i rapporten, basert på hver datakildes tilknytning til den primære datakilden.

For å vise dataforhåndsvisningen, klikk på « up » for å utvide panelet nederst. Panelet «Data preview» viser en detaljert forhåndsvisning av dataene dine. Tabellen fylles med egenskaper for hver valgte datakilde.

Koble til flere datakilder

Internt lagrer HubSpot dataene fra hver kilde i separate tabeller, som ligner på et sett med regneark. Når du velger flere datakilder, kan det hende at HubSpot må bruke flere kilder for å koble sammen tabellene. For eksempel kan kontakter og avtaler kobles sammen direkte uten å koble til flere kilder, da disse objektene er nært knyttet til hverandre i HubSpot. Noen datakilder krever imidlertid koblingsdatakilder. Hvis rapportens primære kilde for eksempel er Avtaler og du vil inkludere blogginnleggdata i rapporten, vil kildene Kontakter og Webaktiviteter også velges automatisk.

I rapportbyggeren vises koblingsdatakilder med en grå hake for å indikere automatisk valg. Automatisk valgte kilder teller med i de 5 mulige kildene for rapporten din.

Når HubSpot ikke kan opprette en bane mellom datakilder, blir disse kildene utilgjengelige for valg. Hvis primærkilden din for eksempel er Kontakter og du velger Blogginnlegg som sekundærkilde, blir kilden Markedsførings-e-post grå og utilgjengelig.

Forstå dataene dine

Når du rapporterer om flere datakilder, er det viktig å forstå hvordan HubSpot bryter dem ned. For eksempel lager du en rapport som måler individuelle kontakter etter antall avtaler i en tabell. I tabellen inkluderer du to kolonner: Kontakt-ID og Antall avtaler. Hvis du velger Kontakter som primærkilde og Avtaler som sekundærkilde, vil rapporten vise en liste over kontaktene dine og antall avtaler knyttet til hver av dem. Denne tabellen vil ikke inneholde avtaler som ikke er knyttet til en kontakt.

Hvis du endrer primærkilden til Avtaler og sekundærkilden til Kontakter, vil rapporten vise antall avtaler knyttet til hver kontakt, men vil også inkludere en rad med (Ingen verdi) oppført i kolonnen Kontakt-ID som inkluderer alle avtaler som ikke er knyttet til kontakter. Tabellens totale sum vil da vise en høyere total sum for Antall avtaler

Når en rapport inneholder flere datakilder, kan en post også telles mer enn én gang, avhengig av filtrene som er lagt til. Dette skjer fordi tilknyttede poster kan oppfylle filterkriteriene mer enn én gang per tilknytning. For eksempel har en rapport en primær datakilde for Selskaper og en sekundær kilde for Kontakter. Hvis et selskap er tilknyttet to kontakter:

• Hvis du legger til feltet Opprettelsesdato (kontakt) , vil rapporten vise kontakter med en kjent opprettelsesdato som er knyttet til et selskap. Selskapet vil derfor telles to ganger fordi det er knyttet til to kontakter med en kjent opprettelsesdato. I skjermbildet nedenfor telles for eksempel hver kontakt, selv om de er knyttet til samme selskap.
  
  
• Hvis du legger til feltet Opprettelsesdato (selskap), vil rapporten vise selskaper med en kjent opprettelsesdato. Antall kontakter tilknyttet hvert selskap kan vises ved å klikke på rapporten og gå inn i dataene. For eksempel vil hvert selskap telles selv om det ikke er noen tilknyttede kontakter.

Felt

Felt i rapportbyggeren kan angis som en av to typer: dimensjoner og mål. Feltets type gjenspeiler om det utføres en aggregering på feltets data. Det kan være nyttig å angi en aggregeringsmetode for et felt hvis du vil returnere feltets data på en bestemt måte, for eksempel som en sum eller et gjennomsnitt. Du kan for eksempel ønske å se inntektene fra avtalene dine som en sum for hver type avtale for å forstå hvilke typer avtaler som gir mest inntekter.

Merk:NULL-verdier i felt uten verdier vil ikke bli telt med i aggregeringer.

• Dimensjon: et felt uten aggregering, vist som grått. Dimensjoner kan være hvilken som helst datatype, inkludert datoer, tall, boolske verdier og strenger. Denne typen felt kan bare legges til X-aksen og Fordel etter-feltet .
  
  
• Mål: et felt med en angitt aggregeringsmetode, vist i grønt. Mål er vanligvis numeriske eller kvantitative verdier, for eksempel antall tilknyttede avtaler. Denne typen felt kan bare legges til Y-aksen.
  
  

Som standard er de fleste feltene dimensjoner uten aggregeringsmetode. Du kan imidlertid justere aggregeringsmetoden for et felt ved å redigere feltet. Aggregeringsmetoden kan settes til en av følgende:

• Ingen: det utføres ingen aggregering på feltets data, og feltet er angitt som en dimensjon.
• Distinct count (Distinkt antall): returnerer feltets antall distinkte verdier, i motsetning til å inkludere dupliserte verdier. Tilgjengelig for alle felttyper. Bruk av Distinct count kan føre til at visualiseringen viser færre datapunkter enn forventet. For eksempel inneholder en avtalerapport et felt for kontraktsinngåelsesdato som er satt til Distinct count. Hvis det er to avtaler med samme kontraktsinngåelsesdato, vil feltet beregne dem som et distinkt antall på 1. Ved å gå inn i rapporten vil begge avtaleoppføringene vises.
  
  
• Sum: returnerer feltets data som en total. Tilgjengelig for tallfeltetyper.
• Gjennomsnitt: returnerer gjennomsnittet av feltets verdier. Tilgjengelig for tallfelt.
• Median: ordner verdiene fra minste til største og returnerer middelverdien. Tilgjengelig for tall- og datofelt.
• Min: returnerer feltets minste verdi. Tilgjengelig for tall- og datofelt.
• Maks: returnerer feltets største verdi. Tilgjengelig for tall- og datofelt.

Aggregeringsmetoder bestemmer også hvordan data vises i visualiseringer. For eksempel vil tabeller bare vise totaler for kolonner som bruker målefelt med aggregeringsmetoden satt til Sum.

Rollup-felt

Når du lager en rapport med mer enn én datakilde, tilbyr rapportbyggeren oppsummeringsfelt for å beregne data mellom tilknyttede objekter.

I en rapport hvor Kontakter er den primære kilden og Selskaper er en sekundær kilde, er for eksempel feltet Antall sidevisninger en oppsummeringsegenskap som beregner antall sidevisninger for et gitt selskap basert på tilknyttet kontaktaktivitet. Denne typen felt vises i gult når du holder musepekeren over det i venstre sidefelt.

Bruk av disse feltene i en rapport kan gi uventede data. I eksemplet ovenfor kan det være lurt å bruke kontaktfeltet Antall sidevisninger, fordi kontaktfeltet beregner antall sidevisninger per individuell kontakt i rapporten. Bruk av firmafeltet Antall sidevisninger vil i stedet føre til at sidevisningsdata for en kontakt vises basert på alle sidevisninger knyttet til det tilknyttede firmaet.

Diagramvisualiseringer

Når du lager en rapport, må du velge en diagramtype og eventuelle tilleggsinnstillinger for å konfigurere hvordan dataene dine skal visualiseres. Nedenfor kan du lære om diagramakser og tilgjengelige diagraminnstillinger.

Diagramakser

Når du legger til felt i en rapport som bruker et stolpediagram, linjediagram, arealdiagram eller kombinasjonsdiagram, kan du velge hvilken akse feltets data skal vises på. Generelt anbefales X-aksen for felt som inneholder kategori- eller tekstbasert informasjon, for eksempel Livssyklusfase, mens Y-aksen anbefales for felt som inneholder numerisk informasjon, for eksempel Antall kontakter.

Om et felt har aggregering, vil også avgjøre hvor det kan plasseres på et gitt diagram.

For horisontale stolpediagrammer kan dimensjoner, som ikke har aggregering, bare legges til Y-aksen og Fordel etter-sporene. Målinger, som har en aggregeringsmetode, kan bare legges til X-aksen-sporet.

Flere Y-akser

Søyle-, linje-, område- og kombinasjonsdiagrammer kan konfigureres til å vise flere Y-akser. Dette kan være nyttig når du vil sammenligne to felt som har forskjellige skalaer, men bruker de samme X-aksedataene. Du kan for eksempel bruke flere Y-akser til å sammenligne antall kontakter og summen av tilknyttede avtaler per livssyklusfase.

Du kan deretter konfigurere hver Y-akse separat i diagrammets innstillinger.

Sammenlign etter

Søyle-, linje-, område-, KPI- og målerdiagrammer kan konfigureres til å vise sammenlignbare data. Klikk og dra et datofelt til Sammenlign etter-delen for å angi et datointervall for sammenligning av dataene dine.

Feilsøking av feilen «For mange datapunkter forespurt»

Når du legger til et felt med store datamengder i Fordel etter kanal , kan rapportgeneratoren returnere feilen For mange datapunkter forespurt .

For å løse denne feilen anbefales det å unngå å bryte ned en rapport etter et felt med store datamengder, for eksempel Fornavn. Du kan imidlertid også følge disse trinnene for å redusere mengden data som returneres:

• Klikk på nedpiltikonet ved siden av feltet « down » ( Del opp etter ), og klikk deretter på «Set limit»(Angi grense). Grensen bør ikke overstige 100.
  
  
• Legg til et filter i rapporten for å begrense Break down by channel til et bestemt antall datapunkter. Hvis du for eksempel deler opp rapporten etter Contact owner, kan du legge til et filter for å bare inkludere de mest relevante HubSpot-brukerne.
  
  
• På samme måte kan du legge til et filter til et av de andre feltene. Du kan for eksempel redusere tidsrammen for rapporten ved å legge til et filter for Opprettelsesdato er etter 20.01.2022 .