Förstå den anpassade rapportbyggaren

När du skapar en rapport i den anpassade rapportbyggaren måste du bestämma vilka datakällor du ska välja, hur du ska konfigurera dina rapportfält och hur du ska konfigurera dina diagraminställningar.

Nedan kan du lära dig om de olika aspekterna av att bygga en rapport och hur du ställer in din rapport. För en videogenomgång av den anpassade rapportbyggaren, inklusive exempelrapporter, kolla in lektionen Building Custom Reports in HubSpot i HubSpot Academy.

Datakällor

Det första steget när du skapar en rapport är att välja vilka datakällor som ska inkluderas. Datakällor är de objekt, tillgångar och händelser som du vill rapportera om. Den primära datakällan bestämmer rapportens fokus, och alla andra datakällor relaterar till den källan. Om en datakälla är primär eller sekundär kommer att ha en betydande inverkan på de data som returneras i din rapport.

Sammanfattning av dataförbindelsen

När du väljer de datakällor som ska ingå i en rapport i Custom Report Builder kan du se en översikt över hur datakällorna sammanfogas och vilka poster som kommer att inkluderas eller exkluderas från rapporten baserat på ditt val. Du kan också förhandsgranska de valda datakällorna i en förhandsgranskningstabell.

För att visa Data join info, klicka på first för att expandera panelen på höger sida. I panelen Data join info visas en uppdelning av hur de valda datakällorna är sammanfogade. Med hjälp av dessa data kan du bekräfta att rätt datakällor har valts och du kan se det totala antalet poster som kan inkluderas i rapporten, vilket baseras på varje datakällas koppling till den primära datakällan.

För att visa förhandsgranskningen av data klickar du på up för att expandera den nedre panelen. I panelen Data preview visas en fördjupad förhandsgranskning av dina data. Tabellen kommer att fyllas i med egenskaper för varje vald datakälla.

Anslutning av flera datakällor

Internt lagrar HubSpot varje källas data i separata tabeller, som liknar en uppsättning kalkylblad. När du väljer flera datakällor kan HubSpot behöva använda ytterligare källor för att koppla samman tabellerna. Till exempel kan kontakter och erbjudanden kopplas direkt utan att koppla ytterligare källor, eftersom dessa objekt är nära associerade i HubSpot. Vissa datakällor kräver dock anslutande datakällor. Om den primära källan i din rapport till exempel är Deals och du vill inkludera data om blogginlägg i rapporten kommer källorna Contacts och Web activities också att väljas automatiskt.

I rapportbyggaren kommer anslutande datakällor att visas med en grå bock för att indikera automatiskt val. Automatiskt valda källor räknas in i de 5 möjliga källorna för din rapport.

När HubSpot inte kan skapa en sökväg mellan datakällor blir dessa källor inte tillgängliga för val. Om din primära källa till exempel är Kontakter och du väljer Blogginlägg som en sekundär källa, kommer e-postkällan Marketing+ att bli gråtonad och otillgänglig.

Förstå dina data

När man rapporterar på flera datakällor är det viktigt att förstå hur HubSpot bryter ner dem. Till exempel bygger du en rapport som mäter enskilda kontakter efter deras antal affärer i en tabell. I din tabell inkluderar du två kolumner: Kontakt-ID och Antal affärer. Om du väljer Kontakter som primär källa och Affärer som sekundär källa kommer rapporten att visa en lista över dina kontakter och antalet affärer som är kopplade till varje kontakt. Den här tabellen kommer inte att innehålla några avtal som inte är kopplade till en kontakt.

Om du skulle ändra den primära källan till Deals och den sekundära källan till Contacts, kommer rapporten att visa antalet affärer som är associerade med varje kontakt, men kommer också att innehålla en rad med (Inget värde) listat i kolumnen Contact ID som innehåller alla affärer som inte är associerade med kontakter. Tabellens totalsumma skulle då visa en högre totalsumma för Antal affärer

När en rapport innehåller flera datakällor kan en post räknas mer än en gång beroende på vilka filter som läggs till. Detta beror på att associerade poster kan uppfylla filterkriterier mer än en gång per association. En rapport har t.ex. en primär datakälla med Företag och en sekundär källa med Kontakter. Om ett företag är associerat med två kontakter:

• Om du lägger till fältet Create date (Contact) kommer rapporten att visa kontakter med ett känt skapandedatum som är kopplade till ett företag. Företaget kommer därför att räknas två gånger eftersom det är kopplat till två kontakter med ett känt skapandedatum. I skärmdumpen nedan räknas till exempel varje kontakt trots att de är kopplade till samma företag.
  
  
• Om du lägger till fältet Create date (Company) kommer rapporten att visa företag med ett känt skapandedatum. Du kan se antalet kontakter som är kopplade till varje företag genom att klicka på rapporten och borra dig in i uppgifterna. Till exempel kommer varje företag att räknas även om det inte finns några kontakter kopplade till det.

Fält

Fält i rapportbyggaren kan ställas in som en av två typer: dimensioner och mått. Fältets typ återspeglar om en aggregering utförs på fältets data. Att ange en aggregeringsmetod för ett fält kan vara till hjälp om du vill returnera fältets data på ett visst sätt, t.ex. som en summa eller ett genomsnitt. Du kanske till exempel vill visa intäkterna från dina affärer som en summa för varje typ av affär för att förstå vilka typer av affärer som ger mest intäkter.

Observera atteventuella NULL för fält utan värden inte räknas med i aggregeringen.

• Dimension: ett fält utan aggregering som visas i grått. Dimension kan vara vilken datatyp som helst, inklusive datum, siffror, booleaner och strängar. Den här typen av fält kan bara läggas till på X-axeln och brytas ned per plats.
  
  
• Mått: ett fält med en angiven aggregeringsmetod, visas som grönt. Mått är vanligtvis numeriska eller kvantitativa värden, t.ex. antalet associerade avtal. Den här typen av fält kan bara läggas till på Y-axeln.
  
  

Som standard är de flesta fält dimensioner, utan någon aggregeringsmetod. Du kan dock justera ett fälts aggregeringsmetod genom att redigera fältet. Aggregeringsmetoden kan ställas in på någon av följande:

• None: ingen aggregering utförs på fältets data och fältet anges som en dimension.
• Distinct count: returnerar fältets antal distinkta värden, i motsats till att inkludera duplicerade värden. Tillgänglig för alla fälttyper. Om du använder Distinct count kan visualiseringen visa färre datapunkter än väntat. I en affärsrapport finns till exempel fältet Datum för undertecknande av kontrakt inställt på Distinct count. Om det finns två affärer med samma datum för Datum för undertecknat avtal beräknas de i fältet som ett distinkt antal på 1. Om du går in i rapporten visas båda affärsposterna.
  
  
• Sum: returnerar fältets data som entotalsumma . Tillgängligt för fälttyper med antal.
• Average: returnerar genomsnittet av fältets värden. Tillgänglig för fälttyper med antal.
• Median: Ordnar värdena från det minsta till det största och returnerar det mittersta värdet. Tillgänglig för fälttyperna nummer och datum.
• Min: returnerar fältets minsta värde. Tillgänglig för fälttyperna nummer och datum.
• Max: returnerar fältets största värde. Tillgänglig för fälttyperna nummer och datum.

Aggregeringsmetoder avgör också hur data visas i visualiseringar. I tabeller visas t.ex. endast totalsummor för kolumner som använder fält med mått där aggregeringsmetoden är inställd på Sum.

Rollup-fält

När du bygger en rapport med mer än en datakälla tillhandahåller rapportbyggaren rollup-fält för att beräkna data mellan associerade objekt.

I en rapport där Kontakter är den primära källan och Företag är den sekundära källan är till exempel företagsfältet Antal sidvisningar en rollup-egenskap som beräknar antalet sidvisningar för ett visst företag baserat på tillhörande kontaktaktivitet. Den här typen av fält visas i gult när du håller muspekaren över dem i det vänstra sidofältet.

Om du använder dessa fält i en rapport kan det leda till oväntade data. I exemplet ovan kanske du i stället vill använda kontaktfältet Antal sidvisningar, eftersom kontaktfältet kommer att beräkna antalet sidvisningar per enskild kontakt i rapporten. Om du använder företagsfältet Antal sidvisningar visas istället sidvisningsdata för en kontakt baserat på alla sidvisningar som är kopplade till det företag som kontakten är kopplad till.

Visualiseringar av diagram

När du skapar en rapport måste du välja en diagramtyp och eventuella ytterligare inställningar för att konfigurera hur dina data ska visualiseras. Nedan beskrivs diagramaxlarna och de tillgängliga diagraminställningarna.

Diagrammets axlar

När du lägger till fält i en rapport som använder ett stapel-, linje-, yt- eller kombinationsdiagram kan du välja vilken axel fältets data ska visas på. I allmänhet rekommenderas X-axeln för fält som innehåller kategori- eller textbaserad information, t.ex. Livscykelfas, medan Y-axeln rekommenderas för fält som innehåller numerisk information, t.ex. Antal kontakter.

Om ett fält har aggregering avgör också var det kan placeras i ett visst diagram.

För horisontella stapeldiagram kan dimensioner, som inte har någon aggregering, endast läggas till på Y-axeln och brytas ned med hjälp av slots. Mått, som har en aggregeringsmetod, kan endast läggas till i X-axelns lucka."

Flera Y-axlar

Stapel-, linje-, yt- och kombinationsdiagram kan konfigureras så att de visar flera Y-axlar. Detta kan vara användbart när du vill jämföra två fält som har olika skalor men använder samma data på X-axeln. Du kan t.ex. använda flera Y-axlar för att jämföra antalet kontakter och summan av associerade affärer per Livscykelfas.

Du kan sedan konfigurera varje Y-axel separat i diagrammets inställningar.

Jämför med

Stapel-, linje-, områdes-, KPI- och mätargrafer kan konfigureras för att visa jämförande data. Klicka och dra ett datumfält till avsnittet Compare by för att ange ett datumintervall för att jämföra data.

felsökning av felet "För många datapunkter begärda"

När du lägger till ett fält med en stor mängd data till Uppdelning per kanal kan rapportbyggaren returnera felet För många datapunkter begärda .

För att lösa detta fel rekommenderar vi att du undviker att dela upp en rapport efter ett fält med en stor mängd data, t.ex. Förnamn. Du kan dock även följa följande steg för att minska mängden data som returneras:

• Klicka på nedåtpilen på down bredvid fältet Break down by och klicka sedan på Set limit. Gränsen bör inte överstiga 100.
  
  
• Lägg till ett filter i rapporten för att begränsa kanalen Uppdelning efter till ett visst antal datapunkter. Om du till exempel delar upp din rapport efter ägare till kontakten kan du lägga till ett filter för att bara inkludera de mest relevanta HubSpot-användarna.
  
  
• På samma sätt kan du lägga till ett filter i något av de andra fälten. Du kan till exempel minska tidsramen för din rapport genom att lägga till ett filter för Skapa datum är efter 20/1 2022.