Senast uppdaterad: januari 20, 2023
När du skapar en rapport i byggaren för anpassade rapporter måste du bestämma vilka datakällor du ska välja, hur du ska konfigurera rapportfälten och hur du ska konfigurera diagraminställningarna.
Nedan får du lära dig om de olika aspekterna av att bygga en rapport och hur du konfigurerar din rapport. För en video genomgång av byggaren av anpassade rapporter, inklusive exempelrapporter, se Bygga anpassade rapporter i HubSpot-lektionen i HubSpot Academy.
Uppgiftskällor
Det första steget när du bygger en rapport är att välja vilka datakällor som ska ingå. Datakällor är de objekt, tillgångar och händelser som du vill rapportera om. Den primära datakällan bestämmer rapportens fokus och alla andra datakällor relaterar till den källan. Om en datakälla är primär eller sekundär har stor betydelse för vilka data som returneras i rapporten.
Sammanfattning av dataöverföringen
När du väljer de datakällor som ska ingå i en rapport i den anpassade rapportkonstruktören kan du se en översikt över hur datakällorna kopplas samman och vilka poster som kommer att inkluderas eller uteslutas från din rapport baserat på ditt val. Du kan också förhandsgranska de valda datakällorna i en förhandsvisningstabell.
Om du vill se informationen om dataförbindelse klickar du för att utöka den högra panelen. Panelen Information om dataförbindelse visar en uppdelning av hur de valda datakällorna är sammanfogade. Med hjälp av dessa uppgifter kan du bekräfta att rätt datakällor har valts, vilket gör det möjligt för dig att se det totala antalet poster som kan inkluderas i din rapport, vilket baseras på varje datakällas koppling till den primära datakällan.
Om du vill se förhandsgranskningen av data klickar du för att utöka den nedre panelen. Panelen för förhandsgranskning av data visar en detaljerad förhandsgranskning av dina data. Tabellen fylls på med egenskaper för varje vald datakälla.
Anslutning av flera datakällor
HubSpot lagrar internt data från varje källa i separata tabeller, som liknar en uppsättning kalkylblad. När du väljer flera datakällor kan HubSpot behöva använda ytterligare källor för att ansluta tabellerna. Till exempel kan kontakter och affärer kopplas samman direkt utan att ansluta ytterligare källor, eftersom dessa objekt är nära förknippade i HubSpot. Vissa datakällor kräver dock anslutande datakällor. Om rapportens primära källa till exempel är Affärer och du vill inkludera data om blogginlägg i rapporten, kommer källorna Kontakter och Webbaktiviteter också att väljas automatiskt.
I rapportkonstruktören visas anslutande datakällor med en grå markering för att indikera automatiskt val. Automatiskt valda källor räknas till de fem möjliga källorna för din rapport.
När HubSpot inte kan skapa en sökväg mellan datakällor blir källorna otillgängliga för val. Om din primära källa till exempel är Kontakter och du väljer Blogginlägg som sekundär källa blir e-postkällan Marknadsföring gråmarkerad och otillgänglig.
Förstå dina uppgifter
När du rapporterar om flera datakällor är det viktigt att förstå hur HubSpot delar upp dem. Du skapar till exempel en rapport som mäter enskilda kontakter efter antalet affärer i en tabell. I tabellen har du två kolumner: Kontakt-ID och Antal affärer. Om du väljer Kontakter som primär källa och Affärer som sekundär källa kommer rapporten att visa en lista över dina kontakter och antalet affärer som är kopplade till varje kontakt. Tabellen kommer inte att innehålla några affärer som inte är kopplade till en kontakt.
Om du ändrar den primära källan till Affärer och den sekundära källan till Kontakter kommer rapporten att visa antalet affärer som är associerade med varje kontakt, men den kommer också att innehålla en rad med (Inget värde) i kolumnen Kontakt-ID som innehåller alla affärer som inte är associerade med kontakter. Tabellens totalsumma skulle då visa en högre totalsumma för Antal affärer.
När en rapport innehåller flera datakällor kan en post räknas mer än en gång beroende på vilka filter som lagts till. Detta beror på att associerade poster kan uppfylla filterkriterierna mer än en gång per association. En rapport har till exempel en primär datakälla som består av företag och en sekundär källa som består av kontakter. Om ett företag är associerat med två kontakter:
- Om du lägger till fältet Skapandedatum (kontakt) kommer rapporten att visa kontakter med ett känt skapandedatum som är associerade med ett företag. Företaget kommer därför att räknas två gånger eftersom det är associerat med två kontakter med ett känt skapelsedatum. I skärmdumpen nedan räknas till exempel varje kontakt trots att de är kopplade till samma företag.
- Om du lägger till fältet Skapandedatum (företag) kommer rapporten att visa företag med ett känt skapandedatum. Antalet kontakter som är kopplade till varje företag kan visas genom att klicka på rapporten och gå in på data. Varje företag räknas till exempel även om det inte finns några kontakter kopplade till det.
Fält
Fält i rapportkonstruktören kan ställas in som en av två typer: dimensioner och mått. Fältets typ avspeglar om en aggregering utförs på fältets data. Att ställa in en aggregeringsmetod för ett fält kan vara till hjälp om du vill returnera fältets data på ett visst sätt, till exempel som en summa eller ett genomsnitt. Du kanske till exempel vill visa intäkterna från dina affärer som en summa för varje typ av affär för att förstå vilka typer av affärer som ger mest intäkter.
- Dimension: ett fält utan aggregering, visas grått. Dimensioner kan vara av vilken datatyp som helst, inklusive datum, siffror, booleaner och strängar. Den här typen av fält kan endast läggas till på X-axeln och Bryt ner efter slot.
- Mätning: ett fält med en fastställd aggregeringsmetod, visas som grönt. Mått är vanligtvis numeriska eller kvantitativa värden, t.ex. antalet associerade affärer. Den här typen av fält kan endast läggas till på Y-axeln.
Som standard är de flesta fält dimensioner utan någon aggregeringsmetod. Du kan dock justera ett fälts aggregeringsmetod genom att redigera fältet. Aggregeringsmetoden kan ställas in på något av följande:
- Ingen: ingen aggregering utförs på fältets data och fältet anges som en dimension.
- Distinct count: returnerar fältets antal distinkta värden, i motsats till att inkludera dubbla värden. Tillgänglig för alla fälttyper. Användning av Distinct count kan resultera i att visualiseringen visar färre datapunkter än förväntat. Till exempel innehåller en rapport om en affär ett fält Datum kontrakt undertecknat som är inställt på Distinct count. Om det finns två affärer med samma datum för datum för undertecknande av kontrakt kommer fältet att beräkna dem som ett distinkt antal på 1. Om du går in i rapporten kommer båda affärsposterna att visas.
- Summa: returnerar fältets data som en totalsumma. Tillgänglig för fält av typen antal.
- Genomsnitt: returnerar genomsnittet av fältets värden. Tillgänglig för fält av typen antal.
- Min: returnerar fältets minsta värde. Tillgänglig för fält av typen nummer och datum.
- Max: returnerar fältets största värde. Tillgänglig för fält av typen nummer och datum.
Aggregeringsmetoderna bestämmer också hur data visas i visualiseringar. Tabeller visar till exempel bara totaler för kolumner som använder mätfält med aggregationsmetoden Summa.
Rollup-fält
När du bygger en rapport med mer än en datakälla tillhandahåller rapportkonstruktören rullningsfält för att beräkna data mellan associerade objekt.
I en rapport där Kontakter är den primära källan och Företag är en sekundär källa är till exempel företagsfältet Antal sidvisningar en rolllup-egenskap som beräknar antalet sidvisningar för ett visst företag baserat på associerad kontaktaktivitet. Den här typen av fält visas i gult när du håller muspekaren över det i vänster sidofält.
Om du använder dessa fält i en rapport kan du få oväntade uppgifter. I exemplet ovan kanske du istället vill använda kontaktfältet Antal sidvisningar, eftersom kontaktfältet kommer att beräkna antalet sidvisningar per enskild kontakt i rapporten. Om du använder företagsfältet Antal sidvisningar skulle du istället visa sidvisningsdata för en kontakt baserat på alla sidvisningar som är kopplade till det associerade företaget.
Visualisering av diagram
När du bygger en rapport måste du välja en diagramtyp och ytterligare inställningar för att konfigurera hur dina data visualiseras. Nedan får du information om diagramaxlar och tillgängliga diagraminställningar.
Axlar i diagrammet
När du lägger till fält i en rapport som använder ett stapel-, linje-, områdes- eller kombinationsdiagram kan du välja vilken axel fältets data ska visas på. I allmänhet rekommenderas X-axeln för fält som innehåller kategori- eller textbaserad information, t.ex. livscykelstadium, medan Y-axeln rekommenderas för fält som innehåller numerisk information, t.ex. antal kontakter.
Om ett fält har aggregering avgör också var det kan placeras i ett visst diagram. Dimensioner, som inte har någon aggregering, kan endast läggas till på Y-axeln och Bryt ner efter slots. Mått, som har en aggregeringsmetod, kan endast läggas till i X-axelns slot.
Flera Y-axlar
Stapel-, linje-, områdes- och kombinationsdiagram kan konfigureras för att visa flera Y-axlar. Detta kan vara användbart när du vill jämföra två fält som har olika skalor men använder samma data på X-axeln. Du kan till exempel använda flera Y-axlar för att jämföra antalet kontakter och summan av associerade affärer per livscykelstadium.
När du lägger till en andra Y-axel i ett diagram omvandlar HubSpot det automatiskt till ett kombinationsdiagram. Du kan sedan konfigurera varje Y-axel separat i diagrammets inställningar.
Felavhjälpning av felet "För många datapunkter begärs".
När du lägger till ett fält med en stor mängd data i uppdelningen efter kanal kan rapportkonstruktören returnera felet För många begärda datapunkter .
För att lösa det här felet rekommenderas att du undviker att dela upp en rapport efter ett fält med en stor mängd data, t.ex. förnamn. Du kan dock också följa följande steg för att minska mängden data som returneras:
- Klicka på ikonen med ned pil bredvid fältet Fördela efter och klicka sedan på Sätt gräns.
- Lägg till ett filter i rapporten för att begränsa uppdelningen per kanal till ett visst antal datapunkter. Om du till exempel delar upp din rapport efter kontaktägare kan du lägga till ett filter för att endast inkludera de mest relevanta HubSpot-användarna.
- På samma sätt kan du lägga till ett filter i ett av de andra fälten. Du kan t.ex. minska tidsramen för din rapport genom att lägga till ett filter för Skapa datum är efter 20/2/2022 .