De bouwer van aangepaste rapporten begrijpen

Wanneer je een rapport maakt in de custom report builder, moet je beslissen welke gegevensbronnen je selecteert, hoe je je rapportvelden configureert en hoe je je grafiekinstellingen configureert.

Leer hieronder meer over de verschillende aspecten van het bouwen van een rapport en hoe je je rapport instelt. Voor een video-doorloop van de bouwer van aangepaste rapporten, inclusief voorbeeldrapporten, bekijk je de les Aangepaste rapporten bouwen in HubSpot in HubSpot Academy.

Gegevensbronnen

De eerste stap bij het maken van een rapport is kiezen welke gegevensbronnen je wilt opnemen. Gegevensbronnen zijn de objecten, onderdelen en gebeurtenissen waarover je wilt rapporteren. De primaire gegevensbron bepaalt de focus van het rapport, alle andere gegevensbronnen hebben betrekking op die bron. Of een gegevensbron primair of secundair is, heeft een grote invloed op de gegevens in je rapport.

Overzicht van samengevoegde gegevens

Wanneer je de gegevensbronnen selecteert die je wilt opnemen in een rapport in de custom report builder, kun je een overzicht bekijken van hoe de gegevensbronnen worden samengevoegd en welke records wel of niet worden opgenomen in je rapport op basis van je selectie. Je kunt ook een voorbeeld van je geselecteerde gegevensbronnen bekijken in een voorbeeldtabel.

Om de informatie over gegevensverbinding te bekijken, klik je op first om het paneel aan de rechterkant uit te vouwen. Het paneel Data join info toont een uitsplitsing van hoe je geselecteerde gegevensbronnen zijn samengevoegd. Met deze gegevens kunt u controleren of de juiste gegevensbronnen zijn geselecteerd en kunt u het totale aantal beschikbare records bekijken om op te nemen in uw rapport, dat is gebaseerd op de koppeling van elke gegevensbron met de primaire gegevensbron.

Om het Gegevensvoorbeeld te bekijken, klik je op up om het onderste paneel uit te vouwen. Het paneel Gegevensvoorbeeld geeft een uitgebreid voorbeeld van je gegevens weer. De tabel wordt gevuld met eigenschappen voor elke geselecteerde gegevensbron.

Meerdere gegevensbronnen verbinden

Intern slaat HubSpot de gegevens van elke bron op in aparte tabellen, vergelijkbaar met een set spreadsheets. Als je meerdere gegevensbronnen selecteert, moet HubSpot mogelijk aanvullende bronnen gebruiken om de tabellen te verbinden. Contactpersonen en deals kunnen bijvoorbeeld direct worden gekoppeld zonder aanvullende bronnen te koppelen, omdat deze objecten nauw met elkaar zijn verbonden in HubSpot. Sommige gegevensbronnen vereisen echter aanvullende gegevensbronnen. Als de primaire bron van je rapport bijvoorbeeld Deals is en je wilt gegevens over blogberichten opnemen in het rapport, dan worden automatisch ook de bronnen Contacts en Web activities geselecteerd.

In de rapportbouwer verschijnen de verbindende gegevensbronnen met een grijs vinkje om aan te geven dat ze automatisch worden geselecteerd. Automatisch geselecteerde bronnen tellen mee voor de 5 mogelijke bronnen voor je rapport.

Wanneer HubSpot geen pad kan maken tussen gegevensbronnen, worden deze bronnen onbeschikbaar voor selectie. Als je primaire bron bijvoorbeeld Contactpersonen is en je Blogberichten als secundaire bron selecteert, wordt de e-mailbron Marketing grijs en is deze niet beschikbaar.

Inzicht in uw gegevens

Wanneer je rapporteert over meerdere gegevensbronnen, is het belangrijk om te begrijpen hoe HubSpot deze opsplitst. Je bouwt bijvoorbeeld een rapport dat individuele contactpersonen meet aan de hand van hun aantal deals in een tabel. In je tabel neem je twee kolommen op: Contact-ID en Aantal deals. Als je Contactpersonen selecteert als primaire bron en Deals als secundaire bron, toont het rapport een lijst van je contactpersonen en het aantal deals dat aan elk van hen is gekoppeld. Deze tabel bevat geen deals die niet aan een contactpersoon zijn gekoppeld.

Als je de primaire bron wijzigt in Deals en de secundaire bron in Contacts, dan toont het rapport het aantal deals dat aan elke contactpersoon is gekoppeld, maar bevat het ook een rij met (Geen waarde) in de kolom Contact ID die alle deals bevat die niet aan contactpersonen zijn gekoppeld. Het tabeltotaal zou dan een hogere totale som van Aantal deals laten zien.

Als een rapport meerdere gegevensbronnen bevat, kan een record meer dan eens geteld worden, afhankelijk van de toegevoegde filters. Dit gebeurt omdat gekoppelde records meer dan eens per koppeling aan filtercriteria kunnen voldoen. Een rapport heeft bijvoorbeeld als primaire gegevensbron Bedrijven en als secundaire bron Contactpersonen. Als een bedrijf is gekoppeld aan twee contactpersonen:

• Als je het veld Aanmaakdatum (Contact) toevoegt, geeft het rapport contactpersonen weer met een bekende aanmaakdatum die zijn gekoppeld aan een bedrijf. Daarom wordt het bedrijf twee keer geteld omdat het is gekoppeld aan twee contactpersonen met een bekende aanmaakdatum. In de schermafbeelding hieronder worden bijvoorbeeld alle contactpersonen geteld, ook al zijn ze gekoppeld aan hetzelfde bedrijf.
  
  
• Als je het veld Aanmaakdatum (Bedrijf) toevoegt, geeft het rapport bedrijven weer waarvan de aanmaakdatum bekend is. Het aantal contactpersonen dat aan elk bedrijf is gekoppeld, kan worden bekeken door op het rapport te klikken en in de gegevens te duiken. Elk bedrijf wordt bijvoorbeeld geteld, zelfs als er geen contactpersonen aan zijn gekoppeld.

Velden

Velden in de rapportbouwer kunnen worden ingesteld als een van twee typen: dimensies en maatregelen. Het type veld geeft aan of er een aggregatie wordt uitgevoerd op de gegevens van het veld. Het instellen van een aggregatiemethode op een veld kan handig zijn als u de gegevens van het veld op een specifieke manier wilt retourneren, zoals een som of een gemiddelde. U kunt bijvoorbeeld de inkomsten van uw deals als een som voor elk type deal willen bekijken om te begrijpen welke typen deals de meeste inkomsten opleveren.

Let op:NULL's van velden zonder waarden worden niet meegeteld in aggregaties.

• Dimensie: een veld zonder aggregatie, grijs weergegeven. Dimensies kunnen elk gegevenstype zijn, inclusief datums, getallen, booleans en strings. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de X-as en onderverdelen per sleuf.
  
  
• Maatregel: een veld met een ingestelde aggregatiemethode, weergegeven als groen. Maatstaven zijn meestal numerieke of kwantitatieve waarden, zoals het aantal geassocieerde deals. Dit type veld kan alleen aan de Y-as worden toegevoegd.
  
  

Standaard zijn de meeste velden dimensies, zonder aggregatiemethode. U kunt de aggregatiemethode van een veld echter aanpassen door het veld te bewerken. De aggregatiemethode kan worden ingesteld op een van de volgende:

• Geen: er wordt geen aggregatie uitgevoerd op de gegevens van het veld en het veld wordt ingesteld als een dimensie.
• Aantal verschillende waarden: geeft het aantal verschillende waarden van het veld, in tegenstelling tot dubbele waarden. Beschikbaar voor alle veldtypes. Het gebruik van Distinct count kan ertoe leiden dat de visualisatie minder gegevenspunten weergeeft dan verwacht. Bijvoorbeeld, een transactierapport bevat een veld Datum contract ondertekend dat is ingesteld op Onderscheiden aantal. Als er twee deals zijn met dezelfde Datum contract ondertekend datum, berekent het veld ze als een afzonderlijke telling van 1. Als u in het rapport gaat zoeken, worden beide dealrecords weergegeven.
  
  
• Som: geeft de gegevens van het veld als een totaal. Beschikbaar voor veldtypes met getallen.
• Gemiddelde: geeft het gemiddelde van de waarden van het veld. Beschikbaar voor veldtypes met getallen.
• Min: geeft de kleinste waarde van het veld. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypes.
• Max: geeft de grootste waarde van het veld. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypes.

Aggregatiemethoden bepalen ook hoe gegevens worden weergegeven in visualisaties. Tabellen zullen bijvoorbeeld alleen totalen weergeven voor kolommen die meetvelden gebruiken met de aggregatiemethode ingesteld op Som.

Rollup velden

Bij het bouwen van een rapport met meer dan één gegevensbron, biedt de rapportbouwer rollupvelden om gegevens te berekenen tussen geassocieerde objecten.

Bijvoorbeeld, in een rapport waar Contactpersonen de primaire bron is en Bedrijven een secundaire bron, is het bedrijfsveld Aantal paginabezoeken een rollup-eigenschap die het aantal paginabezoeken voor een bepaald bedrijf berekent op basis van de bijbehorende contactactiviteit. Dit type veld wordt geel weergegeven als er met de muis overheen wordt gegaan in de linkerzijbalk.

Het gebruik van deze velden in een rapport kan onverwachte gegevens opleveren. In het bovenstaande voorbeeld kun je beter het contactpersoonveld Aantal paginaweergaves gebruiken, omdat het contactpersoonveld het aantal paginaweergaves per individuele contactpersoon in het rapport berekent. Het gebruik van het bedrijfsveld Aantal paginaweergaves zou in plaats daarvan resulteren in het weergeven van paginaweergavedata voor een contactpersoon op basis van alle paginaweergaves die zijn gekoppeld aan het bijbehorende bedrijf.

Grafiek visualisaties

Wanneer je een rapport maakt, moet je een grafiektype kiezen en eventuele extra instellingen om te configureren hoe je gegevens worden gevisualiseerd. Leer hieronder meer over grafiekassen en de beschikbare grafiekinstellingen.

Assen van grafieken

Als je velden toevoegt aan een rapport dat een staaf-, lijn-, vlak- of combinatiegrafiek gebruikt, kun je kiezen op welke as de gegevens van een veld worden weergegeven. Over het algemeen wordt de X-as aanbevolen voor velden met categorie- of tekstgegevens, zoals Levensfase, terwijl de Y-as wordt aanbevolen voor velden met numerieke gegevens, zoals Aantal contactpersonen.

Of een veld aggregatie heeft, bepaalt ook waar het in een bepaalde grafiek kan worden geplaatst.

Voor horizontale staafdiagrammen kunnen afmetingen, die geen aggregatie hebben, alleen worden toegevoegd aan de Y-as en Break down by slots. Maatregelen, die een aggregatiemethode hebben, kunnen alleen worden toegevoegd aan de sleuf voor de X-as."

Meerdere Y-assen

Staaf-, lijn-, vlak- en combinatiediagrammen kunnen geconfigureerd worden om meerdere Y-assen weer te geven. Dit kan handig zijn als je twee velden wilt vergelijken die een verschillende schaal hebben, maar dezelfde gegevens op de X-as gebruiken. U kunt bijvoorbeeld meerdere Y-assen gebruiken om het aantal contactpersonen en de som van de bijbehorende deals per levenscyclusfase te vergelijken.

Wanneer je een tweede Y-as toevoegt aan een grafiek, zal HubSpot deze automatisch converteren naar een combinatiegrafiek. Je kunt dan elke Y-as afzonderlijk configureren binnen de instellingen van de grafiek.

Foutopsporing "Te veel gegevenspunten gevraagd"

Bij het toevoegen van een veld met een grote hoeveelheid gegevens aan de Break down by channel (Opsplitsen per kanaal), kan de report builder de foutmelding Too many data points requested (Te veel gegevenspunten gevraagd ) terugsturen.

Om deze foutmelding op te lossen, is het aan te raden om een rapport niet op te splitsen volgens een veld met een grote hoeveelheid gegevens, zoals Voornaam. Je kunt echter ook de volgende stappen uitvoeren om de hoeveelheid geretourneerde gegevens te verminderen:

• Klik op het pictogram down pijl omlaag naast het veld Uitsplitsen op en klik vervolgens op Limiet instellen.
  
  
• Voeg een filter toe aan het rapport om de uitsplitsing per kanaal te beperken tot een bepaald aantal gegevenspunten. Als je je rapport bijvoorbeeld opsplitst per eigenaar van een contactpersoon, kun je een filter toevoegen om alleen de meest relevante HubSpot-gebruikers op te nemen.
  
  
• Voeg op dezelfde manier een filter toe aan een van de andere velden. Je kunt bijvoorbeeld het tijdsbestek van je rapport verkleinen door een filter Create date is after 1/20/2022 toe te voegen.