Begrijp de builder voor aangepaste rapporten

Wanneer je een rapport maakt in de builder voor aangepaste rapporten, moet je beslissen welke gegevensbronnen je selecteert, hoe je je rapportvelden configureert en hoe je je grafiekinstellingen configureert.

Leer hieronder meer over de verschillende aspecten van het bouwen van een rapport en hoe je je rapport instelt. Bekijk voor een video-doorloop van de Builder voor aangepaste rapporten, inclusief voorbeeldrapporten, de les Building Custom Reports in HubSpot Academy in Hubspot academy.

Gegevensbronnen

De eerste stap bij het maken van een rapport is kiezen welke gegevensbronnen je wilt opnemen. Gegevensbronnen zijn de objecten, onderdelen en gebeurtenissen waarover je wilt rapporteren. De primaire gegevensbron bepaalt de focus van het rapport, alle andere gegevensbronnen hebben betrekking op die bron. Of een gegevensbron primair of secundair is, heeft een grote invloed op de gegevens in je rapport.

Overzicht van samengevoegde gegevens

Wanneer u de gegevensbronnen selecteert die u in een rapport wilt opnemen in de builder voor aangepaste rapporten, kunt u een overzicht bekijken van hoe de gegevensbronnen worden samengevoegd en welke records wel of niet worden opgenomen in uw rapport op basis van uw selectie. Je kunt ook een voorbeeld van je geselecteerde gegevensbronnen bekijken in een voorbeeldtabel.

Om de informatie over gegevensverbinding te bekijken, klik je op first om het paneel aan de rechterkant uit te vouwen. Het paneel Data join info toont een uitsplitsing van hoe je geselecteerde gegevensbronnen zijn samengevoegd. Met deze gegevens kunt u controleren of de juiste gegevensbronnen zijn geselecteerd en kunt u het totale aantal beschikbare records bekijken om op te nemen in uw rapport, dat is gebaseerd op de koppeling van elke gegevensbron aan de primaire gegevensbron.

Om het Gegevensvoorbeeld te bekijken, klik je op up om het onderste paneel uit te vouwen. Het paneel Gegevensvoorbeeld geeft een uitgebreid voorbeeld van je gegevens weer. De tabel wordt gevuld met eigenschappen voor elke geselecteerde gegevensbron.

Meerdere gegevensbronnen verbinden

Intern slaat HubSpot de gegevens van elke bron op in afzonderlijke tabellen, vergelijkbaar met een set spreadsheets. Wanneer u meerdere gegevensbronnen selecteert, kan het nodig zijn dat HubSpot aanvullende bronnen gebruikt om de tabellen te verbinden. Contactpersonen en deals kunnen bijvoorbeeld direct worden gekoppeld zonder aanvullende bronnen te koppelen, omdat deze objecten nauw met elkaar verbonden zijn in HubSpot. Sommige gegevensbronnen vereisen echter aanvullende gegevensbronnen. Als de primaire bron van je rapport bijvoorbeeld Deals is en je wilt gegevens over blogberichten opnemen in het rapport, dan worden automatisch ook de bronnen Contacts en Web activities geselecteerd.

In de rapportbouwer verschijnen de verbindende gegevensbronnen met een grijs vinkje om aan te geven dat ze automatisch worden geselecteerd. Automatisch geselecteerde bronnen tellen mee voor de 5 mogelijke bronnen voor je rapport.

Wanneer HubSpot geen pad kan maken tussen gegevensbronnen, zullen deze bronnen onbeschikbaar worden voor selectie. Als je primaire bron bijvoorbeeld Contactpersonen is en je Blogberichten als secundaire bron selecteert, wordt de e-mailbron Marketing grijs en is deze niet beschikbaar.

Inzicht in uw gegevens

Wanneer je rapporteert over meerdere gegevensbronnen, is het belangrijk om te begrijpen hoe HubSpot deze opsplitst. Je bouwt bijvoorbeeld een rapport dat individuele contactpersonen meetwaardeert op basis van het aantal deals in een tabel. In je tabel neem je twee kolommen op: Contactpersoon ID en Aantal deals. Als je Contactpersonen selecteert als primaire bron en Deals als secundaire bron, toont het rapport een lijst van je contactpersonen en het aantal deals dat aan elk van hen is gekoppeld. Deze tabel bevat geen deals die niet aan een contactpersoon zijn gekoppeld.

Als u de primaire bron wijzigt in Deals en de secundaire bron in Contactpersonen, toont het rapport het aantal deals dat aan elke contactpersoon is gekoppeld, maar bevat het ook een rij met (Geen waarde) in de kolom Contactpersoon-ID die alle deals bevat die niet aan contactpersonen zijn gekoppeld. Het totaal van de tabel zou dan een hogere totale som van het aantal deals laten zien

Als een rapport meerdere gegevensbronnen bevat, kan een record meer dan eens worden geteld, afhankelijk van de toegevoegde filters. Dit gebeurt omdat gekoppelde records meer dan eens per koppeling aan filtercriteria kunnen voldoen. Een rapport heeft bijvoorbeeld als primaire gegevensbron Bedrijven en als secundaire bron Contactpersonen. Als een bedrijf is gekoppeld aan twee contactpersonen:

• Als je het veld Aanmaakdatum (Contactpersoon) toevoegt, geeft het rapport contactpersonen weer met een bekende aanmaakdatum die zijn gekoppeld aan een bedrijf. Daarom wordt het bedrijf twee keer geteld omdat het is gekoppeld aan twee contactpersonen met een bekende aanmaakdatum. In de onderstaande schermafbeelding worden bijvoorbeeld alle contactpersonen geteld, ook al zijn ze gekoppeld aan hetzelfde bedrijf.
  
  
• Als je het veld Aanmaakdatum (Bedrijf) toevoegt, zal het rapport bedrijven weergeven met een bekende aanmaakdatum. Het aantal contactpersonen dat aan elk bedrijf is gekoppeld, kan worden bekeken door op het rapport te klikken en in de gegevens te duiken. Elk bedrijf wordt bijvoorbeeld geteld, zelfs als er geen contactpersonen aan gekoppeld zijn.

Velden

Velden in de rapportbouwer kunnen worden ingesteld als een van twee soorten: dimensies en meetwaarden. Het veldtype geeft aan of er een aggregatie wordt uitgevoerd op de gegevens van het veld. Het instellen van een aggregatiemethode op een veld kan handig zijn als u de gegevens van het veld op een specifieke manier wilt retourneren, zoals een som of een gemiddelde. U wilt bijvoorbeeld de inkomsten van uw deals bekijken als een som voor elk type deal om te begrijpen welke typen deals de meeste inkomsten opleveren.

Opmerking:NULL's van velden zonder waarden worden niet meegeteld in aggregaties.

• Dimensie: een veld zonder aggregatie, grijs weergegeven. Dimensies kunnen elk gegevenstype zijn, inclusief datums, getallen, booleans en strings. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de X-as en onderverdelen per sleuf.
  
  
• Meetwaarde: een veld met een ingestelde aggregatiemethode, groen weergegeven. Meetwaarden zijn meestal numerieke of kwantitatieve waarden, zoals het aantal geassocieerde deals. Dit type veld kan alleen aan de Y-as worden toegevoegd.
  
  

Standaard zijn de meeste velden dimensies, zonder aggregatiemethode. U kunt de aggregatiemethode van een veld echter aanpassen door het veld te bewerken. De aggregatiemethode kan op een van de volgende worden ingesteld:

• Geen: er wordt geen aggregatie uitgevoerd op de gegevens van het veld en het veld wordt ingesteld als dimensie.
• Onderscheidend aantal: geeft het aantal afzonderlijke waarden van het veld terug, in tegenstelling tot dubbele waarden. Beschikbaar voor alle veldtypes. Het gebruik van Distinct count kan ertoe leiden dat de visualisatie minder gegevenspunten weergeeft dan verwacht. Bijvoorbeeld, een deal rapport bevat een Datum contract ondertekend veld ingesteld op Onderscheiden aantal. Als er twee deals zijn met dezelfde Datum contract ondertekend datum, berekent het veld ze als een afzonderlijke telling van 1. Als u in het rapport gaat zoeken, worden beide dealrecords weergegeven.
  
  
• Som: retourneert de gegevens van het veld als een totaal. Beschikbaar voor numerieke veldtypes.
• Gemiddelde: geeft het gemiddelde van de waarden van het veld. Beschikbaar voor numerieke veldtypes.
• Mediaan: rangschikt de waarden van klein naar groot en geeft de middelste waarde weer. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypes.
• Min: geeft de kleinste waarde van het veld. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypes.
• Max: geeft de grootste waarde van het veld. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypes.

Aggregatiemethoden bepalen ook hoe gegevens worden weergegeven in visualisaties. Tabellen tonen bijvoorbeeld alleen totalen voor kolommen die meetwaardevelden gebruiken met de aggregatiemethode ingesteld op Som.

Rollup velden

Wanneer je een rapport maakt met meer dan één gegevensbron, biedt de rapportbouwer rollupvelden om gegevens te berekenen tussen geassocieerde objecten.

Bijvoorbeeld, in een rapport waar Contacten de primaire bron is en Bedrijven een secundaire bron, is het bedrijfsveld Aantal paginabezoeken een rollup-eigenschap die het aantal paginabezoeken berekent voor een bepaald bedrijf op basis van de bijbehorende contactactiviteit. Dit type veld wordt geel weergegeven als er met de muis overheen wordt gegaan in de linkerzijbalk.

Het gebruik van deze velden in een rapport kan onverwachte gegevens opleveren. In het bovenstaande voorbeeld kun je beter het veld Aantal paginabezoeken gebruiken, omdat het contactpersoonveld het aantal paginabezoeken per individuele contactpersoon in het rapport berekent. Als je het veld Aantal paginaweergaves van het bedrijf gebruikt, worden de paginaweergavedata voor een contactpersoon weergegeven op basis van alle paginaweergaves die aan het bijbehorende bedrijf zijn gekoppeld.

Grafiek visualisaties

Wanneer je een rapport maakt, moet je een grafiektype kiezen en eventuele extra instellingen om te configureren hoe je gegevens worden gevisualiseerd. Leer hieronder meer over grafiekassen en de beschikbare grafiekinstellingen.

Assen van grafieken

Als je velden toevoegt aan een rapport dat een staaf-, lijn-, vlak- of combinatiediagram gebruikt, kun je kiezen op welke as de gegevens van een veld worden weergegeven. Over het algemeen wordt de X-as aanbevolen voor velden die categorie- of tekstgegevens bevatten, zoals Levenscyclusfase, terwijl de Y-as wordt aanbevolen voor velden die numerieke gegevens bevatten, zoals Aantal contactpersonen.

Of een veld aggregatie heeft, bepaalt ook waar het in een bepaalde grafiek kan worden geplaatst.

Voor horizontale staafdiagrammen kunnen dimensies, die geen aggregatie hebben, alleen worden toegevoegd aan de Y-as en Break down by slots. Meetwaarden, die een aggregatiemethode hebben, kunnen alleen worden toegevoegd aan de X-as sleuf."

Meerdere Y-assen

Staaf-, lijn-, vlak- en combinatiediagrammen kunnen geconfigureerd worden om meerdere Y-assen weer te geven. Dit kan handig zijn als je twee velden wilt vergelijken die een verschillende schaal hebben, maar dezelfde gegevens op de X-as gebruiken. U kunt bijvoorbeeld meerdere Y-assen gebruiken om het aantal contactpersonen en de som van de bijbehorende deals per Levenscyclusfase te vergelijken.

Je kunt dan elke Y-as afzonderlijk configureren binnen de instellingen van de grafiek.

Vergelijk door

Staaf-, lijn-, vlak-, KPI- en maatdiagrammen kunnen worden geconfigureerd om vergelijkende gegevens weer te geven. Klik en sleep een datumveld naar de Vergelijk op sectie om een datumbereik in te stellen voor het vergelijken van uw gegevens.

foutopsporing "Te veel gegevenspunten gevraagd"

Bij het toevoegen van een veld met een grote hoeveelheid gegevens aan de sectie Uitsplitsen per kanaal, kan de rapportmaker een foutmelding geven Too many data points requested .

Om deze foutmelding op te lossen, is het aan te raden om een rapport niet op te splitsen volgens een veld met een grote hoeveelheid gegevens, zoals Voornaam. Je kunt echter ook de volgende stappen uitvoeren om de hoeveelheid geretourneerde gegevens te verminderen:

• Klik op het pictogram down pijl omlaag naast het veld Uitsplitsen op en klik dan op Limiet instellen.
  
  
• Voeg een filter toe aan het rapport om de onderverdeling per kanaal te beperken tot een bepaald aantal gegevenspunten. Als je je rapport bijvoorbeeld opsplitst op Contactpersoon verantwoordelijke, kun je een filter toevoegen om alleen de meest relevante Hubspot gebruikers op te nemen.
  
  
• Voeg op dezelfde manier een filter toe aan een van de andere velden. Je kunt bijvoorbeeld het tijdsbestek van je rapport verkleinen door een filter toe te voegen Create date is after 1/20/2022 .