De bouwer van aangepaste rapporten begrijpen

Wanneer je een rapport maakt in de custom report builder, moet je beslissen welke gegevensbronnen je selecteert, hoe je je rapportvelden configureert en hoe je je grafiekinstellingen configureert.

Hieronder vindt u meer informatie over de verschillende aspecten van het bouwen van een rapport en hoe u uw rapport instelt. Voor een video-doorloop van de bouwer van aangepaste rapporten, inclusief voorbeeldrapporten, bekijk je de les Aangepaste rapporten bouwen in HubSpot in HubSpot Academy.

Gegevensbronnen

De eerste stap bij het bouwen van een rapport is het selecteren van de gegevensbronnen die je wilt opnemen. Gegevensbronnen zijn de objecten, bedrijfsmiddelen en gebeurtenissen waarover je wilt rapporteren. De primaire gegevensbron bepaalt de focus van het rapport en alle andere gegevensbronnen hebben betrekking op die bron. Of een gegevensbron primair of secundair is, heeft een grote invloed op de gegevens in je rapport.

Overzicht gegevensverbinding

Wanneer je de gegevensbronnen selecteert die je wilt opnemen in een rapport in de custom report builder, kun je een overzicht bekijken van hoe de gegevensbronnen worden samengevoegd en welke records wel of niet worden opgenomen in je rapport op basis van je selectie. Je kunt ook een voorbeeld van je geselecteerde gegevensbronnen bekijken in een voorbeeldtabel.

Om de info over gegevensverbinding te bekijken, klik je op first om het paneel aan de rechterkant uit te vouwen. Het paneel Data join info toont een uitsplitsing van hoe je geselecteerde gegevensbronnen zijn samengevoegd. Met deze gegevens kunt u bevestigen of de juiste gegevensbronnen zijn geselecteerd en kunt u het totale aantal beschikbare records bekijken om op te nemen in uw rapport, dat is gebaseerd op de koppeling van elke gegevensbron met de primaire gegevensbron.

Om het Gegevensvoorbeeld te bekijken, klikt u op up om het onderste paneel uit te vouwen. Het paneel Gegevensvoorbeeld geeft een uitgebreid voorbeeld van uw gegevens weer. De tabel wordt gevuld met eigenschappen voor elke geselecteerde gegevensbron.

Meerdere gegevensbronnen koppelen

Intern slaat HubSpot de gegevens van elke bron op in aparte tabellen, vergelijkbaar met een set spreadsheets. Wanneer je meerdere gegevensbronnen selecteert, moet HubSpot mogelijk extra bronnen gebruiken om de tabellen te verbinden. Contactpersonen en deals kunnen bijvoorbeeld direct worden gekoppeld zonder aanvullende bronnen te koppelen, omdat deze objecten nauw met elkaar verbonden zijn in HubSpot. Sommige gegevensbronnen vereisen echter aanvullende gegevensbronnen. Als de primaire bron van je rapport bijvoorbeeld Deals is en je wilt blogpostgegevens opnemen in het rapport, dan worden automatisch ook de bronnen Contacts en Web activities geselecteerd.

In de rapportbouwer verschijnen de aansluitende gegevensbronnen met een grijs vinkje om aan te geven dat ze automatisch worden geselecteerd. Automatisch geselecteerde bronnen tellen mee voor de 5 mogelijke bronnen voor je rapport.

Wanneer HubSpot geen pad tussen gegevensbronnen kan maken, zijn deze bronnen niet meer beschikbaar voor selectie. Als je primaire bron bijvoorbeeld Contactpersonen is en je Blogberichten als secundaire bron selecteert, wordt de e-mailbron Marketing grijs en is deze niet beschikbaar.

Uw gegevens begrijpen

Wanneer je rapporteert over meerdere gegevensbronnen, is het belangrijk om te begrijpen hoe HubSpot deze opsplitst. Je bent bijvoorbeeld een rapport aan het maken dat individuele contactpersonen meet aan de hand van het aantal deals in een tabel. In je tabel neem je twee kolommen op: Contact-ID en Aantal deals. Als je Contactpersonen selecteert als primaire bron en Deals als secundaire bron, toont het rapport een lijst van je contactpersonen en het aantal deals dat aan elk van hen is gekoppeld. Deze tabel bevat geen deals die niet aan een contactpersoon zijn gekoppeld.

Als je de primaire bron verandert in Deals en de secundaire bron in Contacts, toont het rapport het aantal deals dat aan elke contactpersoon is gekoppeld, maar bevat het ook een rij met (Geen waarde) in de kolom Contact ID die alle deals bevat die niet aan contactpersonen zijn gekoppeld. Het tabeltotaal zou dan een hogere totale som van Aantal deals tonen .

Als een rapport meerdere gegevensbronnen bevat, kan een record meer dan eens geteld worden, afhankelijk van de toegevoegde filters. Dit gebeurt omdat gekoppelde records meer dan eens per associatie aan filtercriteria kunnen voldoen. Een rapport heeft bijvoorbeeld een primaire gegevensbron Bedrijven en een secundaire bron Contactpersonen. Als een bedrijf is gekoppeld aan twee contactpersonen:

• Als je het veld Aanmaakdatum (Contact) toevoegt, geeft het rapport contactpersonen weer met een bekende aanmaakdatum die zijn gekoppeld aan een bedrijf. Daarom wordt het bedrijf twee keer geteld omdat het is gekoppeld aan twee contactpersonen met een bekende aanmaakdatum. In de schermafbeelding hieronder worden bijvoorbeeld alle contactpersonen geteld, ook al zijn ze gekoppeld aan hetzelfde bedrijf.
  
  
• Als je het veld Aanmaakdatum (Bedrijf) toevoegt, geeft het rapport bedrijven weer met een bekende aanmaakdatum. Het aantal contactpersonen dat aan elk bedrijf is gekoppeld, kan worden bekeken door op het rapport te klikken en in de gegevens te duiken. Elk bedrijf wordt bijvoorbeeld geteld, zelfs als er geen contactpersonen aan gekoppeld zijn.

Velden

Velden in de rapportbouwer kunnen worden ingesteld als een van twee typen: dimensies en maatregelen. Het veldtype geeft aan of er een aggregatie wordt uitgevoerd op de gegevens van het veld. Het instellen van een aggregatiemethode op een veld kan handig zijn als u de gegevens van het veld op een specifieke manier wilt retourneren, zoals een som of een gemiddelde. Je kunt bijvoorbeeld de opbrengst van je deals willen zien als een som voor elk type deal om te begrijpen welke typen deals de meeste opbrengst opleveren.

Let op:NULL's of velden zonder waarden worden niet meegeteld in aggregaties.

• Dimensie: een veld zonder aggregatie, grijs weergegeven. Dimensies kunnen elk gegevenstype zijn, inclusief datums, getallen, booleans en strings. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de X-as en onderverdelen per sleuf.
  
  
• Maatregel: een veld met een ingestelde aggregatiemethode, weergegeven als groen. Metingen zijn meestal numerieke of kwantitatieve waarden, zoals het aantal geassocieerde deals. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de Y-as.
  
  

Standaard zijn de meeste velden dimensies, zonder aggregatiemethode. U kunt de aggregatiemethode van een veld echter aanpassen door het veld te bewerken. De aggregatiemethode kan worden ingesteld op een van de volgende:

• Geen: er wordt geen aggregatie uitgevoerd op de gegevens van het veld en het veld wordt ingesteld als dimensie.
• Aantal verschillende waarden: geeft het aantal verschillende waarden van het veld, in tegenstelling tot dubbele waarden. Beschikbaar voor alle veldtypes. Het gebruik van Distinct count kan ertoe leiden dat de visualisatie minder gegevenspunten weergeeft dan verwacht. Bijvoorbeeld, een transactierapport bevat een veld Datum contract ondertekend dat is ingesteld op Onderscheiden aantal. Als er twee deals zijn met dezelfde Datum contract ondertekend datum, berekent het veld ze als een afzonderlijke telling van 1. Als u in het rapport gaat zoeken, worden beide dealrecords weergegeven.
  
  
• Som: retourneert de gegevens van het veld als een totaal. Beschikbaar voor numerieke veldtypes.
• Gemiddelde: geeft het gemiddelde van de waarden van het veld. Beschikbaar voor numerieke veldtypes.
• Mediaan: rangschikt de waarden van klein naar groot en geeft de middelste waarde weer. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypes.
• Min: geeft de kleinste waarde van het veld. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypes.
• Max: geeft de grootste waarde van het veld. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypes.

Aggregatiemethoden bepalen ook hoe gegevens worden weergegeven in visualisaties. Tabellen zullen bijvoorbeeld alleen totalen weergeven voor kolommen die meetvelden gebruiken met de aggregatiemethode ingesteld op Som.

Rollup velden

Wanneer u een rapport maakt met meer dan één gegevensbron, biedt de rapportmaker rollupvelden om gegevens te berekenen tussen gekoppelde objecten.

Bijvoorbeeld, in een rapport waar Contactpersonen de primaire bron is en Bedrijven een secundaire bron, is het bedrijfsveld Aantal paginabezoeken een rollup-eigenschap die het aantal paginabezoeken voor een bepaald bedrijf berekent op basis van de bijbehorende contactactiviteit. Dit type veld wordt geel weergegeven als er met de muis overheen wordt gegaan in de linkerzijbalk.

Het gebruik van deze velden in een rapport kan onverwachte gegevens opleveren. In het bovenstaande voorbeeld kun je beter het contactveld Aantal bekeken pagina's gebruiken, omdat het contactveld het aantal bekeken pagina's per individuele contactpersoon in het rapport berekent. Het gebruik van het bedrijfsveld Aantal paginaweergaves zou in plaats daarvan resulteren in het weergeven van paginaweergavedata voor een contactpersoon op basis van alle paginaweergaves die zijn gekoppeld aan het bijbehorende bedrijf.

Grafiekvisualisaties

Wanneer u een rapport maakt, moet u een diagramtype kiezen en eventuele aanvullende instellingen om te configureren hoe uw gegevens worden gevisualiseerd. Hieronder vindt u meer informatie over grafiekassen en de beschikbare grafiekinstellingen.

Grafiekassen

Als je velden toevoegt aan een rapport dat een staaf-, lijn-, vlak- of combinatiegrafiek gebruikt, kun je kiezen op welke as de gegevens van een veld worden weergegeven. Over het algemeen wordt de X-as aanbevolen voor velden die categorie- of tekstgegevens bevatten, zoals Levensfase, terwijl de Y-as wordt aanbevolen voor velden die numerieke gegevens bevatten, zoals Aantal contactpersonen.

Of een veld aggregatie heeft, bepaalt ook waar het in een bepaalde grafiek kan worden geplaatst.

Voor horizontale staafdiagrammen kunnen dimensies, die geen aggregatie hebben, alleen worden toegevoegd aan de Y-as en onderverdelen per sleuf. Maatregelen, die een aggregatiemethode hebben, kunnen alleen worden toegevoegd aan de sleuf voor de X-as."

Meerdere Y-assen

Staaf-, lijn-, vlak- en combinatiediagrammen kunnen worden geconfigureerd om meerdere Y-assen weer te geven. Dit kan handig zijn wanneer je twee velden wilt vergelijken die verschillende schalen hebben, maar dezelfde gegevens op de X-as gebruiken. U kunt bijvoorbeeld meerdere Y-assen gebruiken om het aantal contactpersonen en de som van de bijbehorende deals per levenscyclusfase te vergelijken.

Je kunt dan elke Y-as afzonderlijk configureren binnen de instellingen van de grafiek.

Vergelijken op

Staaf-, lijn-, gebieds-, KPI- en maatgrafieken kunnen worden geconfigureerd om vergelijkende gegevens weer te geven. Klik en sleep een datumveld naar de Vergelijk op sectie om een datumbereik in te stellen voor het vergelijken van uw gegevens.

Foutopsporing "Te veel gegevenspunten gevraagd"

Bij het toevoegen van een veld met een grote hoeveelheid gegevens aan het kanaal Uitsplitsen per kanaal, kan de rapportmaker een foutmelding "Te veel gegevenspunten gevraagd" geven.

Om deze fout op te lossen, is het aan te raden om het opsplitsen van een rapport op basis van een veld met een grote hoeveelheid gegevens, zoals Voornaam, te vermijden. Je kunt echter ook de volgende stappen uitvoeren om de hoeveelheid geretourneerde gegevens te verminderen:

• Klik op het pictogram down pijl omlaag naast het veld Uitsplitsen per veld en klik vervolgens op Limiet instellen. De limiet mag niet hoger zijn dan 100.
  
  
• Voeg een filter toe aan het rapport om de onderverdeling per kanaal te beperken tot een bepaald aantal gegevenspunten. Als je bijvoorbeeld je rapport uitsplitst per eigenaar van een contactpersoon, kun je een filter toevoegen om alleen de meest relevante HubSpot-gebruikers op te nemen.
  
  
• Voeg op dezelfde manier een filter toe aan een van de andere velden. Je kunt bijvoorbeeld het tijdsbestek van je rapport verkleinen door een filter toe te voegen Create date is after 1/20/2022 .