De custom report builder begrijpen

Wanneer u een rapport maakt in de custom report builder, moet u beslissen welke gegevensbronnen u selecteert, hoe u uw rapportvelden configureert en hoe u uw grafiekinstellingen configureert.

Leer hieronder over de verschillende aspecten van het bouwen van een rapport en hoe je je rapport instelt. Voor een video walkthrough van de custom report builder, inclusief voorbeeldrapporten, bekijk de Aangepaste rapporten bouwen in HubSpot les in HubSpot Academy.

Gegevensbronnen

De eerste stap bij het maken van een rapport is het selecteren van de gegevensbronnen die u wilt opnemen. Gegevensbronnen zijn de objecten, bedrijfsmiddelen en gebeurtenissen waarover u wilt rapporteren. De primaire gegevensbron bepaalt de focus van het rapport, waarbij alle andere gegevensbronnen betrekking hebben op die bron. Of een gegevensbron primair of secundair is, is van grote invloed op de gegevens die in uw rapport worden gerapporteerd.

Samenvatting van de gegevensverbinding

Meerdere gegevensbronnen verbinden

Intern slaat HubSpot de gegevens van elke bron op in aparte tabellen, vergelijkbaar met een set spreadsheets. Wanneer u meerdere gegevensbronnen selecteert, moet HubSpot mogelijk aanvullende bronnen gebruiken om de tabellen te verbinden. Contactpersonen en deals kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks worden gekoppeld zonder aanvullende bronnen te verbinden, omdat deze objecten nauw met elkaar verbonden zijn in HubSpot. Sommige gegevensbronnen vereisen echter verbindende gegevensbronnen. Als de primaire bron van uw rapport bijvoorbeeld Deals is en u wilt gegevens over blogberichten opnemen in het rapport, dan worden automatisch ook de bronnen Contacts en Web activities geselecteerd.

In de rapportbouwer verschijnen aansluitende gegevensbronnen met een grijs vinkje om aan te geven dat ze automatisch worden geselecteerd. Automatisch geselecteerde bronnen tellen mee voor de 5 mogelijke bronnen voor uw rapport.

Wanneer HubSpot geen pad kan maken tussen gegevensbronnen, zullen deze bronnen niet beschikbaar zijn voor selectie. Bijvoorbeeld, als uw primaire bron Contactpersonen is en u Blogberichten als secundaire bron selecteert, wordt de Marketing e-mailbron grijs en niet beschikbaar.

Inzicht in uw gegevens

Wanneer u rapporteert over meerdere gegevensbronnen, is het belangrijk om te begrijpen hoe HubSpot deze opsplitst. U bouwt bijvoorbeeld een rapport dat individuele contactpersonen meet aan de hand van hun aantal deals in een tabel. In uw tabel neemt u twee kolommen op: Contact-ID en Aantal deals. Als u Contactpersonen als primaire bron selecteert en Deals als secundaire bron, toont het rapport een lijst van uw contactpersonen en het aantal deals dat aan elk van hen is gekoppeld. Deze tabel bevat geen deals die niet aan een contactpersoon zijn gekoppeld.

Als u de primaire bron verandert in Deals en de secundaire bron in Contacts, toont het rapport het aantal deals dat aan elk contact is gekoppeld, maar bevat het ook een rij met (Geen waarde) in de kolom Contact ID die alle deals bevat die niet aan contactpersonen zijn gekoppeld. Het tabeltotaal zou dan een hogere totale som van Aantal deals laten zien.

Wanneer een rapport meerdere gegevensbronnen bevat, kan een record meer dan eens worden geteld, afhankelijk van de toegevoegde filters. Dit gebeurt omdat geassocieerde records meer dan eens per associatie aan filtercriteria kunnen voldoen. Een rapport heeft bijvoorbeeld als primaire gegevensbron Bedrijven en als secundaire bron Contactpersonen. Als een bedrijf is gekoppeld aan twee contactpersonen:

• Als u het veld Aanmaakdatum (Contact) toevoegt, toont het rapport contactpersonen met een bekende aanmaakdatum die aan een bedrijf zijn gekoppeld. Daarom wordt het bedrijf twee keer geteld, omdat het is gekoppeld aan twee contactpersonen met een bekende aanmaakdatum. In de onderstaande schermafbeelding wordt bijvoorbeeld elk contact geteld, ook al is het aan hetzelfde bedrijf gekoppeld.
  
  
• Als u het veld Aanmaakdatum (Bedrijf) toevoegt, toont het rapport bedrijven met een bekende aanmaakdatum. Het aantal contactpersonen dat aan elk bedrijf is gekoppeld, kan worden bekeken door op het rapport te klikken en in de gegevens te duiken. Zo wordt elk bedrijf geteld, ook al zijn er geen contactpersonen aan gekoppeld.

Velden

Velden in de rapportbouwer kunnen worden ingesteld als één van twee typen: dimensies en maatregelen. Het type veld geeft aan of er een aggregatie wordt uitgevoerd op de gegevens van het veld. Het instellen van een aggregatiemethode op een veld kan nuttig zijn als u de gegevens van het veld op een specifieke manier wilt retourneren, zoals een som of een gemiddelde. U kunt bijvoorbeeld de inkomsten van uw deals willen bekijken als een som voor elk type deal om te begrijpen welke typen deals de meeste inkomsten opleveren.

• Dimensie: een veld zonder aggregatie, grijs weergegeven. Dimensies kunnen elk gegevenstype zijn, inclusief data, getallen, booleans en strings. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de X-as en Indeling per sleuf.
  
  
• Maatregel: een veld met een ingestelde aggregatiemethode, weergegeven als groen. Maatregelen zijn typisch numerieke of kwantitatieve waarden, zoals het aantal geassocieerde deals. Dit type veld kan alleen aan de Y-as worden toegevoegd.
  
  

Standaard zijn de meeste velden dimensies, zonder aggregatiemethode. U kunt de aggregatiemethode van een veld echter aanpassen door het veld te bewerken. De aggregatiemethode kan worden ingesteld op een van de volgende:

• Geen: er wordt geen aggregatie uitgevoerd op de gegevens van het veld, en het veld wordt ingesteld als een dimensie.
• Aantal verschillende waarden: geeft het aantal verschillende waarden van het veld, in tegenstelling tot dubbele waarden. Beschikbaar voor alle veldtypes. Het gebruik van Distinct count kan ertoe leiden dat de visualisatie minder datapunten weergeeft dan verwacht. Bijvoorbeeld, een transactierapport bevat een veld Datum contract ondertekend dat is ingesteld op Onderscheiden tellen. Als er twee deals zijn met dezelfde Datum contract ondertekend datum, zal het veld ze berekenen als een aparte telling van 1. Als u in het rapport gaat zoeken, worden beide dealrecords weergegeven.
  
  
• Som: geeft de gegevens van het veld als een totaal. Beschikbaar voor numerieke veldtypes.
• Gemiddelde: geeft het gemiddelde van de waarden van het veld. Beschikbaar voor numerieke veldtypes.
• Min: geeft de kleinste waarde van het veld. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypes.
• Max: geeft de grootste waarde van het veld. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypes.

Aggregatiemethoden bepalen ook hoe gegevens verschijnen in visualisaties. Bijvoorbeeld, tabellen zullen alleen totalen weergeven voor kolommen die meetvelden gebruiken met de aggregatiemethode ingesteld op Som.

Rollup velden

Wanneer u een rapport maakt met meer dan één gegevensbron, biedt de rapportbouwer rollupvelden om gegevens te berekenen tussen geassocieerde objecten.

Bijvoorbeeld, in een rapport waar Contactpersonen de primaire bron is en Bedrijven een secundaire bron, is het bedrijfsveld Aantal paginabezoeken een rollup-eigenschap die het aantal paginabezoeken voor een bepaald bedrijf berekent op basis van geassocieerde contactactiviteit. Dit type veld wordt geel weergegeven wanneer u er met de muis overheen gaat in de linker zijbalk.

Het gebruik van deze velden in een rapport kan leiden tot onverwachte gegevens. In het bovenstaande voorbeeld kunt u beter het contactveld Aantal paginabezoeken gebruiken, omdat het contactveld het aantal paginabezoeken per individuele contactpersoon in het rapport berekent. Het gebruik van het bedrijfsveld Aantal paginabezoeken zou in plaats daarvan resulteren in het weergeven van gegevens over paginabezoeken voor een contactpersoon op basis van alle paginabezoeken die aan het bijbehorende bedrijf zijn gekoppeld.

Grafiek visualisaties

Wanneer u een rapport maakt, moet u een grafiektype en eventuele aanvullende instellingen kiezen om te configureren hoe uw gegevens worden gevisualiseerd. Hieronder vindt u informatie over grafiekassen en de beschikbare grafiekinstellingen.

Assen van de grafiek

Als u velden toevoegt aan een rapport dat een staaf-, lijn-, vlak- of combinatiegrafiek gebruikt, kunt u kiezen op welke as de gegevens van een veld worden weergegeven. In het algemeen wordt de X-as aanbevolen voor velden met categorie- of tekstgegevens, zoals Levensfase, terwijl de Y-as wordt aanbevolen voor velden met numerieke gegevens, zoals Aantal contactpersonen.

Of een veld aggregatie heeft, bepaalt ook waar het in een bepaalde grafiek kan worden geplaatst. Afmetingen, die geen aggregatie hebben, kunnen alleen worden toegevoegd aan de Y-as en Break down by slots. Maatregelen, die een aggregatiemethode hebben, kunnen alleen worden toegevoegd aan de X-as sleuf.

Meerdere Y-assen

Staaf-, lijn-, vlak- en combinatiediagrammen kunnen worden geconfigureerd om meerdere Y-assen weer te geven. Dit kan nuttig zijn wanneer u twee velden wilt vergelijken die een verschillende schaal hebben, maar dezelfde X-as gebruiken. U kunt bijvoorbeeld meerdere Y-assen gebruiken om het aantal contacten en de som van de bijbehorende deals per levenscyclusfase te vergelijken.

Wanneer je een tweede Y-as toevoegt aan een grafiek, zal HubSpot deze automatisch converteren naar een combinatiegrafiek. Je kunt dan elke Y-as afzonderlijk configureren binnen de instellingen van de grafiek.

"Te veel gegevenspunten gevraagd" foutopsporing

Bij het toevoegen van een veld met een grote hoeveelheid gegevens aan de Break down by channel kan de report builder een Too many data points requested error geven.

Om deze fout op te lossen, is het raadzaam om een rapport niet op te splitsen volgens een veld met een grote hoeveelheid gegevens, zoals Voornaam. U kunt echter ook de volgende stappen uitvoeren om de hoeveelheid geretourneerde gegevens te verminderen:

• Klik op het pictogram met de pijl omlaag naast het veld Uitgesplitst op en klik vervolgens op Limiet instellen.
  
  
• Voeg een filter toe aan het rapport om de Uitsplitsing per kanaal te beperken tot een bepaald aantal datapunten. Bijvoorbeeld, als je je rapport opsplitst per eigenaar van een contactpersoon, kun je een filter toevoegen om alleen de meest relevante HubSpot-gebruikers op te nemen.
  
  
• Voeg ook een filter toe aan een van de andere velden. U kunt bijvoorbeeld het tijdsbestek van uw rapport beperken door een filter toe te voegen Create date is after 1/20/2022 .