Comprendre le générateur de rapports personnalisés

Lorsque vous créez un rapport dans le générateur de rapports personnalisés, vous devez décider des sources de données à sélectionner, de la configuration des champs de rapport et des paramètres du graphique.

Découvrez ci-dessous les différents aspects de la création d'un rapport et la manière de le configurer. Pour une présentation vidéo du générateur de rapports personnalisés, y compris des exemples de rapports, consultez Concevoir des rapports personnalisés dans HubSpot dans HubSpot Academy.

Sources de données

La première étape de l'élaboration d'un rapport consiste à sélectionner les sources de données à inclure. Les sources de données sont les objets, les ressources et les événements pour lesquels vous souhaitez créer un rapport. La source de données principale sera le point central du rapport, toutes les autres sources de données étant liées à cette dernière. Le fait qu'une source de données soit principale ou secondaire aura un impact important sur les données renvoyées dans votre rapport.

Récapitulatif du regroupement de données

Lorsque vous sélectionnez les sources de données à inclure dans un rapport dans le générateur de rapports personnalisés, vous pouvez voir un aperçu de la façon dont les sources de données sont jointes ainsi que les fiches d'informations qui seront incluses ou exclues de votre rapport en fonction de votre sélection. Vous pouvez également prévisualiser vos sources de données sélectionnées dans un tableau de prévisualisation.

Pour visualiser les données Informations sur le regroupement de données, cliquez sur first pour développer le panneau latéral droit. Le panneau Informations sur le regroupement de données affiche une ventilation de la manière dont les sources de données sélectionnées sont jointes. En utilisant ces données, vous pouvez vérifier que les bonnes sources de données ont été sélectionnées et cela vous permettra de voir le nombre total de fiches d'informations disponibles à inclure dans votre rapport, qui est basé sur l'association de chaque source de données à la source de données principale.

Pour visualiser l'aperçu des données, cliquez sur up pour développer le panneau inférieur. Le panneau d'aperçu des données affiche un aperçu détaillé de vos données. Le tableau contiendra des propriétés pour chaque source de données sélectionnée.

Connecter plusieurs sources de données

En interne, HubSpot stocke les données de chaque source de données dans des tableaux séparés, comme un ensemble de feuilles de calcul. Lorsque vous sélectionnez plusieurs sources de données, HubSpot peut avoir besoin d'utiliser des sources supplémentaires pour connecter les tableaux. Par exemple, les contacts et les transactions peuvent être associés directement sans connecter de sources supplémentaires, car ces objets sont étroitement associés dans HubSpot. Cependant, certaines sources de données nécessitent des sources de données connectives. Par exemple, si la source principale de votre rapport est Transactions et que vous souhaitez y inclure des données sur les articles de blog, les sources Contacts et Activités web seront également sélectionnées automatiquement.

Dans le générateur de rapports, les sources de données connectives apparaissent avec une coche grise pour indiquer une sélection automatique. Les sources sélectionnées automatiquement sont comptabilisées dans les 5 sources possibles pour votre rapport.

Lorsque HubSpot ne peut pas créer un chemin entre les sources de données, ces sources deviennent indisponibles pour la sélection. Par exemple, si votre source principale est Contacts et que vous sélectionnez Articles de blog comme source secondaire, la source E-mail marketing sera grisée et indisponible.

Comprendre les données

Lorsque vous générez des rapports sur des sources de données multiples, il est important de comprendre comment HubSpot les décompose. Supposons que vous créez un rapport qui analyse les contacts individuels en fonction du nombre de transactions qu'ils ont réalisées dans un tableau. Dans votre tableau, vous incluez deux colonnes : ID du contact et Nombre de transactions. Si vous sélectionnez Contacts comme source principale et Transactions comme source secondaire, le rapport affichera une liste de vos contacts et le nombre de transactions associées à chacun. Ce tableau ne comprendra pas les transactions qui ne sont pas associées à un contact.

Si vous changez la source principale pour Transactions et la source secondaire pour Contacts, le rapport indiquera le nombre de transactions associées à chaque contact, mais inclura également une ligne (Aucune valeur) dans la colonne ID du contact avec toutes les transactions non associées aux contacts. Le total du tableau indiquera alors une somme totale plus élevée pour Nombre de transactions.

De même, lorsqu'un rapport comprend plusieurs sources de données, une fiche d'informations peut être comptée plusieurs fois en fonction des filtres ajoutés. Cela se produit parce que les fiches d'informations associées peuvent répondre aux critères de filtrage plus d'une fois par association. Par exemple, un rapport a pour source de données principale Entreprises et pour source secondaire Contacts. Si une entreprise est associée à deux contacts :

• Si vous ajoutez le champ Date de création (contact), le rapport affichera les contacts dont la date de création est connue et qui sont associés à une entreprise. Par conséquent, l'entreprise sera comptée deux fois parce qu'elle est associée à deux contacts dont la date de création est connue. Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessous, chaque contact est compté même s'il est associé à la même entreprise.
  
  
• Si vous ajoutez le champ Date de création (entreprise), le rapport affichera les entreprises dont la date de création est connue. Le nombre de contacts associés à chaque entreprise peut être consulté en cliquant sur le rapport et en approfondissant les données. Par exemple, chaque entreprise sera comptabilisée même si aucun contact n'est associé.

Champs

Les champs dans le générateur de rapports peuvent être définis comme des dimensions ou des mesures. Le type du champ indique si une agrégation est effectuée sur les données du champ. La définition d'une méthode d'agrégation sur un champ peut être utile si vous souhaitez renvoyer les données du champ d'une manière spécifique, comme une somme ou une moyenne. Par exemple, vous pouvez visualiser le revenu de vos transactions sous forme de somme pour chaque type de transaction afin d'identifier les types de transaction qui génèrent le plus de revenus.

Remarque : Les champs non valides ou sans valeur ne seront pas comptabilisés dans les agrégations.

• Dimension : un champ sans agrégation, affiché en gris. Les dimensions peuvent être de n'importe quel type de données (y compris des dates, des nombres, des booléens et des chaînes). Ce type de champ ne peut être ajouté qu'à l'axe X et à Ventiler par.
  
  
• Mesure : un champ avec une méthode d'agrégation définie, affiché en vert. Les mesures sont généralement des valeurs numériques ou quantitatives, telles que le nombre de transactions associées. Ce type de champ ne peut être ajouté qu'à l'axe Y.
  
  

Par défaut, la plupart des champs sont des dimensions, sans méthode d'agrégation. Toutefois, vous pouvez ajuster la méthode d'agrégation d'un champ en modifiant ce dernier. La méthode d'agrégation peut être définie comme l'une des suivantes :

• Aucune méthode : aucune agrégation n'est effectuée sur les données du champ et le champ est défini comme une dimension.
• Nombre distinct : renvoie le nombre de valeurs distinctes du champ, par opposition à l'inclusion des valeurs dupliquées. Disponible pour tous les types de champ. L'utilisation de Nombre distinct peut avoir pour conséquence que la visualisation affiche moins de points de données que prévu. Par exemple, un rapport sur les transactions comprend un champ Date de signature du contrat défini sur Nombre distinct. Si deux transactions avec la même date de signature du contrat existent, le champ les calculera comme un nombre distinct de 1. L'exploration du rapport affichera les deux fiches d'informations de transaction.
  
  
• Somme : renvoie les données du champ sous forme de total. Disponible pour les types de champ numériques.
• Moyenne : renvoie la moyenne des valeurs du champ. Disponible pour les types de champ numériques.
• Médiane : classe les valeurs de la plus petite à la plus grande et renvoie la valeur médiane. Disponible pour les types de champ Nombre et Date.
• Min : renvoie la plus petite valeur du champ. Disponible pour les types de champ Nombre et Date.
• Max : renvoie la plus grande valeur du champ. Disponible pour les types de champ Nombre et Date.

Les méthodes d'agrégation déterminent également la façon dont les données apparaissent dans les visualisations. Par exemple, les tableaux n'afficheront les totaux que pour les colonnes qui utilisent des champs de mesure dont la méthode d'agrégation est définie sur Somme.

Champs de cumul

Lorsque vous créez un rapport avec plusieurs sources de données, le générateur de rapports propose des champs de cumul pour calculer des données entre des objets associés.

Par exemple, dans un rapport où Contacts est la source principale et Entreprises une source secondaire, le champ d'entreprise Nombre de pages consultées est une propriété de cumul qui calcule le nombre de pages consultées pour une entreprise donnée en fonction de l'activité associée des contacts. Ce type de champ s'affiche en jaune lorsqu'on le survole dans la barre latérale gauche.

L'utilisation de ces champs dans un rapport peut donner lieu à des données inattendues. Dans l'exemple ci-dessus, vous préférerez peut-être utiliser le champ de contact Nombre de pages consultées, car ce dernier calculera le nombre de pages consultées par contact individuel dans le rapport. L'utilisation du champ d'entreprise Nombre de pages consultées affichera les données relatives aux pages consultées pour un contact en fonction de toutes les vues de page relatives à l'entreprise associée.

Visualisation des graphiques

Lorsque vous créez un rapport, vous devez choisir un type de graphique et des paramètres supplémentaires pour configurer la façon dont vos données sont visualisées. Ci-dessous, découvrez les axes des graphiques ainsi que les paramètres disponibles pour les graphiques.

Axes du graphique

Lorsque vous ajoutez des champs à un rapport qui utilise un graphique à barres, à lignes, à secteurs ou combiné, vous pouvez choisir l'axe sur lequel les données d'un champ seront affichées. En général, l'axe X est recommandé pour les champs qui contiennent des informations de type Catégorie ou Texte, comme Phase du cycle de vie, tandis que l'axe Y est recommandé pour les champs qui contiennent des informations numériques, comme Nombre de contacts.

Le fait qu'un champ dispose d'une agrégation déterminera également l'endroit où il peut être placé sur un graphique donné.

Pour les graphiques à barres horizontales, les dimensions, qui n'ont pas d'agrégation, peuvent seulement être ajoutées à l'axe Y et aux créneaux Ventiler par. Les mesures, qui ont une méthode d'agrégation, ne peuvent être ajoutées qu'à l'axe X.

Axes Y multiples

Les graphiques à barres, à lignes, à secteurs et combinés peuvent être configurés pour afficher plusieurs axes Y. Cela peut être utile si vous souhaitez comparer deux champs qui ont des échelles différentes mais qui utilisent les mêmes données pour l'axe X. Par exemple, vous pouvez utiliser plusieurs axes Y pour comparer le nombre de contacts et la somme des transactions associées selon la phase du cycle de vie.

Vous pouvez ensuite configurer chaque axe Y séparément dans les paramètres du graphique. 

Comparer par

Il est possible de configurer des graphiques à barres, des graphiques linéaires, des graphiques à aires, des graphiques de KPI et des graphiques de jauge pour afficher des données comparatives. Cliquez sur un champ de date et faites-le glisser dans la section Comparer selonpour définir une plage de dates afin de comparer vos données.

Résoudre les problèmes « Trop de points de données demandés »

Lors de l'ajout d'un champ avec un important volume de données au canal Ventiler par, le générateur de rapports peut renvoyer une erreur Trop de points de données demandés.

Pour résoudre cette erreur, il est recommandé d'éviter de ventiler un rapport en fonction d'un champ contenant un grand nombre de données, comme le prénom. Toutefois, vous pouvez également procéder comme suit pour réduire le volume de données renvoyées :

• Cliquez sur l'icône Flèche bas down à côté du champ Ventiler par, puis cliquez sur Définir la limite. La limite ne doit pas dépasser 100.
  
  
• Ajoutez un filtre au rapport pour limiter le canal Ventiler par à un certain nombre de points de données. Par exemple, si vous ventilez votre rapport selon Propriétaire du contact, vous pouvez ajouter un filtre pour n'inclure que les utilisateurs HubSpot les plus pertinents
  
  
• De même, ajoutez un filtre à l'un des autres champs. Par exemple, vous pouvez réduire la période de votre rapport en ajoutant un filtre Date de création après le 20/01/2022.