Créer des rapports de vente avec l'analyse des ventes

Utilisez les rapports d'analyse des ventes pour suivre les performances de votre équipe de vente et obtenir des informations sur l'état actuel de votre pipeline de vente. Personnalisez des rapports prédéfinis qui fournissent une vue d'ensemble des progrès de votre équipe et des résultats attendus en matière de vente. 

Une fois que vous avez personnalisé un rapport, vous pouvez enregistrer ce rapport ou l'ajouter à un tableau de bord.

Afficher, sélectionner et enregistrer un rapport de vente

Pour enregistrer un rapport de vente :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
• Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Sales.
• Sélectionnez une réponse rapide pour accéder au rapport le plus pertinent qui répond à vos questions.
  
  
• Ou, pour afficher tous les rapports relatifs à un domaine, dans le panneau latéral gauche, cliquez sur le thème que vous souhaitez analyser.
• Sélectionnez le rapport que vous souhaitez utiliser. Découvrez-en davantage sur ces rapports ci-dessous.
• Un aperçu du rapport s'affiche dans le panneau du milieu. 
• Pour les rapports compatibles, cliquez sur Au fil du temps/Totaux pour modifier la visualisation et afficher soit un diagramme à barres, soit un diagramme à colonnes ventilé par période.
• Pour en savoir plus sur le type de rapport que vous avez sélectionné, y compris sa description et les propriétés qu'il utilise, accédez à l'onglet À propos de ce rapport dans le panneau de droite.
• Pour filtrer vos données, utilisez les menus déroulants de l'onglet Filtres dans le panneau de droite. Si cela varie selon le rapport que vous avez sélectionné, ils comprennent généralement les éléments suivants :
  • Plage de dates par : filtre les fiches d'informations qui rentrent dans cet intervalle, en fonction de leurs valeurs de propriété. La propriété de date utilisée est indiquée.
  • Regrouper par : segmente les fiches d'informations en fonction de leurs propriétaires ou de l'équipe de ces derniers.
  • Sélectionnez un représentant : filtre les fiches d'informations en fonction de leurs propriétaires.
  • Sélectionnez des équipes : filtre les fiches d'informations en fonction de l'équipe de leurs propriétaires.
  • Pipeline : filtre les enregistrements en fonction de leur pipeline .
• Pour ajouter des filtres supplémentaires au rapport, cliquez sur Ajouter un filtre add et sélectionnez vos critères de filtrage.

• Pour partager le rapport personnalisé avec d'autres utilisateurs, cliquez sur le menu déroulant Actions dans le panneau central et sélectionnez Copier l'URL du rapport. Vous pouvez partager ce rapport avec tous les utilisateurs qui ont accès aux rapports de vente.
• Une fois que vous avez personnalisé le rapport, cliquez sur Enregistrer le rapport afin de l'enregistrer dans votre liste de rapports, ou ajoutez-le à un tableau de bord.

Types de rapport de vente

Former les représentants et les équipes

• Résultats d'appel : ce rapport répertorie les appels effectués et les résultats des appels de vos utilisateurs ou équipes.
• Chats : ce rapport montre le nombre de conversations par utilisateur ou équipe sur live chat ou Facebook Messenger.
• Activités terminées : ce rapport répertorie les activités de vos utilisateurs. Les activités peuvent inclure des appels, des réunions, des tâches, des e-mails et des notes. Les réunions et les tâches qui ne sont pas marquées comme terminées seront exclues du rapport.

Remarque : Lorsque vous filtrez les activités par date, les tâches sont incluses en fonction de leur date d'échéance et non de la date de création ou d'achèvement.

• Transactions créées : ce rapport répertorie le nombre de transactions créées par utilisateur ou par équipe.
• Entonnoir des leads : ce rapport permet de suivre le temps écoulé entre le premier contact et la conversion de la transaction. Cela peut être utilisé pour analyser les taux de conversion des leads pour l'optimisation des stratégies de lead nurturing. Utilisez l'onglet Leads pour suivre la façon dont votre équipe gère la progression et la conversion de ses leads. Utilisez l'onglet Parcours des leads pour visualiser la façon dont vos leads passent par les différentes phases.
  • Pour personnaliser les phases affichées dans l'onglet Parcours des leads, accédez à l'onglet Filtres dans le panneau de droite et cliquez sur l'icône Crayon edit à côté de Phases. 
    
    
  • Dans la boîte de dialogue, cochez les cases à côté de Phases du cycle de vie pour les inclure dans le rapport. 
  • Pour modifier l'ordre des phases, cliquez sur la phase et faites-la glisser vers une nouvelle position.
  • Pour inclure les fiches d'informations qui ne sont pas passées par chaque phase dans le rapport sur le parcours client, cochez la case Facultatif.
  • Une fois que vous avez fini de modifier les phases, cliquez sur Appliquer.
    
    
• Temps de réponse du lead : ce rapport renseigne sur le délai entre le moment où un contact est attribué à un utilisateur et celui où l'utilisateur a interagi avec ce contact. Cela inclut l'envoi d'un e-mail, un appel, l'utilisation du chat, le marquage d'une tâche comme en cours ou terminée et la date de début. Si un contact est réaffecté à un nouvel utilisateur, ce temps sera réinitialisé. Il sera ensuite décompté le temps écoulé depuis que le contact a été assigné à son nouvel utilisateur et le moment où le nouvel utilisateur a interagi avec le contact. Les options disponibles incluent :
  • Date de la première interaction : la date à laquelle le propriétaire du contact actuel a interagi pour la première fois avec le contact.
  • Type de première interaction : le type d'objet de la première interaction du propriétaire du contact actuel avec le contact.
  • Description de la première interaction : une description de la première interaction du propriétaire du contact actuel avec le contact.
  • Temps de réponse du lead : temps nécessaire au propriétaire actuel pour effectuer la première interaction de qualification (en ms).
  • ID de la première interaction : l'ID de 'objet de la première interaction du propriétaire du contact actuel avec le contact.
• Résultats de réunions : ce rapport répertorie le nombre de rendez-vous par résultat.
• Activités de prospection : il s'agit d'un ensemble de rapports sur les activités de vente. Les onglets situés en haut de la page permettent de consulter les données relatives aux performances et à l'efficacité des séquences, des réunions, des appels et des tâches. 
• Tâches terminées : ce rapport répertorie le nombre de tâches créées, réparties en fonction de leur statut (Pas commencée, Terminée, etc.) et de l'utilisateur ou l'équipe.
• Chronologie de l'activité de l'équipe : ce rapport répertorie les activités effectuées par votre équipe dans l'ordre chronologique. Ces activités comprennent les tâches, les e-mails, les réunions et les appels consignés.
• Temps passé dans la phase de transaction : ce rapport indique le temps moyen que les transactions ont passé à une phase, regroupées par commercial ou équipe. Seules les transactions présentant la valeur Date de fermeture dans la plage de dates sélectionnée et associées au pipeline sélectionné sont incluses dans le rapport.

Prévisions et pipelines

• Historique des changements de transactions : ce rapport répertorie les modifications apportées aux phases, aux montants et aux dates de fermeture des transactions. Il répertorie également les transactions créées. Vous pouvez utiliser ce rapport pour examiner les transactions qui respectent le délai de la date de clôture et voir les modifications apportées aux transactions pendant la période couverte par le rapport.
  • Nouveau : les transactions qui ont été créées pendant la période couverte par le rapport.
  • Pas de changement : transactions qui n'ont pas été modifiées au cours de la période couverte par le rapport.
  • Montant diminué : transactions dont le montant a diminué au cours de la période couverte par le rapport.
  • Montant augmenté : transactions dont le montant a augmenté pendant 
    la période couverte par le rapport.
  • Stage Moved Forward : transactions qui sont passées à une nouvelle étape du pipeline avec une probabilité plus élevée au cours de la période couverte par le rapport.
  • Stage Moved Backward : transactions qui sont passées à une nouvelle étape du pipeline avec une probabilité plus faible pendant la période couverte par le rapport.
  • Forecast Moved Forward : traite de l'évolution de la catégorie de prévision au cours de la période couverte par le rapport.
  • Forecast Moved Backward : traite de l'évolution de la catégorie de prévisions au cours de la période couverte par le rapport.
  • Date de clôture repoussée : transactions dont la date de clôture se situait dans la période couverte par le rapport, mais qui ont été repoussées au-delà de la période couverte par le rapport et ce changement s'est produit pendant la période couverte par le rapport.
  • Close Date Pulled : transactions pour lesquelles la date de clôture était au-delà de la période du rapport, mais qui ont ensuite été poussées dans la période du rapport et ce changement s'est produit pendant la période du rapport.
• Entonnoir de transaction : les rapports sur l'entonnoir de transaction indiquent le nombre de transactions qui se trouvent dans les différentes phases du pipeline que vous avez sélectionné. Sont inclus le nombre de fois que la fonction Ignorer est utilisée lorsqu'une transaction ne respecte pas la chronologie de phrases habituelle, les taux de conversion et le temps passé à chaque phase de transaction.
  
  • Dans l'onglet Phases de la transaction, affichez un rapport sur les transactions qui ont franchi l'une ou l'autre des phases du pipeline, qu'elles aient été franchies dans l'ordre ou non. Vous pouvez également consulter le nombre de sauts et les conversions cumulées.

• • Les utilisateurs de Sales Hub Entreprise peuvent personnaliser davantage le rapport en cliquant sur Actions > Personnaliser.

• Diagramme en cascade du pipeline de transactions : variations du chiffre d'affaires du pipeline de transactions entre deux périodes, catégorisées en fonction du montant des transactions et de la date de fermeture. Concernant la date de fermeture d'une transaction, le rapport utilise la date à laquelle la transaction a été déplacée vers une phase gagnée/perdue, ou la propriété Date de fermeture si la transaction est en phase ouverte et que sa Date de fermeture se situe dans le futur. Les transactions seront classées dans l'une des catégories suivantes :
  • Créé : le montant total provenant des transactions créées pendant la période de modification du pipeline.
  • Retardé : le montant total provenant des transactions et passé d'une période de date de fermeture sélectionnée à une autre période de date de fermeture. Une transaction apparaîtra également dans cette catégorie si la date de fermeture est incluse dans la plage de dates du rapport et si elle n'a pas été déplacée vers une phase fermée.
  • Avancé : le montant total provenant des transactions et passé d'une autre période de date de fermeture à la période de date de fermeture sélectionnée.
  • Diminué : la nette diminution des montants provenant des transactions dans la période de date de fermeture sélectionnée.
  • Augmenté : la nette augmentation des montants provenant des transactions dans la période de date de fermeture sélectionnée.
  • Perdu : le montant total provenant des transactions perdues pendant la période de date de fermeture sélectionnée.
  • Gagné : le montant total provenant des transactions gagnées pendant la période de date de fermeture sélectionnée.
• Taux de transactions retardées : ce rapport vous indique le nombre de transactions dont la date de fermeture a changé par propriétaire, équipe ou phase de transaction. Pour qu'une transaction apparaisse sous Date de clôture retardée, sa date de clôture doit avoir été déplacée de l'intérieur de la période sélectionnée vers une date en dehors de cette période. Il ne s'agit pas des données Date de fermeture retardée que vous pouvez voir dans le rapport Historique des changements des transactions. Taux de transactions retardées se concentre uniquement sur la date de fermeture.
• Catégorie de prévision : l'estimation du chiffre d'affaires généré par vos transactions par catégorie de prévision et calculée sur la base de leur montant.
  • Un point bleu indiquant un montant de prévision apparaîtra dans le graphique en fonction des soumissions de prévisions définies manuellement dans l'outil Prévisions. Vous pouvez passer le curseur sur le point pour afficher le montant prévu manuellement pour la période couverte par le rapport. Si aucune soumission de prévision n’est définie pour la période couverte par le rapport, la valeur sera 0.

• Instantanés historiques :
  • Ce rapport indique le nombre de transactions à certains points dans le temps et par catégorie (phase du pipeline, montant, etc.), en fonction de l'onglet que vous sélectionnez.
  • Pour décomposer ce rapport par phase, montant ou catégorie de prévision, cliquez sur le menu déroulant Ventiler par dans l'onglet Filtres du panneau de droite.
    
    
  

Remarque : Lorsque vous utilisez le filtre de pipeline, le rapport ne montrera que les transactions actuellement dans ce pipeline et ne montrera pas les transactions clôturées.

• Atteinte des quotas : Ce rapport montre le revenu total des affaires conclues par vos représentants par rapport aux objectifs qui leur ont été fixés.
  • Ce rapport montre le revenu total des transactions conclues par vos représentants par rapport aux objectifs qui leur ont été fixés.

• • Pour visualiser la progression cumulée ou totale des objectifs au fil du temps, accédez à l'onglet Filtres dans le panneau de droite et cliquez sur le menu déroulant Grouper par. Sélectionnez Date de clôture, puis cliquez sur le menu déroulant Comparer à et sélectionnez la manière dont vous souhaitez visualiser l'objectif.

• Catégorie de prévision pondérée : l'estimation du chiffre d'affaires généré par vos transactions par catégorie de prévision et calculée sur la base du montant pondéré de chaque transaction. Découvrez comment configurer des méthodes de prévision dans vos paramètres de prévision.

• Prévision pondérée du pipeline : pour chaque affaire dans la plage de dates que vous avez sélectionnée, HubSpot prend la valeur dans la propriété Amount et la multiplie par la probabilité en fonction de l'étape dans laquelle se trouve l'affaire. HubSpot ajoute ces valeurs en fonction du commercial ou de l'équipe et selon votre sélection dans le menu déroulant Regrouper par.

Résultats des ventes

• Taille moyenne des transactions : ce rapport indique le montant moyen des transactions par propriétaire ou par équipe.
• Raisons de la perte de la transaction : ce rapport indique le nombre de transactions marquées comme conclues ou perdues et la valeur de la propriété Motif de la conversion fermée perdue pour chaque transaction, par propriétaire de transaction ou par équipe.
• Revenus des transactions par source : Ce rapport montre le montant total des transactions par propriétaire ou équipe, divisé par la source originale de la transaction . 
• Vitesse de transaction : ce rapport indique le nombre moyen de jours nécessaires pour que les transactions soient conclues, par utilisateur ou par équipe. Les transactions prises en compte sont celles dont les dates de fermeture se situent dans la plage de dates que vous avez sélectionnée.
• Transactions gagnées et perdues : le rapport indique le nombre de transactions gagnées et perdues par utilisateur ou par équipe.
• Vitesse de vente : ce rapport indique le temps nécessaire pour conclure des transactions. Consultez le pourcentage de transactions qui sont conclues et leur montant moyen.