Crear informes de ventas con análisis de ventas

Utilice los informes de análisis de ventas para realizar un seguimiento del rendimiento de su equipo de ventas y obtener información sobre el estado actual de su proceso de ventas. Personaliza los informes preelaborados que ofrecen una visión global del progreso de tu equipo y de los resultados de ventas previstos. 

Una vez que usas esta herramienta para personalizar un informe, puedes guardar el informe o agregarlo a un panel.

Ver, seleccionar y guardar un informe de ventas

Para guardar un informe de ventas:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Informes.
• En el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en Ventas.
• Seleccione un Respuesta rápida para ir al informe más relevante que responda a sus preguntas.
  
  
• O bien, para ver todos los informes relacionados con un área temática, en el panel lateral izquierdo, haga clic en el tema que desee analizar.
• Selecciona el informe que deseas trabajar. Más información sobre estos informes a continuación.
• Una vista preliminar del informe se muestra en el panel medio. 
• En los informes compatibles, haz clic en el conmutador En el tiempo / Totales para cambiar la visualización y mostrar un gráfico de barras o un gráfico de columnas desglosado por períodos.
• Para obtener más información sobre el tipo de informe que seleccionaste, incluida su descripción y las propiedades que utiliza, ve a la pestaña Acerca de este informe del panel derecho.
• Para filtrar tus datos, usa los menús desplegables en la pestaña Filtros en el panel derecho. Esto varía según el informe que seleccionaste, pero incluyen:
  • Intervalo de fechas: los filtros que están dentro de esta fecha, según sus valores de propiedad. Se indica la propiedad de fecha utilizada.
  • Agrupar por: segmenta los registros según sus propietarios o sus equipos de propietarios.
  • Seleccionar representantes: filtra los registros según sus propietarios.
  • Seleccionar equipos: filtra los registros según sus equipos de propietarios.
  • Canalización: filtra los registros en función de su canalización de negocios.
• Para agregar filtros adicionales al informe, haz clic en add Agregar filtro y selecciona tus criterios de filtrado.

• Para compartir el informe personalizado con otros usuarios, haz clic en el menú desplegable Acciones del panel central y selecciona Copiar URL del informe. Puedes compartir este informe con todos los usuarios que tengan acceso a los informes de ventas.
• Una vez que hayas personalizado el informe, haz clic en Guardar informe para guardar esto en tu lista de informes o agregarlo a un panel.

Tipos de informes de ventas

Representantes y equipos de tutoría

• Resultados de las llamadas: este informe muestra las llamadas realizadas y los resultados de las llamadas de tus usuarios o equipos.
• Chats: este informe muestra el número de conversaciones de chat realizadas por usuario o equipo en chat en vivo o Facebook Messenger.
• Actividades: este informe muestra las actividades completadas de tus usuarios. Las actividades incluyen llamadas, reuniones, tareas, correos electrónicos y notas. Las reuniones y las tareas que no se marcan como completas se excluirán del informe.

Nota: al filtrar las actividades por fecha, las Tareas se incluyen en función de su fecha de vencimiento y no de la fecha de creación o finalización.

• Negocios creados: este informe muestra el número de negocios creados por usuario o equipo.
• Embudo de leads: este informe hace seguimiento del tiempo que transcurre desde el contacto inicial hasta la conversión del negocio. Utiliza la pestaña Leads para hacer seguimiento de cómo tu equipo está gestionando el progreso y la conversión de sus leads. Utiliza la pestaña Recorrido del lead para visualizar cómo tus leads se mueven a través de las etapas.
  • Para personalizar las etapas que se muestran en la pestaña Recorrido del lead, ve a la pestaña Filtros del panel derecho y haz clic en el edit icono de lápiz situado junto a Etapas. 
    
    
  • En el cuadro de diálogo, selecciona las casillas de verificación junto a las Etapas del ciclo de vida para incluirlas en el informe. 
  • Para cambiar el orden de las etapas, haz clic en la etapa y arrástrala a una nueva posición.
  • Para incluir registros que no han pasado por cada etapa en el informe de recorrido del lead, selecciona la casilla de verificación Opcional.
  • Una vez que hayas terminado de editar las etapas, haz clic en Aplicar.
    
    
• Tiempo de respuesta de leads: este informe muestra la duración entre el momento en que se asigna un contacto a un usuario y cuándo interactuó el usuario con el contacto. Esto incluye enviar un correo electrónico, hacer una llamada, usar el chat, marcar una tarea como en curso o completada, y la hora de inicio de la reunión. Si a un contacto se le reasigna un nuevo usuario, este tiempo se restablecerá. A continuación, contará el tiempo transcurrido desde que se asignó al contacto su nuevo usuario y el momento en que el nuevo usuario interactuó con el contacto. Las propiedades disponibles incluyen:
  • Fecha de la primera interacción: la fecha en la que el propietario del contacto actual interactuó por primera vez con el contacto.
  • Tipo de la primera interacción: el tipo de objeto de la primera interacción del propietario del contacto actual con el contacto.
  • Descripción de la primera interacción: una descripción de la primera interacción del propietario actual del contacto con el contacto.
  • Tiempo de respuesta a lead: tiempo que tardó el propietario actual en realizar la primera interacción que califica como tal (ms).
  • ID de la primera interacción: el ID del objeto de la primera interacción del propietario del contacto actual con el contacto.
• Resultados de la reunión: este informe muestra el número de reuniones por resultado.
• Actividades de captación de prospectos: se trata de una colección de informes de actividades de venta. Utiliza las pestañas de la parte superior para ver los datos de rendimiento y eficacia de secuencias, reuniones, llamadas y tareas. 
• Tareas terminadas: este informe muestra el número de tareas creadas, desglosadas por el estado de la tarea (es decir, No se ha iniciado o Completada) y el usuario o equipo.
• Cronología de actividad del equipo: este informe muestra las actividades realizadas por tu equipo cronológicamente. Las actividades incluyen tareas, correos electrónicos, reuniones y llamadas registradas.
• Tiempo empleado en la etapa del negocio: este informe muestra el tiempo promedio que gastan en una etapa, agrupados por representante o equipo. Solo los negocios que tienen un valor de Fecha de cierre en el intervalo de fechas seleccionado y están incluidos en el pipeline seleccionado se incluyen en el informe.

Previsiones y pipelines

• Historial de cambios en el negocio: este informe muestra los cambios realizados en las etapas de los negocios, las cantidades y las fechas de cierre. También muestra los negocios que se crearon. Puede utilizar este informe para examinar las operaciones que cumplen el plazo de la fecha de cierre y ver los cambios en las operaciones que se han producido dentro del plazo del informe.
  • Nuevo: operaciones creadas dentro del periodo de tiempo del informe.
  • Sin cambios: operaciones sin cambios durante el periodo del informe.
  • Importe reducido: operaciones cuyo importe se redujo durante el periodo del informe.
  • Importe incrementado: operaciones en las que el importe aumentó durante 
    el periodo del informe.
  • Stage Moved Forward: operaciones que pasaron a una nueva fase de tramitación con mayor probabilidad durante el periodo del informe.
  • Stage Moved Backward: operaciones que pasaron a una nueva fase de tramitación con menor probabilidad durante el periodo del informe.
  • Forecast Moved Forward: trata de dónde se ha movido la categoría de previsión durante el periodo de tiempo del informe.
  • Forecast Moved Backward: trata de los casos en los que la categoría de previsión retrocedió durante el periodo de tiempo del informe.
  • Close Date Pushed: operaciones cuya fecha de cierre estaba dentro del plazo del informe, pero que luego se retrasaron más allá del plazo del informe y este cambio se produjo durante el plazo del informe.
  • Close Date Pulled (Fecha de cierre retirada): operaciones cuya fecha de cierre estaba fuera del plazo del informe, pero que luego fueron retiradas dentro del plazo del informe y este cambio se produjo durante el plazo del informe.
• Embudo de negocios: los informes de embudo de negocios muestran el número de negocios en las etapas de negocio de la pipeline que seleccionaste. Esto incluye el número de omisiones cuando un negocio no sigue la cronología típica de las etapas del negocio, las tasas de conversión y el tiempo empleado en cada etapa del negocio.
  
  • En la pestaña Etapas del negocio, puedes ver un informe de los negocios que han pasado por cualquiera de las etapas del pipeline, independientemente de si han pasado por las etapas en orden. También puedes ver el número de omisiones y las conversiones acumuladas.

• • Los usuarios de Sales Hub Enterprise pueden personalizar aún más el informe haciendo clic en Acciones > Personalizar.

• Diagrama en cascada del pipeline de negocios: los cambios en los ingresos en la pipeline de negocios entre dos períodos de tiempo, categorizados según el valor del negocio y la fecha de cierre. Cuando se trata de la fecha de cierre de un negocio, el informe utiliza la fecha en que se movió el negocio a la etapa del pipeline ganado/perdido, o la propiedad Fecha de cierre si el negocio está en una etapa abierta y la Fecha de cierre está en el futuro. Los negocios se clasificarán en una de las siguientes categorías:
  • Creado: la cantidad total de negocios creados durante el período de cambio de pipeline.
  • Retrasados: la cantidad total de negocios que se movieron desde el período de cierre del período seleccionado a otro período de cierre. También aparecerá un negocio en esta categoría si su fecha de cierre está antes del intervalo de fechas del informe y no se ha movido a la etapa Cerrado al final del intervalo.
  • Adelantados: la cantidad total de negocios que se movieron de otro período de fecha de cierre al período de cierre seleccionado.
  • Disminuido: la disminución neta de los importes de negocios en el período de cierre de la fecha de cierre.
  • Aumentado: el aumento neto de los importes de los negocios en el período de cierre seleccionado
  • Perdido: la cantidad total de negocios que se perdieron durante el período de cierre de la fecha de cierre seleccionado.
  • Ganado: la cantidad total de negocios que ganaron durante el período de cierre de la fecha de cierre
• Tasa de negocios retrasados: este informe muestra el número de negocios cuya fecha de cierre cambió por propietario, equipo o etapa del negocio. Para que un negocio se muestre en Fecha de cierre retrasada, es necesario que la fecha de cierre del negocio se haya movido de dentro del plazo seleccionado a fuera del plazo seleccionado. Esto no es lo mismo que los datos de Fecha de cierre retrasada que se pueden ver en el informe Historial de cambios en el negocio. La Tasa de negocios retrasados se centra en la fecha de cierre solamente.
  • En el gráfico aparecerá un punto azul de importe de previsión basado en los envíos de previsión establecidos manualmente en la herramienta de previsión. Puedes colocar el cursor sobre el punto para ver el importe previsto manualmente para el período del informe. Cuando no hay envíos de previsiones establecidos para el marco temporal del informe, el valor será 0.
    
    
    
• Categoría de previsión: los ingresos previstos de tus negocios por categoría de previsión, calculados usando el valor del negocio.
• Instantáneas históricas:
  • Este informe muestra el número de negocios en ciertos puntos categoría (por ejemplo, etapa del negocio, cantidad), según la pestaña que selecciones.
  • Para desglosar este informe por etapa del negocio, cantidad o categoría de previsión, haz clic en el menú desplegable Desglosar por de la pestaña Filtros del panel derecho.
    
    
  

Nota: cuando se utiliza el filtro de pipeline, el informe solo mostrará los negocios que se encuentran actualmente en ese pipeline y no mostrará los negocios cerrados.

• Cumplimiento de cuotas: este informe muestra los ingresos totales cerrados en las operaciones por sus representantes en comparación con los objetivos de establecidos para ellos.
  • Este informe muestra los ingresos totales cerrados en los negocios por tus representantes en comparación con las metas establecidas para ellos.

• • Para ver el progreso incremental o total hacia las metas a lo largo del tiempo, ve a la pestaña Filtros del panel derecho y haz clic en el menú desplegable Agrupar por. Selecciona Fecha de cierre, luego haz clic en el menú desplegable Comparar con y selecciona cómo deseas ver la meta.

• Categoría de previsión ponderada: los ingresos pronosticados de tus negocios por categoría de previsión, calculados usando el valor ponderado de cada negocio. Descubre cómo configurar las ponderaciones de la previsión en la configuración de previsión. 

• Previsión ponderada del pipeline: para cada negocio en el intervalo de fechas que hayas seleccionado, HubSpot toma el valor de la propiedad Importe y lo multiplica por la probabilidad en función de la fase del negocio en la que se encuentre. HubSpot resume estos valores según el representante de ventas o el equipo, según tu selección en el menú desplegable Agrupar por.

Resultados de ventas

• Tamaño promedio del negocio: este informe muestra el monto promedio del negocio entre los negocios por propietario del negocio o equipo.
• Motivos de pérdida de negocios: este informe muestra el número de negocios en una etapa de cierre perdido y el valor correspondiente en cada propiedad Razón de cierres perdidos del negocio, por propietario del negocio o equipo.
• Ingresos de negocios por fuente: este informe muestra el importe total de los negocios por propietario o equipo, dividido por la fuente original del negocio . 
• Velocidad del negocio: este informe muestra el número promedio de días que toma cerrar negocios por usuario o equipo. Los negocios que se tienen en cuenta son aquellos con fechas de cierre dentro del intervalo de fechas que seleccionaste.
• Negocios ganados y perdidos: el informe muestra el número de negocios ganados y perdidos por usuario o equipo.
• Velocidad de las ventas: este informe muestra cuánto tiempo se tarda en cerrar y ganar negocios. Ve el porcentaje de negocios que se convierten en negocios con cierre ganado y la cantidad promedio de tus negocios.