Entenda o gerador de relatórios personalizados_PT

Ao criar um relatório no construtor de relatórios personalizado, você precisará decidir quais fontes de dados selecionar, como configurar os campos de relatório e como definir as configurações do gráfico.

Abaixo, conheça os diferentes aspectos da criação de um relatório e como configurá-lo. Para assistir a uma apresentação em vídeo do construtor de relatórios personalizados, incluindo relatórios de exemplo, confira a lição Building Custom Reports in HubSpot na HubSpot Academy.

Fontes de dados

A primeira etapa da criação de um relatório é selecionar quais fontes de dados serão incluídas. As fontes de dados são objetos, ativos e eventos dos quais você deseja gerar relatórios. A fonte de dados principal será o foco do relatório, e todas as demais serão relacionadas a essa fonte primária. Uma fonte de dados ser primária ou secundária terá um impacto significativo sobre os dados devolvidos no seu relatório.

Resumo de ingresso de dados

Ao selecionar as fontes de dados a serem incluídas em um relatório no criador de relatórios personalizado, você pode exibir uma visão geral de como as fontes de dados estão sendo associadas, bem como quais registros serão incluídos ou excluídos do relatório com base na sua seleção. Você também pode visualizar as fontes de dados selecionadas em uma tabela de visualização.

Para exibir as informações de ingresso de dados, clique em first para expandir o painel direito. O painel Informações de junção de dados exibirá uma divisão de como as fontes de dados selecionadas são unidas. Usando esses dados, você pode confirmar se as fontes de dados corretas foram selecionadas e isso permitirá que você exiba o número total de registros disponíveis para incluir no relatório, que é baseado na associação de cada fonte de dados à fonte de dados principal.

Para exibir a visualização de Dados, clique em up para expandir o painel inferior. O painel Visualização de dados exibirá uma visualização detalhada de seus dados. A tabela será preenchida com propriedades para cada fonte de dados selecionada.

Conexão de múltiplas fontes de dados

Internamente, o HubSpot armazena os dados de cada origem em tabelas separadas, semelhantes a um conjunto de planilhas. Quando você seleciona várias fontes de dados, o HubSpot pode precisar usar fontes adicionais para conectar as tabelas. Por exemplo, contatos e negócios podem ser unidos diretamente sem conectar fontes adicionais, já que esses objetos estão intimamente associados no HubSpot. No entanto, algumas fontes de dados requerem fontes de dados de conexão. Por exemplo, se a fonte principal do seu relatório for Negócios e você quiser incluir dados de posts de blog no relatório, as fontes Contatos e Atividades da Web também serão selecionadas automaticamente.

No gerador de relatórios, as fontes de dados de conexão aparecerão com uma marca de seleção cinza para indicar a seleção automática. As fontes selecionadas automaticamente são contabilizadas nas 5 fontes possíveis para o seu relatório

Quando o HubSpot não conseguir criar um caminho entre as fontes de dados, essas fontes ficarão indisponíveis para seleção. Por exemplo, se sua fonte principal for Contatos e você selecionar Posts do blog como secundária, a fonte E-mail de marketing ficará cinza e indisponível

Noções básicas sobre seus dados

Ao gerar relatórios sobre várias fontes de dados, é importante entender como o HubSpot as divide. Por exemplo, você está criando um relatório que mede os contatos individuais pela contagem de negócios em uma tabela. Em sua tabela, você inclui duas colunas: ID de contato e Contagem de negócios. Se você selecionar Contatos como fonte primária e Negócios como secundária, o relatório mostrará uma lista de seus contatos e o número de negócios associados a cada um deles. Esta tabela não incluirá nenhum negócio que não esteja associado a um contato.

Se você mudar a fonte primária para Negócios e a secundária para Contatos, o relatório mostrará o número de negócios associados a cada contato, mas também incluirá uma linha com (Sem valor) listada na coluna ID do contato que inclui todos os negócios não associados a contatos. O total da tabela mostraria então uma soma total mais alta de contagem de negócios

Além disso, quando um relatório inclui várias fontes de dados, um registro pode ser contado mais de uma vez, dependendo dos filtros adicionados. Isso ocorre porque os registros associados podem atender aos critérios de filtro mais de uma vez por associação. Por exemplo, um relatório tem uma fonte de dados principal de Empresas e uma fonte secundária de Contatos. Se uma empresa estiver associada a dois contatos:

• Se você adicionar o campo Data de criação (Contato), o relatório exibirá contatos com uma data de criação conhecida que estejam associados a uma empresa. Portanto, a empresa será contada duas vezes porque está associada a dois contatos com uma data de criação conhecida. Por exemplo, na captura de tela abaixo, cada contato é contado mesmo que esteja associado à mesma empresa.
  
  
• Se você adicionar o campo Data de criação (Empresa) , o relatório exibirá as empresas com uma data de criação conhecida. O número de contatos associados a cada empresa pode ser exibido clicando-se no relatório e fazendo drill-down nos dados. Por exemplo, cada empresa será contada mesmo se não houver contatos associados.

Campos

Os campos no gerador de relatórios podem ser definidos como um dos dois tipos: dimensões e medidas. O tipo do campo reflete se uma agregação é executada nos dados do campo. Definir um método de agregação em um campo pode ser útil se você quiser retornar os dados do campo de uma maneira específica, como uma soma ou uma média. Por exemplo, você pode querer ver a receita de seus negócios como uma soma para cada tipo de negócio para entender que tipos resultam em maior receita.

Nota: aQuaisquer NULLs de campos sem valores não serão contados em agregações.

• Dimensão: um campo sem agregação, exibido como cinza. As dimensões podem ser qualquer tipo de dados (incluindo datas, números, booleanos e strings). Este tipo de campo só pode ser adicionado ao eixo X e à opção Dividir por .
  
  
• Medida: um campo com um método de agregação definido, exibido como verde. As medidas são normalmente valores numéricos ou quantitativos, como o número de negócios associados. Este tipo de campo só pode ser adicionado ao eixo Y.
  
  

Por padrão, a maioria dos campos são dimensões, sem método de agregação. No entanto, é possível ajustar o método de agregação de um campo através da edição do campo. O método de agregação pode ser definido para qualquer uma das seguintes opções:

• Nenhum: nenhuma agregação é realizada nos dados do campo, e o campo é definido como uma dimensão.
• Contagem distinta: retorna a contagem do campo de valores distintos, ao invés de incluir valores duplicados. Disponível para todos os tipos de campo. O uso da Contagem distinta pode resultar na visualização de menos pontos de dados do que o esperado. Por exemplo, um relatório de negócios inclui um campo Data do contrato assinado definido para Contagem distinta. Se houver dois negócios com a mesma data de Data do contrato assinado, o campo vai calculá-las como uma contagem distinta de 1. O detalhamento no relatório exibirá os dois registros de negócios.
  
  
• Soma: retorna os dados do campo como um total. Disponível para tipos de campos numéricos.
• Média: retorna a média dos valores do campo. Disponível para tipos de campos numéricos.
• Mediana: organiza os valores do menor para o maior e retorna o valor médio. Disponível para tipos de campos de número e data.
• Mín: retorna o menor valor do campo. Disponível para tipos de campos de número e data.
• Máx: retorna o maior valor do campo. Disponível para tipos de campos de número e data.

Os métodos de agregação também determinam como os dados aparecem nas visualizações. Por exemplo, as tabelas exibirão apenas totais para colunas que utilizam campos de medida com o método de agregação definido como Soma.

Acumular campos

Ao gerar um relatório com mais de uma fonte de dados, o gerador de relatórios fornece acumulação de campos para calcular dados entre objetos associados.

Por exemplo, em um relatório onde Contatos é a fonte primária e Empresas é uma secundária, o campo da empresa Número de visualizações de página é uma propriedade de acumulação que calcula o número de visualizações de página para uma determinada empresa com base na atividade de contato associada. Este tipo de campo é exibido em amarelo quando ficam sobre a barra lateral esquerda.

A utilização destes campos em um relatório pode resultar em dados inesperados. No exemplo acima, você pode querer usar o campo de contato Número de visualizações de página, porque o campo de contato calculará o número de visualizações de página por contato individual no relatório. O uso do campo de empresa Número de visualizações de página resultaria na exibição de dados de visualizações de página para um contato com base em todas as visualizações de página associadas à sua empresa associada.

Visualizações de gráfico

Ao gerar um relatório, você precisará escolher um tipo de gráfico e todas as configurações adicionais para configurar como os seus dados são visualizados. Aprenda abaixo sobre os eixos do gráfico juntamente com as configurações disponíveis do gráfico.

Eixos do gráfico

Ao adicionar campos a um relatório que utiliza uma barra, linha, área ou gráfico de combinação, você pode escolher em qual eixo os dados de um campo serão exibidos. Em geral, o eixo X é recomendado para campos que contêm informações baseadas em categoria ou texto, como o Fase do ciclo de vida, enquanto o eixo Y é recomendado para campos que contêm informações numéricas, como a Contagem de contatos.

Se um campo tiver agregação também vai determinar onde ele pode ser colocado em um gráfico específico.

Para gráficos de barras horizontais, as dimensões, que não têm agregação, só podem ser adicionadas ao eixo Y e divididas por slots. Medidas, que têm um método de agregação, só podem ser adicionadas ao slot do eixo X."

Múltiplos eixos Y

Os gráficos de barra, linha, área e combinação podem ser configurados para exibir múltiplos eixos Y. Isto pode ser útil quando você quer comparar dois campos que têm escalas diferentes, mas usam os mesmos dados do eixo X. Por exemplo, você pode usar múltiplos eixos Y para comparar a contagem de contatos e a soma dos negócios associados por etapa do ciclo de vida.

Você pode então configurar cada eixo Y separadamente dentro das configurações do gráfico. 

Comparar por

Gráficos de barras, linhas, áreas, KPI e medidores podem ser configurados para exibir dados comparativos. Clique e arraste um campo de data para a seção Comparar por para definir um intervalo de datas para comparar seus dados.

Solução de problemas de erro "Excesso de pontos de dados solicitados"

Ao adicionar um campo com uma grande quantidade de dados à Divisão por canal, o construtor de relatórios pode retornar um erro de solicitação de muitos pontos de dados.

Para resolver esse erro, é recomendável evitar a divisão de um relatório por um campo com uma grande quantidade de dados, como Nome. No entanto, você também pode executar as seguintes etapas para reduzir a quantidade de dados retornados:

• Clique no botão down ícone de seta para baixo ao lado do campo Dividir por e, em seguida, clique em Definir limite . 
  
  
• Adicione um filtro ao relatório para limitar a Divisão por canal a um determinado número de pontos de dados. Por exemplo, se você estiver dividindo seu relatório por proprietário de contato, poderá adicionar um filtro para incluir apenas os usuários mais relevantes do HubSpot. 
  
  
• Da mesma forma, adicione um filtro a um dos outros campos. Por exemplo, você poderia reduzir o intervalo de tempo do relatório adicionando uma data de criação após o filtro 1/20/2022.