Ymmärrä mukautetun raportin rakentaja

Kun luot raporttia mukautetun raportin rakentajalla, sinun on päätettävä, mitkä tietolähteet valitset, miten määrität raporttikentät ja miten määrität kaavioasetukset.

Tutustu jäljempänä raportin rakentamisen eri näkökohtiin ja raportin määrittämiseen. Katso HubSpot Academyn oppitunti Building Custom Reports in HubSpot -oppitunti, jossa käydään läpi mukautetun raportin rakentajaa ja annetaan esimerkkiraportteja.

Tietolähteet

Raportin rakentamisen ensimmäinen vaihe on valita mukaan otettavat tietolähteet. Tietolähteet ovat kohteita, varoja ja tapahtumia, joista haluat raportoida. Ensisijainen tietolähde määrittää raportin painopisteen, ja kaikki muut tietolähteet liittyvät kyseiseen lähteeseen. Sillä, onko tietolähde ensisijainen vai toissijainen, on merkittävä vaikutus raportissa palautettaviin tietoihin.

Yhteenveto tietojen yhdistämisestä

Kun valitset raporttiin sisällytettäviä tietolähteitä mukautetun raportin rakentajassa, voit tarkastella yleiskatsausta siitä, miten tietolähteet yhdistetään, sekä siitä, mitkä tietueet sisällytetään tai jätetään pois raportistasi valintasi perusteella. Voit myös esikatsella valittuja tietolähteitä esikatselutaulukossa.

Voit tarkastella tietojen yhdistämistietoja napsauttamalla first laajentaaksesi oikeanpuoleisen paneelin. Data join info -paneelissa näkyy erittely siitä, miten valitut tietolähteet on yhdistetty. Näiden tietojen avulla voit varmistaa, että oikeat tietolähteet on valittu, ja voit tarkastella raporttiin sisällytettävien tietueiden kokonaismäärää, joka perustuu kunkin tietolähteen yhdistämiseen ensisijaiseen tietolähteeseen.

Voit tarkastella tietojen esikatselua napsauttamalla up laajentaaksesi alemman paneelin. Tietojen esikatselupaneeli näyttää perusteellisen esikatselun tiedoistasi. Taulukkoon tulee kunkin valitun tietolähteen ominaisuuksia.

Useiden tietolähteiden yhdistäminen

Sisäisesti HubSpot tallentaa kunkin tietolähteen tiedot erillisiin taulukoihin, jotka muistuttavat taulukkolaskentataulukoita. Kun valitset useita tietolähteitä, HubSpot saattaa joutua käyttämään lisälähteitä taulukoiden yhdistämiseen. Esimerkiksi yhteystiedot ja sopimukset voidaan yhdistää suoraan ilman lisälähteiden yhdistämistä, koska nämä kohteet liittyvät HubSpotissa läheisesti toisiinsa. Jotkin tietolähteet vaativat kuitenkin yhdistäviä tietolähteitä. Jos esimerkiksi raporttisi ensisijainen lähde on Diilit ja haluat sisällyttää raporttiin blogikirjoitustietoja, myös Lähteet Yhteystiedot ja Verkkotoiminnot valitaan automaattisesti.

Raportin rakentajassa liitännäistietolähteet näkyvät harmaalla valintamerkillä, joka osoittaa automaattisen valinnan. Automaattisesti valitut lähteet lasketaan mukaan raportin 5 mahdolliseen lähteeseen.

Kun HubSpot ei pysty luomaan polkua tietolähteiden välille, kyseiset lähteet eivät ole valittavissa. Jos esimerkiksi ensisijainen lähteesi on Yhteystiedot ja valitset toissijaiseksi lähteeksi blogikirjoitukset, markkinointisähköpostilähde muuttuu harmaaksi ja ei ole käytettävissä.

Tietojen ymmärtäminen

Kun raportoit useista tietolähteistä, on tärkeää ymmärtää, miten HubSpot jakaa ne. Rakennat esimerkiksi raportin, joka mittaa yksittäisiä yhteystietoja niiden tekemien kauppojen lukumäärän mukaan taulukossa. Taulukossasi on kaksi saraketta: Yhteyshenkilön ID ja Sopimusten määrä. Jos valitset ensisijaiseksi lähteeksi Yhteystiedot ja toissijaiseksi lähteeksi Kaupat, raportti näyttää luettelon yhteystiedoistasi ja kuhunkin yhteystietoon liittyvien kauppojen määrän. Tämä taulukko ei sisällä kauppoja, jotka eivät liity yhteystietoon.

Jos vaihdat ensisijaiseksi lähteeksi Kaupat ja toissijaiseksi lähteeksi Yhteystiedot, raportti näyttää kuhunkin yhteystietoon liittyvien kauppojen määrän, mutta sisältää myös rivin, jossa Yhteystiedon tunniste -sarakkeessa on (Ei arvoa) ja joka sisältää kaikki kaupat, joita ei ole liitetty yhteystietoihin. Taulukon kokonaissumma näyttäisi tällöin suurempaa kokonaissummaa kuin Sopimusten lukumäärä.

Kun raportti sisältää useita tietolähteitä, tietue saatetaan laskea useammin kuin kerran riippuen lisätyistä suodattimista. Tämä johtuu siitä, että yhdistetyt tietueet voivat täyttää suodatinkriteerit useammin kuin kerran yhdistystä kohti. Esimerkiksi raportissa on ensisijaisena tietolähteenä Yritykset ja toissijaisena tietolähteenä Yhteystiedot. Jos yritys liittyy kahteen yhteystietoon:

• Jos lisäät Luontipäivämäärä (Yhteystiedot) -kentän, raportti näyttää yritykseen liittyvät yhteystiedot, joiden luontipäivämäärä on tiedossa. Näin ollen yritys lasketaan kahdesti, koska se liittyy kahteen yhteystietoon, joilla on tunnettu luontipäivämäärä. Esimerkiksi alla olevassa kuvakaappauksessa kumpikin yhteyshenkilö lasketaan, vaikka ne liittyvät samaan yritykseen.
  
  
• Jos lisäät Luontipäivämäärä (yritys) -kentän, raportti näyttää yritykset, joilla on tunnettu luontipäivämäärä. Kuhunkin yritykseen liittyvien yhteystietojen määrää voi tarkastella napsauttamalla raporttia ja porautumalla tietoihin. Esimerkiksi jokainen yritys lasketaan, vaikka siihen ei olisikaan liitetty yhteystietoja.

Kentät

Raportinrakentajan kentät voidaan määrittää kahdentyyppisiksi: ulottuvuuksiksi ja mittareiksi. Kentän tyyppi kuvastaa, tehdäänkö kentän tiedoille aggregointi. Yhteenlaskumenetelmän asettaminen kentälle voi olla hyödyllistä, jos kentän tiedot halutaan palauttaa tietyllä tavalla, esimerkiksi summana tai keskiarvona. Voit esimerkiksi haluta tarkastella kauppojen tuloja kunkin sopimustyypin summana, jotta ymmärrät, minkä tyyppiset sopimukset tuottavat eniten tuloja.

Huomaa:NULL-kenttiä tai kenttiä, joilla ei ole arvoja, ei lasketa yhteenlaskuissa.

• Dimensio: kenttä, jossa ei ole aggregointia, näytetään harmaana. Dimensiot voivat olla mitä tahansa tietotyyppiä, kuten päivämääriä, numeroita, booleanseja ja merkkijonoja. Tämäntyyppinen kenttä voidaan lisätä vain X-akselille ja Break down by slot.
  
  
• Mitta: kenttä, jossa on asetettu aggregointimenetelmä, näytetään vihreänä. Toimenpiteet ovat tyypillisesti numeerisia tai määrällisiä arvoja, kuten niihin liittyvien kauppojen määrä. Tämäntyyppinen kenttä voidaan lisätä vain Y-akselille.
  
  

Oletusarvoisesti useimmat kentät ovat ulottuvuuksia, eikä niissä ole aggregointimenetelmää. Voit kuitenkin säätää kentän aggregointimenetelmää muokkaamalla kenttää. Yhteenlaskumenetelmäksi voidaan määrittää jokin seuraavista:

• Ei mitään: kentän tiedoille ei suoriteta aggregointia, ja kenttä asetetaan ulottuvuudeksi.
• Distinct count: Palauttaa kentän erillisten arvojen lukumäärän, eikä sisällä päällekkäisiä arvoja. Käytettävissä kaikille kenttätyypeille. Distinct countin käyttö voi johtaa siihen, että visualisointi näyttää odotettua vähemmän datapisteitä. Esimerkiksi kaupparaportti sisältää sopimuksen allekirjoituspäivämäärä -kentän, jonka arvoksi on asetettu Erottuva määrä. Jos on kaksi sopimusta, joilla on sama Date contract signed -päivämäärä, kenttä laskee ne erillislukuna 1. Raportin tarkastelu näyttää molemmat sopimustietueet.
  
  
• Summa: palauttaa kentän tiedot summana. Käytettävissä numerokenttätyypeille.
• Keskiarvo: palauttaa kentän arvojen keskiarvon. Käytettävissä numerokenttätyypeille.
• Mediaani: Järjestää arvot pienimmästä suurimpaan ja palauttaa keskimmäisen arvon. Käytettävissä numero- ja päivämääräkenttätyypeille.
• Min: Palauttaa kentän pienimmän arvon. Käytettävissä numero- ja päivämääräkenttätyypeille.
• Max: Palauttaa kentän suurimman arvon. Käytettävissä numero- ja päivämääräkenttätyypeille.

Aggregointimenetelmät määrittävät myös sen, miten tiedot näkyvät visualisoinneissa. Taulukoissa näytetään esimerkiksi vain sellaisten sarakkeiden summat, jotka käyttävät mittauskenttiä, joiden aggregointimenetelmäksi on asetettu Summa.

Rollup-kentät

Kun rakennetaan raporttia, jossa on useampi kuin yksi tietolähde, raportinrakentaja tarjoaa rullauskenttiä, joiden avulla voidaan laskea tietoja toisiinsa liittyvien objektien välillä.

Esimerkiksi raportissa, jossa Yhteystiedot on ensisijainen lähde ja Yritykset on toissijainen lähde, Yritys-kenttä Sivunäkymien määrä on rullausominaisuus, joka laskee tietyn yrityksen sivunäkymien määrän siihen liittyvän yhteyshenkilötoiminnan perusteella. Tämäntyyppiset kentät näkyvät keltaisina, kun niiden päälle viedään hiiren kursori vasemmassa sivupalkissa.

Näiden kenttien käyttäminen raportissa voi johtaa odottamattomiin tietoihin. Yllä olevassa esimerkissä voit sen sijaan käyttää yhteystietokenttää Sivunäkymien määrä, koska yhteystietokenttä laskee raportissa sivunäkymien määrän yksittäistä yhteystietoa kohden. Yritys-kentän Number of page views (Sivunäkymien määrä ) käyttäminen johtaisi sen sijaan siihen, että yhteyshenkilön sivunäkymätiedot näytettäisiin kaikkien siihen liittyvään yritykseen liittyvien sivunäkymien perusteella.

Kaavioiden visualisoinnit

Kun rakennat raporttia, sinun on valittava kaaviotyyppi ja mahdolliset lisäasetukset, joilla voit määrittää, miten tiedot visualisoidaan. Tutustu alla kaavioakseleihin sekä käytettävissä oleviin kaavioasetuksiin.

Kaavioakselit

Kun lisäät kenttiä raporttiin, joka käyttää palkki-, viiva-, alue- tai yhdistelmäkaaviota, voit valita, millä akselilla kentän tiedot näytetään. Yleensä X-akselia suositellaan kentille, jotka sisältävät luokka- tai tekstipohjaisia tietoja, kuten elinkaaren vaihe, ja Y-akselia kentille, jotka sisältävät numeerisia tietoja, kuten yhteystietojen määrä.

Se, onko kentässä aggregaatiota, määrittää myös sen, mihin se voidaan sijoittaa tietyssä kaaviossa.

Vaakasuorissa pylväsdiagrammeissa dimensiot, joissa ei ole aggregointia, voidaan lisätä vain Y-akselille ja Jaottelu alaspäin -väleihin. Mitat, joilla on aggregointimenetelmä, voidaan lisätä vain X-akselin aukkoon."

Useita Y-akseleita

Palkki-, viiva-, alue- ja yhdistelmäkaaviot voidaan määrittää näyttämään useita Y-akseleita. Tämä voi olla hyödyllistä, kun haluat vertailla kahta kenttää, joilla on eri mittakaavat mutta jotka käyttävät samoja X-akselin tietoja. Voit esimerkiksi käyttää useita Y-akseleita vertaillaksesi kontaktien lukumäärää ja niihin liittyvien kauppojen summaa elinkaarivaiheittain.

Voit määrittää jokaisen Y-akselin erikseen kaavion asetuksissa.

Vertaile

Palkki-, viiva-, alue-, KPI- ja mittarikaaviot voidaan määrittää näyttämään vertailutietoja. Napsauta ja vedä päivämääräkenttä Compare by -osioon määrittääksesi päivämäärävälin tietojen vertailua varten.

"Liian monta datapistettä pyydetty" -virheen vianmääritys

Kun lisäät kentän, jossa on suuri määrä tietoja, kanavan mukaan jaoteltuun kenttään, raportinrakentaja saattaa palauttaa virheilmoituksen Too many data points requested (Liian monta datapistettä pyydetty ).

Tämän virheen korjaamiseksi on suositeltavaa välttää raportin jakamista kentän mukaan, jossa on suuri määrä tietoja, kuten etunimi. Voit kuitenkin myös vähentää palautettavan tietomäärän määrää seuraavien ohjeiden avulla:

• Napsauta down alaspäin osoittavaa nuolikuvaketta Jaottelu kentän mukaan -kentän vieressä ja valitse sitten Aseta raja. Rajaus ei saa ylittää 100:aa.
  
  
• Lisää raporttiin suodatin, jolla voit rajoittaa Break down by -kanavan tiettyyn määrään datapisteitä. Jos esimerkiksi jaottelet raportin yhteydenottajan mukaan, voit lisätä suodattimen, joka sisältää vain tärkeimmät HubSpot-käyttäjät.
  
  
• Samoin voit lisätä suodattimen johonkin muuhun kenttään. Voit esimerkiksi supistaa raporttisi aikaväliä lisäämällä Luontipäivämäärä on 20.2.2022 jälkeinen -suodattimen.