Ymmärrä mukautetun raportin rakentaja

Kun luot raportin mukautetussa raporttityökalussa, sinun on päätettävä, mitkä tietolähteet valitset, miten määrität raportin kentät ja miten määrität kaavion asetukset.

Alla on lisätietoja raportin luomisen eri osa-alueista ja raportin määrittämisestä. Katso HubSpot Academyn oppitunnista Building Custom Reports in HubSpot (Mukautettujen raporttien luominen HubSpotissa) video-opas mukautetun raporttityökalun käytöstä, mukaan lukien esimerkkiraportit.

Tietolähteet

Raportin luomisen ensimmäinen vaihe on valita, mitkä tietolähteet sisällytetään raporttiin. Tietolähteet ovat objektit, resurssit ja tapahtumat, joista haluat raportoida. Ensisijainen tietolähde määrittää raportin painopisteen, ja kaikki muut tietolähteet liittyvät tähän lähteeseen. Tietolähteen ensisijaisuus tai toissijaisuus vaikuttaa merkittävästi raportissa palautettaviin tietoihin.

Tietojen yhdistämisen yhteenveto

Kun valitset mukautetun raporttityökalun raporttiin sisällytettävät tietolähteet, voit tarkastella yleiskatsausta tietolähteiden yhdistämisestä sekä siitä, mitkä tietueet sisällytetään raporttiin tai jätetään pois valintasi perusteella. Voit myös esikatsella valitsemiasi tietolähteitä esikatselutaulukossa.

Voit tarkastella tietojen yhdistämistietoja napsauttamalla first ( Tietojen yhdistämistiedot ) oikean sivupaneelin laajentamiseksi. Tietojen yhdistämistietopaneeli näyttää erittelyn valitsemiesi tietolähteiden yhdistämisestä. Näiden tietojen avulla voit varmistaa, että oikeat tietolähteet on valittu, ja voit tarkastella raporttiin sisällytettävien tietueiden kokonaismäärää, joka perustuu kunkin tietolähteen yhteyteen ensisijaiseen tietolähteeseen.

Voit tarkastella tietojen esikatselua napsauttamalla up (Tietojen yhdistämisen tiedot) ja laajentamalla alareunan paneelin. Tietojen esikatselupaneeli näyttää yksityiskohtaisen esikatselun tiedoistasi. Taulukkoon täytetään kunkin valitun tietolähteen ominaisuudet.

Useiden tietolähteiden yhdistäminen

HubSpot tallentaa sisäisesti kunkin lähteen tiedot erillisiin taulukoihin, jotka muistuttavat taulukkolaskentaohjelmia. Kun valitset useita tietolähteitä, HubSpot saattaa joutua käyttämään lisätietolähteitä taulukoiden yhdistämiseen. Esimerkiksi yhteystiedot ja kaupat voidaan yhdistää suoraan ilman lisätietolähteiden yhdistämistä, koska nämä objektit ovat tiiviisti yhteydessä toisiinsa HubSpotissa. Jotkin tietolähteet vaativat kuitenkin yhdistäviä tietolähteitä. Jos raportin ensisijainen lähde on Kaupat ja haluat sisällyttää raporttiin blogikirjoitusten tiedot, myös Yhteystiedot- ja Verkkotoiminta-lähteet valitaan automaattisesti.

Raporttigeneraattorissa yhdistävät tietolähteet näkyvät harmaalla valintamerkillä, joka osoittaa automaattisen valinnan. Automaattisesti valitut lähteet lasketaan raportin viiteen mahdolliseen lähteeseen.

Kun HubSpot ei voi luoda polkua tietolähteiden välille, kyseiset lähteet eivät ole valittavissa. Jos esimerkiksi ensisijainen lähteesi on Yhteystiedot ja valitset Blogikirjoitukset toissijaiseksi lähteeksi, markkinointiviestien lähde muuttuu harmaaksi ja ei ole käytettävissä.

Tietojen ymmärtäminen

Kun raportoit useista tietolähteistä, on tärkeää ymmärtää, miten HubSpot jakaa ne. Esimerkiksi, olet luomassa raporttia, joka mittaa yksittäisiä kontakteja niiden kauppojen lukumäärän perusteella taulukossa. Taulukossa on kaksi saraketta: Kontaktin tunnus ja Kauppojen lukumäärä. Jos valitset Ensisijainen lähde -kohdasta Yhteystiedot ja Toissijainen lähde -kohdasta Kaupat, raportti näyttää luettelon yhteyshenkilöistäsi ja kunkin yhteyshenkilön kanssa tehtyjen kauppojen määrän. Taulukossa ei näy kauppoja, jotka eivät liity yhteyshenkilöön.

Jos muutat ensisijaisen lähteen Kaupat ja toissijaisen lähteen Yhteystiedot, raportti näyttää kunkin yhteyshenkilön kanssa tehtyjen kauppojen lukumäärän, mutta sisältää myös rivin , jossa Yhteystunnus-sarakkeessa on merkint ä (Ei arvoa) ja joka sisältää kaikki kaupat, jotka eivät liity yhteyshenkilöihin. Taulukon kokonaissumma olisi tällöin suurempi kuin Kauppojen lukumäärä.

Lisäksi, kun raportti sisältää useita tietolähteitä, tietue voidaan laskea useammin kuin kerran riippuen lisättyjen suodattimien mukaan. Tämä johtuu siitä, että liitetyt tietueet voivat täyttää suodatinkriteerit useammin kuin kerran liitettä kohti. Esimerkiksi raportin ensisijainen tietolähde on Yritykset ja toissijainen lähde on Yhteystiedot. Jos yritys on liitetty kahteen yhteystietoon:

• Jos lisäät kentän Luontipäivä (yhteyshenkilö) , raportti näyttää yhteyshenkilöt, joiden luontipäivä on tiedossa ja jotka on liitetty yritykseen. Siksi yritys lasketaan kahdesti, koska se on liitetty kahteen yhteyshenkilöön, joiden luontipäivä on tiedossa. Esimerkiksi alla olevassa kuvakaappauksessa jokainen yhteyshenkilö lasketaan, vaikka he ovat liitettyjä samaan yritykseen.
  
  
• Jos lisäät Luontipäivä (yritys) -kentän, raportti näyttää yritykset, joiden luontipäivä on tiedossa. Kunkin yrityksen yhteystietojen lukumäärä voidaan tarkastella napsauttamalla raporttia ja porautumalla tietoihin. Esimerkiksi kukin yritys lasketaan mukaan, vaikka siihen ei olisi liitetty yhteystietoja.

Kentät

Raporttisuunnittelijan kentät voidaan asettaa kahdentyyppisiksi: ulottuvuudet ja mittarit. Kentän tyyppi kertoo, suoritetaanko kentän tiedoille aggregointi. Aggregointimenetelmän asettaminen kentälle voi olla hyödyllistä, jos haluat palauttaa kentän tiedot tietyllä tavalla, kuten summana tai keskiarvona. Voit esimerkiksi haluta tarkastella kaupoistasi saatavia tuloja kunkin kauppatyypin summana, jotta voit ymmärtää, mitkä kauppatyypit tuottavat eniten tuloja.

Huomaa:kenttien NULL-arvot, joilla ei ole arvoja, eivät lasketa yhteenlaskuihin.

• Ulottuvuus: kenttä, jossa ei ole aggregointia, näkyy harmaana. Ulottuvuudet voivat olla mitä tahansa tietotyyppiä, mukaan lukien päivämäärät, numerot, boolenit ja merkkijonot. Tämän tyyppinen kenttä voidaan lisätä vain X-akselille ja Jaottele-kenttään .
  
  
• Mitta: kenttä, jolla on määritetty aggregointimenetelmä, näkyy vihreänä. Mitat ovat tyypillisesti numeerisia tai kvantitatiivisia arvoja, kuten liitännäisten kauppojen lukumäärä. Tämän tyyppinen kenttä voidaan lisätä vain Y-akselille.
  
  

Oletuksena useimmat kentät ovat ulottuvuuksia, joilla ei ole aggregointimenetelmää. Voit kuitenkin säätää kentän aggregointimenetelmää muokkaamalla kenttää. Aggregointimenetelmäksi voidaan asettaa mikä tahansa seuraavista:

• Ei mitään: kentän tietoja ei aggregoida, ja kenttä asetetaan ulottuvuudeksi.
• Eri lukumäärä: palauttaa kentän eri arvojen lukumäärän, toisin kuin kaksoisarvot sisältävä lukumäärä. Käytettävissä kaikentyyppisissä kentissä. Eri lukumäärän käyttäminen voi johtaa siihen, että visualisoinnissa näkyy odotettua vähemmän datapisteitä. Esimerkiksi kaupan raportti sisältää kentän Sopimuspäivämäärä, joka on asetettu eri lukumäärään. Jos on kaksi kauppaa, joiden sopimuspäivämäärä on sama, kenttä laskee niiden eri lukumääräksi 1. Raportin porautuminen näyttää molemmat kauppatiedot.
  
  
• Summa: palauttaa kentän tiedot summana. Käytettävissä numerokenttätyypeille.
• Keskimäärä: palauttaa kentän arvojen keskiarvon. Käytettävissä numerokenttätyypeille.
• Mediaani: järjestää arvot pienimmästä suurimpaan ja palauttaa keskimmäisen arvon. Käytettävissä numero- ja päivämääräkenttätyypeille.
• Min: palauttaa kentän pienimmän arvon. Käytettävissä numero- ja päivämääräkenttätyypeille.
• Maksimi: palauttaa kentän suurimman arvon. Käytettävissä numero- ja päivämääräkenttätyypeissä.

Yhdistämismenetelmät määrittävät myös, miten tiedot näkyvät visualisoinneissa. Esimerkiksi taulukoissa näkyy vain niiden sarakkeiden summat, joissa käytetään mittauskenttiä, joiden yhdistämismenetelmäksi on asetettu Summa.

Yhteenvetokentät

Kun raporttia rakennetaan useammasta kuin yhdestä tietolähteestä, raporttityökalu tarjoaa rollup-kenttiä, joilla lasketaan dataa liitettyjen objektien välillä.

Esimerkiksi raportissa, jossa Yhteystiedot on ensisijainen lähde ja Yritykset on toissijainen lähde, yrityskenttä Sivun katselukerrat on rollup-ominaisuus, joka laskee tietyn yrityksen sivun katselukerrat liitännäisen yhteystiedon aktiivisuuden perusteella. Tämän tyyppinen kenttä näkyy keltaisena, kun hiiri viedään sen päälle vasemmassa sivupalkissa.

Näiden kenttien käyttö raportissa voi johtaa odottamattomiin tuloksiin. Yllä olevassa esimerkissä voi olla parempi käyttää yhteystietokenttää Sivun katselukerrat, koska yhteystietokenttä laskee raportissa sivun katselukerrat yksittäistä yhteystietoa kohti. Yrityskentän Sivun katselukerrat käyttö johtaisi sen sijaan sivun katselukerrojen näyttämiseen yhteystiedolle sen yrityksen kaikkien sivun katselukertojen perusteella.

Kaavioiden visualisoinnit

Raporttia luodessasi sinun on valittava kaaviotyyppi ja mahdolliset lisäasetukset, joilla määrität tietojen visualisoinnin. Alla on lisätietoja kaavion akseleista ja käytettävissä olevista kaavioasetuksista.

Kaavion akselit

Kun lisäät kenttiä raporttiin, joka käyttää pylväs-, viiva-, pinta-ala- tai yhdistelmäkaaviota, voit valita, millä akselilla kentän tiedot näytetään. Yleensä X-akselia suositellaan kentille, jotka sisältävät luokitus- tai tekstipohjaista tietoa, kuten Elinkaaren vaihe, kun taas Y-akselia suositellaan kentille, jotka sisältävät numeerista tietoa, kuten Yhteyshenkilöiden lukumäärä.

Kentän aggregointi määrää myös sen, mihin se voidaan sijoittaa tietyssä kaaviossa.

Vaakasuuntaisissa pylväskaavioissa ulottuvuudet, joilla ei ole aggregointia, voidaan lisätä vain Y-akselille ja jaotteluun. Mittaukset, joilla on aggregointimenetelmä, voidaan lisätä vain X-akselin paikkaan.

Useita Y-akseleita

Pylväs-, viiva-, pinta-ala- ja yhdistelmäkaaviot voidaan määrittää näyttämään useita Y-akseleita. Tämä voi olla hyödyllistä, kun haluat vertailla kahta kenttää, joilla on eri asteikot, mutta jotka käyttävät samaa X-akselin dataa. Voit esimerkiksi käyttää useita Y-akseleita vertaillaksesi kontaktien lukumäärää ja niihin liittyvien kauppojen summaa elinkaaren vaiheittain.

Voit sitten määrittää kunkin Y-akselin erikseen kaavion asetuksissa.

Vertaa

Pylväs-, viiva-, pinta-, KPI- ja mittarikaaviot voidaan määrittää näyttämään vertailutietoja. Napsauta ja vedä päivämääräkenttä Vertaa mukaan -osioon asettaaksesi päivämääräalueen tietojen vertailua varten.

"Liian monta datapistettä pyydetty" -virheen vianmääritys

Kun lisäät kentän, jossa on suuri määrä tietoja, kanavakohtaiseen erittelyyn , raporttigeneraattori saattaa palauttaa virheen Liian monta tietopistettä pyydetty .

Tämän virheen ratkaisemiseksi on suositeltavaa välttää raportin jakamista kentän mukaan, jossa on suuri määrä tietoja, kuten Etunimi. Voit kuitenkin myös vähentää palautettavien tietojen määrää seuraavasti:

• down Napsauta kentän Jaa mukaan alas-nuolipainiketta ja valitse sitten Aseta raja. Raja ei saa ylittää 100:aa.
  
  
• Lisää raporttiin suodatin, joka rajoittaa Break down by -kentän tietyn määrän datapisteisiin. Jos esimerkiksi jaotat raportin Contact owner -kentän mukaan, voit lisätä suodattimen, joka sisällyttää vain merkityksellisimmät HubSpot-käyttäjät.
  
  
• Lisää suodatin samalla tavalla johonkin muuhun kenttään. Voit esimerkiksi lyhentää raportin aikaväliä lisäämällä suodattimen Luontipäivä on 20.1.2022 jälkeen .