Comprender el generador de informes personalizados

Al crear un informe en el generador de informes personalizados, tendrás que decidir qué fuentes de datos seleccionar, cómo configurar los campos del informe y cómo configurar los ajustes del gráfico.

A continuación, conoce los diferentes aspectos de la creación de un informe y cómo configurarlo. Para ver un vídeo sobre el generador de informes personalizados, con ejemplos de informes, consulta la lección Crear informes personalizados en HubSpot en HubSpot Academy.

Fuentes de datos

El primer paso para elaborar un informe es seleccionar las fuentes de datos que se van a incluir. Las fuentes de datos son los objetos, recursos y eventos sobre los que quieres consultar información. La fuente de datos principal será el centro del informe, y todas las demás fuentes de datos estarán relacionadas con esa fuente. El hecho de que una fuente de datos sea principal o secundaria tendrá un impacto significativo en los datos devueltos en su informe.

Resumen de la unión de datos

Cuando se seleccionan las fuentes de datos que se incluirán en un informe en el generador de informes personalizados, se puede ver un resumen de cómo se unen las fuentes de datos, así como los registros que se incluirán o excluirán de su informe en función de su selección. También puede previsualizar las fuentes de datos seleccionadas en una tabla de vista previa.

Para ver la información de la unión de datos , haz clic en first para ampliar el panel lateral derecho. El panel de información de unión de datos mostrará un desglose de cómo se unen las fuentes de datos seleccionadas. Utilizando estos datos, puedes confirmar si se han seleccionado las fuentes de datos correctas y esto te permitirá ver el número total de registros disponibles para incluir en tu informe, que se basa en la asociación de cada fuente de datos a la Fuente de datos primaria.

Para ver la vista previa de los datos de , haz clic en up para ampliar el panel inferior. El panel de vista previa de datos mostrará una vista previa en profundidad de sus datos. La tabla se completará con las propiedades de cada fuente de datos seleccionada.

Conexión de múltiples fuentes de datos

Internamente, HubSpot almacena los datos de cada fuente en tablas separadas, similares a un conjunto de hojas de cálculo. Cuando se seleccionan varias fuentes de datos, es posible que HubSpot tenga que utilizar fuentes adicionales para conectar las tablas. Por ejemplo, los contactos y las ofertas pueden unirse directamente sin necesidad de conectar fuentes adicionales, ya que esos objetos están estrechamente asociados en HubSpot. Sin embargo, algunas fuentes de datos requieren fuentes de datos conectivas. Por ejemplo, si la fuente principal de tu informe es Negocios y quieres incluir los datos de las entradas del blog en el informe, también se seleccionarán automáticamente las fuentes Contactos y Actividades en la web.

En el generador de informes, las fuentes de datos conectivas aparecerán con una marca de verificación gris para indicar la selección automática. Las fuentes seleccionadas automáticamente cuentan para las 5 fuentes posibles para tu informe

Cuando HubSpot no puede crear una ruta entre las fuentes de datos, esas fuentes no estarán disponibles para su selección. Por ejemplo, si tu fuente principal es Contactos y seleccionas Artículos de blog como fuente secundaria, la fuente de Correo electrónico de marketing aparecerá en gris y no estará disponible

Entender sus datos

Al informar sobre múltiples fuentes de datos, es importante entender cómo HubSpot los desglosa. Por ejemplo, usted está construyendo un informe que mide los contactos individuales por su recuento de acuerdos en una tabla. En su tabla, incluye dos columnas: ID del contacto y Cantidad de tratos. Si seleccionas Contactos como fuente principal y Negocios como fuente secundaria, el informe mostrará una lista de tus contactos y el número de negocios asociados a cada uno. Esta tabla no incluirá ningún negocio que no esté asociado a un contacto.

Si se cambia la fuente principal a Negocios y la secundaria a Contactos, el informe mostrará el número de negocios asociados a cada contacto, pero también incluirá una fila con (Sin valor) en la columna ID de contacto que incluye todos los negocios no asociados a contactos. El total de la tabla mostraría entonces una mayor suma total de Total de negocios

Además, cuando un informe incluye varias fuentes de datos, un registro puede contarse más de una vez en función de los filtros añadidos. Esto ocurre porque los registros asociados pueden cumplir los criterios de filtrado más de una vez por asociación. Por ejemplo, un informe tiene una fuente de datos primaria de Empresas y una fuente secundaria de Contactos. Si una empresa está asociada a dos contactos:

• Si añade el campo Fecha de creación (Contacto) , el informe mostrará los contactos con una fecha de creación conocida que estén asociados a una empresa. Por lo tanto, la empresa se contará dos veces porque está asociada a dos contactos con una fecha de creación conocida. Por ejemplo, en la captura de pantalla que aparece a continuación, cada contacto se cuenta aunque esté asociado a la misma empresa.
  
  
• Si añade el campo Fecha de creación (empresa), el informe mostrará las empresas con una fecha de creación conocida. El número de contactos asociados a cada empresa puede verse haciendo clic en el informe y profundizando en los datos. Por ejemplo, cada empresa se contabilizará aunque no haya contactos asociados.

Campos

Los campos del generador de informes pueden ser de dos tipos: dimensiones y medidas. El tipo de campo refleja si se realiza una agregación en los datos del campo. Establecer un método de agregación en un campo puede ser útil si quieres devolver los datos del campo de una forma específica, como una suma o una media. Por ejemplo, es posible que desees ver los ingresos de tus negocios como una suma para cada tipo de negocio para entender qué tipos de negocios resultan en la mayoría de los ingresos.

Ten en cuenta: any NULLs de campos sin valores no se tendrán en cuenta en las agregaciones.

• Dimensión: un campo sin agregación, que se muestra en gris. Las dimensiones pueden ser cualquier tipo de datos, como fechas, números, booleanos y cadenas. Este tipo de campo sólo puede agregarse a las ranuras X y Desglosar por.
  
  
• Medida: un campo con un método de agregación establecido, que se muestra en verde. Las medidas suelen ser valores numéricos o cuantitativos, como el número de negocios asociados. Este tipo de campo sólo puede agregarse al eje Y.
  
  

Por opción predeterminada, la mayoría de los campos son dimensiones, sin método de agregación. Sin embargo, puede ajustar el método de agregación de un campo editando el campo. El método de agregación puede establecerse en cualquiera de los siguientes:

• Ninguno: no se realiza ninguna agregación en los datos del campo, y el campo se establece como una dimensión.
• Conteo distinto: devuelve el recuento de valores distintos del campo, en lugar de incluir los valores duplicados. Disponible para todos los tipos de campo. Si se utiliza Conteo distinto, la visualización puede mostrar menos puntos de datos de los esperados. Por ejemplo, un informe de negocio incluye un campo Fecha de firma del contrato configurado como Conteo distinto. Si hay dos operaciones con la misma Fecha de firma del contrato, el campo las calculará como un recuento conteo distinto de 1. Al profundizar en el informe se mostrarán ambos registros de negocios.
  
  
• Suma: devuelve los datos del campo como un total. Disponible para los tipos de campos numéricos.
• Promedio: devuelve el promedio de los valores del campo. Disponible para los tipos de campos numéricos.
• Mediana: ordena los valores de menor a mayor y devuelve el valor medio. Disponible para los tipos de campo numérico y de fecha.
• Mín: devuelve el valor más pequeño del campo. Disponible para los tipos de campo numérico y de fecha.
• Máx: devuelve el mayor valor del campo. Disponible para los tipos de campo numérico y de fecha.

Los métodos de agregación también determinan cómo aparecen los datos en las visualizaciones. Por ejemplo, las tablas sólo mostrarán los totales de las columnas que utilicen campos de medida con el método de agregación establecido en Suma.

Campos de resumen

Cuando se construye un informe con más de una fuente de datos, el generador de informes proporciona campos de resumen para calcular los datos entre los objetos asociados.

Por ejemplo, en un informe en el que Contactos es la fuente principal y Empresas es una fuente secundaria, el campo de empresa Número de visitas a la página es una propiedad de resumen que calcula el número de páginas vistas de una empresa determinada en función de la actividad de los contactos asociados. Este tipo de campo se muestra en amarillo cuando se coloca el cursor encima de la barra lateral izquierda.

El uso de estos campos en un informe puede dar lugar a datos inesperados. En el ejemplo anterior, es posible que desees utilizar el campo de contacto Número de visitas a la página, porque el campo de contacto calculará el número de visitas a la página por contacto individual en el informe. Si se utiliza el campo de la empresa Número de visitas a la página, se mostrarán los datos de las páginas vistas de un contacto basándose en todas las visitas a la página asociadas a su empresa.

Visualizaciones de gráfico

Al generar un informe, tendrás que elegir un tipo de gráfico y cualquier otro ajuste adicional para configurar cómo se muestran los datos. A continuación, conoce los ejes del gráfico junto con los ajustes disponibles del mismo.

Ejes del gráfico

Cuando se agregan campos a un informe que utiliza un gráfico de barras, de líneas, de áreas o combinado, se puede elegir en qué eje se mostrarán los datos de un campo. En general, se recomienda el eje X para los campos que contienen información basada en categorías o texto, como la Etapa del ciclo de vida, mientras que el eje Y se recomienda para los campos que contienen información numérica, como Recuento de contactos.

El hecho de que un campo tenga agregación también determinará dónde puede colocarse en un determinado gráfico.

En los gráficos de barras horizontales, las dimensiones, que no tienen agregación, sólo pueden añadirse al eje Y y Desglosar por ranuras. Las medidas, que tienen un método de agregación, sólo pueden añadirse a la ranura del eje X."

Múltiples ejes Y

Los gráficos de barras, de líneas, de áreas y combinados pueden configurarse para mostrar varios ejes Y. Esto puede ser útil cuando se quiere comparar dos campos que tienen diferentes escalas pero que utilizan los mismos datos del eje X. Por ejemplo, podrías utilizar varios ejes Y para comparar el recuento de contactos y la suma de negocios asociados por etapa del ciclo de vida.

A continuación, puedes configurar cada eje Y por separado dentro de la configuración del gráfico. 

Comparar por

Pueden configurarse gráficos de barras, líneas, áreas, KPI e indicadores para mostrar datos comparativos. Clic y arrastra un campo de fecha a la sección Comparar por para establecer un Período para comparar tus datos.

solución de problemas de "Demasiados puntos de datos solicitados"

Al añadir un campo con una gran cantidad de datos al Desglose por canal, el generador de informes podría devolver un error de Demasiados puntos de datos solicitados .

Para resolver este error, se recomienda evitar desglosar un informe por un campo con una gran cantidad de datos, como el nombre. Sin embargo, también puede seguir los siguientes pasos para reducir la cantidad de datos devueltos:

• Haz clic en el icono de flecha hacia abajo down  situado junto al campo Desglosar por y, a continuación, haz clic en Establecer límite. 
  
  
• Añada un filtro al informe para limitar el desglose por canal a un determinado número de puntos de datos. Por ejemplo, si estás desglosando tu informe por propietario de contacto, puedes añadir un filtro para incluir sólo los usuarios más relevantes de HubSpot
  
  
• Del mismo modo, añada un filtro a uno de los otros campos. Por ejemplo, podría reducir el periodo de tiempo de su informe añadiendo un filtro "La fecha de creación es posterior al 20/1/2022 ".